中小壽險(xiǎn)公司建立會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的關(guān)鍵要素探討

翁輝

[摘 要] 會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式已經(jīng)成為壽險(xiǎn)公司發(fā)展中采用的重要選項(xiàng)之一，中小壽險(xiǎn)公司在選擇會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式時(shí)，受到管理水平、人才儲(chǔ)備等因素的影響，往往實(shí)施不順，甚至半途而廢。結(jié)合中小型壽險(xiǎn)公司的特點(diǎn)，基于建立會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的必要性，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的關(guān)鍵要素進(jìn)行了研究，提出抓住作業(yè)規(guī)劃、組織架構(gòu)、信息系統(tǒng)、質(zhì)量控制等關(guān)鍵控制點(diǎn)，從而幫助中小型壽險(xiǎn)公司順利實(shí)施會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 人壽保險(xiǎn)；壽險(xiǎn)公司；會(huì)計(jì)；共享服務(wù)

[中圖分類(lèi)號(hào)] F230 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009-6043（2018）01-0142-02

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，保險(xiǎn)市場(chǎng)得到快速發(fā)展。在保費(fèi)增長(zhǎng)的同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主體逐漸增多，競(jìng)爭(zhēng)明顯加劇。中小型壽險(xiǎn)公司由于收入端規(guī)模較小，理賠等變動(dòng)成本受市場(chǎng)影響較大，接近于市場(chǎng)水平，各壽險(xiǎn)公司單位產(chǎn)品的邊際貢獻(xiàn)相對(duì)差異不大，這樣分?jǐn)偟絾挝划a(chǎn)品的固定成本高低成為公司能否盈利，繼而在市場(chǎng)上生存和發(fā)展的重要保證。壽險(xiǎn)公司會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)可以將企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的流程變得更為高效，有效降低管理成本，防控風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而幫助企業(yè)建立核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、建立會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的必要性

（一）完善公司財(cái)務(wù)治理，防范內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的需要

管理領(lǐng)先的大型壽險(xiǎn)公司都相繼建立了會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式。中國(guó)平安集團(tuán)從2003年開(kāi)始將后援支持的作業(yè)項(xiàng)目集中化，體現(xiàn)在財(cái)務(wù)作業(yè)上的主要是核算和資金收付集中，同時(shí)對(duì)資金管理更加集約化。后建成的運(yùn)營(yíng)管理中心，則包括了會(huì)計(jì)核算在內(nèi)的集團(tuán)產(chǎn)、壽險(xiǎn)兩個(gè)子公司。所有分支機(jī)構(gòu)的后臺(tái)作業(yè)和服務(wù)進(jìn)行集中整合，在根本上改變了傳統(tǒng)的后援分散的運(yùn)作模式。太平洋保險(xiǎn)在2007年建立了會(huì)計(jì)核算中心，會(huì)計(jì)核算中心以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)搭建，通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)化的核算辦法與核算流程，集中的財(cái)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)在很大程度實(shí)現(xiàn)了總部的集中資金結(jié)算、會(huì)計(jì)信息加工、標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)計(jì)及財(cái)務(wù)報(bào)表的制作等支持型的會(huì)計(jì)共享服務(wù)。中小型壽險(xiǎn)公司總體規(guī)模小，更適合集權(quán)化管理模式，通過(guò)會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)，間接將一部分財(cái)務(wù)治理權(quán)上收，制約了管理人員作為代理人的自我激勵(lì)動(dòng)機(jī)。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案的上收和電子化保存，總公司和省級(jí)公司可以隨時(shí)通過(guò)調(diào)閱，更快速有效地發(fā)現(xiàn)各級(jí)分支機(jī)構(gòu)管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，從而防患于未然。

（二）各級(jí)分支機(jī)構(gòu)分散作業(yè)方式，迫切需要降低管理成本

壽險(xiǎn)公司發(fā)展需要在全國(guó)建立分支機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)層級(jí)一般至少有三層，即總、分、支架構(gòu)，人員辦公需要租用或者購(gòu)入比較好的辦公樓，根據(jù)不同的職能需求設(shè)置業(yè)務(wù)、人力資源、行政等部門(mén)。但這種分散運(yùn)營(yíng)模式導(dǎo)致的問(wèn)題是經(jīng)營(yíng)的高成本，作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作不易見(jiàn)到成效。辦公職場(chǎng)、各種設(shè)備、人力等的投入大，使用效率低，極易造成人員冗雜，工作負(fù)荷不等卻不能互相協(xié)作，還會(huì)造成一定資產(chǎn)設(shè)備閑置，各地的資源和專(zhuān)業(yè)技能也缺乏及時(shí)分享的途徑。中小型壽險(xiǎn)公司通過(guò)會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的建立，可以減少會(huì)計(jì)人員數(shù)量，進(jìn)而減小職場(chǎng)面積，減少資產(chǎn)冗余，可以有效降低單位產(chǎn)品的固定成本。

（三）建立知識(shí)貢獻(xiàn)與會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化，提升管理信息質(zhì)量的需要

雖然可能有管理制度，但由于人員素質(zhì)不一，對(duì)制度規(guī)定的理解不一，更何況中小型壽險(xiǎn)公司本身就是在探索中求發(fā)展，沒(méi)有建制立規(guī)情況是較為普遍的。這樣的情況下，有標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)處理要求變得不一，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)處理更是千差萬(wàn)別。會(huì)計(jì)信息的誤差會(huì)最終影響財(cái)務(wù)提供給決策層的信息可靠性，從而導(dǎo)致降低決策的準(zhǔn)確性，甚至?xí)龀鱿喾礇Q策。集中的工作場(chǎng)所，人員溝通較為便利，制度規(guī)則的培訓(xùn)也可以及時(shí)到達(dá)每一個(gè)人員，會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化在這個(gè)環(huán)境中會(huì)更容易取得成效，部分績(jī)優(yōu)人員的經(jīng)驗(yàn)分享等可以快速傳遞。

二、建立會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)模式的關(guān)鍵要素

（一）人員規(guī)劃提前，逐層推進(jìn)，有所為有所不為

中小型壽險(xiǎn)公司最缺乏的人才是高水平財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員，所以要引進(jìn)有總體布局觀念和有會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)管理人才。中小型壽險(xiǎn)公司目標(biāo)規(guī)劃要先從決策層考慮，然后再考慮如何實(shí)現(xiàn)的操作層，目標(biāo)是最大化管理協(xié)同，資源集約。進(jìn)行會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)，實(shí)質(zhì)上是對(duì)保險(xiǎn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式的一種優(yōu)化，所以要將核算作業(yè)模塊化（AP、AR、GL等），從上而下打通，總部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員可以處理分支機(jī)構(gòu)所有的會(huì)計(jì)作業(yè)。會(huì)計(jì)作業(yè)的優(yōu)化是由各模塊自行進(jìn)行內(nèi)部?jī)?yōu)化開(kāi)始，從賬戶(hù)集中管理、資金集中到資金核算集中，從費(fèi)用審核集中到AP作業(yè)集中，工資集中發(fā)放等管理變革到實(shí)現(xiàn)GL集中。各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)梳理內(nèi)部流程，以提高效率為優(yōu)先角度，中小型壽險(xiǎn)公司可以逐步把相同、相似的會(huì)計(jì)作業(yè)流程整合到總部會(huì)計(jì)部門(mén)，并以共享服務(wù)的方式提供給各個(gè)業(yè)務(wù)單元。

分層推進(jìn)是指要先易后難，先操作層面后決策層面。首先，核算操作上收，集中到總部，實(shí)現(xiàn)總部管理層能夠快速掌握相關(guān)會(huì)計(jì)信息。這樣標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)信息處理統(tǒng)一，質(zhì)量相對(duì)有保證。其次，各分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)部交易過(guò)程在財(cái)務(wù)層面得到控制，使各層級(jí)、部門(mén)之間形成既聯(lián)動(dòng)發(fā)展又相互監(jiān)督的機(jī)制。公司所掌握的有限資源能得到更有效配置，在支持業(yè)務(wù)發(fā)展和改善財(cái)務(wù)狀況取得平衡。最后，快速的數(shù)據(jù)處理、分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題，為進(jìn)一步的管理糾偏提供了基礎(chǔ)，也有利于協(xié)調(diào)各層級(jí)、各部門(mén)的整體聯(lián)動(dòng)。這時(shí)候關(guān)注的點(diǎn)從最初的結(jié)果分析，遞進(jìn)到管理交易的過(guò)程和事中控制，最終轉(zhuǎn)向提供決策支持，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略化分析和決策，增強(qiáng)公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）組織架構(gòu)的搭建和調(diào)整方向，堅(jiān)持有利于會(huì)計(jì)作業(yè)全國(guó)集中模式

對(duì)于那些已經(jīng)存在眾多分支機(jī)構(gòu)的大中型保險(xiǎn)公司，由于組織架構(gòu)的需要重新調(diào)整，流程管理變化中涉及到的責(zé)、權(quán)、利的重新分配，包括會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)在內(nèi)的后援集中運(yùn)營(yíng)模式建設(shè)的各階段，將會(huì)持續(xù)存在形式多樣的沖突。而中小型壽險(xiǎn)公司由于規(guī)模小，組織架構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，組織架構(gòu)搭建以及變革成本相對(duì)較小。會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)的組織架構(gòu)模式原則上要同企業(yè)的管理文化一致，否則會(huì)增加會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)組織變革的風(fēng)險(xiǎn)，所以中小型壽險(xiǎn)公司可以建成全國(guó)支持服務(wù)中心為總部、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中心為分支機(jī)構(gòu)的模式。業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建或者變革要求業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整，以及流程管理變化，所以應(yīng)提前進(jìn)行組織架構(gòu)的規(guī)劃、管理模式的設(shè)計(jì)和安排，尤其是會(huì)對(duì)崗位、職能、工作性質(zhì)產(chǎn)生變化。會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)主要涉及在會(huì)計(jì)部門(mén)的組織架構(gòu)搭建以及總部與分支機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)務(wù)資源的權(quán)責(zé)劃分上，總部要梳理標(biāo)準(zhǔn)化重復(fù)性的作業(yè)與個(gè)性化、地域性的財(cái)務(wù)管理動(dòng)作，主要是預(yù)算管理方面，總部可以考慮將這部分職能部分留在分支機(jī)構(gòu)，總部負(fù)責(zé)總體監(jiān)控與事后監(jiān)督檢查。endprint

（三）會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互一體化模式

部分中小型壽險(xiǎn)公司由于過(guò)多考慮了初期系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)之間（業(yè)務(wù)系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)）相互獨(dú)立和存在大量輸出形式各異、非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，需要人工干預(yù)和大量的手工操作，造成會(huì)計(jì)核算工作在公司財(cái)務(wù)職能中占據(jù)相當(dāng)大的比重，無(wú)法將工作重心投入到為管理支持的工作上來(lái)，譬如預(yù)算工作等。建成高效的會(huì)計(jì)作業(yè)信息系統(tǒng)，有利于解放會(huì)計(jì)人員的雙手，所以會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)的順利實(shí)施，離不開(kāi)信息系統(tǒng)的建設(shè)。與會(huì)計(jì)作業(yè)相關(guān)的系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、費(fèi)用管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)，盡可能進(jìn)行整合，避免處于割裂狀態(tài)。整合的方式可以是一體化，也可以是開(kāi)發(fā)合適的接口，將數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間交互，達(dá)到信息互通的效果。

（四）會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)的動(dòng)態(tài)優(yōu)化模式

中小型壽險(xiǎn)公司本身在機(jī)構(gòu)發(fā)展數(shù)量和規(guī)模上多數(shù)處于較快增長(zhǎng)中，管理模式也在變化。在會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)的解決方案中，往往會(huì)存在兩個(gè)或者兩個(gè)以上方案選擇的問(wèn)題。選擇一個(gè)方案后，如果發(fā)現(xiàn)不適合自己公司的發(fā)展，要及時(shí)調(diào)整。選擇合適的會(huì)計(jì)作業(yè)方式，在日常工作中要逐漸對(duì)其完善，這是一個(gè)不斷尋求、逼近最優(yōu)解的過(guò)程，而不是一個(gè)固定的最優(yōu)解。

（五）完善服務(wù)要求與質(zhì)量控制模式

在實(shí)施會(huì)計(jì)作業(yè)共享服務(wù)后不僅需要進(jìn)行流程配套規(guī)則與管理KPI的設(shè)計(jì)，建立支持新流程作業(yè)的日常管理體系，還要包括較為完備的服務(wù)要求和質(zhì)量控制邏輯。服務(wù)要求指各流程作業(yè)的各項(xiàng)目要求的時(shí)效、差錯(cuò)率等。質(zhì)量控制是指建立順暢的溝通機(jī)制，適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督檢查等措施，在事中、事后進(jìn)行干預(yù)、糾偏，并引入適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制。折舊就要求管理部門(mén)制定出詳細(xì)而規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，在流程的單個(gè)環(huán)節(jié)上與在流程執(zhí)行中都有相應(yīng)的處理事務(wù)的程序和需要達(dá)到的目標(biāo)。這樣執(zhí)行者可以按嚴(yán)格的程序完成日常工作，一遇到問(wèn)題也可迅速找到答案，從而提高工作效率。例如，將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)作業(yè)分解為審核需要掃描上傳的營(yíng)業(yè)費(fèi)用類(lèi)單據(jù)，全部報(bào)銷(xiāo)單原始發(fā)票按一定規(guī)則掃描，審核無(wú)誤后，錄入會(huì)計(jì)憑證信息。經(jīng)主管審核掃描件及會(huì)計(jì)憑證信息入賬，對(duì)問(wèn)題件及各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)日常核算問(wèn)題進(jìn)行溝通和處理。對(duì)付款數(shù)據(jù)制作批量付款計(jì)劃、整理并發(fā)送付款提示表、對(duì)付款不成功數(shù)據(jù)進(jìn)行反饋。

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[責(zé)任編輯：高萌]endprint