電力企業(yè)公文精益管理的探究

歐利萍

【摘要】將精益管理融入電力企業(yè)公文管理中，是電力企業(yè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。電力公司辦公室近幾年在公文精益管理方面做了許多有益的探索，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐就如何做好公文精益管理工作提出幾點(diǎn)思考和建議。

【關(guān)鍵詞】精益管理;公文;電力企業(yè)

公文管理屬于電力企業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)部分，對(duì)于電力企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)有著較大的幫助，加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行管理可促進(jìn)電力企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率提升。因此，當(dāng)前電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)公文管理引起較高的重視，對(duì)其采取精益管理方式，以此來(lái)提升公文管理質(zhì)量，促進(jìn)電力企業(yè)健康發(fā)展。

一、電力企業(yè)公文精益管理的實(shí)踐研究

（一）提升公文質(zhì)量。在公文管理工作中，提升公文質(zhì)量是管理工作開(kāi)展最為基本的環(huán)節(jié)。通過(guò)在公文中制定更高的精益目標(biāo)，能夠積極引導(dǎo)公文精益管理的開(kāi)展和進(jìn)行。例如某供電企業(yè)在實(shí)際的公文管理中，為了提升其質(zhì)量，不僅專(zhuān)門(mén)制定了公文評(píng)價(jià)指標(biāo)，而且還確立相應(yīng)的質(zhì)量考評(píng)體系，在實(shí)際應(yīng)用中展現(xiàn)出較好的效果。

1.制定公文評(píng)價(jià)指標(biāo)。精益管理所面對(duì)的對(duì)象較為寬泛，其中每個(gè)細(xì)節(jié)都可以作為改善的地方。該供電企業(yè)專(zhuān)門(mén)制定了一系列的公文評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)每件公文的流程、行文、內(nèi)容、格式等進(jìn)行細(xì)化考評(píng)。尤其是當(dāng)前公文管理中表現(xiàn)出來(lái)的一些公文質(zhì)量問(wèn)題，重點(diǎn)進(jìn)行扣分設(shè)置，建立完善的扣分標(biāo)準(zhǔn)，讓整個(gè)公文評(píng)價(jià)工作能夠更加規(guī)范。

2.采用評(píng)分制考核方式。該供電企業(yè)在公文精益管理中主要采用評(píng)分制考核方式，每月對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)公文進(jìn)行評(píng)分考核，并嚴(yán)格按照制定出來(lái)的公文評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。當(dāng)發(fā)現(xiàn)某公文存在錯(cuò)病情況時(shí)，從滿分中減去相應(yīng)的錯(cuò)病扣分。最后再通過(guò)考核結(jié)果分析各部門(mén)公文管理情況，分析其出現(xiàn)較多質(zhì)量問(wèn)題的原因，并及時(shí)制定針對(duì)性的管理措施，以改進(jìn)公文質(zhì)量。

3.加強(qiáng)對(duì)考評(píng)結(jié)果的分析與應(yīng)用。每月對(duì)各部門(mén)公文質(zhì)量考評(píng)結(jié)束后，需及時(shí)對(duì)其進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)其中錯(cuò)病文較多的部門(mén)及時(shí)提醒，以便其后期對(duì)此引起重視;對(duì)不合格的公文則直接予以退回，并對(duì)相關(guān)部門(mén)開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)。通過(guò)多種方式同時(shí)開(kāi)展的方式，促進(jìn)公文質(zhì)量提升。除此之外，該供電企業(yè)每年還進(jìn)行優(yōu)秀公文工作集體、先進(jìn)個(gè)人的評(píng)選，并予以適當(dāng)?shù)谋碚煤凸膭?lì)，在企業(yè)內(nèi)部形成模范效應(yīng)作用，同時(shí)通過(guò)這種方式也能夠有效激發(fā)其他部門(mén)公文創(chuàng)優(yōu)的積極性。

該供電企業(yè)自從開(kāi)始實(shí)施公文評(píng)分考核制度以來(lái)，公文質(zhì)量呈現(xiàn)明顯上升，公文出錯(cuò)率降到2%以下，且該比率還呈現(xiàn)出不斷下降的趨勢(shì)。

（二）提高公文辦理的效率。公文精益管理追求的是效率，在保證較高質(zhì)量的同時(shí)提高其時(shí)效性。該供電企業(yè)為此在公文辦理上對(duì)時(shí)間作出明確的限制，要求每份公文從起草到辦理完畢的時(shí)間不超過(guò)6天，而每個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間不能超過(guò)1.5天。同時(shí)利用專(zhuān)門(mén)的協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)實(shí)際的辦文效率進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)即將超時(shí)的公文進(jìn)行預(yù)警，對(duì)每月出現(xiàn)公文辦理超時(shí)的部門(mén)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部通報(bào)和懲處，希望能夠以此提升公文辦理的及時(shí)率，讓企業(yè)各部門(mén)的辦公人員能夠養(yǎng)成良好的公文處理習(xí)慣，讓公文辦理處于可控的狀態(tài)。

1.在辦理上施行協(xié)商制度。為了有效避免公文在協(xié)同辦公流程中各部門(mén)意見(jiàn)出現(xiàn)分歧，耽誤公文辦理的時(shí)間和效率。該供電企業(yè)在精益管理過(guò)程中提出協(xié)商辦理制度，要求各部門(mén)在正式辦理公文之前注重相互協(xié)調(diào)，當(dāng)出現(xiàn)意見(jiàn)分歧時(shí)需先對(duì)其進(jìn)行解決，然后再行文辦公，以此來(lái)提高整體公文辦理的效率。

2.切實(shí)實(shí)施限時(shí)辦理制度。所有公文在進(jìn)行辦理時(shí)必須按照相關(guān)規(guī)定期限辦理。該供電企業(yè)在限時(shí)制度中明確指出：對(duì)于基層單位提出的上報(bào)請(qǐng)示公文，在進(jìn)行辦理時(shí)最多不能超過(guò)15天（多部門(mén)辦理）;如果由單一部門(mén)辦理，則不能超過(guò)10天;如果請(qǐng)求辦理公文為急件，則必須在5天內(nèi)回復(fù)。如果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)無(wú)法完成公文辦理，則必須說(shuō)明原因，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，然后對(duì)請(qǐng)求辦理的基層單位做出初步回復(fù)，明確最終的辦理時(shí)間，并且在公文辦理系統(tǒng)上做好相關(guān)的辦理記錄。

3.切實(shí)執(zhí)行超時(shí)默認(rèn)制度。對(duì)于基層單位的公文上報(bào)請(qǐng)示，相關(guān)受理部門(mén)必須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)進(jìn)行答復(fù)，如果逾期未做任何回復(fù)，則可視之為同意，并由基層單位收回公文，進(jìn)入到下一個(gè)辦理流程。因此造成的一些問(wèn)題由超時(shí)部門(mén)承擔(dān)。

（三）精簡(jiǎn)公文數(shù)量。為切實(shí)保證公文管理的整體質(zhì)量，首先需從公文的數(shù)量上做出限制，減少不必要公文的印發(fā)。

1.嚴(yán)格控制公文發(fā)文的數(shù)量。該供電企業(yè)為提升公文發(fā)文的質(zhì)量，結(jié)合企業(yè)每年發(fā)文數(shù)量情況，對(duì)各部門(mén)未來(lái)一年內(nèi)發(fā)文數(shù)量做出指標(biāo)限制，以此來(lái)要求各部門(mén)做好過(guò)程管控。

2.加強(qiáng)發(fā)文的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。首先企業(yè)各部門(mén)加強(qiáng)發(fā)文必要性的審核，并由供電企業(yè)辦公室進(jìn)行監(jiān)管，控制不必要的發(fā)文。其次要求企業(yè)內(nèi)部同級(jí)部門(mén)之間施行協(xié)同管理方式，對(duì)于同類(lèi)型公文，可以采取合并的方式來(lái)進(jìn)行發(fā)文。

3.落實(shí)公文“五不發(fā)”原則。要求所發(fā)公文確有較高的必要性和實(shí)效性。如果所發(fā)公文屬于特殊形式的公文，那么將不再以其他形式進(jìn)行發(fā)文;如果所發(fā)公文有著較多相似之處，可以進(jìn)行整合發(fā)文，那么將不采用單獨(dú)逐個(gè)發(fā)文的方式;如果企業(yè)制定的規(guī)章制度或者國(guó)家法律法規(guī)作出明確的規(guī)定，不需要再進(jìn)行單獨(dú)的發(fā)文;對(duì)于在會(huì)議上已經(jīng)通過(guò)的文件材料，不需要再單獨(dú)發(fā)文;對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有要求轉(zhuǎn)發(fā)的文件，不需要對(duì)其進(jìn)行發(fā)文。

該供電企業(yè)在施行一系列精簡(jiǎn)公文數(shù)量的策略之后，企業(yè)于2017年全年發(fā)文數(shù)量相較于上年減少43%。

二、公文精益管理的措施思考

（一）完善制度，控制流程。公文精益管理的方式應(yīng)當(dāng)逐漸轉(zhuǎn)化成為各部門(mén)開(kāi)展工作的職責(zé)。發(fā)布的公文在運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中需依據(jù)制定的流程進(jìn)行運(yùn)行，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)范性。同時(shí)為了保證公文精益管理得到有效落實(shí)，在供電企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行修訂，確保公文管理的整體規(guī)范性，促進(jìn)管理效率的提升。除此之外，還需要對(duì)公文管理的流程進(jìn)行細(xì)化，并建立相應(yīng)的質(zhì)量管控機(jī)制，明確各部門(mén)各環(huán)節(jié)的主體責(zé)任，并要求所有發(fā)文文件必須交由部門(mén)主管進(jìn)行審查，以此來(lái)督促公文辦理人員提高公文質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文內(nèi)容、公文格式、公文質(zhì)量的嚴(yán)格把控。

（二）循序漸進(jìn)，嚴(yán)格審核。對(duì)于公文精益管理最難的地方在于難以保持較高的持續(xù)性，難以做到真正的不斷進(jìn)步。因此，在開(kāi)展公文精益管理的過(guò)程中，關(guān)鍵還在于不斷對(duì)管理措施進(jìn)行改進(jìn)，爭(zhēng)取每次改進(jìn)和完善都能夠促進(jìn)管理的進(jìn)步，從而實(shí)現(xiàn)公文管理的良性循環(huán)，使其變得越來(lái)越規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到提升公文辦理質(zhì)量的目的。

（三）培養(yǎng)人才，完善機(jī)制。電力企業(yè)在開(kāi)展公文精益管理的過(guò)程中，人才是十分關(guān)鍵的部分，通過(guò)建立一支高素質(zhì)的文書(shū)團(tuán)隊(duì)能夠在很大程度上提升公文管理的效果。

1.做好人員選擇工作。對(duì)于公文辦理人員，不僅要求其具備較高的業(yè)務(wù)處理能力，而且還需要其具備較高的責(zé)任意識(shí)。在具體的文書(shū)人員配置中，首先需要注重文書(shū)團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)的合理性，對(duì)文書(shū)人員的年齡、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)等做出調(diào)整。其次需要不斷強(qiáng)化文書(shū)人員的責(zé)任意識(shí)，使其在公文辦理中保持高度的責(zé)任心。同時(shí)文書(shū)人員應(yīng)具備較高的自我學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠在工作之余自行學(xué)習(xí)相關(guān)的公文知識(shí)，了解相關(guān)的政策方針，以便能夠?qū)崿F(xiàn)高效辦公。

2.完善培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制。對(duì)各部門(mén)的文書(shū)應(yīng)當(dāng)對(duì)其加強(qiáng)培訓(xùn)工作，專(zhuān)門(mén)進(jìn)行公文培訓(xùn)，提升其在公文處理上的能力。并在培訓(xùn)過(guò)程中將一些日常工作中出現(xiàn)的典型案例作為培訓(xùn)內(nèi)容，將一些日常工作中較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的公文問(wèn)題做出總結(jié)，在培訓(xùn)時(shí)專(zhuān)門(mén)將其列出，以此來(lái)降低文書(shū)人員在公文辦理上的出錯(cuò)率。同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部建立專(zhuān)門(mén)的公文辦理交流平臺(tái)，促進(jìn)各部門(mén)文書(shū)人員間的溝通交流。除此之外，還需要加強(qiáng)公文考核機(jī)制的完善，不斷強(qiáng)化對(duì)公文的審核，并將考核結(jié)果同懲處、表?yè)P(yáng)相聯(lián)系，對(duì)優(yōu)秀的公文予以表?yè)P(yáng)，對(duì)長(zhǎng)期出現(xiàn)公文錯(cuò)誤的文書(shū)人員做出懲處，從而在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造出良好的氛圍。

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