新時(shí)期下高校檔案管理信息化建設(shè)研究

萬玉俠

摘要：近幾年來，高校檔案管理工作的范圍不斷擴(kuò)大，復(fù)雜性不斷增強(qiáng)，對(duì)高校檔案管理部門提出了越來越高的要求，而信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于提升高校檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，有著重要的意義。本文將在分析高校檔案管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，就如何有效開展高校檔案管理的信息化建設(shè)提出一些對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 信息化建設(shè) 檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7；G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）02-0175-02

隨著信息化、現(xiàn)代化時(shí)代的到來，高校檔案管理信息化建設(shè)是對(duì)檔案文件保存方式、管理模式的創(chuàng)新和改進(jìn)，是促進(jìn)檔案資源信息化轉(zhuǎn)換的重要途徑，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理工作的提高有著重要的意義。如何更好地利用檔案，快速提升檔案工作的效率，使檔案更好地為老師和學(xué)生服務(wù)也是亟待研究的問題。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著高科技產(chǎn)品的不斷發(fā)展和普及，檔案信息資源具備了先進(jìn)的技術(shù)資源，并且現(xiàn)在社會(huì)的信息化，使檔案的信息化具備了發(fā)展的社會(huì)環(huán)境。同時(shí)國家對(duì)高校檔案管理工作的政策支持，這些都加速了檔案信息化在高校中普及的步伐。雖然檔案的信息化在不斷發(fā)展，但是還是存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施較差

高校檔案管理信息化，從字面的意思不難理解，就是說在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的時(shí)候，我們高校檔案管理人員要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和圖文技術(shù)平臺(tái)等，對(duì)高校所掌握的、實(shí)時(shí)要查詢的檔案資料進(jìn)行科學(xué)化的管理、安排和配置，并最終實(shí)現(xiàn)檔案資源管理信息化這個(gè)過程。[1]通俗地講，也可以說是對(duì)高校當(dāng)前檔案管理工作模式進(jìn)行改革，把傳統(tǒng)的紙制檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化的檔案來存儲(chǔ)，由于高校當(dāng)前的電子設(shè)備及存儲(chǔ)設(shè)備跟不上時(shí)代發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理信息化工作停滯不前。

2.檔案管理工作意識(shí)淡薄

很多高校對(duì)檔案管理工作比較漠視，把高校過往的檔案資料隨意存儲(chǔ)在不同位置，沒有把高校檔案統(tǒng)一集中管理，再加上高校注重招生以及教育工作，對(duì)檔案管理重視程度不夠，多年以來很少有學(xué)校會(huì)對(duì)其一一整理，這就導(dǎo)致了檔案管理工作成為一種形式，真正做檔案工作的人少之又少，最終就造成時(shí)間越久、檔案越難管理的惡性循環(huán)。

3.檔案安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

高校檔案信息化管理即無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，目前，調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，很多高等院校都缺乏把電子文件歸檔工作程序化的意識(shí)，最終導(dǎo)致相當(dāng)部分院校電子檔案的歸檔工作變得相當(dāng)混亂無序，學(xué)校管理者不能及時(shí)找到或者檢索到所需電子檔案，既浪費(fèi)了查閱所需檔案的時(shí)間，又增加了高校檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于檔案管理人員對(duì)電子檔案存儲(chǔ)不夠重視，使得電子文件的存儲(chǔ)媒介存在著安全隱患。比如說有些高校管理者請(qǐng)科技公司為高校設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，由于技術(shù)人員本身專業(yè)性的限制，沒有考慮到高校檔案管理工作的差異性和保密性，把應(yīng)該加密歸檔的電子文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤上。如果這樣的話，那么計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)信息系統(tǒng)崩潰問題，電子檔案文件就會(huì)遭到徹底破壞，甚至全部丟失。[2]如何規(guī)避被病毒侵入、防止惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，也是當(dāng)下高校檔案信息化過程中面臨的大問題。

4.現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)

研究數(shù)據(jù)表明，就當(dāng)前而言，很多高校從事檔案管理的工作人員并不是系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理信息化的專業(yè)人才，有些人雖然具有十分過硬的檔案管理知識(shí)，但是不熟悉計(jì)算機(jī)在檔案管理信息化過程中的實(shí)際操作應(yīng)用，習(xí)慣用老舊的檔案管理模式反而影響了檔案管理信息化的進(jìn)度；有些人雖然能夠熟練使用計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用，但是對(duì)檔案管理一竅不通，實(shí)際工作中，不能把對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用融合到檔案管理工作中。綜上所述，高校只有培養(yǎng)出既掌握檔案管理知識(shí)又掌握計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，那么，高校的檔案管理部門才能從根本上解決檔案信息化過程中存在的問題。

二、檔案管理信息化建設(shè)的方式方法可以從以下幾點(diǎn)來抓

1.整合檔案信息

當(dāng)前，很多高?，F(xiàn)有的各種計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，雖然具有保存電子文件和高校檔案的功能，但是卻不能滿足檔案管理信息化的專業(yè)性、保密性、系統(tǒng)性，所以高校首要的工作就是以高校電子檔案歸檔管理的整個(gè)程序?yàn)榛A(chǔ)研發(fā)出新型的、專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，把高校檔案管理工作程序化，這樣就可以避免檔案信息出現(xiàn)丟失或者損壞的狀況。檔案管理人員可以在使用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，建立一套不斷完善的電子檔案保存管理制度，為進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案信息化打好基礎(chǔ)?？茖W(xué)研究、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)改革，還有工作人員和入校學(xué)生的資料，這些檔案每年以驚人的數(shù)量增長，高校檔案管理者應(yīng)該利用新開發(fā)的電子檔案系統(tǒng)對(duì)這些檔案進(jìn)行全面整合，將各類檔案分類整理并存檔，方便查找和利用。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重檔案的質(zhì)量，保證檔案的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

2.建立好專業(yè)的電子檔案管理隊(duì)伍

首先是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。高校管理者要著眼于未來，加強(qiáng)在職檔案管理者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，細(xì)化分類，短板特訓(xùn)，把精于現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)但計(jì)算機(jī)信息化處理知識(shí)相對(duì)欠缺的人集中起來，聘請(qǐng)專業(yè)人士重點(diǎn)提升他們的計(jì)算機(jī)信息化知識(shí)，強(qiáng)化信息安全技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)。而對(duì)于那些缺乏檔案管理信息化流程操作知識(shí)的工作人員，培訓(xùn)的目的在于促進(jìn)他們把計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檔案管理工作融合在一起。高校管理者通過這些針對(duì)性培訓(xùn)，不僅使在職檔案管理人員變成具有多種能力的復(fù)合型人才，同時(shí)也為高校檔案管理信息化工作的持續(xù)推進(jìn)夯實(shí)人才基礎(chǔ)。其次，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理復(fù)合型人才的引進(jìn)力度。高校學(xué)生流動(dòng)性大，檔案管理的復(fù)雜性等因素不得不讓高校管理者意識(shí)到引進(jìn)專業(yè)人才是必須經(jīng)歷的過程，是更新高校檔案管理隊(duì)伍血液的必要措施和重要方法。高校管理者通過新引進(jìn)的人才可以很好地帶動(dòng)現(xiàn)有人員推進(jìn)檔案管理工作。

3.轉(zhuǎn)變高校管理者的思想觀念

進(jìn)入21世紀(jì)，高校管理者必須正視管理檔案的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，同時(shí)注重創(chuàng)新型管理人才的培養(yǎng)。學(xué)校應(yīng)該為檔案管理人員提供充足的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和對(duì)外交流機(jī)會(huì)，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中走出來，以一種發(fā)展的眼光迎接信息化的到來，為檔案信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。高校管理者要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，必須配置專業(yè)的檔案信息化管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，這樣才能在檔案信息化管理過程中采用科學(xué)的管理方法，也能夠樹立服務(wù)高校管理、服務(wù)師生的意識(shí)。更重要的是，高校的檔案管理者也要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該不斷地學(xué)習(xí)更多的、最新的專業(yè)知識(shí)，應(yīng)用到檔案信息化管理中去。

4.檔案管理信息化的同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全是世界難題，信息化的同時(shí)必定伴隨著安全問題，高校在檔案信息化管理過程中，可選擇檔案管理系統(tǒng)接入校園內(nèi)網(wǎng)，這樣高校可加大內(nèi)網(wǎng)安全的投資力度，采用最新型網(wǎng)絡(luò)防盜、防木馬、防病毒裝置，基本上可以確保本校各項(xiàng)檔案的安全。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)該定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，充分保證檔案的安全。

三、結(jié)語

高校檔案信息化建設(shè)工作是隨著時(shí)代發(fā)展不斷發(fā)展變化的持續(xù)性工作，在這個(gè)過程中，既需要高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和高校資金投入，又需要檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)整理和維護(hù)。高校檔案管理信息化過程是不斷尋找科學(xué)的、合理的方法，把高校管理過程中所需要的電子文件進(jìn)行有效保存和不斷更新，同時(shí)對(duì)高校電子檔案的真實(shí)性、完備性、時(shí)效性進(jìn)行篩選。通過有效判斷把有價(jià)值電子檔案文件保存下來，使其更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，最終達(dá)到高效、簡單、科學(xué)全面的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮克民.檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢[J].管理學(xué)家：學(xué)術(shù)版，2014.

[2]李惠.電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)研究[J].檔案天地，2011.endprint