電子檔案的長(zhǎng)期保存：從諾克斯地堡談起

郭薇薇

現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)中心：諾克斯地堡

諾克斯地堡，是瑞士軍方于20世紀(jì)40年代在冰天雪地的阿爾卑斯山區(qū)伯爾尼高地建造的一個(gè)軍事建筑設(shè)施，2006年6月，歐盟的科學(xué)家在此創(chuàng)建了一個(gè)名為PLANETS（Preservation and Long-term Access through networked services）的項(xiàng)目。該項(xiàng)目旨在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)進(jìn)行長(zhǎng)期數(shù)據(jù)保存和獲取?？茖W(xué)家們利用諾克斯地堡建立了兩個(gè)獨(dú)立的地下數(shù)據(jù)中心，通過(guò)最尖端的IT技術(shù)和安全機(jī)制相連接，數(shù)據(jù)中心不僅防火、防震，而且防核爆、防輻射。2010年他們將一個(gè)密封艙放置進(jìn)了諾克斯地堡的核心部位，密封艙里保存有穿孔卡片、微縮膠片、軟盤(pán)、磁帶、CD、DVD、USB 和藍(lán)光媒介等載體，其中存儲(chǔ)著來(lái)自歐洲多個(gè)國(guó)家的國(guó)家圖書(shū)館、檔案館及大學(xué)、技術(shù)公司等合作伙伴提供的大量科學(xué)研究成果和數(shù)字文化寶藏，隨這些電子文件儲(chǔ)存的還有相應(yīng)的文件轉(zhuǎn)換工具、閱讀器及各種詳細(xì)描述和說(shuō)明。通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目，科學(xué)家們想給未來(lái)的研究人員永久保存一些可以用來(lái)重建和拯救我們歷史的有用資料，以延續(xù)人類文明的火種。該項(xiàng)目的一個(gè)負(fù)責(zé)人解釋道：“愛(ài)因斯坦的紙質(zhì)筆記今天我們?nèi)匀豢梢钥吹?，然而史蒂芬霍金的?shù)字筆記在70年后可能就會(huì)消失”[1]。

電子檔案長(zhǎng)期保存存在的問(wèn)題

為什么科學(xué)家們會(huì)大費(fèi)周章建設(shè) “諾克斯地堡”？從3000多年前兩河流域的泥板檔案到古羅馬的羊皮紙，再到近代的紙質(zhì)文件，傳統(tǒng)的檔案管理都是建立在具體的實(shí)物基礎(chǔ)上的，直到20世紀(jì)計(jì)算機(jī)的發(fā)明，數(shù)字信息及其承載媒介迅猛發(fā)展，開(kāi)始動(dòng)搖紙質(zhì)媒介的統(tǒng)治地位[2]，擺脫了實(shí)物而采用虛擬化方式存儲(chǔ)的電子文件成為一種新的檔案記錄方式。電子文件在使用和修改上的便利性使得許多人更愿意采用電子化的輸入方式而不是傳統(tǒng)的手寫(xiě)來(lái)記錄信息，如今打字逐漸取代寫(xiě)字，很多新派作家在寫(xiě)作的時(shí)候直接使用電腦打字，而不再使用手稿，新聞?dòng)浾叩牟稍L稿件、會(huì)議記錄等也都直接采用電腦記錄，同時(shí)數(shù)字閱讀也逐漸成為大眾化趨勢(shì)。伴隨而來(lái)的是越來(lái)越多信息資料采用數(shù)字檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，和刻在龜甲上的甲骨文或記錄在羊皮紙上的羅馬文不同的是，電子檔案所承載的數(shù)字信息不是輕易能永久保存的，如果在有限的保存周期內(nèi)我們沒(méi)能找出長(zhǎng)期保存這些數(shù)據(jù)的方法，那么未來(lái)我們可能要花費(fèi)更大的代價(jià)來(lái)彌補(bǔ)，甚至要面臨部分?jǐn)?shù)字資料永久丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

電子檔案的長(zhǎng)期保存面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，其最主要的威脅來(lái)自以下幾個(gè)方面：

1.技術(shù)的快速更新升級(jí)

由于數(shù)字信息存儲(chǔ)對(duì)機(jī)器的依賴性，電子檔案必須依賴特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件才能閱讀和處理，而信息技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了數(shù)據(jù)存入的速度，新型的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式往往沒(méi)過(guò)幾年就被新的技術(shù)產(chǎn)品更新取代了。從穿孔紙帶、磁帶、軟盤(pán)、光盤(pán)、機(jī)械磁盤(pán)到現(xiàn)在的固態(tài)硬盤(pán)、磁盤(pán)陣列等存儲(chǔ)設(shè)備，硬件存儲(chǔ)介質(zhì)不斷推陳出新，操作系統(tǒng)也不斷升級(jí)，過(guò)去DOS時(shí)代的很多文檔在今天的操作系統(tǒng)下已經(jīng)無(wú)法識(shí)別和讀取了。所以諾克斯地堡除了保存大量的電子文件之外還需要針對(duì)每類文件準(zhǔn)備專門(mén)的閱讀器、說(shuō)明文檔和文件轉(zhuǎn)換工具用于解讀。

2.存儲(chǔ)介質(zhì)的脆弱性

從1900多年前“蔡侯紙”的發(fā)明開(kāi)始，紙張就被廣泛用于書(shū)寫(xiě)，成為信息承載媒介被沿用至今。紙質(zhì)檔案的保護(hù)有著悠久的歷史,到今天已經(jīng)形成了一套完整、穩(wěn)定和成熟的體系，然而電子檔案中數(shù)字信息的保存則是一個(gè)較新的課題。無(wú)論是光盤(pán)還是硬盤(pán)，這些存儲(chǔ)介質(zhì)即使在無(wú)外力破壞的情況下，由于本身材料的不穩(wěn)定性和不適宜的保管條件也會(huì)使其物理性能快速退化，普通刻錄光盤(pán)的壽命短則只有幾年。數(shù)據(jù)信息老化和衰退的現(xiàn)象每時(shí)每刻都在發(fā)生，從某種意義上說(shuō)，我們現(xiàn)在是一邊存入資料，一邊丟失資料。

3.網(wǎng)絡(luò)資源的時(shí)效性影響

網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源本身變動(dòng)很大，更新速度很快，資源容易過(guò)時(shí)。不少網(wǎng)絡(luò)資料在經(jīng)歷一段時(shí)間后，其鏈接就可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)文件丟失、網(wǎng)站關(guān)閉、網(wǎng)關(guān)錯(cuò)誤及域名解析問(wèn)題等原因?qū)е聼o(wú)法指向被引用的網(wǎng)絡(luò)資源，如果無(wú)法獲取原始資料，這些資料就無(wú)異于“不存在”了[3]。另外，對(duì)于采用云存儲(chǔ)方式儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)資源也有可能因?yàn)樵品?wù)供應(yīng)商的自身安全機(jī)制缺失或網(wǎng)絡(luò)安全威脅而面臨信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

4.數(shù)字信息容易被未經(jīng)授權(quán)的操作更改或刪除

紙質(zhì)文件時(shí)代，文書(shū)體式日趨規(guī)范，文書(shū)歸檔及檔案文件保管方面有非常成熟和完善的制度體系來(lái)保障，這套體系具有權(quán)威性和證據(jù)性，通過(guò)它紙質(zhì)檔案能夠被確信為原始記錄，經(jīng)書(shū)面記錄和歸檔的檔案極難更改。電子檔案不同于內(nèi)容、形式和載體固化為一體的紙質(zhì)檔案，它采用的是數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，由于目前在技術(shù)手段和法律法規(guī)方面對(duì)數(shù)字信息證據(jù)性的支持尚不成熟，如何識(shí)別和發(fā)現(xiàn)對(duì)電子檔案的非法人為變更還沒(méi)有十分有效的解決方案和法律保障體系[2]。

就在歐盟科學(xué)家們建設(shè) “諾克斯地堡”的時(shí)候，武漢大學(xué)劉家真教授組織的課題組對(duì)我國(guó)國(guó)內(nèi)57個(gè)機(jī)構(gòu)的數(shù)字資源保存狀況進(jìn)行了一次調(diào)查。調(diào)查主要針對(duì)國(guó)內(nèi)多個(gè)圖書(shū)館、檔案館的數(shù)字資源及其保存、保護(hù)狀況進(jìn)行研究，根據(jù)結(jié)果來(lái)看，我國(guó)的數(shù)字資源保護(hù)情況不容樂(lè)觀。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，上述這些機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)物理?yè)p傷十分嚴(yán)重，71.40%的圖書(shū)館、32.10%的檔案館和25%的信息中心存在介質(zhì)物理?yè)p傷情況，47.6%的圖書(shū)館和14.30%的檔案館存在數(shù)據(jù)無(wú)法讀取的情況，被調(diào)查機(jī)構(gòu)的總體數(shù)據(jù)備份環(huán)節(jié)都較弱[4]。

電子檔案長(zhǎng)期保存的對(duì)策

對(duì)于我國(guó)國(guó)內(nèi)電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手：

1.完善電子檔案長(zhǎng)期保存相關(guān)法律基礎(chǔ)

電子檔案涉及的數(shù)字信息保存牽涉到證據(jù)性、真實(shí)性與版權(quán)等諸多法律問(wèn)題，歐美許多國(guó)家在這些方面都有相關(guān)立法，我國(guó)在《著作權(quán)法》及《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》中對(duì)電子文件的版權(quán)、存取、利用及隱私等方面的適用及影響作了相應(yīng)規(guī)定，但是仍然不夠細(xì)化和明確。只有進(jìn)一步完善法律法規(guī)，通過(guò)立法保障進(jìn)行規(guī)范、約束和控制，才能確保電子文件作為檔案材料的適用性。

2.建立電子檔案長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案在保存中，需要采取標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)和手段來(lái)提高電子文件長(zhǎng)期保存的效率和質(zhì)量。目前電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)有ISO、IEC/ITU等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，也有BSI、ANSI、AFNOR等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)也出臺(tái)過(guò)檔案行業(yè)的DA/T46-2009《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》。該方案對(duì)于我國(guó)各類機(jī)構(gòu)和行業(yè)制訂自己的電子文件保存方案提供了指引和參考，但各具體行業(yè)和領(lǐng)域還缺乏細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)，在信息安全、信息資源發(fā)現(xiàn)、地理空間數(shù)據(jù)、圖像視頻資料等諸多具體技術(shù)層面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還需要進(jìn)一步完善，以便在具體使用時(shí)，對(duì)諸多相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)綜合選擇和實(shí)施。

3.制定完備的電子檔案管理策略

在管理策略方面，既需要落實(shí)國(guó)家層面的電子檔案管理戰(zhàn)略，又需要落實(shí)各類組織機(jī)構(gòu)對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存政策和策略。歐美許多發(fā)達(dá)國(guó)家于21世紀(jì)初期就已經(jīng)從國(guó)家戰(zhàn)略高度落實(shí)本國(guó)的數(shù)字信息和電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略，另外在檔案館、圖書(shū)館等數(shù)字信息保存機(jī)構(gòu)領(lǐng)域也出臺(tái)了具體的數(shù)字信息保存政策。相對(duì)而言，我國(guó)電子文件管理戰(zhàn)略起步較晚，缺乏頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃，相互間重復(fù)開(kāi)發(fā)、資源浪費(fèi)及信息孤島現(xiàn)象較為普遍，只有建立起完善的數(shù)字信息國(guó)家管理戰(zhàn)略，完善國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的電子檔案保存策略、管理意識(shí)和管理水平，才能更好地保存國(guó)家記憶和社會(huì)記憶。

4.選擇適當(dāng)?shù)碾娮訖n案保存技術(shù)策略

作為具體的實(shí)施方案，電子檔案保存的技術(shù)策略是影響著電子檔案長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵因素，為了保障電子檔案的長(zhǎng)期可用，需要適時(shí)的采取更新、復(fù)制、遷移、轉(zhuǎn)換、仿真及云存儲(chǔ)等技術(shù)保護(hù)策略來(lái)解決存儲(chǔ)介質(zhì)老化和技術(shù)過(guò)時(shí)造成的介質(zhì)物理性能退化的問(wèn)題。但是每一種技術(shù)方案都有其特定的功能，沒(méi)有一種技術(shù)是萬(wàn)能的，實(shí)施時(shí)應(yīng)根據(jù)保存和訪問(wèn)的具體需求、數(shù)字對(duì)象的技術(shù)特點(diǎn)、保存環(huán)境等因素選擇最佳的保存策略。同時(shí)所有的技術(shù)方案都要基于法律規(guī)范下符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和管理策略的方式來(lái)實(shí)施，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的可持續(xù)使用。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字資料不是永恒的，它也有保質(zhì)期，這就是為什么人類要花重金打造“諾克斯地堡”的原因，與刻在石頭上的象形文字或羊皮紙上的墨水不同，數(shù)字信息的保存期限可能只是幾年而不是幾千年，如果現(xiàn)在不執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施，將來(lái)我們可能需要付出更大的代價(jià)來(lái)彌補(bǔ)，甚至有些資料可能永遠(yuǎn)也無(wú)法再找回來(lái)了。2010年P(guān)lanets項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目的成果由來(lái)自英國(guó)的非盈利公司OPF（Open Preservation Foundation）繼承下來(lái)，繼續(xù)致力于數(shù)字文化遺產(chǎn)的長(zhǎng)期保存工作。也許我國(guó)并不需要仿建一個(gè)自己的“諾克斯地堡”，但是完善電子文件和檔案的長(zhǎng)期保存和管理，確保數(shù)字信息的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可用性的工作仍然迫在眉睫、任重而道遠(yuǎn)。

[1]VanHemert Kyle.The Blueprint To All Our Data Is Hidden Inside This Mountain Fortress[EB/OL].Gizmodo.2010

[2]趙屹.數(shù)字時(shí)代的文件與檔案管理[M].上海:上海世界圖書(shū)出版公司，2013:2

[3]張瑞.網(wǎng)絡(luò)信息老化研究.情報(bào)雜志[J].2008,27(8):38-40

[4]肖秋會(huì).電子文件長(zhǎng)期保存:理論與實(shí)踐[M].北京:社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2014