加強社會組織登記檔案管理幾點思考

楊曉燕

摘 要：社會組織登記檔案是民政部門在實施行政審批過程中直接形成的，記載社會組織籌備、成立、變更登記具有保存價值的各種載體和形式的材料。提升社會組織管理檔案管理水平，需要與時俱進，從規(guī)范化、社會化、電子化管理方面著手，在檔案收集、政務(wù)服務(wù)、提供利用等方面加以探索。

關(guān)鍵詞：社會組織登記檔案；管理；思考

社會組織登記檔案是縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支（代表）機構(gòu)，基金會及其分支（代表）機構(gòu)，境外基金會代表機構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成（設(shè)）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。社會組織登記檔案涵蓋內(nèi)容包括社會團體檔案、民辦非企業(yè)檔案、基金會檔案三大類。隨著社會組織機構(gòu)的不斷狀大，社會組織登記檔案規(guī)范化管理的重要性日益突顯，結(jié)合工作實踐，就社會組織登記檔案管理談一點認識。

1 完善規(guī)范管理，明確職責(zé)

目前縣級民政部門負責(zé)社會組織登記的工作人員，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，檔案管理知識不足，在社會組織登記材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)上，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)方法和技能，極大制約了社會組織登記檔案管理工作的開展，而且大部分的管理人員都屬于兼職，社會組織登記檔案管理僅作為社會組織登記時的一項附帶事項，一般工作中只重業(yè)務(wù)許可事宜，輕檔案管理，也極大影響了社會組織檔案歸檔的及時性、規(guī)范性。要完善社會組織登記檔案管理規(guī)范，就要明確相關(guān)檔案管理工作職責(zé)，成立專門檔案管理小組，落實相關(guān)工作。結(jié)合上級有關(guān)規(guī)定和部門實際，制定社會組織登記檔案規(guī)范管理的實施細則，明確相關(guān)負責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，并加強考核工作。

2 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好收集

要強化社會組織登記檔案的收集與立卷歸檔工作。收集的內(nèi)容包括：1.各類社會組織登記（社會團體、民辦非、基金會）成立登記材料，即社會組織申請成立過程中形成的各類材料。包括：社會組織籌備、登記申請、有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審核文件、社會組織章程、辦公地址、法人代表等簡歷證明類材料。2.各類社會組織審批材料，即社會組織登記管理機關(guān)審批社會組織的全部報表及證書等。包括：申請登記、法人登記、分支機構(gòu)登記、社會組織負責(zé)人登記、團體和個人會員登記的表格，印章、會證、帳號等備案材料等。3.各類社會組織變更和注銷登記材料，包括社會組織變更、注銷登記報告，變更決議，變更事項說明，業(yè)務(wù)主管部門審查或同意變更材料，清理債務(wù)完結(jié)證明及變更、注銷登記材料等。4.各類社會組織年檢材料，包括：社會組織年檢報告、登記表等。5. 各類社會組織行政處罰文件材料，包括：行政處罰決定書；行政復(fù)議決定書；行政訴訟判決（裁定）書等；6.其他材料，包括各類社會組織重大活動中形成的文字、聲像等各類型材料。相關(guān)業(yè)務(wù)科室要對社會組織登記材料進行全面、系統(tǒng)、準確的收集與整理，在社會組織登記行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項辦理完畢后30個工作日內(nèi)完成歸檔工作。檔案管理機構(gòu)（人員）在接收歸檔的文件材料時，要認真核對清點，檢查文件材料是否齊全、完整。符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。同時，加強《檔案法》、《社會組織登記檔案管理辦法》等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定和要求的培訓(xùn)，積極建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升社會組織登記檔案規(guī)范化、信息化管理水平，加強對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及相關(guān)信息技術(shù)知識，，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，不斷拓寬專兼職檔案管理人員的知識面。

3 探索社會化模式，提升檔案數(shù)字化水平

由于現(xiàn)存檔案基本采用紙質(zhì)歸檔模式，對于現(xiàn)存紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，要積極探索社會化模式，把社會組織登記檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購項目，由檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)完成檔案規(guī)范化整理與數(shù)字化加工。同時加強社會組織登記電子檔案與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，積極探索民政專業(yè)檔案電子檔案管理新途徑，做好社會組織檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)接收歸檔工作及登記備份工作，為社會組織登記檔案的共享和利用打好基礎(chǔ)。

4 依托“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，實現(xiàn)電子文件即時歸檔

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”行政審批大數(shù)據(jù)背景下，基于規(guī)范化、自動化、高效率的理念。隨著行政許可網(wǎng)上申報，“最多跑一次”等便民服務(wù)措施先后落地，社會組織登記作為行政許可事項，要積極順應(yīng)形勢需要，及時開通網(wǎng)絡(luò)申報，實現(xiàn)全程材料電子化申報，參照行政權(quán)力事項的相關(guān)規(guī)定，建立制定在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)及自建政務(wù)平臺上形成的社會組織登記檔案電子文件的歸檔范圍和保管期限表，做好政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔管理統(tǒng)一平臺與網(wǎng)絡(luò)審批管理平臺的技術(shù)對接，確保在審批事項結(jié)案的同時，能通過一鍵導(dǎo)入的方式實時采集檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)歸檔電子文件全流程管理，有效提高歸檔效率和質(zhì)量，減輕行政審批辦事與歸檔相關(guān)人員的工作量。

5 重視開發(fā)，搞好社會組織登記檔案利用工作

搞好社會組織登記檔案的利用也是社會組織登記檔案管理的一項重要工作。由于社會組織登記檔案的特殊性，對其利用需嚴格按照有關(guān)規(guī)定進行。對于需要利用的單位和個人，需提供規(guī)定要求的單位介紹信或者個人身份證明。對于涉密檔案，需按保密程序?qū)徟?/p>

利用現(xiàn)有社會組織登記管理系統(tǒng)平臺，整合社會組織登記檔案信息，開發(fā)完善相關(guān)檢索功能。以檔案資源充分共享和數(shù)字檔案服務(wù)平臺建設(shè)為著力點，努力為群眾提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。注重數(shù)據(jù)分析，加強社會組織登記檔案的編研開發(fā)利用工作，多形式多角度開發(fā)社會組織檔案，運用相關(guān)編研載體如各種匯編資料、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題介紹等反映社會組織登記管理工作的亮點、特色，為領(lǐng)導(dǎo)決策或編史修志提供相關(guān)參考依據(jù)，以實現(xiàn)社會組織登記檔案資源多維度、多層次的開發(fā)利用。endprint