淺談高校辦公室如何做好機(jī)要工作

吳巍

摘 要：高校的一切活動(dòng)都需要經(jīng)過高校辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)才可以有序進(jìn)行，可以說高校辦公室是高校運(yùn)行的神經(jīng)樞紐。辦公室工作的協(xié)調(diào)一致需要科學(xué)有效的方法來驅(qū)動(dòng)，同時(shí)辦公室事務(wù)的明確分工也是確保相關(guān)事宜有效進(jìn)行的重要前提。機(jī)要工作作為高校辦公室工作的重要組成部分，按時(shí)、準(zhǔn)確、高效的完成其對(duì)于高校正常有序發(fā)展有著極大的幫助作用。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；機(jī)要工作

1 高校辦公室機(jī)要工作的組成部分

高校機(jī)要工作主要包括：1.高校資料、文件、重要檔案等的管理；2.對(duì)高校重要事宜、重大決策以及相關(guān)政策的保密事宜；3.高校部門印章、資料介紹信等身份象征物件的管理；4.對(duì)以上文件、資料、物件的清理與保管工作。清理主要做文件、資料過期或是被替代時(shí)需要對(duì)原文件進(jìn)行清理，避免文件的外泄對(duì)高校的發(fā)展與資料關(guān)聯(lián)人帶來不必要影響。同時(shí)，定期清理能保證文件的有效性，減少過時(shí)、已失效文件對(duì)資料獲取人帶來的困擾。清理工作也應(yīng)該是隸屬于保管中的一個(gè)部分。進(jìn)行保管工作，便是保證相關(guān)資料安全、有效的保存在其應(yīng)該隸屬的地方。

2 科學(xué)有效的工作手段

2.1 以大局為重，加強(qiáng)服務(wù)精神

高校機(jī)要工作是立足于高校發(fā)展、決策執(zhí)行等能有序進(jìn)行的辦公室工作。其工作內(nèi)容直面高校最核心、最前沿的發(fā)展決策。同時(shí)，進(jìn)行機(jī)要工作也是一個(gè)繁雜、瑣碎的過程，就文件的保管清理來說，需要不斷的進(jìn)行最新的資料比對(duì)，文件篩選，在確定了資料的時(shí)效性已經(jīng)可以進(jìn)行清理時(shí)，還需要進(jìn)行備案、詢問上級(jí)管理。高校本身就是知識(shí)最前沿的陣地，創(chuàng)新進(jìn)步不斷。資料的更迭更是迅速，在如此的工作壞境中，必須要大局觀，明確自己所做的一切都是為了高校的發(fā)展，明確自己工作做高校發(fā)展中的重要作用。只有思想上進(jìn)步了，才能在工作時(shí)不短視。另一方面，機(jī)要資料會(huì)經(jīng)常被查閱、問詢，若沒有服務(wù)精神在不斷的提供服務(wù)的過程中會(huì)變得麻木，不利于工作也不利于自身的發(fā)展。要明確高校機(jī)要工作是著眼于高校發(fā)展，服務(wù)于高校建設(shè)。增加服務(wù)意識(shí)能提升在高校機(jī)要工作中獲得的滿足感。使得以一切都更加得心應(yīng)手。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化、制度化辦公

自古天地方圓，只有標(biāo)準(zhǔn)化、制度化才能更好的約束事務(wù)的發(fā)展方向。要明確標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立，并不是強(qiáng)加于任何人的韁繩。而是保證工作中公平、提升相關(guān)工作效率的重要手段。機(jī)要工作涉及高校發(fā)展的核心，標(biāo)準(zhǔn)化與制度化的工作方式顯得更加必要。簡(jiǎn)言之，高校作為各級(jí)教育院校中，教育制度最為寬松的環(huán)節(jié)。在這種輕松的學(xué)習(xí)氛圍中，不但使得學(xué)生對(duì)于自己的懈怠，也使得相關(guān)教育管理工作者變得慵懶。歷年來高校工作弊病不斷，就機(jī)工作而言，慵懶懈怠的工作態(tài)度與環(huán)境顯然會(huì)使得工作不到位、低效率，進(jìn)而影響到高校重要事務(wù)的進(jìn)行，最后使高校發(fā)展受到不必要的制約。就目前的高校工作而言，制度化與標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程顯得更加必要。機(jī)要工作的標(biāo)準(zhǔn)化與制度化，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：a、對(duì)于各級(jí)部門發(fā)送、回收、歸檔等的文件件資料要做到，接手即登記、登記即上報(bào)，保證有關(guān)資料在最短的時(shí)間內(nèi)完成錄入并且送到相關(guān)人員手中。b、對(duì)于需要被查閱的文件，要嚴(yán)格按照規(guī)定流程執(zhí)行，無權(quán)限、少流程的拒絕進(jìn)行查閱，不能憑人情辦事而丟失了章程。同時(shí)查閱要做好簽字、登記，對(duì)于所查閱資料做到有據(jù)可查，便于日后鑒定文件去向。c、嚴(yán)格做好保密工作，機(jī)要工作往往涉及有關(guān)部門的決策安排、院校的重大的發(fā)展事項(xiàng)等。沒有做好保密工作，被有心之人，竊取相關(guān)資料將帶來不可想象的后果。要做到工作之中做好本分，只有需要進(jìn)行翻閱的文件、資料才能查閱，否則不該看的堅(jiān)決不能看。工作之外不得談?wù)撚嘘P(guān)工作的任何可能涉及工作情況的內(nèi)容。正真做到公私分明。

2.3 從小處入手做大事

如機(jī)要工作中的文件、資料一般，其所述內(nèi)容都是著眼實(shí)際有據(jù)可詢。同時(shí)不斷涉及到有關(guān)部門的重要指示還是高校的發(fā)展都是一步一步有計(jì)劃有先后的從小格局到大發(fā)展的。 在進(jìn)行機(jī)要工作時(shí)，也應(yīng)該如相關(guān)政策方針、發(fā)展規(guī)劃一般，從小事入手，逐步推進(jìn)，直至完成所有工作。要明確機(jī)要工作的每一個(gè)部分都有著其重要意義，如：文件的歸檔，不只是為了將文件進(jìn)行保存，進(jìn)行文件的歸檔需要對(duì)文件的性質(zhì)表征、基本內(nèi)容進(jìn)行登記，同時(shí)表述其來源。這樣簡(jiǎn)單的一個(gè)登記流程就能更好的指導(dǎo)進(jìn)行的相關(guān)查閱工作。若是發(fā)現(xiàn)文件存在什么紕漏與缺失也能與上級(jí)移交部門及時(shí)取得聯(lián)系，明確職責(zé)、及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)。高校機(jī)要工作本身的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該是機(jī)要工作來進(jìn)行。只有立足了點(diǎn)，才能畫好機(jī)要工作的每個(gè)方面。同時(shí)，機(jī)要工作的小處并不小，它都是整個(gè)大局的支點(diǎn)，由小及大與有大局觀相得益彰。

2.4 積極創(chuàng)新，謹(jǐn)小慎微不是拘泥一格

21世紀(jì)是創(chuàng)新的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，各種新興產(chǎn)業(yè)鏈的興起。無時(shí)無刻不在向我們昭示著，這有創(chuàng)新才能適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的發(fā)展。高校最為優(yōu)秀人才的教育基地，同時(shí)也是中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)主力軍的學(xué)習(xí)基地。時(shí)刻爆發(fā)著時(shí)代人物的奇思妙想，那么高校工作是否也需要隨著時(shí)代創(chuàng)新的腳本而積極變化呢？答案是肯定的，只有不斷的創(chuàng)新才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，我們的老祖宗已經(jīng)告訴我們落后就會(huì)挨打。高校機(jī)要工作只有不斷的創(chuàng)新發(fā)展才能適應(yīng)不斷進(jìn)行的發(fā)展需求。前文所述機(jī)要工作要從小處入手，要按標(biāo)準(zhǔn)行事。但不是要求機(jī)要工作人員與車線木偶一般一板一眼的執(zhí)行，畢竟人不是機(jī)器。我們可以在相關(guān)環(huán)境中進(jìn)行優(yōu)化，以不一樣的手段的來完成同樣的標(biāo)準(zhǔn)化步驟，只要符合標(biāo)準(zhǔn)，其中增加的趣聞性或者其他能夠提升工作熱情與工作效率的元素都是一種創(chuàng)新。提起創(chuàng)新，就不得不提及創(chuàng)新的必要條件：豐富的見聞與大量的相關(guān)知識(shí)，獲取的途徑便是不斷的學(xué)習(xí)與思考。其實(shí)回過頭來不難發(fā)，學(xué)習(xí)是推動(dòng)時(shí)代進(jìn)行的必然驅(qū)動(dòng)力。及此，有一個(gè)問題值得我們深思，高校辦公人員流動(dòng)性差。即：缺少崗位競(jìng)爭(zhēng)力，導(dǎo)致了一大部分的高校工作者，并沒有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，表現(xiàn)在工作上便于缺少創(chuàng)新、過于死板。這不利于高校機(jī)要工作的發(fā)展進(jìn)步，也不符合高校發(fā)展的基本需求。明確創(chuàng)新是進(jìn)行的推動(dòng)力，學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的必然基礎(chǔ)，才能取得更好的發(fā)展。

2.5 與時(shí)俱進(jìn)，成事需利器

只有好的工具才能幫助我們事半功倍，在高校機(jī)要工作上也同樣適用。使用紙質(zhì)記錄與電腦錄入的效果在查詢與登記時(shí)都有極大差別。當(dāng)然電子產(chǎn)品雖然在很多方面都有著更加優(yōu)越的表現(xiàn)，但是充分的最好故障預(yù)警是非常有必要的。紙質(zhì)保存與電子檔案相結(jié)合才是最合適的做法。對(duì)于需要面對(duì)大量人群、保密級(jí)別相對(duì)較低、查詢需求更高的材料使用電子文檔系統(tǒng)，可以同時(shí)提供給大量用戶進(jìn)行查閱，節(jié)省了時(shí)間也提升了效率。而對(duì)于機(jī)密文件，紙質(zhì)形式保存無疑在最大的程度上能避免文件的外泄。綜上所述，新興產(chǎn)品的興起能很好的幫助我們完成需要批量處理的繁雜工作。給需要進(jìn)行一對(duì)一高精度的工作提供了更多的時(shí)間，也能減少重復(fù)工作帶來的煩躁情緒。如何正確認(rèn)識(shí)、用好利器無疑是我們更加需要關(guān)注的方面。只有與時(shí)俱進(jìn)才能更好的幫助我們玩成這一系列的工作。

3 結(jié)論

只有從小事著手、從小微之處干起，不厭其煩、充分領(lǐng)悟服務(wù)精神才能把握住機(jī)要工作的方向、窺見機(jī)要工作的大局。轉(zhuǎn)眼大局觀、才能在工作中更好的完成機(jī)要工作的每一個(gè)部分。同時(shí)隨著時(shí)代的不斷進(jìn)行、不斷學(xué)習(xí)、積極創(chuàng)新以及學(xué)習(xí)使用新興事物才能保證不斷提升高校辦公室機(jī)要工作的質(zhì)量。

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