淺談信息化背景下的高校辦公室管理

胡鷹+武濤

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，人們學(xué)習(xí)、生活的每一細(xì)微之處都有著信息化的影子。同時(shí)，高校的信息化管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，推陳出新。文章就信息化背景下高校辦公室管理存在的問(wèn)題及相應(yīng)的解決方法做了一個(gè)粗略的說(shuō)明，期望能為信息化背景下的高校辦公室管理盡一份綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室管理；信息化背景；現(xiàn)狀；策略

高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是學(xué)校溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)各方的中樞機(jī)構(gòu)，是保障整個(gè)學(xué)校日常工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，其作用是學(xué)校其他部門不可替代的。隨著改革開(kāi)放不斷深化，國(guó)家加大了對(duì)教育板塊的投入，對(duì)高校的信息化建設(shè)也提出了更高的要求。高校作為灌溉知識(shí)，培養(yǎng)人才，傳承文化，奉獻(xiàn)社會(huì)的場(chǎng)所，在弘揚(yáng)中國(guó)精神，凝聚中國(guó)力量，實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”的道路上有著不可忽視的重要作用。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的日新月異，全球信息化程度逐漸深化，高校必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代變革，摒棄舊方法、舊制度、舊思想的糟粕，取其精華，加強(qiáng)信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”助力。

一、信息化背景下健全高校辦公室管理的重要意義

（一）高校辦公室信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

高校是學(xué)習(xí)知識(shí)，培養(yǎng)人才，傳承文化，科學(xué)研究的根據(jù)地，每天接受的信息化數(shù)據(jù)繁多。而作為高校的綜合性辦事渠道，高校辦公室的信息化管理在一定程度上影響了高校的辦學(xué)效率和綜合實(shí)力。因此，順應(yīng)全球信息化浪潮，引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理方式，加強(qiáng)信息化背景下的高校辦公室管理，是高校辦公室管理的必然要求。

（二）高校辦公室信息化建設(shè)是促進(jìn)高校自身發(fā)展的重要途徑

由于高校師生數(shù)量龐大，日常事務(wù)瑣碎，信息數(shù)據(jù)堆積如山，原始的信息處理方法遠(yuǎn)不足以滿足高校處理日常事務(wù)的需求。作為高校連接內(nèi)外、溝通上下的核心部門，高校辦公室理應(yīng)響應(yīng)信息化號(hào)召，改進(jìn)學(xué)校辦公理念和行政方式，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于日常事務(wù)的處理中。這會(huì)大大提高辦公室工作人員處理信息化數(shù)據(jù)的效率，從而保障高校日常工作有條不紊地進(jìn)行。

二、信息化背景下的高校辦公室管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)高校辦公室信息化管理認(rèn)識(shí)不到位

信息化技術(shù)是依賴于科學(xué)發(fā)展的一項(xiàng)便民的技術(shù)，用計(jì)算機(jī)來(lái)輔助人工辦事，往往會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)前許多高校領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到信息化技術(shù)在日常工作中的重要性與必要性，沒(méi)有引進(jìn)相應(yīng)的信息化技術(shù)設(shè)備，仍然憑借自身以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)手動(dòng)辦公教學(xué)。這不僅大大拖延了辦事速率，準(zhǔn)確性有時(shí)也會(huì)受到影響。

有的高校雖然建立了信息化系統(tǒng)，但是不夠完善，東一塊，西一塊，相關(guān)人員對(duì)信息化處理技術(shù)也沒(méi)有太大興趣，依舊按照自身經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理事務(wù)，不愿意學(xué)習(xí)新的知識(shí)技術(shù)，并沒(méi)有將學(xué)?，F(xiàn)有的信息化系統(tǒng)應(yīng)用于實(shí)際的辦公教學(xué)中，所以辦事效率并沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性提升，而且還造成了優(yōu)勢(shì)資源的浪費(fèi)。

（二）高校辦公室缺乏信息化設(shè)備

可能因?yàn)槿狈π畔⒒庾R(shí)或者資金等各方面原因，許多高校的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，高校辦公室的計(jì)算機(jī)破舊不堪，還處于簡(jiǎn)單的文字編輯、圖片處理、文件收發(fā)層次。有的學(xué)校只注重?cái)?shù)量不關(guān)心質(zhì)量，大量購(gòu)進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，但并沒(méi)有建立一個(gè)統(tǒng)一、完整、高效、安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校各部門之間得不到及時(shí)有效的交流。

（三）高校辦公室信息化程度低，信息安全得不到保障

區(qū)別于以往紙質(zhì)的信息數(shù)據(jù)管理，基于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的信息化管理是將所有的信息資料都儲(chǔ)存在學(xué)校統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)里面，但這樣也意味著信息更容易遭到泄露。隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的不斷發(fā)展，高校對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的投入也不斷加大。各高校逐漸拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，開(kāi)始嘗試“云辦公”，而對(duì)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的維護(hù)不到位或者黑客入侵等都可能使學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息泄露或丟失；同時(shí)，工作人員操作不熟練發(fā)生信息傳輸錯(cuò)誤或者信息錯(cuò)誤刪除等導(dǎo)致信息遺漏丟失的事件也時(shí)有發(fā)生。

（四）高校辦公室工作人員對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用不熟練

信息化技術(shù)是一門需要不斷學(xué)習(xí)的知識(shí)，要想將其熟練地運(yùn)用于日常事務(wù)的處理中，就必須要具備專業(yè)的信息化技術(shù)。但許多高校辦公室都沒(méi)有引進(jìn)專門的信息化人才，而原有的工作人員對(duì)信息化技術(shù)學(xué)習(xí)的熱情也不高，掌握的信息化技術(shù)水平較低，依然熱衷于手動(dòng)辦公。高校辦公室的信息化系統(tǒng)沒(méi)有得到很好的運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)也沒(méi)有得到較好的維護(hù)。

（五）對(duì)辦公室信息化建設(shè)的投入很少

許多高校注重面子而不注重里子，將資金花在一些不切實(shí)際或者根本就不需要的地方，對(duì)學(xué)校的信息化建設(shè)僅停留在表面，過(guò)度追求數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，感覺(jué)越多越好，卻沒(méi)有深入到內(nèi)部，關(guān)注軟件資源的使用情況，沒(méi)有體會(huì)到信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)辦公室工作的必要性，從而造成了資源的閑置浪費(fèi)。在高校辦公室信息化建設(shè)方面，除了學(xué)校對(duì)物質(zhì)方面的投入較少，工作人員對(duì)信息化技術(shù)的投入也不大。

三、信息化背景下健全高校辦公室管理的策略

（一）加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)

由于高校辦公室工作人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)知程度較低，導(dǎo)致高校的信息化建設(shè)沒(méi)有得到普及，辦公室工作人員處理日常事務(wù)的效率得不到提升。所以高校應(yīng)該加大信息化宣傳力度，重視辦公室信息化建設(shè)。

高校是吸收知識(shí)，培養(yǎng)人才，傳承文化，奉獻(xiàn)社會(huì)的場(chǎng)所，而作為高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，高校辦公室信息化技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上反映了高校辦學(xué)效率。因此，要讓工作人員意識(shí)到信息化技術(shù)的好處，引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公方式，加強(qiáng)信息化背景下的高校辦公室管理。只有轉(zhuǎn)變了觀念，才能從本質(zhì)上接受它，從而將信息化技術(shù)運(yùn)用在事務(wù)處理的方方面面。

（二）加大高校辦公室信息化管理的設(shè)施投入

全球信息化的不斷推進(jìn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)高校信息化技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的要求也逐漸提升。必須引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)信息設(shè)備，擴(kuò)大現(xiàn)有的系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存記憶容量，更新高校正版辦公軟件下載渠道，提供師生下載教學(xué)資料論文數(shù)據(jù)網(wǎng)站免費(fèi)通道，確保各方面信息接收及時(shí)反饋到位，使高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)覆蓋范圍廣，深度大，精度準(zhǔn)，安全性強(qiáng)。這樣才能全面實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理信息化，從而實(shí)現(xiàn)高校建設(shè)信息化。endprint

高校應(yīng)當(dāng)注重質(zhì)量而不是數(shù)量，不能一味追求門面好看而不落到實(shí)處，應(yīng)該建立一個(gè)統(tǒng)一、完整、高效、安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保學(xué)校各部門之間的交流及時(shí)且有效。同時(shí)，由于當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)也在不斷地更新?lián)Q代。高校辦公室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)辦公室信息技術(shù)軟件、硬件的檢測(cè)維修和更新?lián)Q代，確保及時(shí)應(yīng)對(duì)辦公室煩瑣復(fù)雜的日常工作。

（三）加強(qiáng)辦公室信息數(shù)據(jù)管理，確保高校信息網(wǎng)絡(luò)的安全

隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的普及，各高校逐漸嘗試信息化辦公，這為高校辦公室工作人員帶來(lái)了便利，大大提高了處理日常事務(wù)的效率，但風(fēng)險(xiǎn)也隨之而來(lái)。所以，加強(qiáng)高校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，確保信息數(shù)據(jù)安全是高校辦公室信息化建設(shè)中的一個(gè)重點(diǎn)。

高校辦公室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的信息處理數(shù)據(jù)不會(huì)遭受到破壞、更改、泄露，確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不中斷以及系統(tǒng)連續(xù)可靠正常地運(yùn)行。

（四）加強(qiáng)對(duì)高校辦公室工作人員的信息化培訓(xùn)

當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展很快，而高校辦公室工作人員并不能很好地順應(yīng)時(shí)代潮流，熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，從而導(dǎo)致辦事效率大大降低。高校辦公室日常工作的信息化處理說(shuō)到底還是需要人的動(dòng)手操作，所以切實(shí)加強(qiáng)辦公室工作人員的技術(shù)培訓(xùn)迫在眉睫。

高校辦公室在學(xué)校中處于樞紐地位，應(yīng)當(dāng)與學(xué)校其他信息化部門多交流，多學(xué)習(xí)，多探討，適當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，開(kāi)展培訓(xùn)，提高他們的信息處理能力、計(jì)算機(jī)操作能力、服務(wù)師生需求能力、熟練應(yīng)對(duì)突發(fā)事件能力，打造一支有能力、有素質(zhì)、有技術(shù)、有思想的高信息技術(shù)水平的辦公室管理隊(duì)伍，做到人人懂信息，人人愛(ài)信息，為廣大師生提供便捷高效的服務(wù)。

（五）完善信息化背景下高校辦公室的管理制度

規(guī)范合理的制度是高校辦公室職能正常發(fā)揮的保障，只有制度完善了，各項(xiàng)工作才能順利開(kāi)展。高校辦公室信息化技術(shù)的推廣對(duì)辦公室工作人員的細(xì)微工作以及現(xiàn)有制度都提出了更高層次的要求。在信息化浪潮的推動(dòng)下，高校辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度也應(yīng)該順應(yīng)信息化趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)決杜絕默守成規(guī)。創(chuàng)新是高校進(jìn)步的靈魂，是高校發(fā)展的第一生產(chǎn)力。所以要摒棄傳統(tǒng)制度體系的糟粕，取其精華，全面完善高校辦公室制度，才能提高管理水平，從而提升高校辦公室的辦事效率，真正服務(wù)廣大師生。

首先，要完善高校辦公室管理制度，并結(jié)合信息化背景，不斷更新相關(guān)制度，比如規(guī)定員工必須使用某信息化軟件等。其次，制定溝通各部門的信息網(wǎng)絡(luò)鏈，保障各部門的交流及時(shí)有效。再者，細(xì)化高校辦公室的人員分工，使每個(gè)崗位都有專職人員在崗，保障各環(huán)節(jié)工作不出差錯(cuò)，順利完成。最后，可以適當(dāng)設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，雖然努力工作并不是為了獲得獎(jiǎng)勵(lì)或是避免懲罰，但一定的獎(jiǎng)懲制度有利于激發(fā)工作人員的工作熱情，促進(jìn)良性競(jìng)爭(zhēng)。

（六）營(yíng)造辦公室學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的氛圍，增強(qiáng)員工提高自身工作能力的意識(shí)

高校辦公室煩瑣的日常工作說(shuō)到底是由辦公室員工來(lái)完成的，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)只是一種可以提高辦事效率的輔助工具。

首先，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好表率，努力學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，明確自己的職責(zé)范圍。辦公室領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)上能準(zhǔn)確揣摩上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的需求，讀懂上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)并準(zhǔn)確傳達(dá)給下屬，使下能合理安排好員工的任務(wù)分配并監(jiān)督幫助其完成工作的傳輸帶職位，理應(yīng)通過(guò)不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)來(lái)強(qiáng)化自身的職責(zé)，同時(shí)要對(duì)員工一視同仁，獎(jiǎng)罰分明，要做到讓員工心服口服。其次，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增強(qiáng)自己的創(chuàng)新精神，這樣才能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化浪潮。再者，高校辦公室工作人員應(yīng)該強(qiáng)化自身的信息化技術(shù)本領(lǐng)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，在進(jìn)步中完善自身，這樣才能跟上不斷發(fā)展的信息化時(shí)代，才能更好地為廣大師生服務(wù)。

（七）重視信息化技術(shù)人才

高校是研究學(xué)術(shù)，以文化人的地方，所以大多高校都在積極引進(jìn)吸收具有學(xué)科專業(yè)文化知識(shí)的教授、學(xué)者，對(duì)他們加大吸引力度，希望能招入麾下，而對(duì)那些具備計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的辦公室管理人才并不是特別關(guān)注。具有學(xué)術(shù)權(quán)威的專家教授一般專攻教學(xué)研究方面，他們不具備專業(yè)的信息化技術(shù)能力。高校應(yīng)當(dāng)將二者區(qū)分開(kāi)來(lái)，平衡兩者的比重，在大力研究學(xué)術(shù)的基礎(chǔ)上也要加強(qiáng)對(duì)辦公室管理人才的引進(jìn)。具備專業(yè)信息化技術(shù)的辦公室管理人才，不管是在辦公室管理還是在處理學(xué)校繁雜的日常事務(wù)方面，都有自己獨(dú)立的體系和能力，他們的學(xué)術(shù)水平不高，卻能運(yùn)用自己的特長(zhǎng)，在工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，快速精準(zhǔn)地完成各項(xiàng)工作，保證學(xué)校工作的順利開(kāi)展。高校的學(xué)術(shù)和行政不是兩條平行線，而是相輔相成的，不能獨(dú)立于彼此而存在，所以高校應(yīng)當(dāng)在重視學(xué)術(shù)研究的同時(shí)培養(yǎng)辦公室管理人才。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化浪潮不斷推進(jìn)的當(dāng)下，作為學(xué)校的樞紐部門，高校辦公室應(yīng)當(dāng)通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，掌握信息化技術(shù)，將學(xué)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中，貫徹落實(shí)可持續(xù)發(fā)展觀，適應(yīng)新時(shí)代的信息變化，在煩瑣的日常事務(wù)處理中不斷深化自身，充分發(fā)揮好為校領(lǐng)導(dǎo)解憂，為校師生服務(wù)的職責(zé)。

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