高校人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

趙作嚴

摘 要：高校人事檔案管理能夠激發(fā)學者的學術潛能，并且人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉。人事檔案管理是高校管理的基礎工程，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實力的體現(xiàn)，同時又是其軟實力的重要組成部分。

關鍵詞：高校；人事檔案；管理

1 高校人事檔案管理人員隊伍現(xiàn)狀

（一）高校人事檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定

日前，大多數(shù)高校人事檔案管理工作從屬于組織人事部門，未配備專職人事檔案管理員，具備檔案專業(yè)技術資格的檔案管理人員更是寥寥無幾。高校人事檔案工作崗位變動頻繁，工作內容也是為繁瑣。除平常的人事檔案材料收集、整理、保管工作外，還涉及大量人事部門的工作。并且，大多數(shù)人以其他人事工作為主，順帶負責人事檔案管理工作。這類現(xiàn)狀會出現(xiàn)一個問題：這一項工作剛剛熟悉又被調整于其他工作崗位。因而，他們很難主動地去開發(fā)現(xiàn)存的人事檔案資源信息，創(chuàng)新人事檔案管理和利用，開發(fā)個人人事檔案的使用價值。人事檔案管理年復一年重復舊工作，毫無創(chuàng)新可言。這不僅影響現(xiàn)代人事檔案工作的正常管理，也難以避免資料錯漏和失密的問題。

（二）高校人事檔案管理人員業(yè)務不熟悉

高校人事檔案管理工作具有專業(yè)性、政策性強的特點，要求人事檔案管理人員應經過專業(yè)的教育培訓，并掌握足夠的檔案專業(yè)理論知識和方法，才能適應人事檔案管理工作需要。從目前情況來看，高校人事檔案管理人員素質達到上述要求的為數(shù)不多。日前，高校的檔案管理人員學歷職稱較低，普遍年齡偏大。在高校從事人事檔案管理工作的人員中，科班出身的很少，半路出家人數(shù)卻占大部分。頻繁地更換和調動，每一個人事檔案管理者又要從頭學起，從熟悉工作到順利工作，再到適應現(xiàn)代人事檔案工作，需要一段較長的時間。從而造成檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，業(yè)務不夠熟悉的現(xiàn)象。影響了人事檔案管理隊伍的整體素質和高校人事檔案工作的發(fā)展。

（三）高校人事檔案管理人員缺乏繼續(xù)教育

提起繼續(xù)教育，高校一般只重視教學人員、科研人員的進修學習，對人事檔案管理工作的重要性認識不足，也就忽略了人事檔案管理人員繼續(xù)教育的問題。由于該崗位的頻繁更換，很多人事檔案管理人員自身，對人事檔案管理工作的內容及其重要意義都不甚理解，更談不上對業(yè)務的鉆研。在他們看來，人事檔案管理工作枯燥繁瑣，職業(yè)定位模糊，又沒有進修學習的機會，前途一片黑暗。這也就影響人事檔案管理人員工作積極性和隊伍的穩(wěn)定，缺乏業(yè)務培訓機會，也就無法具備系統(tǒng)的檔案理論知識來指導人事檔案管理工作者的工作實踐。

2 高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的主要矛盾

（一）人事檔案管理服務性與軟硬件缺失的矛盾

隨著信息時代的快速發(fā)展，高校人事工作也愈發(fā)依賴于信息，諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對人事檔案的管理工作提出了更高的要求。當前，人事檔案管理服務性與檔案工作軟硬件之間存在著矛盾。軟硬件的缺失，導致了檔案工作長期處于被動應付狀態(tài)，從而影響人事管理工作的服務質量。

（二）人事檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾

在信息時代，先進的信息技術、計算機技術和通訊網(wǎng)絡技術應該成為人事檔案管理的重要手段。完善人事檔案管理服務應該要建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術和網(wǎng)絡通迅技術，通過網(wǎng)絡管理，實現(xiàn)對人事檔案信息共享。當前，許多高校檔案管理手段落后，仍采用傳統(tǒng)的手工人事檔案管理：沒有館內局域網(wǎng)和檔案館網(wǎng)站或主頁；未實現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫。管理手段的落后直接影響檔案功能的發(fā)揮。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復雜，直接造成檔案材料使用的不方便，降低了工作效率。

（三）人事檔案信息的局限性與社會需求透明化、服務性需求擴大化的矛盾

人事檔案由于自身特點，在提供信息方面往往存在部門自我服務多，為社會提供得少，保密性強，服務性弱等存在局限性的問題。隨著社會的發(fā)展、高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動頻繁等情況的出現(xiàn)，人事檔案信息局限性與透明性、服務性需求擴大之間存在矛盾。

3 高校人事檔案管理的建議

（一）實現(xiàn)人事檔案的“四化”管理

高校人事檔案管理關系到高校的發(fā)展。要想提高高校人事檔案管理的水平，積極推進高校人事檔案的“現(xiàn)代化、信息化、法制化、標準化”管理就變得尤為重要?！艾F(xiàn)代化”管理就是在高校人事檔案管理中引入計算機技術，從根本上改變傳統(tǒng)的以手工操作為主的檔案管理方式。

（二）加強聲像以及電子檔案的管理

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，聘用制下的高校人事檔案日益“數(shù)字化”，高校人事檔案中的聲像以及電子檔案越來越多，因而，高校檔案人員利用網(wǎng)絡技術，對聲像以及電子檔案的管理進行科學管理?！靶畔⒒惫芾砭褪遣捎孟冗M的技術和手段，實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和科學化。建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫；對重要的以及利用頻率高的資料加以數(shù)字化?！胺ㄖ苹惫芾砭褪歉咝Ｈ耸聶n案管理必須遵守我國檔案法，實現(xiàn)高校人事檔案管理的合法化?！皹藴驶惫芾砭鸵髮Ω咝Ｈ耸聶n案進行規(guī)范化管理。爭取做到，每份材料在確保真實、完整的條件下，也具有規(guī)范化的格式。包括檔案材料表格、材料尺寸大小等，都符合國家檔案管理的標準。

（三）創(chuàng)新高校人事檔案管理

創(chuàng)新高校人事檔案內容，確保檔案材料的真實性。目前，高校人事檔案內容雷同現(xiàn)象十分常見，不能動態(tài)直觀地反映個人的綜合素質。因此，高校人事檔案應創(chuàng)新內容，重視人事檔案材料內容的多樣性，重視圖片、圖形、聲像資料等信息的收集，建立高校特色人事檔案材料的動態(tài)跟蹤系統(tǒng)，將動態(tài)追蹤的最新人事檔案材料補充到人事檔案信息管理系統(tǒng)中。

4 結語

高校人事檔案管理能夠激發(fā)學者的學術潛能，并且人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉。人事檔案管理是高校管理的基礎工程，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實力的體現(xiàn)，同時又是其軟實力的重要組成部分。高校人事檔案管理工作對學校人事制度改革與人才流轉發(fā)揮著三重功能，進言之，人事檔案管理工作還能通過教師人才信息系統(tǒng)的完善，為學校人事決策提供準確、客觀的信息支持與保障，確保高校人才管理工作的高效能推進?？梢哉f，在現(xiàn)代人才學的視野中，高校人事檔案管理工作已經成為學校科學發(fā)展不可或缺的助手，已成為學校實現(xiàn)跨越式發(fā)展必不可缺的基礎信息系統(tǒng)。

參考文獻

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