淺析檔案管理的問題及對(duì)策研究

摘要：檔案作為社會(huì)文明發(fā)展的產(chǎn)物，有著深刻的社會(huì)影響，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的標(biāo)志之一。檔案管理目前主要存在檔案材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會(huì)的發(fā)展，為使檔案的管理更加完善，這就要求通過改善檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施使檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用。在現(xiàn)階段中檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關(guān)系到未來檔案管理的深化和改革，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)檔案管理中的問題并對(duì)這些問題進(jìn)行有效的處理，從而大大提高檔案管理的效能。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；檔案；管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作越來越成為一項(xiàng)重要的工作。因?yàn)樵絹碓蕉嗟膯挝欢家庾R(shí)到，當(dāng)前的世界發(fā)展速度太快，如果不留下檔案，那么一旦哪一步驟出現(xiàn)了問題，自己是無法發(fā)現(xiàn)的。因此就需要進(jìn)行檔案的留存和管理。但是由于這項(xiàng)工作被忽略了這么多年，其專業(yè)的人才欠缺，管理的模式不過關(guān)等，都是嚴(yán)重的問題。這些問題沒有解決，那么就很難真正的進(jìn)行檔案管理。接下來，筆者就為大家講解一下什么是檔案的特點(diǎn)。

一、 檔案的特點(diǎn)

（一）檔案內(nèi)容具有專業(yè)性

檔案是記錄本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)支出等經(jīng)濟(jì)情況、結(jié)果的重要資料與證據(jù)，記錄、反映了本單位的科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、基本建設(shè)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，包括了各種管理資料的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等。檔案記錄是投入的歷史成本，而歷史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）檔案來源具有廣泛性

各項(xiàng)管理活動(dòng)都會(huì)形成檔案資料，包括了多種管理方面的專業(yè)材料，還含有大量的科研活動(dòng)信息。檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，為經(jīng)濟(jì)管理提供參考。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問題

電子文件實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上利用一直一來都是各單位急需要解決的問題。如今，現(xiàn)存的大多數(shù)檔案資料并沒有進(jìn)行信息化的管理，如果在進(jìn)行某項(xiàng)決策的時(shí)間，使用這樣檔案需要進(jìn)行人工的方式進(jìn)行收集，效率也會(huì)非常的低下，但是把檔案資料傳輸上網(wǎng)并進(jìn)行相關(guān)檢索，就會(huì)非常輕松的將資料收集出來，盡管在內(nèi)部檔案的管理過程中，一些單位使用了計(jì)算機(jī)管理，但是并沒有全面的普及，使得檔案的信息化無法完全的實(shí)現(xiàn)。

（一）檔案的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢

雖然電信公司在創(chuàng)立的初期就設(shè)立了檔案管理部門，但是因?yàn)楣驹诎l(fā)展的過程中沒有對(duì)檔案工作引起足夠的重視，對(duì)檔案的管理的經(jīng)費(fèi)投入明顯不足，這就導(dǎo)致了公司不能夠開發(fā)適合與公司發(fā)展的信息化檔案系統(tǒng)。在這樣的發(fā)展情況下，公司的檔案沒有形成網(wǎng)絡(luò)化的管理，檔案管理的利用效率低下，也為檢索查詢帶來了不便。

（二）檔案管理軟件已不適應(yīng)信息管理工作的需要

筆者根據(jù)目前的檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)了以下幾點(diǎn)在檔案管理方面的問題：（1）文書檔案的管理規(guī)則出現(xiàn)了一些變化，原來個(gè)單位對(duì)于文書檔案的管理是以卷為單位的，現(xiàn)改革為以件為單位，這使得對(duì)于檔案的管理出現(xiàn)了較為巨大的變化。（2）目前雖然檔案的管理具有一定的信息化處理能力，但是在目前的信息化管理過程中卻沒有重視對(duì)信息資源的開發(fā)和利用，這是存在的一個(gè)主要問題。（3）無法進(jìn)行高效的利用，對(duì)各種資源信息無法得到相應(yīng)的整合，導(dǎo)致檔案的檢索所花的時(shí)間較長(zhǎng)。

（三）信息管理一體化程度低

隨著電子科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，許多的大型企業(yè)都建立了專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。許多單位也建立了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但是從目前的情況來分析，對(duì)于檔案的管理目前仍然停留在對(duì)一些電子檔案的管理，對(duì)早期的紙質(zhì)檔案的管理程度比較低，沒有形成一體化的管理方向。

三 、如何進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理措施

（一）建立規(guī)范化、信息化的檔案管理制度

高質(zhì)量、高水平的檔案管理需要科學(xué)的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實(shí)際情況，所以要迎合時(shí)代的趨勢(shì)，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效能。

（二）充實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理的內(nèi)容

從科學(xué)用人的角度來看，為了能更好地?fù)駜?yōu)錄取和任免干部，需要對(duì)人員情況有充分的了解，知人善任，才能有針對(duì)性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質(zhì)量，在記錄檔案內(nèi)容的時(shí)候就要盡量把個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)歷、專業(yè)特長(zhǎng)、道德水平、資格證書、業(yè)績(jī)材料等都記錄在檔案內(nèi)，提高檔案的價(jià)值，為單位用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以適當(dāng)加一些更具個(gè)人特色的內(nèi)容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機(jī)制

檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴(yán)格依照檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。檔案需要制度來維護(hù)，用管理來保證工作質(zhì)量，需要定期對(duì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，成立檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃，并提出有效的改進(jìn)建議，從而進(jìn)一步提升檔案工作的管理效能。

總 結(jié) ：

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的信息化管理是各單位邁向新的平臺(tái)的重要一步，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，我們應(yīng)該利用好信息技術(shù)這一優(yōu)勢(shì)，在信息化的浪潮中，對(duì)單位內(nèi)部檔案管理進(jìn)行一系列的優(yōu)化，讓其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地，以提高單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。隨著內(nèi)外環(huán)境的不斷深刻變化，我們對(duì)檔案的管理也應(yīng)該提出新的更高的要求。

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作者簡(jiǎn)介：

孫敬懿（1977.10-），女，漢族，天津人，職稱：館員，主要研究方向：檔案管理。