關(guān)于工程檔案管理存在的問題及解決策略

王孝廉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，工程建設(shè)產(chǎn)業(yè)得到了快速發(fā)展。在開展工程檔案管理過程中仍存在諸多問題，亟待進(jìn)一步優(yōu)化提升，尋求高效管理策略。通過提升工程檔案管理水平，可以保障工程項目建設(shè)的規(guī)范性和穩(wěn)定性，助力現(xiàn)在工程建設(shè)產(chǎn)業(yè)提檔升級。

關(guān)鍵詞：工程；檔案管理；管理創(chuàng)新；信息化

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)體系改革的深入推進(jìn)，工程管理工作不斷向縱深發(fā)展。工程檔案管理作為一項重點(diǎn)工作，也需要不斷完善提升[1]。從工程檔案管理實(shí)際來看，還有很大的提升空間，有待不斷優(yōu)化改進(jìn)。

1 優(yōu)化工程檔案管理的價值分析

在工程檔案管理過程中，實(shí)施創(chuàng)新管理模式，可以實(shí)現(xiàn)信息共享，通過對檔案有關(guān)信息進(jìn)行整合和梳理，可以從宏觀進(jìn)行把控，對于大型工程項目而言具有至關(guān)重要的意義。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，通過優(yōu)化工程檔案管理架構(gòu)，分析潛在的管理風(fēng)險和問題，可以及早解決問題，對于很多相關(guān)問題也能實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗的及時共享，提升管理綜合水平[2]。在工程檔案管理體系中，要想實(shí)現(xiàn)管理控制，最好的辦法就是建立相應(yīng)的檔案管理控制體系，通過體系化的把控，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理資源，在人員和財力配上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，通過建立相應(yīng)的工程檔案管理機(jī)制，可以建立重大事項報告和檔案留存機(jī)制，提升管理綜合水平，通過工程檔案管理體系的指引，也能提升管理層的重視程度，提升工程檔案管理效能，滿足工程項目在管理方面的需求，推動工作進(jìn)一步提檔升級。

2 工程檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

（一）工作認(rèn)知與重視程度不足

在工程管理工作實(shí)踐中，很多工作者都認(rèn)識不到工程檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，認(rèn)為這是一項常規(guī)性工作，工作改進(jìn)與創(chuàng)新空間比較小。在這樣的錯誤理念指引下，資金和人力資源都缺乏保障，工作人員在開展實(shí)踐工作中，檔案管理與保存也缺乏規(guī)范性，不利于工程總體工作水平的提升。提升思想理念上的重視程度，是工程檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如何突破思想和理念上的瓶頸，是一個重要的課題。

（二）工作水平有待提檔升級

從目前工程檔案管理工作實(shí)際來看，雖然工作要求比較高，并且呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢。但是檔案管理人員的綜合水平仍有待提升，很多檔案管理人員不注重學(xué)習(xí)，無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需求，成為了制約工作總體水平提升的瓶頸[3]?；诖耍瑢で笥行У娜瞬乓M(jìn)和培養(yǎng)路徑，是提升工程檔案管理水平的基礎(chǔ)和保障，只有夯實(shí)人才基礎(chǔ)，才能充分發(fā)揮檔案管理作用，提升綜合管理層次，實(shí)現(xiàn)總體工作目標(biāo)。

（三）信息化水平較低

從工作實(shí)際來看，由于存在工作繁雜和動態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，工程檔案管理較為復(fù)雜，工作總量較大，很多工作都具有較強(qiáng)的綜合性和體系性。但是，很多工程檔案工作人員由于不注重信息化建設(shè)，檔案信息化管理水平仍然較低，在這樣的情況下，不僅工作效率較低，而且容易發(fā)生管理失誤，給工程檔案的安全運(yùn)營埋下了隱患。要提升工程檔案管理的科學(xué)性和穩(wěn)定性，需要從信息化建設(shè)入手，提升工程檔案管理綜合水平。

（四）檔案管理規(guī)范性有待提升

工程檔案管理工作是重點(diǎn)工作，對規(guī)范性有著很高的要求。在工程檔案管理工作中，很多制度和流程都不夠規(guī)范，所以實(shí)踐工作存在規(guī)范性不足的問題。在實(shí)踐工作中，工程檔案管理人員對于管理創(chuàng)新缺乏足夠的認(rèn)知，特別是沒有經(jīng)過培訓(xùn)，很多工程檔案管理人員按照傳統(tǒng)的工作模式開展工作，工作整體效能有待進(jìn)一步提升[4]。提升工程檔案管理的規(guī)范性，是讓工程檔案管理發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和保障，對于提升工程檔案管理效果具有重要的意義。

3 創(chuàng)新工程檔案的基本原則

（一）安全穩(wěn)定原則

工程項目建設(shè)的第一要務(wù)是安全穩(wěn)定。工程檔案管理工作的核心在于安全穩(wěn)定性。從工程項目管理角度來看，工程檔案管理對于項目建設(shè)而言具有核心價值與作用，是保障主營項目建設(shè)業(yè)務(wù)開展的根基，也是提升工程項目運(yùn)營規(guī)范性的重要渠道。在工程檔案管理實(shí)踐中，要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化工作方式，將安全穩(wěn)定原則放在首要位置，對于容易出現(xiàn)管理問題的環(huán)節(jié)，進(jìn)行有針對性的整改，提升管理的規(guī)范性與科學(xué)性，將各項檔案管理工作都納入到制度的軌道中，從制度設(shè)計的角度出發(fā)，提升工作標(biāo)準(zhǔn)與工作水平，夯實(shí)工程項目發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）高效性原則

工程檔案管理工作十分復(fù)雜，包含多項工作內(nèi)容，在工作實(shí)踐中，如果不能秉持高效工作原則，那么整個工作也將陷入無序的狀態(tài)[5]，基于此，要不斷提升工作效率，整合工作資源，提升工作的規(guī)范性，通過建立相關(guān)的檔案管理制度，提升檔案管理的有效性，將更多的資源投入到工程檔案管理當(dāng)中，通過規(guī)范秩序，提升工程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，滿足工程項目建設(shè)在創(chuàng)新發(fā)展方面的發(fā)展要求，適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展形勢。

（三）與時俱進(jìn)原則

在工程檔案管理工作實(shí)踐中，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展要求，如何優(yōu)化工作模式與工作體系，適應(yīng)當(dāng)代工程項目發(fā)展需求十分關(guān)鍵。最為重要的是，要堅持與時俱進(jìn)原則，根據(jù)工程檔案工作與社會發(fā)展形勢，不斷調(diào)整工作模式，減小工作阻力，摒棄傳統(tǒng)的落后工作方法，通過不斷優(yōu)化創(chuàng)新，讓工作更具有時代特性，滿足工程檔案管理工作的多元化需求，服務(wù)工程項目建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理水平的有效提升，提升綜合建設(shè)水平。

4 優(yōu)化創(chuàng)新工程檔案管理的具體路徑

（一）注重理念上的創(chuàng)新優(yōu)化

在開展工程檔案綜合管理過程中，要想提升檔案管理水平，首先要從理念入手，注重理念上的創(chuàng)新與優(yōu)化。工作理念是工作改進(jìn)的前提，要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思維，主動適應(yīng)當(dāng)代工程建設(shè)發(fā)展形勢，通過多種方式整合工作資源，提升檔案管理的綜合水平，在實(shí)踐中，很多檔案管理人員固守傳統(tǒng)的思維模式，忽視了創(chuàng)新對于工程檔案管理工作的重要意義，不注重采納和接受現(xiàn)代管理方法和理念，制約了總體工作水平的提升，從理念入手優(yōu)化檔案管理路徑和體系，是強(qiáng)化工程檔案管理工作的核心[6]?；诖耍梢詫?shí)現(xiàn)工程檔案管理目標(biāo)，提升管理的科學(xué)性和規(guī)范性，讓檔案內(nèi)容和留存真正發(fā)揮作用。endprint

（二）強(qiáng)化工程檔案管理信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)工作開始深度融合。工程檔案管理工作量很大，而且較為復(fù)雜，通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以減少人工操作的失誤，提升檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。在工程檔案管理工作過程中，要注重數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用與分析，通過多種方式提升工作的信息化水平，讓信息技術(shù)充分融入到管理過程中來，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，提升工程綜合管理水平[7]。加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)，要充分借鑒互聯(lián)網(wǎng)思維，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”的工程檔案管理格局，提升管理的科學(xué)性，讓現(xiàn)代信息技術(shù)成為支撐工程檔案的有效工具。

（三）聚焦工程檔案管理工作重心

從工程檔案管理工作性質(zhì)來看，具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，這對于管理也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。在開展工程檔案管理過程中，要找到工作重心，將工作精力在解決關(guān)鍵管理問題上，提升管理水平，滿足工程檔案管理的綜合水平。隨著工程項目建設(shè)的發(fā)展，檔案管理不斷多元化，在這樣的背景下，工程檔案管理也迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。工程檔案管理涉及到諸多環(huán)節(jié)，是一個動態(tài)過程，在工程檔案管理實(shí)踐中，要針對容易出現(xiàn)問題的節(jié)點(diǎn)性環(huán)節(jié)，創(chuàng)新開展工作，采取多元工作模式提升工程風(fēng)險防控和綜合管理水平，滿足日益多樣化的工作需求[8]。如何解決工程檔案管理工作中存在的重點(diǎn)問題，是每一個檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題，推進(jìn)工程檔案管理精細(xì)化和科學(xué)化，是現(xiàn)代檔案管理的重要方向，要實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化、科學(xué)化目標(biāo)，就要工作精力，將主要工作放在重點(diǎn)環(huán)節(jié)中，滿足工程檔案管理發(fā)展需求，提升綜合管理效能。

（四）構(gòu)筑檔案動態(tài)管理體系

在開展工程檔案管理工作中，要摒棄傳統(tǒng)的靜態(tài)工作格局，開展動態(tài)化的管理工作，通過深入現(xiàn)場、了解情況、動態(tài)更新等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理，讓工程建設(shè)管理體系真正發(fā)揮作用，及時記錄進(jìn)展情況，排查安全隱患，同時也能減少資源的浪費(fèi)，優(yōu)化工程建設(shè)體系，讓工程檔案管理工作真正發(fā)揮作用，提升工程項目治理綜合水平。在工程建設(shè)工作過程中，會產(chǎn)生大量的留存檔案，但是由于很多工作人員缺乏足夠的重視，相關(guān)制度建設(shè)也不到位，檔案管理總體水平相對較低[9]。在這樣的背景下，要加強(qiáng)相關(guān)工程檔案制度建設(shè)，明確檔案管理職責(zé)，提升管理的綜合水平。基于此，通過完善規(guī)章制度，可以讓工程檔案管理整體工作有章可循，進(jìn)而可以明確工作要求和工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)項目建設(shè)工作的規(guī)范化管理目標(biāo)。

（五）明確目標(biāo)做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

工程檔案管理不是一個孤立性的工作，而是一個系統(tǒng)工程。在開展工程檔案管理工作過程中，要想實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理，提升管理的科學(xué)性，讓工程檔案管理發(fā)揮作用，必須對工程檔案管理目標(biāo)進(jìn)行精準(zhǔn)定位。在工程檔案管理實(shí)踐中，普遍存在目標(biāo)不明確的問題，相關(guān)工程檔案管理人員在開展工作過程中，不注重提煉總結(jié)，各管理流程之間銜接的不好，也無法及時反饋存在的管理問題，無法發(fā)揮工程檔案管理的優(yōu)勢作用。要想優(yōu)化提升工程檔案管理總體水平，必須明確工作目標(biāo)，進(jìn)而確定改進(jìn)防控的方向，引導(dǎo)工程檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展，真正讓工程檔案管理發(fā)揮作用，提升工程項目管理效能。

（六）打造現(xiàn)代檔案管理人才隊伍

毋庸置疑，在工程檔案管理實(shí)踐中，同樣存在人員老化的問題，由于知識結(jié)構(gòu)陳舊，也不利于適應(yīng)工程檔案管理需求，讓優(yōu)秀年輕人才擔(dān)任重點(diǎn)工作崗位，對于工程檔案人才培養(yǎng)和管理效能提升都具有積極意義。在開展工程檔案管理過程中，要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，工程檔案管理具有一定的綜合性，這要求檔案管理人員既要懂得檔案專業(yè)知識，也要懂得其他工程項目的業(yè)務(wù)規(guī)范，在實(shí)踐中，要通過引進(jìn)復(fù)合人才的方式，保障工程檔案管理水平，同時也要注重人才的培訓(xùn)，提高工程檔案管理人員的基本能力，適應(yīng)現(xiàn)代項目建設(shè)工作需求，提升綜合管理水平。作為工程檔案管理人員，要加強(qiáng)理論和實(shí)踐學(xué)習(xí)。

5 結(jié)語

綜上所述，在開展工程檔案管理過程中，由于理念和方法上的問題，制約了檔案管理總體效果的提升。作為工程檔案管理人員，在開展工作過程中，要充分利用現(xiàn)代管理手段，不斷豐富和提升工作效能，滿足當(dāng)代工作需求，讓檔案管理工作真正發(fā)揮作用，指引工程項目工作全局健康、快速發(fā)展，構(gòu)筑更加安全、高效的建設(shè)體系，助力全面小康社會建設(shè)工作。

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