基于需求分析的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件設(shè)計(jì)

閆世剛

摘要：當(dāng)前，隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷提高，高校各項(xiàng)事業(yè)得到了迅速發(fā)展，高校的財(cái)務(wù)管理壓力也越來越大，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式或者老舊的財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件已經(jīng)制約了高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率和質(zhì)量的提升，不利于促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的良性發(fā)展。本文依照《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)軟件工程思路，通過系統(tǒng)需求分析和流程設(shè)計(jì)對高校財(cái)務(wù)報(bào)賬軟件進(jìn)行了發(fā)展設(shè)計(jì)，以期盡可能使財(cái)務(wù)報(bào)銷過程得以簡化，有效減少報(bào)賬人員及財(cái)務(wù)人員的工作量，提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：高校 財(cái)務(wù)報(bào)銷 軟件設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）01-0244-02

當(dāng)前，隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，高校事業(yè)突飛猛進(jìn)，財(cái)務(wù)收支水平發(fā)生了翻天覆地的變化。但這些變化一定程度上也給高校的財(cái)務(wù)管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。很多高校會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，教職工對財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)不滿意，認(rèn)為報(bào)銷單據(jù)填寫困難，審批程序繁瑣，財(cái)務(wù)人員報(bào)賬效率低下等。所以適當(dāng)改變傳統(tǒng)的報(bào)銷模式能夠提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率和公眾滿意度。而改變傳統(tǒng)的報(bào)銷模式首要的就是設(shè)計(jì)全新的適合時(shí)代發(fā)展需要，能夠滿足廣大教職工意愿，提高工作效率的財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件。

一、需求分析

（一）用戶需求

這里的用戶指的是高校財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)即財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件軟件的直接使用者和服務(wù)對象，具體包括系統(tǒng)管理員、財(cái)務(wù)處工作人員、普通報(bào)賬人員、各部門負(fù)責(zé)人、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等。

（1）系統(tǒng)管理員作為財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件的最核心人員，負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的后臺(tái)處理。他的需求是能夠通過軟件后臺(tái)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，包括設(shè)置賬套、添加人員、分類設(shè)置權(quán)限、科目、經(jīng)濟(jì)分類科目設(shè)置、項(xiàng)目錄入、額度控制等一系列具體初始化工作。可以說好的財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件本身設(shè)計(jì)是一方面，優(yōu)秀的系統(tǒng)管理員做的初始化工作是關(guān)系將來財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件執(zhí)行好壞的另一個(gè)重要因素。

（2）財(cái)務(wù)處工作人員指除了系統(tǒng)管理員以外的財(cái)務(wù)處一般工作人員，日常由他們具體負(fù)責(zé)接待財(cái)務(wù)報(bào)銷人員，認(rèn)真審核報(bào)銷票據(jù)、報(bào)銷流程等是否規(guī)范，審核通過后根據(jù)網(wǎng)上填報(bào)信息及票據(jù)實(shí)際內(nèi)容通過報(bào)銷軟件進(jìn)行制單、辦理結(jié)算，審核不通過時(shí)則負(fù)責(zé)填制報(bào)銷問題匯總清單并及時(shí)反饋給報(bào)賬人員。

（3）普通報(bào)賬人員指到財(cái)務(wù)處報(bào)賬的學(xué)校的普通教師、管理人員、教輔后勤人員等。這些人跟財(cái)務(wù)處人員直接接觸，活躍在報(bào)銷的第一線，他們的需求是根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)置的工號(hào)等識(shí)別信息登錄網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，在已分配的權(quán)限范圍內(nèi)根據(jù)原始票據(jù)錄入報(bào)銷憑證，并提交財(cái)務(wù)審核，不再需要跑財(cái)務(wù)處報(bào)賬，款項(xiàng)直接存入報(bào)賬人員銀行卡。

（4）各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)置的級(jí)別具有相應(yīng)的審批權(quán)限，從最低級(jí)的負(fù)責(zé)本部門經(jīng)費(fèi)簽批，到高級(jí)的負(fù)責(zé)全校某一類專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)審批等，他們的需求是在自己職權(quán)范圍內(nèi)可以查看使用自己負(fù)責(zé)審批經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷單據(jù)，對符合規(guī)定的進(jìn)行簽批，可以匯總或明細(xì)查看自己負(fù)責(zé)審批經(jīng)費(fèi)的具體使用情況等。

（5）學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)。這其中包括財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，他們的需求是根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)置的權(quán)限可以查詢具體每一筆報(bào)銷內(nèi)容，但更必要的是通過軟件可以獲得他們想要的強(qiáng)大的分析匯總功能，可以綜合查詢學(xué)校某一項(xiàng)目支出情況，匯總分析各類收支，針對性提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以便能為學(xué)校整體決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。

（二）業(yè)務(wù)流程分析

結(jié)合時(shí)代發(fā)展及財(cái)務(wù)知識(shí)更新，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的報(bào)賬流程應(yīng)由傳統(tǒng)的手工審批向電子審核轉(zhuǎn)變。具體思路如下：首先，普通報(bào)賬人員根據(jù)購貨或購買服務(wù)時(shí)取得的發(fā)票、文件資料等，進(jìn)行整理并順序粘貼工整；其次，報(bào)賬人員到財(cái)務(wù)網(wǎng)站或?qū)W校網(wǎng)站報(bào)賬系統(tǒng)中填制電子報(bào)賬單，并留下相關(guān)影像資料；再次，財(cái)務(wù)處工作人員對報(bào)賬人填的報(bào)賬單和影像資料進(jìn)行初步審核；第四，報(bào)賬人員將已填寫完畢并經(jīng)初步審核的報(bào)賬單通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)系統(tǒng)中影像資料及報(bào)賬單進(jìn)行審核，通過后進(jìn)行電子簽批（以前這一步的實(shí)現(xiàn)需要報(bào)賬人員帶紙質(zhì)憑證實(shí)地、挨個(gè)找部門負(fù)責(zé)人親筆簽字），并加蓋電子印章，報(bào)賬人將紙質(zhì)單據(jù)封袋投入報(bào)賬單搜集箱；第五，財(cái)務(wù)處人員定期搜集報(bào)賬單，通過財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)上再次審核已填制的電子報(bào)賬單據(jù)，無誤并簽批合格的直接導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)生成記賬憑證、辦理結(jié)算付款，打印單據(jù)裝訂，并通過微信、短信方式告知報(bào)賬人員具體付款信息，發(fā)現(xiàn)有誤則填寫問題清單，聯(lián)系并反饋給報(bào)賬人員。

（三）報(bào)賬軟件功能分析

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)三個(gè)主要功能：

（1）報(bào)賬單錄入。報(bào)賬人員通過該節(jié)點(diǎn)進(jìn)行報(bào)賬單的錄入。具體來講，該節(jié)點(diǎn)應(yīng)包括報(bào)賬單錄入、報(bào)賬單管理（包括查看、修改、刪除、排序、送審、狀態(tài)查詢等功能）。

（2）單據(jù)審核。對于已送審的報(bào)銷單據(jù)，在該節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核，應(yīng)包括審核通過、退回（附退回原因）、暫緩處理等功能。這里既包括財(cái)務(wù)人員對報(bào)銷單的初審，也包括職能部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷單據(jù)的簽批過程。

（3）單據(jù)處理：對于完全審核通過的報(bào)銷單據(jù)在該節(jié)點(diǎn)進(jìn)行制單、審批單打印等操作，該節(jié)點(diǎn)還應(yīng)設(shè)置短信通知、單據(jù)狀態(tài)查看、問題清單填寫等功能。

二、流程設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)報(bào)銷管理總體功能包括報(bào)銷單錄入、審批管理和單據(jù)處理等。財(cái)務(wù)報(bào)銷管理模塊大致包括四個(gè)部分。

（1）報(bào)銷人員報(bào)銷單錄入。普通報(bào)銷人員登錄系統(tǒng)后，在報(bào)銷單錄入界面，點(diǎn)擊“增加”按鍵彈出報(bào)銷單錄入對話框，通過對話框，錄入報(bào)銷事項(xiàng)具體內(nèi)容，包括摘要、金額、預(yù)算項(xiàng)目編碼、報(bào)賬日期和附件張數(shù)、收款單位銀行賬戶信息等基礎(chǔ)資料。點(diǎn)擊“保存”按鍵，將上述錄入結(jié)果保存。如有其他報(bào)銷單需要錄入，點(diǎn)擊“增行”按鍵繼續(xù)增加，錄入完畢保存。通過“影像上傳”將報(bào)銷單據(jù)影像拍照上傳至系統(tǒng)中，通過“查看”“修改”按鍵可以對已錄入報(bào)銷單進(jìn)行查看和修改操作。點(diǎn)擊“報(bào)送”按鍵將已錄入完畢報(bào)銷單送財(cái)務(wù)部門初審，點(diǎn)擊“送審簽批”將單據(jù)轉(zhuǎn)至相應(yīng)項(xiàng)目審批負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門初審?fù)瓿汕?，不能送審簽批?！盃顟B(tài)查詢”可以查看報(bào)賬人員送審報(bào)銷單目前的審批狀況。

（2）審批人審批。審批人登錄系統(tǒng)，在待審批事項(xiàng)界面查看待審批報(bào)銷單匯總表格。雙擊具體單據(jù)名稱，彈出報(bào)銷單具體信息，包括報(bào)銷人、報(bào)銷事項(xiàng)摘要、報(bào)賬金額、預(yù)算項(xiàng)目代碼、報(bào)賬日期、附件張數(shù)、收款單位銀行賬戶信息等，審核人不可以直接修改報(bào)銷人員已錄入報(bào)銷單，審批人審批權(quán)限包括：批準(zhǔn)、退回、暫緩處理等。點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”按鍵通過審批，加蓋審批人電子印章，轉(zhuǎn)至下一審批流程；點(diǎn)擊“退回”按鍵，需要填寫退回原因，填寫完畢將退回給報(bào)銷單錄入人。

（3）財(cái)務(wù)人員報(bào)賬單處理。財(cái)務(wù)人員登錄系統(tǒng)，在歡迎界面顯示已審批通過的報(bào)銷單匯總表格。雙擊具體單據(jù)可查看報(bào)銷單具體信息包括報(bào)銷人、報(bào)銷事項(xiàng)摘要、報(bào)賬金額、預(yù)算項(xiàng)目代碼，報(bào)銷日期、附件張數(shù)、收款單位銀行賬戶信息等，另外還有所有審批人員電子簽章，財(cái)務(wù)人員審核無誤后，點(diǎn)擊“制單”按鍵，直接由網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)直接生產(chǎn)記賬憑證，點(diǎn)擊“審批單打印”按鍵，打印所有審批人電子印章，與事先取回的原始票據(jù)裝訂。出納人員登錄系統(tǒng)根據(jù)已審核制單報(bào)賬單中銀行賬戶信息辦理結(jié)算。首付款成功后，點(diǎn)擊“短信通知”按鍵，將結(jié)算信息發(fā)送至報(bào)賬人手機(jī)。

三、結(jié)語

綜上所述，高校財(cái)務(wù)管理工作在整個(gè)高校的管理工作中占據(jù)著重要地位，而適用的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件對于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作水平提高具有重要作用。本文根據(jù)《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)軟件工程思路，通過需求分析和流程設(shè)計(jì)，對高校財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，將一定程度上有助于設(shè)計(jì)出優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)銷軟件，使得財(cái)務(wù)報(bào)銷過程得以簡化，有效減少報(bào)賬人員及財(cái)務(wù)人員的工作量，提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。

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