淺談工程項(xiàng)目檔案管理

劉晶

摘 要：眾所周知，工程項(xiàng)目檔案可清晰明了的體現(xiàn)出施工籌建---施工過程---竣工驗(yàn)收這三個(gè)重要環(huán)節(jié)。它是工程建設(shè)的原始真實(shí)記錄，對(duì)工程建設(shè)初期、中期、后期有著至關(guān)重要的作用，本文將做詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案管理；問題；建議

1 工程項(xiàng)目檔案管理的概述及根據(jù)

工程項(xiàng)目檔案屬于根據(jù)國標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般的要求》（GB/T11822-2008）要求，檔案相關(guān)文件《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)【2010】382號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)<廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法>的通知》（粵交辦【2012】406號(hào)）等各級(jí)有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定作為參照，結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況為體現(xiàn)各個(gè)重要的環(huán)節(jié)而對(duì)應(yīng)形成的有根據(jù)、有追溯的佐證材料。

2 工程項(xiàng)目檔案的組成部分

工程項(xiàng)目檔案主要的工作是由建設(shè)—監(jiān)理—施工三個(gè)單位組合辦公經(jīng)由建設(shè)單位統(tǒng)一管理的模式。根據(jù)上級(jí)主管單位下發(fā)的關(guān)于檔案的要求及文件等按不同類別進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、組卷。它是建設(shè)工程不可忽略的重要組成部分。

2.1 建設(shè)單位

立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)文件、工程管理、竣工、科研，此六大類文件均所屬建設(shè)單位檔案室對(duì)其負(fù)責(zé)收集、分類、整理、組卷等工作。此六大類在工程項(xiàng)目開始建設(shè)前就已經(jīng)在組織形成了，從建設(shè)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)和具體施工的實(shí)施再到項(xiàng)目的預(yù)算、設(shè)計(jì)招投標(biāo)、現(xiàn)場勘查等等都是施工進(jìn)程里不可分割的組合。另建設(shè)初期到竣工驗(yàn)收以至營運(yùn)后的所有形成的檔案不論是何單位負(fù)責(zé)組卷都統(tǒng)一在驗(yàn)收后移交至建設(shè)單位進(jìn)行管理。

2.2 監(jiān)理單位

監(jiān)理文件是監(jiān)理單位在監(jiān)管施工的過程中所產(chǎn)生的。這類檔案包含了施工過程監(jiān)督管理、施工原材檢測、質(zhì)量抽樣檢測等。工程的質(zhì)量把控除了要靠施工單位的專業(yè)與自覺還與監(jiān)理單位的有力監(jiān)管和指導(dǎo)密不可分。

2.3 施工單位

施工文件是在施工過程中事無巨細(xì)的累計(jì)所產(chǎn)生的。這類包含了施工申報(bào)、工程質(zhì)量控制、施工技術(shù)及要求、施工流程及工序、檢測達(dá)標(biāo)狀況等一系列施工項(xiàng)目而形成的系統(tǒng)的連續(xù)的重要檔案。

3 工程項(xiàng)目檔案的重要性

最初的工程項(xiàng)目檔案就只有淺表的記錄不夠具體，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，上到政府機(jī)關(guān)下到平明百姓都必須將檔案作為前行的媒介來推動(dòng)其發(fā)展。而工程項(xiàng)目的檔案也就有了更高更嚴(yán)格的定義和要求，為使其更具有適用性、耐久性、安全可靠性、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)性和環(huán)境協(xié)調(diào)性國家有了針對(duì)的法律、法規(guī)、施工技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等。按照這些要求工程的質(zhì)量有個(gè)一個(gè)衡量的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案恰巧是全方位印證高標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵所在。一個(gè)項(xiàng)目不僅僅是看它成型后的宏偉壯觀，還要抓其過程施工的每個(gè)環(huán)節(jié)，我們才知道此項(xiàng)目是不是合格的、安全的。工程質(zhì)量把控主要靠人、機(jī)械、材料、技術(shù)、環(huán)境等諸多因素，而能直觀體現(xiàn)出這一切豐富全面的就只有檔案，而在我國工程項(xiàng)目質(zhì)量出現(xiàn)問題而造成了人員傷亡的事件已屢見不鮮，造就了這一切不合格安全隱患工程的主要原因有偷工減料、政績，獻(xiàn)禮違反基建、趕工工程等情況。最令人發(fā)指的是在事發(fā)后卻找不到一套完整、系統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案，主體工程的質(zhì)量無從查找施工流程和根據(jù)，這是工程項(xiàng)目的悲哀。而現(xiàn)在國家已經(jīng)將檔案作為工程項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)之一，如果沒有完整、系統(tǒng)的檔案不允許對(duì)其工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。所以檔案是工程項(xiàng)目的關(guān)鍵。

4 工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)存問題

雖然對(duì)于檔案已經(jīng)有了很多的規(guī)范和明確的要求。可是在人員組織管理、檔案工作技術(shù)等都存在著很明顯的諸多問題。為使現(xiàn)場質(zhì)檢資料更貼合實(shí)際，與現(xiàn)場各環(huán)節(jié)同步、齊全、完整。但即便是這樣在其形成過程中也出現(xiàn)了不少問題：

4.1 參建單位檔案組織機(jī)構(gòu)人員對(duì)檔案工作從上至下意識(shí)薄弱重視不足

對(duì)于質(zhì)檢資料大多數(shù)參建單位在認(rèn)識(shí)中缺乏一種主動(dòng)意識(shí)，認(rèn)為只要保證好有資料可以提供給中期計(jì)量支付即可，卻忽略了它是屬于工程建設(shè)過程的詳細(xì)記錄必須與工程同步整理、收集，作為工程合格的一個(gè)重要依據(jù)。再加上單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視、不過問、不管理等情況。正因如此在竣工時(shí)就會(huì)出現(xiàn)很多質(zhì)檢資料收集混亂、丟失、缺漏等現(xiàn)象。這將會(huì)在現(xiàn)場已施工完畢后進(jìn)行投入內(nèi)業(yè)檔案工作上的大面積整改，拖長了驗(yàn)收時(shí)間加大了工程成本。

4.2 參建單位人員配備不足、不穩(wěn)定性、專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)、無計(jì)劃蠻干

各單位的檔案人員配備并不能滿足日常的檔案工作需求，而且出現(xiàn)因各種原由檔案人員更換頻繁不穩(wěn)定的情況，這就不難解釋為何檔案出現(xiàn)五花八門的狀況了。檔案工作是系統(tǒng)的繁瑣的環(huán)環(huán)相扣的如果一個(gè)不具專業(yè)技術(shù)的人來處理檔案工作，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)惡性的死循環(huán)中永遠(yuǎn)找不到解脫出來的方法。所以我們一直強(qiáng)調(diào)檔案人員的專業(yè)性。有些檔案人員獨(dú)立思考，辯證能力強(qiáng)，可是這并不是一個(gè)人一個(gè)部門可以做得好的，所以檔案人員對(duì)檔案工作應(yīng)懂得合理分配、計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)等各方面的能力，細(xì)心的、有計(jì)劃的去完成每一項(xiàng)檔案的收集。專業(yè)的檔案員在進(jìn)場時(shí)已經(jīng)在盤算，過程形成就已按照竣工檔案的標(biāo)準(zhǔn)去處理檔案工作了。

4.3 監(jiān)理單位監(jiān)督力度不夠、監(jiān)管方法不到位

多數(shù)的監(jiān)理單位對(duì)于怎么監(jiān)管施工單位都有著自己的看法和要求。每每談到他們監(jiān)理職責(zé)都滾瓜爛熟、能說會(huì)道、長篇大論、侃侃而談，可是真正將這些書面的理論放置實(shí)踐來管理實(shí)效卻總是不盡人意。監(jiān)理單位的專職檔案員的工作相當(dāng)復(fù)雜不僅僅要監(jiān)管施工單位檔案，并且要組織管理好自己單位的檔案，所以監(jiān)管力度要把握好，方法也要制定對(duì)。把每一項(xiàng)關(guān)于檔案的點(diǎn)和面都計(jì)算好。對(duì)自己單位所收集的類別清楚了解。制定好每個(gè)駐地監(jiān)理抽檢資料的移交時(shí)間，對(duì)收集的資料進(jìn)行內(nèi)容審核，確保每一個(gè)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)。對(duì)施工單位檢查時(shí)應(yīng)先將上次檢查出現(xiàn)的問題進(jìn)行核查，再結(jié)合現(xiàn)場施工進(jìn)行檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確等細(xì)致查閱。不能光查問題不解決問題，如遇到問題突出且影響大的不僅要及時(shí)講解令其修正，并應(yīng)組織所轄施工單位進(jìn)行學(xué)習(xí)了解。

4.4 參建單位沒有預(yù)立卷的概念

我們在檢查過程中查看到有的參建單位案卷七零八散資料亂堆亂放的情況，為何會(huì)出現(xiàn)這樣的情況就是參建單位沒有一個(gè)預(yù)立卷的概念。我們前面說到檔案人員必須具有專業(yè)性，在專業(yè)的檔案員進(jìn)場的第一時(shí)間就會(huì)對(duì)應(yīng)圖紙協(xié)助好工程師完成單位、分部、分項(xiàng)的劃分，并可根據(jù)此兩樣按照建設(shè)單位下發(fā)的管理辦法制定好預(yù)立卷，在資料形成的過程當(dāng)中就已經(jīng)在添磚加瓦的將形成的資料往預(yù)立卷里組卷、歸檔。這樣更貼合內(nèi)外業(yè)同步并大大的縮減了竣工檔案形成的時(shí)間，給工程驗(yàn)收一個(gè)完美結(jié)尾。

5 檔案工作的建議

社會(huì)一直在以極速前行，如今已經(jīng)是大數(shù)據(jù)時(shí)代。幾千年前有誰會(huì)想到現(xiàn)如今的一切，連戰(zhàn)爭都已經(jīng)是數(shù)字化，遙看我們身邊的一切都已經(jīng)是數(shù)字信息更何況檔案。過硬的專業(yè)知識(shí)如還能掌握相關(guān)的信息化系統(tǒng)是專業(yè)檔案人的加持。作為檔案人員我們既要思路清晰又要溝通能力強(qiáng)，并且熟悉自己所涉及的檔案的專業(yè)知識(shí)是必須的。廣東省在建的所有的工程項(xiàng)目中最能體現(xiàn)檔案意義和分量的“金冊獎(jiǎng)”也成為了我們檔案人員的目標(biāo)和追求。現(xiàn)在的檔案要求多元化、信息化、規(guī)范化，將來要求會(huì)更高，更新會(huì)更快，查閱會(huì)更便利，應(yīng)用會(huì)更便捷。所以我們也應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步，不斷的提升自己的工作能力，讓自己成為一名合格的檔案人員。以下為自己對(duì)檔案工作積累得出的小建議：

1、根據(jù)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，查閱一切可查閱的有關(guān)材料做好案卷的預(yù)立卷工作，有完整的檔案登記的各類臺(tái)賬及預(yù)立卷的案卷目錄等。

2、對(duì)進(jìn)場、臨建、施工過程、后期竣工等檔案收集必須做到類別清晰，對(duì)收集的文件材料等要及時(shí)，并且專職檔案員要做到審核檢查，檢查出發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)整改要保證其真實(shí)性。出查出缺漏要及時(shí)通知補(bǔ)充齊全完整，如達(dá)不到管理辦法要求要及時(shí)重新核查整理方能組卷歸檔。

3、在檔案員收集文件材料時(shí)必須要嚴(yán)格按照監(jiān)理下發(fā)的工序用表做好排序組卷工作，與各部門制定好文件材料定期移交的必要制度。

4、在整卷檔案完成之時(shí)應(yīng)按照要求進(jìn)行預(yù)立卷的內(nèi)部質(zhì)量控制，例如按照管理辦法加入合格的編目正確的卷內(nèi)目錄。保障整卷檔案的完整。

5、為保證竣工檔案盡可能的與現(xiàn)場同步、順利的驗(yàn)收，在過程形成中要按照規(guī)范要求及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的控制好檔案工作的節(jié)奏。endprint