新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化

王新繪

摘 要：在全國各地持續(xù)深入推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生改革的新形勢(shì)下，公立醫(yī)院必須堅(jiān)持公益性質(zhì)，將維護(hù)人民健康權(quán)益擺在第一位，提高運(yùn)行效率，滿足人民的基本醫(yī)療服務(wù)需求，解決看病難、看病貴的問題。鑒于此，公立醫(yī)院檔案管理工作面臨新的形勢(shì)與挑戰(zhàn)，優(yōu)化檔案管理，滿足新醫(yī)改需求，這對(duì)公立醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展意義重大。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生改革；公立醫(yī)院；檔案管理；優(yōu)化

公立醫(yī)院是公益型事業(yè)單位，其中心任務(wù)是為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)，治病救人。在新一輪醫(yī)療衛(wèi)生改革中，公立醫(yī)院改革是重難點(diǎn)工作，終極目標(biāo)是更好地管理醫(yī)院，更好地治病救人，更好地滿足人民就診需求。所以公立醫(yī)院要調(diào)動(dòng)檔案在內(nèi)的所有積極因素實(shí)現(xiàn)該改革目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理，促使檔案更好地為公立醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)服務(wù)。下面就從新形勢(shì)下優(yōu)化公立醫(yī)院檔案管理的重要性著手，探討幾點(diǎn)具體的策略，助力公立醫(yī)院提高檔案管理水平，真正滿足醫(yī)療衛(wèi)生改革需要。

1 新形勢(shì)下優(yōu)化公立醫(yī)院檔案管理的重要性

公立醫(yī)院在新形勢(shì)下優(yōu)化檔案管理具有重要的積極意義。一方面，公立醫(yī)院優(yōu)化檔案管理能為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供動(dòng)力。檔案是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，優(yōu)化檔案管理能推動(dòng)公立醫(yī)院的精神文明建設(shè)，且公立醫(yī)院的全部活動(dòng)均涉及檔案，它涵蓋病患的個(gè)人信息、病歷以及醫(yī)院的發(fā)展歷程、科研成果等資料，醫(yī)務(wù)人員在病患允許的前提下課開展相應(yīng)的科研項(xiàng)目，大大提高醫(yī)務(wù)人員的工作主動(dòng)性，充分發(fā)揮創(chuàng)造能力與價(jià)值，加快公立醫(yī)院的改革與發(fā)展速度。另一方面，公立醫(yī)院的病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員重要的病患信息獲取途徑，詳細(xì)記錄病患的病情與治療過程，為今后醫(yī)務(wù)人員治療相似病情提供科學(xué)依據(jù)，且檔案可通過表格、影像等方式呈現(xiàn)，方便醫(yī)務(wù)人員管理、查看。而人事檔案、科研教學(xué)檔案、行政管理檔案等有助于醫(yī)院的管理者調(diào)用，提高管理質(zhì)量，促進(jìn)公立醫(yī)院發(fā)展。

2 新形勢(shì)下優(yōu)化公立醫(yī)院檔案管理的策略建議

（一）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)

公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)必須給予檔案管理足夠的重視度，把它納入醫(yī)院的管理與發(fā)展，營造優(yōu)良的檔案管理氛圍，大力宣傳優(yōu)化檔案管理的重要性，加大對(duì)相關(guān)人員的法律法規(guī)教育培訓(xùn)，促使醫(yī)院各個(gè)部門及檔案管理人員不斷提高檔案管理意識(shí)，從而提高檔案管理配合度。宣傳《檔案法》應(yīng)當(dāng)成為公立醫(yī)院檔案管理的常態(tài)，讓檔案管理工作有據(jù)可循、有法可依，全面提升人員檔案法制意識(shí)[1]。公立醫(yī)院可專門舉辦《檔案法》講座和學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓人們?cè)跈n案培訓(xùn)與集中學(xué)習(xí)中了解更多檔案管理內(nèi)容，并邀請(qǐng)專業(yè)人士舉辦講座，特別是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)水平，優(yōu)化檔案管理工作。

（二）完善規(guī)章制度，有效規(guī)范檔案管理

傳統(tǒng)檔案管理涵蓋對(duì)檔案材料的收集、整理、保存、建立目錄、利用實(shí)體檔案等活動(dòng)，公立醫(yī)院也以管理實(shí)體檔案為主，或利用檔案信息簡單統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、提取數(shù)據(jù)，處理檔案的過程緩慢，工作效率低下，特別是在整理檔案時(shí)極易發(fā)生材料混亂與遺失的情況。所以在新形勢(shì)下，公立醫(yī)院應(yīng)更新檔案管理理念，完善規(guī)章制度，規(guī)范而高效地開展檔案管理工作[2]。換言之，公立醫(yī)院應(yīng)按照檔案管理實(shí)際建立完善的規(guī)則，有效規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)，明確各個(gè)崗位與人員在優(yōu)化檔案管理過程中的操作要求，提出應(yīng)該做、怎么做、不能做等標(biāo)準(zhǔn)，并將其落實(shí)到行動(dòng)中，促使檔案管理符合規(guī)范。

公立醫(yī)院要基于自身實(shí)際情況和檔案管理規(guī)劃詳細(xì)制定切實(shí)可行的管理目標(biāo)，將檔案管理任務(wù)落實(shí)到人頭，以時(shí)間為限制建立目標(biāo)責(zé)任制，促使檔案人員及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，對(duì)自己承擔(dān)的任務(wù)采取相應(yīng)措施，順利執(zhí)行檔案管理目標(biāo)，同時(shí)完善考核制度，高效率推進(jìn)檔案管理的優(yōu)化。因公立醫(yī)院檔案類型繁雜且數(shù)量巨大、頻繁更新，使檔案人員面臨更高的專業(yè)性要求，因而要設(shè)置檔案管理崗位的任務(wù)與標(biāo)準(zhǔn)，使其各司其職、各負(fù)其責(zé)，從檔案材料的收集、整理、保存、建立目錄、利用等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的操作。另外，公立醫(yī)院要加大分析和監(jiān)控檔案管理業(yè)務(wù)流程的力度，使其不斷趨于流暢化和規(guī)范化，及時(shí)控制業(yè)務(wù)流程存在的問題并加以改進(jìn)，提高檔案人員的流程意識(shí)，規(guī)范檔案管理。

（三）建立管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案信息管理

局限于實(shí)體檔案的管理工作無法繼續(xù)滿足新形勢(shì)下公立醫(yī)院對(duì)檔案數(shù)據(jù)與信息的需求，這就要求公立醫(yī)院建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，依據(jù)用戶需求從海量檔案信息中找出相關(guān)數(shù)據(jù)，并依據(jù)一定規(guī)則深入挖掘提取出來的數(shù)據(jù)，讓用戶獲得準(zhǔn)確的決策依據(jù)、信息憑證和篩選條件。因此，公立醫(yī)院必須及時(shí)掌握用戶的實(shí)際需求，結(jié)合用戶習(xí)慣分類梳理檔案數(shù)據(jù)與信息，并采取先進(jìn)的信息技術(shù)手段創(chuàng)建搜索引擎，讓用戶精細(xì)化搜索檔案數(shù)據(jù)信息。

公立醫(yī)院特別要建立檔案管理大數(shù)據(jù)意識(shí)，重視研究并探索檔案數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，打破信息壁壘，消除信息孤島，優(yōu)化檔案信息管理，為公立醫(yī)院在業(yè)務(wù)與人才管理等領(lǐng)域的學(xué)科建設(shè)發(fā)展、數(shù)據(jù)采集等提供助力[3]。由于公立醫(yī)院的改革與發(fā)展速度越來越快，致使病案檔案、文書檔案、科技檔案等新增檔案越來越多，不斷增加檔案管理壓力，需加快應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，優(yōu)化對(duì)各類實(shí)體檔案特別是新增實(shí)體檔案的管理。具體應(yīng)明確進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)數(shù)據(jù)的類別、大小、質(zhì)量、級(jí)別等進(jìn)行錄入，過濾不符合要求的數(shù)據(jù)信息，建立安全級(jí)別，同時(shí)可在每一個(gè)實(shí)體檔案上粘貼好智能標(biāo)簽，通過信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)定位，實(shí)時(shí)追蹤實(shí)體檔案，快速定位，如果實(shí)體檔案非正常出入庫，還可及時(shí)發(fā)出警報(bào)，不斷優(yōu)化公立醫(yī)院檔案信息管理。

（四）深入開發(fā)利用，提高檔案管理實(shí)效

公立醫(yī)院長期以來更多地重視檔案的數(shù)量和保管，在開發(fā)利用檔案資源上存在明顯的盲目性與被動(dòng)性，限制檔案資源的二次加工與深入開發(fā)利用，阻礙公立醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化和檔案事業(yè)的發(fā)展。為更好地滿足醫(yī)療衛(wèi)生改革需求，公立醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)更主動(dòng)積極地參與醫(yī)院的管理活動(dòng)，融入醫(yī)院改革大潮，了解改革的重難點(diǎn)，主動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案管理和公立醫(yī)院改革發(fā)展的同步，快速將檔案管理重心轉(zhuǎn)移到收集、開發(fā)利用上，讓醫(yī)療衛(wèi)生改革獲得多渠道服務(wù)。公立醫(yī)院的檔案部門要主動(dòng)加強(qiáng)和各個(gè)管理部門之間的聯(lián)系，了解醫(yī)院管理工作需要，探索檔案的流向以及有效的服務(wù)方法、途徑，研究檔案開發(fā)利用規(guī)律，圍繞公立醫(yī)院改革的重難點(diǎn)問題有針對(duì)性地編研檔案，結(jié)合公立醫(yī)院臨床研究、日常管理以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)等，深層次開發(fā)并加工收集的原始信息，豐富收集檔案的途徑，推動(dòng)檔案館藏從單一型轉(zhuǎn)變成綜合型，提供檔案、情報(bào)信息與資料的一體化利用服務(wù)，深化服務(wù)層次，提高檔案管理的實(shí)效性，提高公立醫(yī)院管理中檔案管理占據(jù)的地位，從而讓公立醫(yī)院的各類信息相互補(bǔ)充、滲透，完善醫(yī)院信息體系，夯實(shí)公立醫(yī)院的改革與發(fā)展基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

檔案管理是新形勢(shì)下組成公立醫(yī)院管理改革的重要部分，其水平高低直接影響著公立醫(yī)院的整體管理水平與實(shí)力。檔案管理不是簡單地集中報(bào)關(guān)各類檔案，而是系統(tǒng)性工程，需要公立醫(yī)院引起足夠的重視，不僅要加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)，還要完善規(guī)章制度，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，更深入地利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，不斷優(yōu)化檔案管理，讓檔案在公立醫(yī)院的運(yùn)行、管理與提升業(yè)務(wù)能力、更好地服務(wù)于病患等方面發(fā)揮最大的作用。

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