淺議信息化條件下的醫(yī)院檔案管理

閻加華

摘 要：在當(dāng)前經(jīng)濟社會快速發(fā)展，醫(yī)院管理水平日益提高的大背景下，醫(yī)院的檔案管理工作顯得尤為為重要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的信息化日益受到重視。本文就如何加強醫(yī)院檔案的信息化管理工作進行了探討，以為實際工作提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院工作也開始通過現(xiàn)代信息化技術(shù)進行相應(yīng)的處理，而作為醫(yī)院管理工作中重點的檔案管理也采用了信息化管理模式。現(xiàn)代信息化檔案管理能夠保證檔案工作多層次開展，同時還能夠更好地體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的服務(wù)效用，這樣信息系統(tǒng)化的檔案管理方式，能夠使得醫(yī)院檔案管理工作效用得到最大程度的施展。

1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容

檔案管理是醫(yī)院整體管理內(nèi)容的重要組成部分，檔案工作要求對于醫(yī)院所有工作的開展都要進行一個記錄整理。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容主要包括以下幾點：第一是行政檔案管理，主要包括對醫(yī)院各個科室、組織以及管理部門的相關(guān)事件會議記錄進行管理，并且對每個科室、組織以及部門的工作內(nèi)容進行記錄存檔；第二是財務(wù)檔案管理，主要是針對醫(yī)院財務(wù)資料進行管理，設(shè)計內(nèi)容包括人員工資、藥品及設(shè)備購置維護費用以及患者就診費用等；第三是人事檔案管理，人事檔案管理又主要包括工作人員合同管理、人事資料以及醫(yī)保等材料，同時還包括工作調(diào)度；第四是患者檔案管理，所有就診科室的患者相關(guān)診治資料都在患者檔案管理的范疇之中，處理好相關(guān)的患者檔案可以為患者以后繼續(xù)治療提供可靠的醫(yī)療數(shù)據(jù)；第五是科研檔案管理，醫(yī)院不僅需要為患者提供優(yōu)秀的醫(yī)療服務(wù)，還需要醫(yī)療科研單位，因此在實際醫(yī)療科研過程當(dāng)中，所獲得的相關(guān)科研結(jié)果都需要進行歸檔管理，并且相關(guān)科研重要數(shù)據(jù)還需要備份保密處理。醫(yī)院檔案相較于其它檔案，價值作用還包括原始記錄、實時查詢、有效增值以及價值存儲的作用，并可用作醫(yī)院科研人員以及高層管理人員的重要工作依據(jù)。

2 信息化條件下加強醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 提高高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)管理人員的素質(zhì)缺乏，會直接影響到醫(yī)院信息管理的檔案。在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，國外對于醫(yī)院檔案管理工作者的要求往往很高，必須專業(yè)的高學(xué)歷人才。而我國現(xiàn)有的情況是大部分的醫(yī)院檔案管理工作人員非科班出身，對自己的工作沒有清晰和完整的認(rèn)識。因此會在具體的檔案管理工作中出現(xiàn)很多問題和錯誤。因此，醫(yī)院必須有意識地去提高醫(yī)院檔案管理工作者的專業(yè)化水平。第一，應(yīng)該讓醫(yī)院檔案管理工作者認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理是一項可以終身學(xué)習(xí)和追求的事業(yè)工作，讓醫(yī)院檔案管理工作者看到自己職業(yè)的發(fā)展前途和愿景，從而加強醫(yī)院檔案管理工作者的知識水平和專業(yè)素養(yǎng)。同時進行專業(yè)化的考評制度，建立有效的激勵制度等等。只有應(yīng)用了高素質(zhì)的人才，其管理手段才能有效地提高醫(yī)院信息化管理水平。另外，負(fù)責(zé)文件管理的工作人員需要保持文件信息建設(shè)工作所有者的態(tài)度，有關(guān)規(guī)章制度要積極推進。清理醫(yī)院信息檔案的建設(shè)是每個醫(yī)院工作人員的需要和支持。

2.2 建立完善的信息化檔案管理體系

為了全面發(fā)揮信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用，促進醫(yī)院檔案管理工作借鑒信息化的手段實現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)立足醫(yī)院信息化建設(shè)的整體情況，加快轉(zhuǎn)變提高醫(yī)院檔案管理工作水平。首先，根據(jù)醫(yī)院的實際發(fā)展情況，以及對檔案管理工作提出的具體要求，建立符合醫(yī)院信息化發(fā)展實際需要的檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展規(guī)劃，有計劃地逐步提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。其次，成立必要的檔案管理組織機構(gòu)，加強檔案現(xiàn)代化的檔案管理，從更深層次制訂并完善檔案管理使用的制度，全面加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐。最后，建立完善的檔案管理人員考核體系，進一步對檔案管理工作進行規(guī)范監(jiān)督，督促醫(yī)院相關(guān)人員提高檔案工作的嚴(yán)肅態(tài)度，提升檔案管理工作質(zhì)量，發(fā)揮出檔案管理的應(yīng)有作用。

2.3 建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，進行資源共享

伴隨信息技術(shù)的不斷成熟，計算機技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各行各業(yè)中，醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的前提是建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)和計算機基礎(chǔ)設(shè)備，不斷將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，并且通過先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理利用這些資源，同時構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)互動平臺，幫助醫(yī)院之間進行檔案資源的整理與查詢，方便醫(yī)院內(nèi)部信息的流通與共享，盡量避免重復(fù)工作的出現(xiàn)，節(jié)約資源，降低檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，給醫(yī)院帶來更多的業(yè)務(wù)。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是整個醫(yī)院的共同需求，也是醫(yī)院未來發(fā)展的必然趨勢，只有實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化，才能滿足醫(yī)院內(nèi)部工作人員和醫(yī)院外部群眾百姓的要求。這個過程是醫(yī)院改革的必經(jīng)之路，其中必然會出現(xiàn)一系列問題，但是我國醫(yī)院必須重視這些問題，并在不斷探索中解決問題，建設(shè)完善的檔案管理信息機構(gòu)，提高醫(yī)院各方面信息水平，實現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化。

2.4 建立完善信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

在醫(yī)院檔案管理工作中要提高標(biāo)準(zhǔn)化，無論是最初的數(shù)據(jù)收集，還是最后的歸檔工作，都要認(rèn)真的完成和審核，這就需要建立一套完整的檔案管理信息化管理體系，做到井然有序，因為醫(yī)院的檔案種類比較繁多，所以在檔案信息歸集的時候一定按照順序?qū)μ柸胱拍馨褭n案的作用充分的發(fā)揮出來，在檔案管理中還要提高檔案的利用率，為工作人員營造便捷的工作模式，完善檔案管理的信息檢索功能提高工作效率。各個部門之間還要加強溝通和交流，以最大限度維持檔案信息的真實性和完整性，所以各個部門之間相互合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢，更好地協(xié)助檔案管理部門完成歸檔工作，最大限度減少失誤發(fā)生。

2.5 提高信息平臺的安全性

在信息化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理工作，也給醫(yī)院檔案管理提出了新的安全工作重點，那就是防止網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的信息安全問題，應(yīng)當(dāng)使醫(yī)院檔案管理要求提高適應(yīng)信息環(huán)境的能力。首先，加強醫(yī)院檔案管理的制度規(guī)范，明確檔案管理人員和檔案使用人員的職責(zé)，引導(dǎo)規(guī)范安全地使用檔案。其次，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的漏洞進行修復(fù)，時刻關(guān)注檔案管理信息系統(tǒng)的運行狀況，發(fā)現(xiàn)問題后及時采取補救措施。最后，高效地使用防病毒技術(shù)，有效防止計算機病毒給檔案帶來的安全隱患，及時做好檔案數(shù)據(jù)庫的備份工作，切實保證檔案管理系統(tǒng)的平衡運行。

3 結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理信息化是一項十分復(fù)雜、長期的工作，在信息化背景下，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)尤為重要。我們必須提升醫(yī)院檔案信息化管理意識，加快醫(yī)院檔案管理軟件開發(fā)的力度，制定出統(tǒng)一的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對管理人員的整體素質(zhì)進行不斷的提升，進而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理信息化的水平，促使醫(yī)院運營與時代共同的發(fā)展。

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