貫徹落實(shí)《實(shí)施意見》精神檔案工作思考

李月華 副研究館員

(中國科學(xué)院微電子研究所 北京 朝陽 100029)

《中國科學(xué)院關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》，為我院今后長時(shí)期推動檔案工作創(chuàng)新跨越發(fā)展的政策性、指導(dǎo)性文件。認(rèn)真貫徹落實(shí)《實(shí)施意見》，進(jìn)而提高我所檔案管理工作是當(dāng)務(wù)之急。通過學(xué)習(xí)《實(shí)施意見》和先進(jìn)單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，感覺我所檔案管理工作還要不斷的提升和進(jìn)步，結(jié)合我所檔案管理工作實(shí)際情況，思考如下:

1 建立完善的檔案工作制度，實(shí)行檔案的規(guī)范化管理

規(guī)范檔案工作，首先要不斷完善我所的檔案管理制度，使檔案工作逐步走向規(guī)范化管理。幾年來我所制定了研究所檔案工作的規(guī)章制度如有:《中國科學(xué)院微電子研究所文書檔案建檔規(guī)范》、《綜合檔案管理規(guī)范》、《中國科學(xué)院微電子研究所綜合檔案室工作職責(zé)》等，隨著檔案管理工作規(guī)范化水平的提高，我所的檔案管理制度也要不斷完善，才能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，所以建立完善的檔案工作制度才是推動我所檔案工作規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。

2 提高文書歸檔材料的齊全性和完整性

在文書檔案收集歸檔工作方面，我所還存在改進(jìn)之處，個(gè)別兼職檔案員在每年的歸檔工作中延遲歸檔時(shí)間，不能夠完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的完成文件材料的歸檔;很難做到應(yīng)收盡收。

我們要重點(diǎn)加強(qiáng)各部門文件材料收集、整理、分類等預(yù)立卷工作的開展。兼職檔案員需按照有關(guān)規(guī)范及時(shí)收集已經(jīng)辦理完畢的文件材料，每季度將預(yù)立卷材料進(jìn)行分類:文書檔案各職能處兼職檔案員平時(shí)應(yīng)注重文件材料的收集積累、分類存放和電子目錄，年底完成整理立卷，于第二年三月底前進(jìn)行歸檔移交。

3 加強(qiáng)科研過程材料的收集，確?？蒲嘘P(guān)鍵技術(shù)文件歸檔

科研檔案平時(shí)不注重檔案過程材料的積累工作，項(xiàng)目歸檔往往缺少科研關(guān)鍵技術(shù)、研制過程材料。今后項(xiàng)目組需重點(diǎn)將科學(xué)研究過程形成的技術(shù)文件材料進(jìn)行收集整理、編目，同時(shí)形成電子目錄，具體工作由兼職檔案員定期(建議每季度)與課題組成員溝通材料收集情況，按階段準(zhǔn)備并完成材料歸檔，并將歸檔材料由課題負(fù)責(zé)人或相關(guān)完成人員簽字、蓋章、標(biāo)明日期，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作，確保我所各類檔案歸檔材料齊全、完整和規(guī)范。

4 建立全所項(xiàng)目檔案的歸檔制約機(jī)制，使歸檔工作符合規(guī)范要求

《實(shí)施意見》中強(qiáng)調(diào)“加大項(xiàng)目檔案收集歸檔力度”，對照實(shí)施意見要求，我所項(xiàng)目歸檔工作重點(diǎn)改進(jìn)之處有:不重視把檔案工作納入項(xiàng)目整體工作，不好做到檔案歸檔工作與項(xiàng)目管理同步實(shí)施，同時(shí)缺乏歸檔的制約機(jī)制，也影響著檔案歸檔的齊全完整性。

結(jié)合我所檔案管理工作，明確科研項(xiàng)目(課題)檔案管理職責(zé)，具體如下:

(一)科技處職責(zé):

1、進(jìn)一步推進(jìn)科研項(xiàng)目(課題)檔案管理工作。

2、科研項(xiàng)目(課題)立項(xiàng)時(shí)應(yīng)對承擔(dān)任務(wù)的課題組提出科研課題預(yù)立卷要求;通知綜合檔案室，綜合檔案室負(fù)責(zé)下發(fā)科研課題文件積累袋;同時(shí)科技處按科研課題管理過程積累有關(guān)的科研課題管理文件，負(fù)責(zé)本課題管理文件材料建檔工作。

3、研制過程之中，隨項(xiàng)目(課題)的進(jìn)展，按階段檢查科研課題進(jìn)展情況和技術(shù)文件同步歸檔情況，檢查時(shí)通知綜合檔案室共同進(jìn)行，綜合檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查科研課題文件的形成、積累和預(yù)立卷工作。

4、項(xiàng)目(課題)準(zhǔn)備驗(yàn)收之前，項(xiàng)目(課題)管理人員與檔案人員共同檢查科研課題歸檔材料是否齊全、完整。

5、驗(yàn)收會結(jié)束后，將驗(yàn)收意見及時(shí)歸檔。

6、結(jié)題時(shí)，通知綜合檔案室;同時(shí)通知課題組在三個(gè)月內(nèi)完成課題歸檔工作，由科技處負(fù)責(zé)檢查，依據(jù)任務(wù)書和合同提出要求，檢查其課題完成情況，課題材料是否齊全、完整(綜合檔案室配合)。

7、課題結(jié)束整理后全套材料與電子版目錄一并送交綜合檔案室。

8、課題結(jié)束后如有成果申報(bào)時(shí)，應(yīng)由科技處負(fù)責(zé)留存全套申報(bào)材料，申報(bào)批復(fù)后，將申報(bào)、獲獎材料統(tǒng)一歸檔，個(gè)人獎項(xiàng)可留存復(fù)印件歸檔。

9、如項(xiàng)目產(chǎn)生產(chǎn)品、推廣材料，需科技處督促項(xiàng)目組補(bǔ)充歸檔。

(二)研究室職責(zé):

1、課題組長、科研人員、兼職檔案員加強(qiáng)檔案歸檔意識。

2、新開科研課題課題組要做好各自分工，并由專人負(fù)責(zé)研究材料歸檔工作。

3、定期(建議每月)將科研過程記錄由課題負(fù)責(zé)人簽字歸檔保存。

4、隨時(shí)更新科研過程相關(guān)材料，如材料有變更要及時(shí)更新歸檔材料。

5、上報(bào)到上級管理部門材料需準(zhǔn)備一式兩份，1份交給上級部門;另1份應(yīng)歸檔保存。

6、科研課題結(jié)束，要在3個(gè)月內(nèi)將研究過程材料交給科技處，經(jīng)科技處審核后，移交檔案室。

7、填寫歸檔說明書，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將全套材料進(jìn)行移交。

(三)檔案室職責(zé):

1、新開課題發(fā)放檔案積累袋、科研課題文件歸檔范圍和保管期限表。

2、協(xié)同科技處，跟蹤進(jìn)行科研過程預(yù)立卷檢查。

3、課題結(jié)束接收科研材料，檢查其完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

4、按時(shí)裝訂、組卷。

5、填寫備考表。

6、編寫案卷目錄。

5、加強(qiáng)培訓(xùn)，落實(shí)科研、文書等檔案的預(yù)立卷工作

我們將分層次進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，提醒兼職檔案人員和相關(guān)工作人員注重文件材料的平時(shí)積累，做好日常歸檔材料的收集，確?？蒲许?xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)材料、文書重要文件材料的歸檔，做到各類歸檔材料齊全、完整和規(guī)范，提高檔案收集和預(yù)立卷水平，促進(jìn)預(yù)立卷工作開展。具體方法如下:

1、集中培訓(xùn):針對全所各職能部門和各研究室兼職檔案員，以講座形式進(jìn)行關(guān)于科研課題檔案和文書檔案收集和預(yù)立卷工作培訓(xùn)，要兼職檔案員了解各自收集范圍和時(shí)間。

2、現(xiàn)場指導(dǎo):依據(jù)科研項(xiàng)目特點(diǎn)，分別對項(xiàng)目管理人員、課題負(fù)責(zé)人、課題研究人員分層次進(jìn)行關(guān)于科研項(xiàng)目檔案管理和預(yù)立卷工作現(xiàn)場培訓(xùn)和指導(dǎo)，增強(qiáng)科研人員檔案意識，提高科研檔案預(yù)立卷水平，保證科研項(xiàng)目歸檔質(zhì)量。

檔案是研究所工作的支撐和基礎(chǔ)，是研究所文化的記憶和傳承，我所檔案管理應(yīng)緊抓契機(jī)，積極作為，加大各類檔案規(guī)范管理力度，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，推動微電子所檔案工作再上新臺階。