檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析

李陽+姜慶玲

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)當(dāng)下各行各業(yè)都利用先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。檔案管理是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，檔案的管理關(guān)乎著公司的發(fā)展，只有將檔案管理工作做好，才能保證需要的時候能夠?qū)n案調(diào)出來使用。信息化檔案管理可以將檔案資料進(jìn)行長期的保存，并且不會出現(xiàn)損壞丟失的情況，信息化的檔案管理方式還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的融合與共享。雖然現(xiàn)當(dāng)下有很多的企業(yè)已經(jīng)開始使用信息化檔案管理模式，但是在實際工作中還是存在一系列的問題。下文將進(jìn)行詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化建設(shè)指的是將現(xiàn)有的檔案管理手段與當(dāng)下的計算機(jī)信息化技術(shù)相結(jié)合建設(shè)成一套完善的檔案管理系統(tǒng)，工作人員可以通過信息化管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行搜索、編輯、保存及錄入數(shù)據(jù)等。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，更加的方便，并且容易操作。不僅減少了工作人員的工作量，提高了工作效率，而且檔案資料信息化可以減少相關(guān)單位因為保存檔案而花費的成本，大大提高了檔案保存時限。摒棄了使用紙質(zhì)來保存資料出現(xiàn)問題的種種情況，使檔案管理工作又上升了一個臺階。

1 當(dāng)下使用信息化方式管理檔案存在的問題

1.1 數(shù)據(jù)具有異構(gòu)性

檔案信息化管理系統(tǒng)接收的是從不同的單位、不同的網(wǎng)絡(luò)傳送送過來的數(shù)據(jù)，所以數(shù)據(jù)存在較大的異構(gòu)性。這樣就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的來源、文件屬性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、文件格式都存在較大的差異，在找文獻(xiàn)的時候，如果忽略文件的異構(gòu)性，或是尋找的文件在存儲路徑、保存格式等各個方面不符合要求，很可能會對工作造成影響。這種情況下，就會增加工作人員的工作負(fù)擔(dān)，不利于工作的順利展開。同時對于文件管理系統(tǒng)的建設(shè)要考慮文件的異構(gòu)性，否則容易導(dǎo)致系統(tǒng)在輸入或?qū)С鰰r出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂，從而引起檢索范圍或?qū)ο蟛痪哂锌刹僮餍浴?/p>

1.2 現(xiàn)當(dāng)下的檔案信息化管理具有高度的分散性

由于不同的單位發(fā)到檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會出現(xiàn)相同的情況，所以在利用目錄功能進(jìn)行搜索的時候，可能會出現(xiàn)很多相同名字的文件。如財務(wù)報表這一項，某個單位的下屬單位中都有財務(wù)報表這一項，除了總部，還有很多分支機(jī)構(gòu)有這樣一項，在檔案信息管理系統(tǒng)接受信息的時候，就會導(dǎo)致信息既分散又重復(fù)的情況發(fā)生。若是工作人員想要在這些文件里面找出來那行有用的信息進(jìn)行分享，就會面臨大量的篩選信息和數(shù)據(jù)的工作。不僅浪費了工作人員在篩選時候的時間，而且不能夠保證分享出來的數(shù)據(jù)的有效性。

1.3 管理制度的落后

檔案管理信息化系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于，工作人員可以利用計算機(jī)技術(shù)，在最短的時間內(nèi)搜索出來最想要的信息，現(xiàn)在的檔案資料都是以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行管理和存儲的。正是由于檔案管理的工作越來越便捷，所以更需要完善的管理系統(tǒng)，制定科學(xué)合理的管理制度，有效的對工作人員和系統(tǒng)進(jìn)行管理。隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的不斷完善，工作人員的操作變得越來越簡單，可能之前一天的工作量只需要幾個小時就完成了，所以很多工作人員會出現(xiàn)偷懶的僥幸心理，導(dǎo)致信息不能被及時的錄入與管理，這就會嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)使用的時間。由于沒有對工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，有些數(shù)據(jù)甚至都沒有被錄入，在后期想要找或者使用數(shù)據(jù)的時候就會出現(xiàn)一系列的問題。

2 檔案管理信息化系統(tǒng)的措施

2.1 建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)

雖然檔案管理變得越來越信息化，但是如果沒有完善的信息化系統(tǒng)，還是不能起到應(yīng)有的作用，通常情況下，檔案管理信息系統(tǒng)會分為企業(yè)內(nèi)部具有較高嚴(yán)密性的檔案，和對外提供服務(wù)的公眾平臺，方便工作人員查閱。另外可以通過計算機(jī)信息技術(shù)，將具有檔案管理功能的網(wǎng)站設(shè)置成兩個功能項，一個用來存放企業(yè)內(nèi)部的文檔信息，另一個為檔案的應(yīng)用進(jìn)行宣傳，但是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行這種服務(wù)的時候，技術(shù)人員一定要保證好網(wǎng)絡(luò)的安全性。

2.2 計算機(jī)技術(shù)科學(xué)合理的融入到檔案管理工作中

檔案管理部門的工作人員要求必須是會一定的電腦知識的人，通常情況下，檔案管理部門對接收過來的文件內(nèi)容進(jìn)行檢查和審核，保證所有已經(jīng)保存的文件和文檔都是符合公司規(guī)定的，并且針對其不同的內(nèi)容與要求進(jìn)行相應(yīng)的整理和分類，這個時候就需要用計算機(jī)信息技術(shù)來快速高效的完成工作。其具體的工作過程是接收符合要求的有效的電子文件，對電子文件的處理、整理，最后將最有價值的文件進(jìn)行保存。并且在相應(yīng)的工作需要之下，檔案的價值能夠?qū)崿F(xiàn)自身的價值。

2.3 歸檔過的電子文件也要進(jìn)行相應(yīng)的管理

電子文件歸檔指的是，檔案管理工作人員在對檔案進(jìn)行審核和保存的時候，需要對其記使用價值分類和保存。工作人員需要用計算機(jī)技術(shù)將保存好的文檔設(shè)置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數(shù)據(jù)的原始性。用電子信息技術(shù)保存文檔，避免了保存紙質(zhì)文檔時候出現(xiàn)的問題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術(shù)與檔案管理的工作結(jié)合，并且保證每隔一段時間就要對檔案信息進(jìn)行復(fù)制并且上傳到云盤中。這樣就能保證在發(fā)生設(shè)備發(fā)生設(shè)備損壞的情況下，不會將數(shù)據(jù)丟失。并且云盤中的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行更好的共享和保存。

3 提高檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

3.1 提高電子文件歸檔管理的信息化水平

很多時候檔案管理部門所接收到的信息是零散的資料，并不是符合標(biāo)準(zhǔn)的文件，所以工作人員需要利用一定的計算機(jī)技術(shù)，將收集過來的資料如圖像、視頻等轉(zhuǎn)換成能夠保存的文件形式。并且針對其不同的使用價值，要對其進(jìn)行相應(yīng)的鑒定來確定保存量的大小與完整性。檔案管理工作人員在進(jìn)行工作的時候一定要制定科學(xué)合理的操作流程與管理制度，將檔案管理工作規(guī)范化、流程化。

3.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的工作雖然是特別簡單的工作，但就是因為其簡單，很多的工作人員會偷懶，對待工作的責(zé)任心不足，為避免這種情況發(fā)生，企業(yè)要不定期的給檔案管理工作人員安排相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，不僅要注重技術(shù)理論知識的培訓(xùn)，而且要加強(qiáng)工作人員的思想層次的培訓(xùn)，這樣工作人員才能擁有一個積極的工作態(tài)度，從而提高工作效率。想要更好的做好檔案信息化管理工作，員工自身也要不斷的進(jìn)步，需要不斷的去學(xué)習(xí)，盡最大的努力去提高自身的綜合素質(zhì)，對待管理工作應(yīng)該不斷的推陳出新。企業(yè)可以為相關(guān)工作人員制定完善的獎懲制度，如表現(xiàn)優(yōu)秀的員工可以多發(fā)獎金，犯錯的員工也要給予大力的懲罰制度，這樣不僅可以讓員工提高責(zé)任心，而且保證了工作人員工作時候的嚴(yán)謹(jǐn)性。相信在檔案管理信息化系統(tǒng)不斷的普及，會有越來越多的企業(yè)利用這種方法改變傳統(tǒng)的管理模式，幫助企業(yè)在檔案管理工作中更上一層樓。

4 結(jié)束語

信息化檔案管理不僅能夠提高管理工作的水平，而且提高了員工的工作效率，想要更好的完善檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)就需要不斷的引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，并且要不斷的強(qiáng)化工作人員的管理能力，定期的給企業(yè)員工進(jìn)行檔案信息化管理的培訓(xùn)，保證員工能夠在保證落實檔案管理工作的同時，不斷的創(chuàng)造新型的檔案信息化建設(shè)的方案。檔案是一個公司最重要的信息，所以完善的檔案管理系統(tǒng)不僅可以提高企業(yè)的收益，還保證了企業(yè)的信息安全性。

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