大數(shù)據(jù)在高校檔案信息管理中的應(yīng)用研究

蘇友華+劉媛媛

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)越來越普及。在這樣的大背景下，將其利用在高校檔案信息化管理，不僅可以提升高校檔案管理的工作效率，對(duì)高校長(zhǎng)足的發(fā)展也有著不可或缺的作用。大數(shù)據(jù)計(jì)算為高校檔案的信息化管理提供了可靠的技術(shù)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)進(jìn)步的同時(shí)，也為管理制度提供更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的服務(wù)，所以利用大數(shù)據(jù)是高校檔案信息化管理的重要途徑。本文就在如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下管理高校檔案進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；信息管理；應(yīng)用研究

隨著教育的不斷改革，我國高校的教育信息化已經(jīng)得到了大幅度的提升。在教育不斷普及的大前提下，高校的學(xué)生數(shù)量也逐步增多，高校的各大平臺(tái)的管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，其中尤為突出的是高校的檔案管理，因?yàn)槊恳晃粚W(xué)生在高校就讀期間，檔案管理是最重要的個(gè)人信息之一，所以在檔案管理中充分的實(shí)行大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅可以為數(shù)據(jù)的分析提供充分的技術(shù)保障，還能夠確保信息資源的完整化和準(zhǔn)確化，對(duì)高校的整體管理有著非常重大的意義。

1 高校檔案信息管理的相關(guān)涵義

（一）高校檔案

在高校的管理中，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它記載著整個(gè)高校學(xué)生的一言一行，每一位高校學(xué)子的信息都會(huì)在檔案中體現(xiàn)。在管理上，它不會(huì)為高校帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益，但卻是高效管理中必不可少的工作之一，它是一項(xiàng)服務(wù)性工作，也是一份需要耐心和細(xì)心地工作，所以高校檔案管理的工作人員，要有默默奉獻(xiàn)和堅(jiān)韌不拔的精神，這樣才能盡量將高校檔案管理的工作做到最好。

（二）大數(shù)據(jù)

社會(huì)不斷發(fā)展的前提下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也越來越廣泛。現(xiàn)如今，無論高校還是企業(yè)中，都有著繁雜的信息，而且信息量巨大，單純的依靠人工已經(jīng)無法滿足。這些信息的管理，人們研制出大數(shù)據(jù)技術(shù)的目的，是為了讓這些信息得到更加系統(tǒng)更加規(guī)范的管理，減少信息錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成獲取信息、提取數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)等工作，以此來減少管理工作人員的工作量。大數(shù)據(jù)為人們的生活提供了很大的方便，也為管理工作提供了良好的技術(shù)支持。

（三）高校檔案信息化

現(xiàn)如今，高校的學(xué)生較多，信息量不僅巨大而且繁雜，所以有效地將這些信息進(jìn)行采集儲(chǔ)存整理和分析，是高校提升管理的重要途徑，所以高校要大幅度的提高檔案管理的工作效率，這樣才能為學(xué)生的提供更良好的服務(wù)，以此保障學(xué)生信息資源的的完整性[1]。

（四）高校檔案信息化管理

信息化管理指的是，在信息化的基礎(chǔ)上，為高校檔案建立一個(gè)相對(duì)完善的管理體系，這樣可以規(guī)范化管理者的管理工作流程，其中包括檔案的收集、檔案的歸納、檔案的利用和檔案的維護(hù)等幾個(gè)方面。這樣可以充分使高校的檔案信息化得到一個(gè)充分的保障和管理。

2 高校檔案的信息特征

（一）數(shù)量大，內(nèi)容多樣化

高校的檔案中信息的來源非常豐富，信息的內(nèi)容也極其繁雜，其中最主要的是學(xué)校教職員工的人事檔案、學(xué)生的個(gè)人信息檔案、教職員工和學(xué)生的醫(yī)療保健檔案，這些都是高校檔案中的基本內(nèi)容。除此之外，在檔案中還會(huì)反映學(xué)生的日常表現(xiàn)、學(xué)校的校務(wù)內(nèi)容、學(xué)生的習(xí)題庫和財(cái)務(wù)檔案等[2]。

（二）檔案儲(chǔ)存形式的多樣化

現(xiàn)在高校檔案的儲(chǔ)存方式分為紙質(zhì)和電子版兩種，它們分別應(yīng)用在不同的檔案種類管理中，電子版一般會(huì)應(yīng)用在學(xué)生的個(gè)人信息表格、電子郵件、視頻音頻、數(shù)據(jù)庫文件等。而紙質(zhì)的檔案管理一般應(yīng)用于財(cái)務(wù)原始憑證、辦公室公文和人事檔案卷宗等。它們有各自的優(yōu)點(diǎn)，將其充分地結(jié)合起來，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還能夠提升檔案管理的準(zhǔn)確化。

（三）檔案資源數(shù)量較大

隨著高校人員的不斷增加，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)的普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提升，檔案中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文檔。這些文檔，包括學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)校的的工作材料、財(cái)務(wù)的報(bào)表等。雖然這些電子文件具有一定的獨(dú)立性和完整性，但因?yàn)閿?shù)量巨大，會(huì)占用和浪費(fèi)大量?jī)?chǔ)存空間，為學(xué)校信息化的管理帶來了諸多不便[3]。

（四）檔案有較高的綜合利用率

在平時(shí)的教育和工作中，高校會(huì)定期對(duì)學(xué)校的教職員工工作人員和學(xué)生進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)，其中包括工作人員職稱的晉升、優(yōu)秀學(xué)生的評(píng)選、財(cái)務(wù)信息的核算與分析等，所以為了保證高效日常工作的順利進(jìn)行，對(duì)檔案實(shí)行完善化的管理是高校管理中必不可少的步驟。

（五）檔案具有較高的價(jià)值密度

高校的檔案一般直接關(guān)系到學(xué)生的就業(yè)、教職員工的升職、學(xué)校的財(cái)務(wù)管理、學(xué)校管理的規(guī)章制度等。檔案大多經(jīng)由高校的科研組、財(cái)務(wù)部、人事科等各個(gè)管理體系收集和分析所得，這些信息能夠全面的體現(xiàn)學(xué)校的各個(gè)管理部門和管理職能，各部門提交上來的檔案信息，無論從內(nèi)容上還是格式上，都非常的完整、規(guī)范、準(zhǔn)確，對(duì)于學(xué)生和教師的評(píng)價(jià)有著不可缺少的重大作用[4]。

3 高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息資源無法共享

現(xiàn)如今，大多數(shù)高校都有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，但全國依舊沒有建立完善、統(tǒng)一的共享體系，這樣不僅缺少分享信息的平臺(tái)，還會(huì)導(dǎo)致各大高校之間缺乏信息的交流、信息資源無法共享，從而使信息資源不能得到充分的利用，這樣高效的檔案信息化就不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享的最終目的[5]。

（二）沒有健全的法律保護(hù)信息信息

在信息化迅速發(fā)展的今天，高校學(xué)生個(gè)人信息泄露的情況比比皆是，其原因是沒有健全的法律來保護(hù)學(xué)生的個(gè)人信息。有些高校工作人員，防范意識(shí)非常薄弱，將學(xué)生的信息任意處置，這樣就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生信息的泄露，從而增大了學(xué)生生活的危險(xiǎn)系數(shù)，給學(xué)生的成長(zhǎng)造成了很大的威脅。

（三）高校檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)如今高校的檔案管理已經(jīng)充分的得到管理部門的認(rèn)可和重視，但政府及各教育部門依然沒有意識(shí)到建立體系的重要性，只有高校自身強(qiáng)調(diào)其重要性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。無法建立健全體制的后果就是，高校檔案無法進(jìn)行信息化管理，在高校日常的工作中，管理部門的發(fā)言權(quán)和話語權(quán)微乎其微，這樣就會(huì)導(dǎo)致其他部門無法重視檔案管理的工作，而檔案管理的相關(guān)人力資源有非常有限，這樣就會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)無法得到及時(shí)的分析與反饋，信息無法快速集中并進(jìn)行共享[6]。endprint

（四）軟件和硬件條件的落后

在大數(shù)據(jù)的大背景下，高校檔案管理的工作逐步得到提升，但依舊存在軟實(shí)力和硬件不匹配的問題。在管理的設(shè)備上、開發(fā)的軟件上技術(shù)上、管理制度上和管理人員的素質(zhì)上都存在不同程度的低下。有些高校，為了節(jié)省資源并沒有為管理人員配備電腦；有些學(xué)校對(duì)于檔案管理工作極其不重視，招收的管理人員素質(zhì)偏低，這樣就會(huì)造成工作人員對(duì)于管理工作他不重視和不認(rèn)真，還存在專業(yè)素質(zhì)低下等問題，從而使高校檔案信息化管理的工作無法順利的展開。

4 我國高校檔案信息化管理建議與對(duì)策

（一）建立健全的高校檔案信息化法律法規(guī)

在2008年，我國的檔案局和教育局聯(lián)合發(fā)布了《高等院校檔案管理辦法》里面在不同程度不同角度的規(guī)范了檔案管理制度，但由于我國人口重大地域繁雜，各地方的習(xí)俗和業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)各不相同，所以各地區(qū)高校的管理方式也不盡相同，這就導(dǎo)致學(xué)生檔案管理信息化存在很大差異。所以我國政府和相關(guān)教育部門應(yīng)盡快建立高校檔案信息化管理的法律法規(guī)，將其管理制度進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)劃和整理，杜絕學(xué)生信息泄露的現(xiàn)象發(fā)生，用法律的手段統(tǒng)一規(guī)范高校檔案的信息化管理，使我國檔案信息化管理得到長(zhǎng)足可靠的發(fā)展[7]。

（二）采用先進(jìn)的方法進(jìn)行檔案信息化的管理

首先要運(yùn)用云技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，隨著大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，云計(jì)算技術(shù)也脫穎而出，它是大數(shù)據(jù)中的主流技術(shù)、它是反應(yīng)大量數(shù)據(jù)的端口、它可以對(duì)量大繁雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，對(duì)人們所需的重要數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行提煉，讓人們充分的將信息利用起來，從而達(dá)到數(shù)據(jù)信息化管理的最終目的。云計(jì)算技術(shù)最大的優(yōu)點(diǎn)是成本低，下載云計(jì)算相關(guān)軟件，將數(shù)據(jù)整理到云計(jì)算中，這樣就能充分的完成數(shù)據(jù)的分析，同時(shí)，它還具有較強(qiáng)的虛擬化，無需實(shí)體裝置，人們只要具備計(jì)算機(jī)或手機(jī)，都可以登錄用戶帳號(hào)獲取想要的一切信息。其次它具有較強(qiáng)的靈活性，用戶可以結(jié)合自身的特點(diǎn)和需求，進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)的制定。最后它還具有較強(qiáng)的儲(chǔ)存功能，與同等設(shè)備相比，云儲(chǔ)存的數(shù)量遠(yuǎn)超于傳統(tǒng)儲(chǔ)存設(shè)備，所以在高校的信息化管理應(yīng)用中應(yīng)首選云計(jì)算技術(shù)。

（三）建立健全統(tǒng)一的高校檔案信息化管理體系

在保證信息化先進(jìn)技術(shù)支持的前提下，高校還要建立健全統(tǒng)一的信息化管理體系，國家要制定大范圍的統(tǒng)一體系，高校要根據(jù)自己學(xué)校情況的特點(diǎn)，來制定有針對(duì)化的信息化管理體系，學(xué)校應(yīng)將全國高校的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一的管理和規(guī)劃，這樣才能充分的實(shí)行檔案信息的共享。為了為高校的每一位師生提供良好的服務(wù)，高校應(yīng)督促師生每人建立一個(gè)賬號(hào)，這就等同于校園的身份證明，學(xué)校的教職員工和學(xué)生都可以進(jìn)入系統(tǒng)參加系統(tǒng)內(nèi)的活動(dòng)、查詢個(gè)人信息和檔案等，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息管理的統(tǒng)一化和完善化[8]。

（四）加強(qiáng)高校檔案信息化管理的軟硬件

對(duì)于高校的全體師生來說，準(zhǔn)確的錄入檔案信息，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，所以想要檔案管理具有準(zhǔn)確性和時(shí)效性，就需要高校的每一位師生共同努力，這樣才能夠充分地實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)下高校檔案信息化的管理，政府應(yīng)大力宣傳檔案管理的重要性，讓高校的管理部門充分的意識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)?？傮w管理的重大作用。提高師生對(duì)于檔案系信息化管理的意識(shí)。除此之外，還要對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，定期為他們制定管理工作的規(guī)劃，對(duì)管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使他們的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)得到全面的提升，制定相關(guān)的工作計(jì)劃充分的調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性，開拓他們的思維培養(yǎng)其創(chuàng)新性，以此來提升高校檔案信息化管理的軟實(shí)力。對(duì)于硬件的配置，高校也應(yīng)該充分的重視起來，它是實(shí)行檔案信息化管理的基礎(chǔ)也是前提，配備齊全的技術(shù)設(shè)備，如電腦、手機(jī)等。

5 結(jié)語

現(xiàn)如今高校檔案管理信息化已經(jīng)越來越普及，想要將其逐步的完善，政府不僅要加強(qiáng)信息管理，還要制定相關(guān)法律法規(guī)，使檔案管理更加規(guī)范化。高校不僅要提升硬件設(shè)施的配置，還要將相關(guān)軟實(shí)力提升起來，制定健全的管理體系，使學(xué)生和教師的信息具有統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性，信息得到實(shí)時(shí)的共享，這樣才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的最終目的。

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作者簡(jiǎn)介

蘇友華（1973-），男，漢族，山東泰安人，本科，檔案館員，山東醫(yī)藥技師學(xué)院，研究方向：檔案管理。endprint