淺談企業(yè)檔案管理發(fā)展帶來的經(jīng)濟(jì)效益

摘 要：本文從企業(yè)的工作宗旨、經(jīng)濟(jì)效益、創(chuàng)新發(fā)展等方面，論述在日常工作中檔案的形成、積累，并按要求分類整理、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來的經(jīng)濟(jì)效益。檔案人的責(zé)任心、細(xì)心、耐心及領(lǐng)導(dǎo)的重視也是必不可少的。

關(guān)鍵詞：工作宗旨；經(jīng)濟(jì)效益；創(chuàng)新發(fā)展

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，同時(shí)也是企業(yè)文化的重要部分。企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。企業(yè)應(yīng)注重日常工作中各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

1 提高對(duì)檔案工作宗旨的認(rèn)識(shí)

1.1 優(yōu)秀的歷史文化帶給我對(duì)檔案工作的深刻啟示

檔案資源以它的真實(shí)性、權(quán)威性及嚴(yán)肅性的品格特點(diǎn)，積淀和貯存了豐厚的知識(shí)量、信息量，是其他資源不可替代的，我們的檔案工作就是要以職業(yè)史家的理念，捍衛(wèi)檔案資源的真實(shí)性、權(quán)威性和嚴(yán)肅性。在具體操作上，力求資源的完整性、完好性以及資源體系的全面性，進(jìn)而達(dá)到科學(xué)排列，形成系統(tǒng)，釋放檔案資源的信息量和知識(shí)量，為社會(huì)、為企業(yè)、為檔案事業(yè)的騰飛做好服務(wù)。

1.2 檔案的工作宗旨，是促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的基石

2018 年是我從事檔案工作的第7個(gè)年頭，我很激動(dòng)，也很驕傲。7年來，查檔利用工作使我變成了一個(gè)平心靜氣、耐心細(xì)致、喜歡鉆研業(yè)務(wù)的檔案人，我感謝這個(gè)崗位，真心喜歡和珍惜這份工作。7年讓我深深體會(huì)到，做好檔案利用服務(wù)，除了掌握業(yè)務(wù)知識(shí)個(gè)人必須做到“三心”，即責(zé)任心、細(xì)心、耐心。

責(zé)任心是基礎(chǔ)。能夠從事自己喜歡的工作，本身就是件幸福的事，同時(shí)，我也知道自己所承擔(dān)的責(zé)任。記得第一次走進(jìn)庫(kù)房，看到一排排整整齊齊排列的檔案，手指觸摸上去，像在與歷史握手，一種自豪感油然而生。檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作。隨著業(yè)務(wù)工作的不斷發(fā)展與擴(kuò)大，查檔利用者越來越多，范圍越來越廣，檔案利用率也越來越高，這就促使我對(duì)庫(kù)房檔案的熟悉程度要相應(yīng)提高，利用工作也就由以前的被動(dòng)提供向主動(dòng)開發(fā)快速轉(zhuǎn)變。所以，沒有高度的責(zé)任心是做不好檔案利用工作的。

細(xì)心是關(guān)鍵。在查檔利用工作中，查檔服務(wù)的每一個(gè)對(duì)象都是獨(dú)立的，要滿足每一位查檔者的要求，細(xì)心尤其重要。在工作中，經(jīng)常遇到不同需求的人同時(shí)查閱的情況，有時(shí)一天接待 20 多人次。利用需求不同、各自所需檔案材料并不是一目了然等諸多因素，都給檔案提供帶來了難度，這就要求我反應(yīng)夠快，心夠細(xì)，才能找到查檔者所需檔案材料。

耐心是保障。這一點(diǎn)，在為內(nèi)退人員查檔提供服務(wù)時(shí)體會(huì)最深。我公司一名退休員工，由于自己高級(jí)經(jīng)濟(jì)師的資格證找不到，影響了退休工資的級(jí)別鑒定，這就意味著辛辛苦苦工作半輩子拿不到應(yīng)有的工資，其心情可想而知。每遇到這類事件，我都要翻閱大量文書檔案，耐心地尋找與查檔者本人相關(guān)的一切信息，盡量幫其將工作經(jīng)歷接齊、接全，有時(shí)要到檔案室爬上爬下十幾個(gè)來回，甚至幾個(gè)小時(shí)或幾天要為一個(gè)查檔者重復(fù)做同樣的工作。因此，沒有耐心是做不好檔案利用服務(wù)工作的，耐心是讓查檔者滿意的最基本的保證。

7年是我從事檔案工作的一個(gè)小結(jié)，責(zé)任心、細(xì)心和耐心是我從事查檔利用工作的體會(huì)，讓“三心”成為我性格的一部分，為了我們新長(zhǎng)寧檔案事業(yè)的騰飛，一如既往，做一個(gè)踏實(shí)的檔案人。

2 使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

2.1 保障信訪矛盾的化解，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定

檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。新長(zhǎng)寧是一家以房產(chǎn)開發(fā)為主的企業(yè)，并肩負(fù)著長(zhǎng)寧區(qū)1千2百萬平方米新舊小區(qū)、商務(wù)樓等的物業(yè)管理。完善的基建檔案為各個(gè)樓盤的維修、改造提供了有力保障。

檔案還尤其體現(xiàn)在城市舊區(qū)改造、動(dòng)遷安置過程中，不時(shí)有信訪人對(duì)歷年的動(dòng)遷工作提出各種質(zhì)疑。我們的檔案室保存有系統(tǒng)、完整的檔案材料，才能全面、真實(shí)、客觀地反映了動(dòng)遷過程的實(shí)際情況。

例如：原長(zhǎng)寧路902弄41支弄28號(hào)戴某等戶，動(dòng)遷前析產(chǎn)分戶6本產(chǎn)權(quán)證，1997年實(shí)施動(dòng)遷，因雙方長(zhǎng)期協(xié)商不成，長(zhǎng)房局作出拆遷裁決。1999年至2001年期間，經(jīng)區(qū)化解辦協(xié)調(diào)，5戶改為貨幣安置并領(lǐng)取了安置款和各類補(bǔ)貼，1戶調(diào)整了房子并辦理了進(jìn)戶手續(xù)，至此，化解結(jié)束。未料到2003年，當(dāng)事人又到區(qū)信訪辦尋釁鬧事，妄稱沒化解，矢口否定化解情節(jié)，我們忙不迭尋找充分的證據(jù)回應(yīng)無端的指責(zé)，歷時(shí)2天杳無音訊，情急之下，終于在檔案室查到完整的材料，提供給區(qū)信訪辦，徹底否定了戴家提出的無端要求，揭穿了否定化解的謊言。如若沒有檔案材料的支撐，戴家5戶至少5間一室一廳價(jià)值至少500萬元的資產(chǎn)將付之東流。

2.2 完善的企業(yè)檔案可節(jié)省大量的資金

近些年稅務(wù)部門深入貫徹《國(guó)務(wù)院關(guān)于堅(jiān)決遏制部分城市房?jī)r(jià)過快上漲的通知》的精神，進(jìn)一步加強(qiáng)土地增值稅清算，強(qiáng)化稅收調(diào)節(jié)作用。我公司開發(fā)的項(xiàng)目也陸續(xù)開展了土地增值稅清算工作，有遇到開發(fā)時(shí)間比較久的項(xiàng)目，也涉及最近幾年開發(fā)的項(xiàng)目。在向稅務(wù)部門報(bào)送大量項(xiàng)目資料時(shí)，就需要企業(yè)的檔案部門來配合財(cái)務(wù)部門來完成稅款申報(bào)任務(wù)。例如：土地增值稅是2001年開始的，馬賽花園和仙霞路888項(xiàng)目的銷售時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，但大部分都是在01年之前銷售的，檔案室調(diào)取當(dāng)時(shí)的銷售檔案匯總了成清冊(cè)，并同其他相關(guān)資料向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)了免稅認(rèn)定，使企業(yè)稅款得以減免。對(duì)于最近十年內(nèi)開發(fā)的項(xiàng)目，稅務(wù)局與企業(yè)在某些方面理解上也存在爭(zhēng)議，比如新時(shí)空的社會(huì)停車庫(kù)。企業(yè)認(rèn)為社會(huì)停車庫(kù)主要是為緩解周邊停車而建，且產(chǎn)權(quán)屬于全體業(yè)主，應(yīng)當(dāng)將其視為公共配套設(shè)施，其建造費(fèi)用按公共配套設(shè)施費(fèi)的有關(guān)規(guī)定在稅前進(jìn)行扣除。稅務(wù)局一開始不認(rèn)同我們的做法，直到從檔案室調(diào)取了民防辦出具的證明和交易中心的說明，才最終同意社會(huì)停車庫(kù)的建造費(fèi)用在稅前先行扣除，為企業(yè)節(jié)省了千萬元的稅負(fù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障。endprint

2.3 提升檔案服務(wù)，助力社會(huì)與企業(yè)的發(fā)展

現(xiàn)在有很多家庭申請(qǐng)廉租房和經(jīng)濟(jì)適用房，這就需要提供以前的房屋資料和拆遷協(xié)議。特別這幾年，我們每年要接待上百戶家庭來查找資料。還有很多租賃房要改為產(chǎn)權(quán)的過程中，很多人以前動(dòng)遷時(shí)付過超分面積款，因?yàn)橄喔魰r(shí)間太久發(fā)票已經(jīng)遺失，我們還要從一二十年前的憑證中找出當(dāng)時(shí)的發(fā)票，如果沒有當(dāng)時(shí)的發(fā)票，居民現(xiàn)在就必須多付好幾萬。按規(guī)定超過十五年以上的憑證都可以銷毀，但是我們很多涉及到動(dòng)遷、買賣的憑證等資料都細(xì)心保管，當(dāng)居民那連聲的謝謝一次次證明了檔案的重要性，檔案工作為居民提供了實(shí)實(shí)在在地服務(wù)。

3 跟隨企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新管理模式

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)的管理體制、運(yùn)行機(jī)制為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求不斷發(fā)生著變化。企業(yè)經(jīng)歷了改制集團(tuán)化的轉(zhuǎn)變，企業(yè)的管理模式也從傳統(tǒng)到現(xiàn)代進(jìn)行過渡。企業(yè)檔案工作作為支撐企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著企業(yè)的不斷變革與發(fā)展，如此大型的企業(yè)如何在一次次變革中使檔案做到不流失，光靠幾個(gè)人是不能完成的。

企業(yè)的檔案工作是應(yīng)該是一個(gè)全員參與的綜合性管理工作，所有檔案制度制定之后需要各部門分別貫徹實(shí)施。在此過程中，我們需要發(fā)揮每個(gè)部門、每個(gè)人的力量，才能將檔案制度及工作方法深入到每個(gè)日常工作中去，細(xì)化到文件形成及利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣才能把檔案工作從基礎(chǔ)做實(shí)、做好。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)體系建設(shè)

為了規(guī)范公司檔案管理，我們專門建立了自己的檔案管理工作體系。首先是領(lǐng)導(dǎo)體系，我們建立了檔案工作三層次的領(lǐng)導(dǎo)：一是公司級(jí)設(shè)立分管領(lǐng)導(dǎo)，二是檔案部門負(fù)責(zé)人，三是各部門和基層單位分管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與決策，對(duì)檔案工作的開展起著決定性的作用，因此領(lǐng)導(dǎo)體系的建設(shè)為企業(yè)檔案工作的開展提供了有力保障。

3.2 檔案人員配備

由于企業(yè)檔案工作涉及到日常工作的方方面面，因此檔案工作的開展還需要各部門及下屬單位兼職檔案人員的配合。為此我們建立了兼職檔案人員體系，負(fù)責(zé)日常本單位或部門檔案的收集、整理、移交工作。兼職檔案人員體系的建立為保證了文件的形成至檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位，為企業(yè)檔案工作的開展提供了人員保障。

3.3 工作體系建設(shè)

有了完善的組織體系，還需要有系統(tǒng)嚴(yán)密的工作體系，企業(yè)的檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，目前我公司實(shí)行的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的檔案管理模式。檔案管理部門負(fù)責(zé)公司主要核心檔案的保管與利用工作，對(duì)于下屬單位我們實(shí)行二級(jí)管理。檔案管理部門作為業(yè)務(wù)管理部門，定期對(duì)下屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)與考核。

參考文獻(xiàn)

[1]丁曉虹.關(guān)于新時(shí)期企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)探討《檔案學(xué)研究》2013（7）

[2]張麗.淺議企業(yè)檔案管理《檔案學(xué)研究》2013（7）

[3]曹婷婷.檔案工作創(chuàng)新、加速企業(yè)發(fā)展《檔案學(xué)研究》2017（2）

作者簡(jiǎn)介

沈燕萍（1981-），女，漢，上海市，檔案員，本科，上海瑞創(chuàng)物業(yè)管理有限公司，研究方向：企業(yè)檔案管理。endprint