淺議電力工程監(jiān)理檔案存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

孫白玉

（山東誠(chéng)信工程建設(shè)監(jiān)理有限公司， 山東 濟(jì)南 250101）

0 引 言

工程監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在履行監(jiān)理合同過(guò)程中開(kāi)展監(jiān)理工作的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必要條件，也是評(píng)價(jià)監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作，保證檔案資料的完整性、成套性、原始性和安全性，尤為必要。

1 工程監(jiān)理檔案的重要性

在工程建設(shè)中，檔案資料管理并不是一項(xiàng)額外的工作。作為工程建設(shè)的原始記錄，每一項(xiàng)工作的完成都有對(duì)應(yīng)資料的生成。要形成一套完整、符合規(guī)范的工程檔案，并非一朝一夕即可做到的。它取決于前期完備的工作策劃、切實(shí)可行的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的日常操作，以及各參建單位、各級(jí)工程管理人員對(duì)制度的充分執(zhí)行和相互配合。它是從工程開(kāi)工直至竣工，在不斷的形成、收集、整理、檢查和修正的過(guò)程中日積月累的結(jié)果。

基于檔案的憑證及參考價(jià)值，從工程建設(shè)的角度來(lái)看，工程項(xiàng)目檔案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，是全面考核工程建設(shè)成果、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的見(jiàn)證和依據(jù)，更是竣工驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)的重點(diǎn)檢查環(huán)節(jié)。監(jiān)理檔案更是其中不可缺少的組成部分。

從監(jiān)理企業(yè)的角度來(lái)看，完整有效的檔案資料有利于界定企業(yè)在工程糾紛中的法律責(zé)任，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益；為技術(shù)管理工作提供詳實(shí)的參考資料，便于借鑒經(jīng)驗(yàn)、提煉技術(shù)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力；為企業(yè)的資質(zhì)提升、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)提供業(yè)績(jī)證明；也為員工個(gè)人資質(zhì)的提升，提供個(gè)人履歷支撐文件。

因此，做好檔案管理工作無(wú)論是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)，還是監(jiān)理企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)都有著非常重要的意義。

2 工程監(jiān)理檔案工作中存在的問(wèn)題

2.1 文件無(wú)原件

部分歸檔文件形成的份數(shù)不足，在向建設(shè)單位歸檔后，無(wú)原件向本單位歸檔。GB/T 50328—2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中要求“歸檔的工程文件應(yīng)為原件”?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第 69 條規(guī)定“無(wú)法與原件、原物核對(duì)的復(fù)印件、復(fù)制品”不能單獨(dú)作為認(rèn)定案件事實(shí)的依據(jù)。

在工程初期，未對(duì)歸檔份數(shù)要求做好充分的預(yù)估，造成了后期歸檔文件原件的份數(shù)不足。

2.2 文件簽字、蓋章不規(guī)范

在歸檔驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題包含：印章漏蓋或用章不正確；審批意見(jiàn)、簽字漏簽；筆跡過(guò)于潦草無(wú)法辨認(rèn)簽署內(nèi)容；簽字人職責(zé)與文件規(guī)定的簽署權(quán)限不對(duì)應(yīng)；簽字方式不正確，未對(duì)應(yīng)文件條款逐行簽字；文件代簽字，同一簽字人在多份文件的簽署筆跡不一致等。此類問(wèn)題會(huì)大大降低文件真實(shí)性，從而影響其法律效力，降低檔案的查考、憑證價(jià)值。GB/T 50328—2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中要求“工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備”。此項(xiàng)要求，不僅是文件質(zhì)量的基本要求，也是各類考核、檢查的基本審查項(xiàng)。

簽字、蓋章的不規(guī)范，一般是因?yàn)閷?duì)文件質(zhì)量的審核不到位，文件簽署人對(duì)檔案的重視程度不足，對(duì)文件質(zhì)量要求的了解不到位造成的。文件代簽是因?yàn)槲募纬蛇M(jìn)度滯后，工程人員調(diào)離前未能將職責(zé)范圍內(nèi)的文件處理完畢造成的。

2.3 歸檔文件不齊全

(1) 缺少閉環(huán)文件。如監(jiān)理工程師通知單、設(shè)計(jì)變更通知單、檢查通報(bào)等文件，關(guān)系到工程質(zhì)量，需要施工單位整改關(guān)閉問(wèn)題，形成回復(fù)閉環(huán)文件。而缺少閉環(huán)的文件是由于未及時(shí)對(duì)需要閉環(huán)的文件進(jìn)行盤點(diǎn)、關(guān)閉；待工程結(jié)束時(shí)，部分參建單位已離場(chǎng)或相關(guān)人員已調(diào)離，難以彌補(bǔ)缺失文件。

(2) 文件或文件的附件有缺失。產(chǎn)生這問(wèn)題，一是由于對(duì)文件收集、歸檔制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，文件管理人員不熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，未保留文件；二是由于交接工作的不到位造成文件遺失，項(xiàng)目部人員調(diào)動(dòng)頻繁，新、舊管理員的工作交接不清，或原文件管理人員調(diào)離時(shí)暫無(wú)人接替，形成工作空檔。

2.4 歸檔文件分類、組卷系統(tǒng)性不強(qiáng)

此類問(wèn)題體現(xiàn)在文件的排列未按施工工序或文件形成規(guī)律排列，破壞文件成套性，文件內(nèi)容無(wú)法相互支撐、相互對(duì)應(yīng)。如工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)，單位工程質(zhì)量驗(yàn)收文件的卷內(nèi)排序與項(xiàng)目劃分表中單位、分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批的劃分層次不一致；報(bào)審文件與監(jiān)理過(guò)程審查記錄、需閉環(huán)文件與其閉環(huán)回復(fù)未對(duì)應(yīng)保存。

產(chǎn)生此問(wèn)題，一是由于資料的管理未能做到全員參與，文件管理人員得不到專業(yè)技術(shù)人員支持，無(wú)法針對(duì)文件的專業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行整理；二是文件管理人員缺乏業(yè)務(wù)知識(shí)，沒(méi)有成套性、系統(tǒng)性的管理意識(shí)，只注重單份文件的收集。

3 存在問(wèn)題的原因分析

3.1 對(duì)檔案資料管理的重視不足

(1) 將檔案資料管理作為事務(wù)性工作對(duì)待，繁忙時(shí)甚至忽略，造成資料問(wèn)題積壓。

(2) 沒(méi)有全員參與的理念和機(jī)制，資料人員處于“單打獨(dú)斗”的工作狀態(tài)，得不到專業(yè)技術(shù)層面的支持配合。

3.2 資料管理人員業(yè)務(wù)能力不足

(1) 資料人員一般為兼職或臨時(shí)招聘，上崗條件寬松，人員流動(dòng)頻繁。新上崗的資料員處于邊干邊學(xué)的狀態(tài)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問(wèn)題，或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)找不到有效的解決措施，造成資料質(zhì)量缺陷。

(2) 資料工作呈現(xiàn)“事附于人”的狀態(tài)，資料管理水平取決于資料員的工作經(jīng)驗(yàn)，新上崗人員的業(yè)務(wù)知識(shí)也只是通過(guò)老資料管理員的幫帶培養(yǎng)。長(zhǎng)此以往，容易造成工作方法陳舊，管理水平低層次循環(huán)。一旦有經(jīng)驗(yàn)的資料員離崗，管理水準(zhǔn)就得不到保障。

3.3 資料管理不重視前期策劃

(1) 工程開(kāi)工前對(duì)文件質(zhì)量、形成份數(shù)、典表格式、文件編碼規(guī)則等未做詳盡考慮，未與各參建單位就統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行交底，造成各參建方的文件質(zhì)量不統(tǒng)一，后期難以協(xié)調(diào)、修正。

(2) 制定的工作制度和工作標(biāo)準(zhǔn)不能指導(dǎo)具體工作。項(xiàng)目監(jiān)理部雖制定了管理制度，但內(nèi)容大多照搬規(guī)程條款或其他項(xiàng)目制度條款，缺少具有針對(duì)性的流程設(shè)計(jì)和問(wèn)題處理措施。

(3) 對(duì)于技術(shù)人員與資料員管理責(zé)任的界定不清晰，導(dǎo)致出現(xiàn)工作相互推諉、議而不決的現(xiàn)象。

3.4 過(guò)程控制不到位

(1) 考核機(jī)制難以落實(shí)，制定的考核標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作環(huán)節(jié)不能對(duì)應(yīng)銜接，造成考核制度成為一紙空文，缺乏考核約束機(jī)制。

(2) 資料管理運(yùn)行的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)不明確，造成文件質(zhì)量審查、內(nèi)容關(guān)閉和歸檔整理等責(zé)任不清晰，工作狀態(tài)含混不清、效率低下，工作問(wèn)題難以及時(shí)解決。

4 解決問(wèn)題的對(duì)策及建議

4.1 提高對(duì)檔案工作的重視程度

檔案資料是監(jiān)理工作的實(shí)時(shí)記錄，是界定工作責(zé)任的法律憑證。根據(jù)監(jiān)理責(zé)任終身制原則，檔案資料的管理是各級(jí)監(jiān)理人員實(shí)施監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作法制性、重要性的日常宣傳教育，制定相應(yīng)考核措施，以便提高各級(jí)監(jiān)理人員的檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作的重視程度，形成全員參與、全過(guò)程管控的工作思想。

4.2 提高檔案人員的素質(zhì)能力

檔案管理人員是檔案管理的主體，是工作運(yùn)行的核心力量。隨著國(guó)家、行業(yè)對(duì)檔案要求的提高，檔案人員發(fā)揮的作用也在不斷提升。這對(duì)檔案人員的管理意識(shí)、從業(yè)條件、業(yè)務(wù)能力有了更高要求。

對(duì)于提高業(yè)務(wù)素質(zhì)有以下四點(diǎn)要求。

(1) 定期對(duì)檔案人員進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包含新入職員工培訓(xùn)與項(xiàng)目部在職員工培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包含職業(yè)道德、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)科理論及與實(shí)際工作問(wèn)題的結(jié)合。

(2) 對(duì)于檔案人員需要掌握的業(yè)務(wù)技能，不只限于文件收發(fā)，而應(yīng)深入工程建設(shè)第一線，了解工程進(jìn)度及各專業(yè)的工作內(nèi)容，掌握各類文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，明確文件意義所在，并在此基礎(chǔ)上不斷探索精細(xì)化、規(guī)范化的管理方法。

(3) 不斷提升工作的協(xié)調(diào)能力和個(gè)人的語(yǔ)言表達(dá)能力。對(duì)于需要多部門、多專業(yè)配合的工作必須能夠講清楚、會(huì)歸納。

(4) 熟練掌握和應(yīng)用各類信息管理軟件，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理手段。

4.3 重視前期工作策劃

在實(shí)際工作中，對(duì)前期工作的策劃應(yīng)做好充分的考慮，將檔案資料管理納入工程項(xiàng)目管理程序中，確立工作目標(biāo)，統(tǒng)一工作要求，規(guī)范操作流程，與工程項(xiàng)目的實(shí)施同步管理。

稱取一定量的純化后的玫瑰茄花色苷凍干粉，配制成1 g/L的花色苷溶液，用0.2 mol/L Na2HPO4和0.1 mol/L檸檬酸緩沖液配制成pH=2.2的花色苷溶液，分裝5個(gè)帶帽試管中，每個(gè)試管中的花色苷溶液體積均為20 mL，其中海藻酸鈉、CMC和β-環(huán)糊精均按濃度比取 1.0%，分別放置在 80 ℃、90 ℃恒溫水浴鍋和100 ℃的恒溫油浴鍋中，避光加熱150 min，每隔30 min測(cè)定5組花色苷含量的變化。為避免溶液在加熱過(guò)程中水分蒸發(fā)而引起濃度變化，每次取樣后，標(biāo)記好水位線，下次取樣測(cè)量前用相同溫度的蒸餾水將花色苷溶液補(bǔ)充至前一次取樣后的水位線。

4.3.1 統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)要求

DL/T 5434—2009《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定：“為保證監(jiān)理文件的完整、分類有序，工程開(kāi)工前項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對(duì)文件的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見(jiàn)?！睂?shí)際工作中，由于各參建單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解不同及工作習(xí)慣等原因，造成了文件在分類方式、典型用表、編號(hào)規(guī)則、形成份數(shù)等方面執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的不一致。在開(kāi)工前作出統(tǒng)一規(guī)定，可避免文件編制不規(guī)范的現(xiàn)象，有利于日后工作的開(kāi)展，更為創(chuàng)優(yōu)迎檢、整理歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)。

4.3.2 制定文檔管理制度

DL/T 5434—2009《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定文件資料簽收、送閱與歸檔及起草格式、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等內(nèi)容的文檔管理程序?！北O(jiān)理部建立文檔管理制度，結(jié)合過(guò)往工程經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)場(chǎng)工作特點(diǎn)，對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，可以細(xì)化、明確管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范日常操作，對(duì)實(shí)際工作起到有針對(duì)性的指導(dǎo)作用。另外，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)工作的變化，應(yīng)適時(shí)升版，確保制度與實(shí)際工作的良好銜接。

4.3.3 明確檔案資料管理職責(zé)

DL/T 5434—2009《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)在工程項(xiàng)目開(kāi)工前建立監(jiān)理檔案資料管理制度，指定專門人員隨工程施工和監(jiān)理工作進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)理文件的收集整理和管理工作”；“總監(jiān)理工程師職責(zé)：主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理文件”；“專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)：負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理文件的收集、匯總及整理”。在工程建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和各項(xiàng)流程中，應(yīng)建立全員參與的思想，做到“明確責(zé)任、專人負(fù)責(zé)”；總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專門人員管理檔案資料，主持建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并監(jiān)督運(yùn)行；監(jiān)理工程師對(duì)自身職責(zé)范圍內(nèi)的文件資料，應(yīng)與工程進(jìn)度同步形成并及時(shí)收集，注意對(duì)文件內(nèi)容合規(guī)性審查；鑒于工程資料的專業(yè)性較強(qiáng)，在資料交予資料管理員后，監(jiān)理工程師要予以配合與支持；資料員要掌握工程信息資料的交流方式和文件收發(fā)、傳閱的方法，建立文件管理臺(tái)賬，做好文件資料的收發(fā)登記、跟蹤閉環(huán)、整理保存，并掌握文件格式用表、編號(hào)規(guī)則、簽字蓋章手續(xù)等基本質(zhì)量要求，做好文件質(zhì)量合規(guī)性審查。

4.4 加強(qiáng)過(guò)程管控

4.4.1 重視檔案工作交底

對(duì)于檔案工作交底，一方面，檔案管理人員參與開(kāi)工前交底，了解工程建設(shè)程序及文件形成內(nèi)容，便于建立管理框架，做到主動(dòng)管理；另一方面，檔案資料管理人員對(duì)各級(jí)監(jiān)理人員進(jìn)行資料管理的交底，明確文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、編制要求以及日常傳遞流程。通過(guò)工作交底，使各級(jí)監(jiān)理人員了解文件在形成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題，建立檔案人員與技術(shù)人員的溝通渠道，便于工作配合。

4.4.2 建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)體系

項(xiàng)目監(jiān)理部人員流動(dòng)頻繁是常態(tài)，但也給檔案資料管理帶來(lái)了難度。建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)體系，一方面便于對(duì)文件資料的形成和流向?qū)嵭懈櫣芾?；另一方面能夠明確管理職責(zé)，強(qiáng)化分級(jí)管理，逐級(jí)落實(shí)管理措施，便于對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查。

4.4.3 嚴(yán)把質(zhì)量審查

對(duì)于文件的審查分兩個(gè)部分，一是文件形成過(guò)程中的質(zhì)量審查，二是檔案移交前的質(zhì)量審查。

在文件的接收、簽審、發(fā)送、保存等各環(huán)節(jié)，資料管理人員和各級(jí)監(jiān)理人員要在職責(zé)范圍內(nèi)履行對(duì)文件完整性、真實(shí)性、有效性的審查義務(wù)。

檔案歸檔移交前，對(duì)檔案編制及案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。監(jiān)理工程師進(jìn)行技術(shù)審查，對(duì)應(yīng)工程管理程序、施工工序?qū)彶槲募纬傻耐暾裕桓鶕?jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況審查文件記錄的內(nèi)容真實(shí)性；依據(jù)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)審查文件簽署程序的規(guī)范性。檔案人員進(jìn)行檔案審查，對(duì)應(yīng)歸檔范圍審查檔案完整性及文件質(zhì)量；按歸檔整理要求，審查文件分類的合理性、組卷排列的系統(tǒng)性、編目的規(guī)范性。

4.5 實(shí)施考核制度

建立考核制度，一方面可以檢驗(yàn)工作效果，便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；另一方面能促進(jìn)相關(guān)管理人員對(duì)各自的職責(zé)的履行。此外，考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)量化，應(yīng)統(tǒng)一制度要求、考核內(nèi)容及工作流程，避免考核流于形式。

5 結(jié) 語(yǔ)

電力工程監(jiān)理檔案管理是一項(xiàng)涉及到多部門、多專業(yè)、多個(gè)參建單位配合的復(fù)合性、系統(tǒng)性的工作。要保證歸檔文件的質(zhì)量合格，就要注重全過(guò)程的管理及全員參與配合，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且在工程竣工后形成一套有價(jià)值的監(jiān)理工作成果記錄。