基于過程控制導(dǎo)向的企業(yè)合同內(nèi)部控制研究

許曉

摘要：合同作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)和行事規(guī)范，是企業(yè)經(jīng)營行為的重要載體，因此合同管理在企業(yè)內(nèi)部管控中的重要性日益突出。當(dāng)下企業(yè)在合同內(nèi)部控制過程中，過多地注重簽訂結(jié)果，輕視合同的過程控制，這在一定程度上造成了企業(yè)管理的短視行為。為了營造規(guī)范有序的企業(yè)經(jīng)營活動，強(qiáng)調(diào)過程控制的重要性，本文以合同過程控制為導(dǎo)向，對企業(yè)合同內(nèi)部控制進(jìn)行研究，以降低合同的風(fēng)險隱患。

關(guān)鍵詞：過程控制；企業(yè)合同；內(nèi)部控制；研究

企業(yè)將優(yōu)化內(nèi)部控制流程，降低合同風(fēng)險、提高合同管理效率作為企業(yè)合同內(nèi)部管控的主要目標(biāo)，就需要對合同的全過程進(jìn)行分析，找出風(fēng)險點以便制定出相應(yīng)的控制方案。一般的合同過程主要包括合同的簽訂、審批、履行、變更、終止、違約處理、歸檔保管等，本文將上述過程分為兩個階段進(jìn)行分析：（1）合同準(zhǔn)備階段，包括調(diào)查、確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬定合同文本、審核等程序；（2）合同履行階段，包括合同履行、變更、終止、處理糾紛、檔案歸檔等程序。

一、基于合同準(zhǔn)備過程控制為導(dǎo)向，對企業(yè)合同進(jìn)行內(nèi)部控制

合同內(nèi)部控制首先需要對合同簽訂之前的準(zhǔn)備工作進(jìn)行控制，合同的準(zhǔn)備過程主要包括1）調(diào)查、確定準(zhǔn)合同對象；2）談判、擬定合同文本；3）文本審核；4）合同正式簽署四個階段，需要建立相應(yīng)的內(nèi)部管控方案。

（一）建立合同簽訂前的調(diào)查制度

在合同簽訂之前，需要了解當(dāng)事人的基本條件和資信等情況，以確保合同的法律效應(yīng)。因此需要對當(dāng)事人的主體資格、企業(yè)性質(zhì)、工商注冊情況、代理人身份和資格、履行能力和信用等級、當(dāng)事人相關(guān)檔案以及當(dāng)事人的印章等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查。同時，為了保證上述調(diào)查制度的充分實施，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同對象的信用檔案，實行準(zhǔn)合同對象確定的集體決策機(jī)制，并實行責(zé)任追究制度。

（二）建立合同簽訂時的管理制度

合同簽訂時主要面臨合同談判風(fēng)險、合同文本風(fēng)險、合同審查風(fēng)險、合同正式簽署風(fēng)險等四大風(fēng)險。

合同談判風(fēng)險主要指在談判過程中信息泄密以及談判過程中忽略重大問題或者在原則性問題上做出不當(dāng)讓步等風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為：合同標(biāo)的物的數(shù)量、價格、履行期限、地點、違約責(zé)任、解決爭議的方式等核心內(nèi)容考慮不周或不當(dāng)讓步導(dǎo)致企業(yè)利益受損。為了控制此類風(fēng)險，需要組建有豐富業(yè)務(wù)經(jīng)驗和談判經(jīng)驗的專業(yè)結(jié)構(gòu)談判團(tuán)隊，必要時聘請外部專家參與合作，以便充分發(fā)揮團(tuán)隊的力量，避免上述風(fēng)險的產(chǎn)生。

合同文本風(fēng)險主要指合同內(nèi)容和條款不合理、不完整表述存在歧義，導(dǎo)致重大誤解；或者內(nèi)容條款違反法律法規(guī)，形成無效合同。為了控制這類風(fēng)險，主要的方法是加強(qiáng)合同審核制度，規(guī)范合同語言，減少歧義用語，確保核心條款完整、內(nèi)容具體。

合同審查風(fēng)險主要指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險，控制此類風(fēng)險的主要辦法是合同內(nèi)容起草人員與審核人員實行崗位分離；制定規(guī)范的合同操作指南和審核指南；實施責(zé)任追究制度。

最后，合同正式簽署風(fēng)險指合同承辦人越權(quán)簽訂合同；與他人勾結(jié)簽訂陰陽合同；承辦人違規(guī)使用印章等行為。為了防止此類風(fēng)險，必須要求合同雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂，如果上級領(lǐng)導(dǎo)委托下級簽署合同，需要有上級領(lǐng)導(dǎo)人的委托書，并在規(guī)范使用印章的同時加上合同承辦人的親筆簽名，以防止合同篡改，同時在合同各頁碼之間加蓋騎縫章，以此加強(qiáng)對企業(yè)合同的內(nèi)部控制效率，降低合同準(zhǔn)備過程中存在的風(fēng)險[1]。

二、基于合同履行過程控制為導(dǎo)向，對企業(yè)合同進(jìn)行內(nèi)部控制

合同生效后，雙方當(dāng)事人遵循誠實守信原則全面履行自己的義務(wù)，因此，下文會對合同履行過程中合同的執(zhí)行環(huán)節(jié)、合同條款變更環(huán)節(jié)、合同歸檔處理環(huán)節(jié)以及合同的后續(xù)糾紛四個主要的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，以此防范合同的履行風(fēng)險，減少由此給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

（一）企業(yè)合同執(zhí)行環(huán)節(jié)

在合同生效之后，企業(yè)需定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤記錄，防止合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)疏漏，保留書面記錄并在合同履行終止時留檔保存；同時還需要相關(guān)人員對企業(yè)合同的執(zhí)行進(jìn)度和要求進(jìn)行及時的追蹤處理，亦或者由企業(yè)合同雙方互相進(jìn)行監(jiān)督管理，以此降低合同內(nèi)控管理方面的疏忽。另外，對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能性或違約行為，則要采取措施將合同損失降到最低。如在執(zhí)行的過程中需要對執(zhí)行的狀況進(jìn)行資金方面的跟蹤，因此需要對合同項目進(jìn)行預(yù)算處理，針對合同執(zhí)行過程中的收款進(jìn)度、相關(guān)合同條款等方面進(jìn)行監(jiān)督處理，防止執(zhí)行過程中出現(xiàn)預(yù)算透支、超余額等情況，同時聯(lián)合財務(wù)部門對資金的使用情況進(jìn)行審批，防止合同執(zhí)行期間出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險，由此對財務(wù)風(fēng)險同步進(jìn)行有效的內(nèi)部控制[2]。

（二）企業(yè)合同變更環(huán)節(jié)

在企業(yè)合同履行的過程中，條款的變更是非常多發(fā)的一種狀況，由于某些法律事實的出現(xiàn)，從而迫使合同的內(nèi)容需要發(fā)生一定的改變，包括主合同變更引起的一些子合同的變更，在一定的程度上需要對約定的合同內(nèi)容發(fā)生變化，因此在合同更改的過程中，需要謹(jǐn)防未經(jīng)授權(quán)的合同進(jìn)行變更。比方說，某項條款明確的交貨期限是半年，但是因為某些原因需要有一定的延遲，而且該條款是允許變更的條款，那么在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)層授權(quán)之后才能進(jìn)行更改，否則就會存在合同風(fēng)險。同時在變更之后，還需要對原有的合同進(jìn)行備案處理，并及時進(jìn)行合同的更新，以便合同雙方按照變更之后的合同進(jìn)行執(zhí)行，減少后續(xù)合同糾紛的出現(xiàn)[3]。因此控制合同變更風(fēng)險的主要方法是：明確合同變更的報告制度，未經(jīng)授權(quán)不允許隨意變更合同；合同變更的內(nèi)容和條款必須與當(dāng)事人協(xié)商一致，以便減少后續(xù)的糾紛；變更后的合同視同新合同，嚴(yán)格按照合同管理制度履行相應(yīng)的合同管理程序。

（三）企業(yè)合同歸檔環(huán)節(jié)

合同歸檔環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要表現(xiàn)為合同的丟失、泄密以及濫用?？刂拼祟愶L(fēng)險的方法是：明確合同管理員的職責(zé)；規(guī)定合同的借閱制度；實行合同管理責(zé)任追究制度；對合同保管實施定期與不定期檢查。具體的操作可以分解為，首先將合同進(jìn)行分類編號，方便在合同進(jìn)行更改或產(chǎn)生糾紛的時候進(jìn)行查找；其次就是定期的對合同進(jìn)行整理，查找是否存在遺失、損壞等情況，以便及時進(jìn)行合同的補(bǔ)充處理，同時加強(qiáng)合同檔案的統(tǒng)計工作，編制相應(yīng)的清單和檢索工具，以便提高合同查詢和使用的效率；然后，針對合同進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)謹(jǐn)將合同外出借閱，及時有領(lǐng)導(dǎo)的簽字同意，也只允許接觸復(fù)印件，并安排專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，以此降低濫用合同或者泄密等風(fēng)險的存在；最后，針對合同準(zhǔn)備過程開始到合同結(jié)束整個過程中的相關(guān)資料，都需要進(jìn)行整理存檔，以此提高對合同檔案的管理質(zhì)量和效果。

（四）企業(yè)合同糾紛環(huán)節(jié)

合同糾紛環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要表現(xiàn)為：未及時向上級匯報合同糾紛和擬采取的措施；未及時有效阻止糾紛的擴(kuò)大化；糾紛過程中未充分收集對方違約的證據(jù)，使企業(yè)處于舉證不力的地位；未按合同規(guī)定追究對方違約責(zé)任等?？刂萍m紛環(huán)節(jié)風(fēng)險的主要辦法就是規(guī)定合同糾紛的處置辦法，建立專門負(fù)責(zé)合同糾紛處理的部門，一旦發(fā)生合同糾紛，可以及時調(diào)動糾紛處理專業(yè)團(tuán)隊，根據(jù)糾紛的情況進(jìn)行有效的處理和解決，并對存在的糾紛解決策略記錄在案，方便日后進(jìn)行信息的獲取。此外需明確各類成員在處置合同糾紛中的責(zé)任；擬采取的糾紛措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)，嚴(yán)禁經(jīng)辦人未經(jīng)授權(quán)就向?qū)Ψ接枰詫嵸|(zhì)性承諾。通過上述措施以降低合同糾紛風(fēng)險。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行合同內(nèi)部控制管理方面，需要以過程控制為導(dǎo)向進(jìn)行規(guī)范化的管理，做到內(nèi)部控制環(huán)環(huán)相扣，針對不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險提供不同的防范措施，不僅有效的降低了法律、運營、財務(wù)等風(fēng)險的存在，同時也加強(qiáng)了企業(yè)合同的內(nèi)部控制水平，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬穎.過程控制導(dǎo)向的企業(yè)合同內(nèi)部控制系統(tǒng)研究[J].會計研究，2011（09）：61-65+97.

[2]龐文雁，吳璇.基于過程導(dǎo)向的國際工程承包合同內(nèi)控機(jī)制設(shè)計[J].會計之友，2013（23）：95-97.

[3]王東曉，鄭妍.內(nèi)部控制視角下合同管理現(xiàn)狀調(diào)研與探究[J].經(jīng)濟(jì)師，2016（09）：54-55.

（作者單位：常州市同和紡織機(jī)械制造有限公司）endprint