檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析

劉超

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理水平得到顯著提升，并推動(dòng)了我國(guó)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，對(duì)檔案信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。現(xiàn)階段，如何完善檔案信息化建設(shè)能力，提高檔案管理水平，已經(jīng)成為社會(huì)廣泛關(guān)注的課題，并受到人們的普遍重視。本文主要就檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行分析，并針對(duì)存在的問題提出幾點(diǎn)改進(jìn)措施，希望對(duì)日后的相關(guān)研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；檔案工作；發(fā)展特點(diǎn)

1 檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

（一）檔案信息化建設(shè)的價(jià)值性。檔案是企業(yè)的主要信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供重要依據(jù)，對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重要的價(jià)值意義。其主要表現(xiàn)為：首先，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理不僅能提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值性與有效性。其次，隨著檔案管理工作的不斷完善，檔案信息資源也在不斷擴(kuò)展，進(jìn)一步提升檔案的企業(yè)價(jià)值、文化價(jià)值等。最后，檔案信息化建設(shè)有利于提升檔案管理人員的工作效率，完善工作流程，實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值。

（二）檔案信息化建設(shè)的改革性。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不僅是對(duì)檔案管理工作、管理制度、工作流程的一次變革，還進(jìn)一步提升了檔案管理工作的科學(xué)性與合理性，是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的主要特征。通過對(duì)檔案工作的改革，不但提高了檔案收集、管理等工作的效率，還有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的缺失，完善檔案工作的管理方法與管理手段，提升檔案工作的管理水平。

（三）檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性。近年來，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，不僅為管理人員帶來新思路、新想法，還進(jìn)一步提升了檔案工作的管理水平，提高了檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性，從而更好的為企業(yè)、為職工服務(wù)。

2 現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)所存在的問題

（一）檔案信息的分散性?，F(xiàn)階段，檔案信息管理的分散性是新時(shí)期企業(yè)檔案工作存在的主要問題。具體表現(xiàn)為：第一，由于部分企業(yè)的人事資源管理部門對(duì)職工的檔案管理沒有給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案記錄不準(zhǔn)確或是丟失的現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)與職工的發(fā)展帶來一定的阻礙因素。第二，檔案信息重復(fù)管理現(xiàn)象嚴(yán)重。例如：企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表管理，由于工作流程需要，稅務(wù)局會(huì)保存企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)移交人員也會(huì)存有財(cái)務(wù)報(bào)表，部分企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表也會(huì)在建設(shè)局留有存檔。這種現(xiàn)象不僅會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)無差異性保存，還會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)散檔案信息的分散性，阻礙檔案信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、系統(tǒng)化管理。

（二）檔案信息管理的落后性。傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)行十年移交制，也就是平均十年才進(jìn)行一次檔案整合、匯集、移交等工作，已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了新時(shí)期檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，造成檔案信息管理的落后性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理體制迫在眉睫。現(xiàn)階段，為了滿足社會(huì)與企業(yè)的發(fā)展需求，檔案管理工作實(shí)行一年匯集制，就是企業(yè)的檔案每年都進(jìn)行目錄匯集、信息整理等工作，不僅提高了檔案管理的工作效率，縮短檔案管理工作的周期性，還提升了檔案管理工作的實(shí)效性與可行性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作不斷發(fā)展與進(jìn)步。

（三）檔案信息管理數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的問題。由于檔案信息來源途徑與存檔格式的不同，致使檔案部門接收的檔案數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)也存在差異，不利于檔案信息統(tǒng)一化管理的實(shí)現(xiàn)。其主要是由于傳輸方式、信息特殊性質(zhì)以及信息內(nèi)部結(jié)構(gòu)的不同導(dǎo)致，不僅容易造成檔案資料的缺失，使檔案管理工作更加復(fù)雜，還對(duì)檔案管理的合理性與科學(xué)性造成負(fù)面影響，制約著檔案管理工作的發(fā)展。

3 提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

（一）電子文件檔案管理的加強(qiáng)。近年來，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于我國(guó)各行各業(yè)當(dāng)中。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，越來越多的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)信息整理、數(shù)據(jù)查詢以及檔案管理等工作，不僅提升了檔案工作的管理水平，提高檔案信息的可靠性與科學(xué)性，還能進(jìn)一步完善檔案管理的工作流程，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。電子文件檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸功能可以將企業(yè)內(nèi)部重要信息整編、歸納以及管理，并建立與各個(gè)部門的電子往來系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行重要信息傳遞與管理，提升檔案管理的工作效率。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)不斷強(qiáng)化電子文件管理工作，加強(qiáng)管理力度，從而提高電子文件的準(zhǔn)確性與可靠性。

（二）檔案信息化工作體制的完善。完善檔案信息化工作體制是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要途徑。首先，明確檔案管理制度與運(yùn)行機(jī)制，提高對(duì)重要檔案信息的監(jiān)管力度，完善檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案信息與管理工作的有效分配。其次，嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案建檔、信息整合、信息調(diào)取等工作，并制定合理的任務(wù)執(zhí)行表，提高工作效率。最后，完善信息化檔案工作體系，建立健全業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估機(jī)制。從而不僅能調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，提高工作的積極性，還能進(jìn)一步促進(jìn)信息化工作的開展，提高檔案信息化建設(shè)的合理性與可行性。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的決定因素。在實(shí)際工作過程中，不僅要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，還要提高管理人員的專業(yè)技能與工作熱情，為企業(yè)、職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新思路、新制度逐漸應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，為了滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需求，提升檔案管理的工作效率，相關(guān)企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能與基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)、引進(jìn)先進(jìn)的管理制度、拓展檔案信息管理新模式。從而，在提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)、管理能力的同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理的實(shí)用性與可行性，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度，引用新進(jìn)管理技術(shù)，不僅能提升檔案管理水平，提高檔案管理的合理性與真實(shí)性，還能提高檔案收集、整合、管理相關(guān)工作的工作效率，推動(dòng)企業(yè)的全面發(fā)展。因此，在實(shí)際檔案管理工作過程中，要不斷提升檔案管理人員的工作熱情與服務(wù)意識(shí)，定期開展技能專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能培訓(xùn)，完善企業(yè)內(nèi)部獎(jiǎng)懲機(jī)制，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備與管理技術(shù)。從而在提高檔案工作管理水平的同時(shí)，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。

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