重大技改項(xiàng)目合同精益化管理淺析

沈偉虹

企業(yè)重大技改項(xiàng)目，指的是被省市經(jīng)濟(jì)發(fā)展局列為重點(diǎn)工業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目，具體指：包括新建、改建、擴(kuò)建的各類工程，有起止日期、依法立項(xiàng)并且能夠達(dá)到規(guī)定要求的一組相互關(guān)聯(lián)的受控活動(dòng)組成的特定過(guò)程，包括策劃、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收和移交等。

重大技改項(xiàng)目合同檔案指在項(xiàng)目中所產(chǎn)生的以合同為中心形成的有保存價(jià)值的資料，包括立項(xiàng)資料、采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算資料、采購(gòu)過(guò)程資料、合同文本及驗(yàn)收資料等材料。因此，結(jié)合企業(yè)采購(gòu)管理等相關(guān)規(guī)定和要求，各家企業(yè)對(duì)合同檔案進(jìn)行管理成為企業(yè)檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。因此，建立企業(yè)合同檔案“一項(xiàng)一檔”的工作機(jī)制，融會(huì)貫通到重大技改項(xiàng)目的合同管理中，才能夠規(guī)范企業(yè)合同文檔管理工作，保證項(xiàng)目合同檔案的完整性、合規(guī)性和系統(tǒng)性，明確各部門職責(zé)，理順工作流程，起到積極的促進(jìn)作用。

項(xiàng)目合同檔案管理存在的現(xiàn)狀

1.項(xiàng)目合同文件不規(guī)范

由于企業(yè)合同檔案管理的工作效益沒(méi)有在一個(gè)企業(yè)中直接顯現(xiàn)，管理上往往比較不被重視。如，企業(yè)對(duì)各部門產(chǎn)生的合同沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，造成在收集歸檔時(shí)，沒(méi)有規(guī)律可循，編號(hào)不一，查找困難等；有些單位對(duì)項(xiàng)目合同檔案起草文件不重視，簽訂的書面合同不規(guī)范，沒(méi)有根據(jù)合同范本進(jìn)行起草編制，文本格式不標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容模糊等，這些容易導(dǎo)致當(dāng)事人對(duì)合同條款的理解不相一致，會(huì)引起合同爭(zhēng)議或矛盾，使得合同法律效力弱化；有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員在簽訂合同文件時(shí)，日期、簽字或蓋章不完整，沒(méi)有使用碳素墨水字跡等，都會(huì)造成不規(guī)范的發(fā)生。因此，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目合同文檔資料的管理，確保合同相關(guān)文件資料的完整性和規(guī)范性，如糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案資料，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

2.項(xiàng)目合同文件收集不完整

重大技改項(xiàng)目合同文件的形成由于涉及到勘察、設(shè)計(jì)、施工及供應(yīng)單位等，形成過(guò)程較長(zhǎng)、文件種類多而復(fù)雜，因此，合同文件收集在重大技改項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)的地位就更加突出；同時(shí)也存在許多難點(diǎn)與問(wèn)題。一是，有些項(xiàng)目經(jīng)辦人員對(duì)合同資料的收集、整理流程不熟悉，特別是對(duì)五大采購(gòu)招標(biāo)方式輸出資料目錄不清楚或遺漏，而導(dǎo)致項(xiàng)目文件資料收集不全。例如：?jiǎn)我粊?lái)源采購(gòu)項(xiàng)目中的“談判評(píng)審會(huì)記錄表”“承諾書”和“談判響應(yīng)文件”等資料需項(xiàng)目經(jīng)辦人員從電腦中輸出而經(jīng)常遺漏。二是，有些項(xiàng)目合同檔案歸檔后，因合同變更、糾紛等新產(chǎn)生的文件材料沒(méi)及時(shí)歸檔，而造成合同檔案的不完整；更有些工程項(xiàng)目由于時(shí)間長(zhǎng)、跨度大等原因，影響合同文件的按時(shí)收集和歸檔[1]。這些都會(huì)給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和維權(quán)帶來(lái)隱患。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)糾紛時(shí)，如果能利用合同檔案資源，提供及時(shí)、有效、合法的證據(jù)，就能為企業(yè)贏得效益、避免損失[2]。

3.項(xiàng)目合同檔案管理軟化

第一，很多企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有建立合同檔案管理制度，對(duì)合同檔案的管理沒(méi)有進(jìn)行制度化建設(shè)，合同管理只是作為一般業(yè)務(wù)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。第二，項(xiàng)目合同檔案除了在合同有效期內(nèi)對(duì)企業(yè)和各相關(guān)方產(chǎn)生制約效力之外，還能夠?yàn)槠髽I(yè)解決經(jīng)營(yíng)問(wèn)題提供幫助。但實(shí)際上，由于對(duì)項(xiàng)目合同檔案的應(yīng)用價(jià)值重視度不夠，合同檔案在成為“歷史記錄”之后再少有人問(wèn)津[3]。第三，企業(yè)有建立項(xiàng)目合同檔案管理制度的，有時(shí)候并沒(méi)有按制度履行職能。比如，同一個(gè)合同項(xiàng)目的過(guò)程資料，其中立項(xiàng)資料由財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人員辦理并保管，采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程資料由企業(yè)管理部經(jīng)辦人員辦理并保管，合同文本和驗(yàn)收資料又由各自經(jīng)辦部門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員辦理并保管，最后造成一個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程資料分散到各部門，如遇到內(nèi)外部審查人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查時(shí)，還需到各部門才能查看到合同的過(guò)程資料，給檢查帶來(lái)不便。

精益化管理模式下的項(xiàng)目合同檔案管理對(duì)策

根據(jù)企業(yè)的自身需求，建立適合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展相匹配的合同檔案精益化管理制度，并很好地運(yùn)用到重大技改項(xiàng)目中，能為企業(yè)完善檔案的服務(wù)功能、更好地提供利用創(chuàng)造條件。

1.建立項(xiàng)目合同“一項(xiàng)一檔”的管理制度

“一項(xiàng)一檔”顧名思義，就是將一個(gè)項(xiàng)目的資料歸檔到一個(gè)“檔案盒”里。建立“一項(xiàng)一檔”管理制度，可由企業(yè)檔案管理部門牽頭制定，各職能部門對(duì)自己部門產(chǎn)生的各類合同進(jìn)行統(tǒng)一的歸口管理，按年度、保管期限為分類原則，按“卷”整理、按“件”裝訂。以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類[4]。做到分項(xiàng)建檔、編制規(guī)范、目錄編制有序，以確保執(zhí)行有據(jù)可依，查閱明晰。按照“有專項(xiàng)制度、有專人管理、有專柜存放、有實(shí)體檔案、有案卷目錄”的“五有”管理要求，由檔案管理部門定期隨機(jī)抽查、專項(xiàng)自查，從根本上確保發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改與完善。因此，項(xiàng)目合同檔案精益化管理的建立，能夠明確各部門職責(zé)，理順工作流程，規(guī)范企業(yè)合同檔案管理工作，并應(yīng)用到企業(yè)的重大技改項(xiàng)目管理中去，確保項(xiàng)目合同檔案的完整、準(zhǔn)確，也是解決企業(yè)合同檔案管理問(wèn)題的關(guān)鍵。

2.嚴(yán)控項(xiàng)目合同文件收集管理措施

重大技改項(xiàng)目通常采用建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)下的合同管理模式，項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備安裝等工作都通過(guò)合同委托承包單位進(jìn)行承擔(dān)。因此利用合同這個(gè)有效手段來(lái)做好重大技改項(xiàng)目文件收集管理，將文檔管理納入合同管理與控制主要包括幾個(gè)方面：

（1）運(yùn)用合同條款進(jìn)行控制

在項(xiàng)目合同訂立時(shí)，企業(yè)項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)與項(xiàng)目部文檔管理部門一起，就項(xiàng)目文件交付的范圍、類型、數(shù)量和要求等內(nèi)容列入合同文本中，使文件提交的具體內(nèi)容和有關(guān)事項(xiàng)具有合同依據(jù)。具體可在合同中約定“建立保證金制度”，也就是說(shuō)，當(dāng)項(xiàng)目檔案全部順利通過(guò)驗(yàn)收后，參建單位才可收到工程全額款項(xiàng)。同樣，在設(shè)備合同簽訂時(shí)，也可采用相應(yīng)的方式進(jìn)行約定，在支付驗(yàn)收款前，只有確認(rèn)項(xiàng)目合同的全過(guò)程資料的完整性后，方可支付。這樣才能更好地使參建單位對(duì)項(xiàng)目合同文件收集的重視程度得到高度提升，使項(xiàng)目檔案管理工作的整個(gè)過(guò)程處于受控狀態(tài)，確保項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（2）合同文件歸檔跟蹤管理

企業(yè)檔案管理部門需明確項(xiàng)目文件歸檔的質(zhì)量要求，把項(xiàng)目合同文件歸檔任務(wù)細(xì)化到項(xiàng)目各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的歸檔計(jì)劃中，做到提前計(jì)劃歸檔。比如：各相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)辦人員應(yīng)按要求將合同文本和招標(biāo)、投標(biāo)等過(guò)程資料在合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)歸檔，如合同執(zhí)行時(shí)間比較長(zhǎng)、產(chǎn)生的合同商務(wù)文件量較大的情況，應(yīng)分階段分批移交歸檔。在移交歸檔時(shí)需建立“合同項(xiàng)目文件歸檔跟蹤表”作為合同項(xiàng)目文件歸檔跟蹤管理的主要依據(jù)，應(yīng)包含：合同編號(hào)、合同名稱、文件內(nèi)容、預(yù)計(jì)提交時(shí)間、提交聯(lián)系人及提交狀態(tài)等。在合同執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)對(duì)“跟蹤表”中的信息進(jìn)行及時(shí)更新，有效保證項(xiàng)目合同文件的跟蹤和控制，對(duì)逾期未歸檔的文件進(jìn)行催交，確保資料的完整及時(shí)歸檔。

（3）結(jié)合項(xiàng)目工程進(jìn)度計(jì)劃控制

重大技改項(xiàng)目的文件資料能否及時(shí)移交將直接影響整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃目標(biāo)的完成。為確保工程項(xiàng)目文件交付的可控，可要求承包單位把項(xiàng)目文件的交付納入項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃管理中，由監(jiān)理單位主要進(jìn)行監(jiān)督檢查，建設(shè)單位進(jìn)行核查等。具體內(nèi)容如下：建設(shè)單位應(yīng)要求承包單位根據(jù)工程進(jìn)度和合同要求編制“項(xiàng)目文件移交目錄”，內(nèi)容需包括：每份文件的編號(hào)、文件提名、份數(shù)和計(jì)劃提交時(shí)間及實(shí)際提交時(shí)間等，并定期對(duì)“目錄”進(jìn)行及時(shí)更新，監(jiān)理單位應(yīng)定期監(jiān)督；要求承包單位應(yīng)在合同簽訂后三個(gè)月內(nèi)提交建設(shè)單位，建設(shè)單位根據(jù)電子版提交的目錄進(jìn)行抽查和核驗(yàn)，對(duì)未按要求提交的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催交，讓項(xiàng)目合同文件的收集由被動(dòng)收集變成主動(dòng)收集的把控。

3.提高企業(yè)自查和行業(yè)各項(xiàng)監(jiān)督、檢查效率

一方面，企業(yè)應(yīng)定期做好自查工作，嚴(yán)格要求各相關(guān)部門各司其職，充分發(fā)揮重要作用。比如，企業(yè)法規(guī)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同的合法性審核、采購(gòu)中有關(guān)法律法規(guī)的咨詢和指導(dǎo)；財(cái)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)的資金管理，對(duì)預(yù)算資料進(jìn)行審核；審計(jì)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施程序性、全過(guò)程跟蹤或?qū)嵸|(zhì)性進(jìn)行審計(jì)；采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和過(guò)程資料進(jìn)行管理和檢查；由企業(yè)檔案管理部統(tǒng)一對(duì)合同資料管理工作不到位的業(yè)務(wù)部門給予督促與指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改和優(yōu)化，做到精益化管理。另外，為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)物資、工程和服務(wù)采購(gòu)的管理與監(jiān)督，提升行業(yè)各項(xiàng)監(jiān)督和檢查效率尤為重要。每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)所形成的“一項(xiàng)一檔”的全過(guò)程資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理和歸檔，保證合同檔案資料的完整性、規(guī)范性和時(shí)效性，確保行業(yè)內(nèi)外檢查人員對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程資料及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，便于查閱和利用。

4.提升項(xiàng)目合同檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)項(xiàng)目合同檔案的實(shí)際應(yīng)用性不強(qiáng)，主要是由于企業(yè)對(duì)合同檔案作用的認(rèn)識(shí)程度不高，合同檔案資源的分析利用只是維持在收集、整理和保管的層面。精益化管理模式下，充分利用項(xiàng)目合同檔案的信息化建設(shè)，可融合企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)收集電子版項(xiàng)目請(qǐng)示批復(fù)公文，與NC系統(tǒng)收集電子版項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程資料，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)存檔到企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中。這樣，既能夠減少竣工后再將項(xiàng)目合同文件掃描到系統(tǒng)中的重復(fù)性，又能改變項(xiàng)目文件歸檔后的借閱方式，通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)，得到領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)后方可查看到電子件，既提高借閱效率，轉(zhuǎn)變資料利用形式，讓企業(yè)項(xiàng)目合同檔案資料“變活”變好用，又大大推動(dòng)企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化方式轉(zhuǎn)變。

項(xiàng)目合同精益化管理中需注意的問(wèn)題

重大技改項(xiàng)目合同“一項(xiàng)一檔”管理過(guò)程中，即使有了相關(guān)的管理制度和方法，還需要各相關(guān)部門的經(jīng)辦人員熟悉工作流程，做到及時(shí)收集、整理和歸檔，企業(yè)應(yīng)定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)的技能培訓(xùn)，提高各經(jīng)辦人員的合同檔案管理效率，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性和時(shí)效性。另外，企業(yè)檔案管理人員要嚴(yán)格審查，也是合同檔案質(zhì)量控制的最重要的保障。檔案管理人員要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握專業(yè)知識(shí)，從整體上對(duì)企業(yè)合同檔案管理把好關(guān)；如果歸檔資料不符合要求，可退回責(zé)任部門并限期整改等，嚴(yán)格控制項(xiàng)目合同檔案“一項(xiàng)一檔”的案卷質(zhì)量。在項(xiàng)目合同實(shí)施過(guò)程中,企業(yè)可以拓展資料的收集與信息化建設(shè)的同步進(jìn)行，更加精益管理流程，使企業(yè)在項(xiàng)目管理的水平上有質(zhì)的突破，最終提升企業(yè)整體的檔案管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

重大技改項(xiàng)目具有投資大、建設(shè)工期長(zhǎng)、系統(tǒng)龐大及參建單位多的特點(diǎn)，作為企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目重要的信息資源項(xiàng)目合同檔案，記錄并反映企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理情況，承擔(dān)著經(jīng)濟(jì)、勞務(wù)等方面的權(quán)利和義務(wù)。若沒(méi)有項(xiàng)目合同檔案的支撐，所有建設(shè)項(xiàng)目的追溯、查證、確認(rèn)責(zé)任都將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因此，建立項(xiàng)目合同“一項(xiàng)一檔”管理制度、運(yùn)用合同條款、文件歸檔跟蹤控制和工程進(jìn)度計(jì)劃等方式進(jìn)行精益化管控，能夠進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)物資、工程和服務(wù)采購(gòu)的管理與監(jiān)督作用；能夠進(jìn)一步提升各項(xiàng)監(jiān)督和檢查效率，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，最終促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作朝著健康、高效、規(guī)范的方向發(fā)展。

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[2]李和平.企業(yè)檔案工作規(guī)范[M].中國(guó)檔案出版社，2010：37

[3]鄧茵.對(duì)企業(yè)合同檔案精益化管理問(wèn)題的幾點(diǎn)探討[J].企業(yè)文化，2015（8）：119

[4]陳學(xué)敏.企業(yè)合同檔案管理之淺見[J].管理觀察，2014（6）：108