對于新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著時(shí)代的發(fā)展，對于事業(yè)單位文書檔案管理工作也提出了更高的要求，在新的形勢下如何將事業(yè)單位文書檔案管理工作做得更好，是值得我們深思的問題。在本文中筆者聯(lián)系工作實(shí)際，首先對事業(yè)單位文書檔案管理的意義及存在的問題進(jìn)行了闡述，進(jìn)而提出了促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理工作；思考

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升，國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展一直保持良好發(fā)展勢頭。在這個(gè)重要前提基礎(chǔ)之下，為了促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，各事業(yè)單位要努力提高自己的業(yè)務(wù)管理水平。在這其中，事業(yè)單位文書檔案管理工作顯得尤為重要，科學(xué)而合理的文書檔案管理工作對事業(yè)單位的正確決策有著重要的作用，與此同時(shí)也可以更好地推動(dòng)事業(yè)單位的管理發(fā)展。在文書檔案管理工作中，對于管理的專業(yè)性要求是比較高的，因此要注重事業(yè)單位的文書管理工作，從而促使事業(yè)單位文書檔案管理工作水平得到提升。在新的形勢之下，由于科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位檔案的信息量也隨之增加，信息的內(nèi)容越來越細(xì)分，變得更加繁雜與瑣碎，現(xiàn)實(shí)情況對當(dāng)今的文書管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。為了跟上新形勢的發(fā)展，將事業(yè)單位的檔案管理工作推向一個(gè)新臺(tái)階是當(dāng)前的一個(gè)緊要任務(wù)。通常我們所說的檔案指的是各種對于單位職工的個(gè)人信息與工作方面的信息記錄，具有比較高的機(jī)密性與專業(yè)性。事業(yè)單位文書檔案管理的工作主要分為兩個(gè)主要內(nèi)容，一是要聘請專業(yè)人員對其進(jìn)行管理，要科學(xué)合理地進(jìn)行搜集、整理與分門別類，防止信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，對一個(gè)單位的整體決策造成影響；二是，對于文書檔案信息的機(jī)密性一定要嚴(yán)格把控，就是不能對外泄露檔案信息，進(jìn)行保密管理，否則對于個(gè)人信息的安全有重大影響，甚至影響到整個(gè)單位的發(fā)展。

1 事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

事業(yè)單位的文書檔案是非常重要的信息資源，對于事業(yè)單位的發(fā)展與決策有著重要的影響，所以對于文書檔案的管理要引起高度的重視。

（一）填補(bǔ)國家檔案的空白

我國在文書檔案管理工作方面基本的管理原則是：為了維護(hù)檔案資料的安全性與完整性，要集中對全部檔案進(jìn)行管理，為國家的各項(xiàng)工作提供便利。事業(yè)單位在國家的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，在政治、經(jīng)濟(jì)、文化的領(lǐng)域中顯得尤為重要，事業(yè)單位的文書檔案真實(shí)反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，是國家檔案中不可或缺的構(gòu)成部分。因此，建立與管理好事業(yè)單位的文書檔案，才能達(dá)到檔案管理的目標(biāo)，保存完整國家的歷史性資料。

（二）提供具有法律效力的憑證

事業(yè)單位的文書檔案完整地記錄了事業(yè)單位一系列的活動(dòng)，比如事業(yè)單位的設(shè)立、變更以及注銷、重大事件等等，是歷史資料的真實(shí)反映，這些原始的信息是重要的依據(jù)，在涉及到事業(yè)單位的訴訟或者對于事業(yè)單位違法行為的查處時(shí)，都可以作為重要的憑據(jù)。

（三）為社會(huì)公眾提供查詢服務(wù)

伴隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，市場體系逐漸建立，事業(yè)單位作為市場的主體，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中起著重要的作用。事業(yè)單位的文書檔案對于事業(yè)單位的各項(xiàng)資料及活動(dòng)都有著真實(shí)的記錄，這些相關(guān)記錄資料可以在依照有關(guān)規(guī)定的前提之下，進(jìn)行合理開發(fā)并加以應(yīng)用，為社會(huì)各界的提供信息服務(wù)。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對文書檔案管理工作不夠重視，收集不完整

由于文書檔案的日常管理工作不太容易出成績，所以導(dǎo)致事業(yè)單位的主要管理者也不太重視這項(xiàng)工作，沒有太多的關(guān)注與投入，只是要求對文書檔案資料保管好，能夠在需要的時(shí)候可以調(diào)出數(shù)據(jù)資料來就可以了。在這種思想的影響下，有些部門對于文書檔案管理工作比較忽視，不太重視資料的搜集與移交，還有一些部門認(rèn)為自己保管資料比較便于查詢，所以影響到文書檔案管理工作資料的完整性。

（二）文書檔案管理不夠規(guī)范

規(guī)范文書檔案管理，對于進(jìn)一步提升新一輪事業(yè)單位檔案管理水平有重要的作用。但從目前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀看，還存在不夠規(guī)范的的問題，主要表現(xiàn)在組卷沒有條理、案卷的標(biāo)題不統(tǒng)一、檔案編號不統(tǒng)一、沒有設(shè)卷內(nèi)的目錄等。

（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在當(dāng)前，一般事業(yè)單位設(shè)置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書檔案管理的專業(yè)人才，他們的的文化水平與專業(yè)程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對檔案信息進(jìn)行深入理解與研究的能力，這與新時(shí)期的發(fā)展不相適應(yīng)，將大大降低事業(yè)單位文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）信息化、現(xiàn)代化程度不高

信息化、現(xiàn)代化是檔案管理工作未來發(fā)展的重要方向。從當(dāng)前我國檔案信息化的建設(shè)情況來看，有些事業(yè)單位不僅建立了辦公自動(dòng)系統(tǒng)，而且配備了現(xiàn)代化的設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化提供硬件設(shè)施，還有些也配備了軟件系統(tǒng)。但是，隨著檔案信息的范圍不斷擴(kuò)展和變化，有的事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的工作方式，或者介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式間，制約了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

3 新形勢下做好文書檔案管理工作的對策和措施

（一）加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理需要管理者提高思想認(rèn)識(shí)，重視文書檔案管理工作。管理者必須要立足于單位事業(yè)發(fā)展全局，認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作不是簡單的抄寫，存檔，更關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，要把檔案管理工作納入事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃中，保障文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（二）文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

文書檔案管理工作是否規(guī)范與公文的格式、種類與處理的程序是否規(guī)范密切相關(guān)，特別是在辦公自動(dòng)化得到廣泛運(yùn)用的新時(shí)期，對于類似的要求更為重要。所以，要注意文書的處理與檔案管理的銜接，將檔案的管理與文書的處理工作結(jié)合起來。

（三）提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，首先要提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平，所以，對于現(xiàn)有管理人員的崗位培訓(xùn)是當(dāng)前急需加強(qiáng)的一項(xiàng)工作，鼓勵(lì)他們參加單位組織的各項(xiàng)崗位培訓(xùn)，尤其是在電子檔案的更新與管理方面，使自己的專業(yè)知識(shí)變得更加豐富。與此同時(shí)，要加強(qiáng)管理人員對于新技術(shù)的學(xué)習(xí)，更新自己的觀念，使用檔案管理的新方法，拓寬思路與擴(kuò)大知識(shí)面，以適應(yīng)新時(shí)期對于文書檔案管理工作的新要求。

（四）加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理也要朝著信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展。將網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書檔案信息資源的處理結(jié)合起來，從而促使文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化。主要從以下兩個(gè)方面入手：一是在文書檔案資料搜集、整理與資料錄入的過程當(dāng)中，要引入計(jì)算機(jī)管理的方式，從而使得檔案資料實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。二是要重視各種類型的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)與信息數(shù)據(jù)庫的建立工作，從而保障信息數(shù)字檔案格式的規(guī)范與數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，適應(yīng)長期性的需要。

4 結(jié)束語

總而言之，在上文中，對于事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義作出了全面的闡述，并對新形勢下現(xiàn)存于文書檔案管理中的問題進(jìn)行了深入的思考并提出了相應(yīng)解決的辦法，為加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作提供了借鑒。

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作者簡介

陳盛丹（1989-），女，漢，寧德市古田縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。endprint