企業(yè)產(chǎn)品檔案規(guī)范管理研究

羅莎

摘 要：企業(yè)產(chǎn)品檔案的主要內(nèi)容就是產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、制造、檢驗(yàn)及包裝等各個環(huán)節(jié)形成的檔案資料，這些檔案資料對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著至關(guān)重要的影響作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)的產(chǎn)品升級和各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供有利依據(jù)。然而許多企業(yè)的產(chǎn)品檔案管理缺乏規(guī)范性，比如歸檔資料的不完整、歸檔資料的范圍不夠明確等等，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品檔案的作用無法得到充分發(fā)揮，極其不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。鑒于此，本文就針對企業(yè)產(chǎn)品檔案規(guī)范管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，希望能為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的科學(xué)發(fā)展提高有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；產(chǎn)品檔案；規(guī)范管理

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各個企業(yè)之間的競爭關(guān)系日益凸顯，為提高企業(yè)的核心競爭力，不斷加強(qiáng)了對產(chǎn)品的研究和創(chuàng)新，使得產(chǎn)品檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性越來越高，給企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的發(fā)展帶來諸多契機(jī)。然而就目前來看，我國大多數(shù)企業(yè)的產(chǎn)品檔案管理存在諸多缺陷，比如產(chǎn)品檔案的歸檔整理不夠規(guī)范，比如產(chǎn)品檔案的開發(fā)和利用不夠規(guī)范，落后的產(chǎn)品檔案管理方式不僅削弱了產(chǎn)品檔案的利用價值，也阻礙了企業(yè)產(chǎn)品的開發(fā)和創(chuàng)新，極其不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。因此，有必要對企業(yè)產(chǎn)品檔案規(guī)范管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，從而采取有效措施使企業(yè)產(chǎn)品檔案管理更具有規(guī)范性，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的有效進(jìn)行提供有利依據(jù)。

1 企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的現(xiàn)狀問題

1.1 對產(chǎn)品檔案管理缺乏重視

根據(jù)現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)都比較重視產(chǎn)品的生產(chǎn)效率，對產(chǎn)品檔案方面存在著較高疏忽，以致企業(yè)產(chǎn)品檔案管理缺乏有效性和全面性。由于企業(yè)的產(chǎn)品種類較多，且生產(chǎn)周期較長，使得產(chǎn)品檔案管理的工作量較多，在進(jìn)行產(chǎn)品檔案收集和整理的時候，很難與產(chǎn)品生產(chǎn)同步和協(xié)調(diào)，以致產(chǎn)品檔案的準(zhǔn)確性和完整性無法得到保障，重生產(chǎn)、輕檔案的管理模式對企業(yè)發(fā)展造成了極其不利的影響[1]。同時，有些企業(yè)在進(jìn)行檔案收集的時候，對項(xiàng)目前期的資料收集存在一定疏忽，沒有對產(chǎn)品檔案提出相應(yīng)要求，導(dǎo)致在進(jìn)行產(chǎn)品檔案管理的時候常常出現(xiàn)檔案丟失、檔案損壞及檔案散亂等不良現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性等各方面不符合產(chǎn)品檔案的規(guī)范化要求，嚴(yán)重影響了產(chǎn)品檔案的開發(fā)和利用。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)是一項(xiàng)較為復(fù)雜和繁瑣的工作任務(wù)，在人員流動方面存在著較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，且企業(yè)各個部門之間也缺乏交流溝通，一旦某個工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏忽或失誤，就很容易造成產(chǎn)品檔案的丟失問題，最終難以掌握產(chǎn)品檔案的去向[2]。同時，產(chǎn)品生產(chǎn)和產(chǎn)品檔案都是具有一定專業(yè)性的工作，大多數(shù)檔案管理人員都不了解生產(chǎn)人員的專業(yè)知識和工作程序，甚至有些檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以致在進(jìn)行檔案收集、檔案整理和檔案歸檔工作的時候缺乏規(guī)范性和時效性，極大降低了企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的整體質(zhì)量。

1.3 產(chǎn)品檔案管理建設(shè)力度較低

在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)能力相對有限，考慮到人力和經(jīng)費(fèi)等問題沒有建立專門的產(chǎn)品檔案管理機(jī)構(gòu)，且產(chǎn)品檔案管理也是由行政人員或其他員工負(fù)責(zé)，以致企業(yè)產(chǎn)品檔案管理缺乏有效性和規(guī)范性[3]。同時，企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案庫房，在產(chǎn)品檔案工作標(biāo)準(zhǔn)方面也缺乏統(tǒng)一性，給產(chǎn)品檔案管理工作的開展帶來諸多難題，導(dǎo)致各個部門的產(chǎn)品檔案都缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，在進(jìn)行檔案收集、檔案整理和檔案歸檔的時候雜亂無章，嚴(yán)重影響了企業(yè)產(chǎn)品檔案管理職能的發(fā)揮。此外，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展背景下，許多企業(yè)都已經(jīng)逐漸采用信息化產(chǎn)品檔案管理模式，通過信息化檔案管理使傳統(tǒng)檔案管理的缺陷問題得到有效控制，但是在信息化產(chǎn)品檔案管理中面臨著諸多其他安全隱患，這就需要加強(qiáng)產(chǎn)品檔案管理的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)保證產(chǎn)品檔案的安全使用。

2 規(guī)范企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的具體措施

2.1 規(guī)范檔案收集和歸檔工作

為確保檔案收集和歸檔工作的有效進(jìn)行，檔案管理人員需要將產(chǎn)品檔案文件的形成、整理和歸檔等各項(xiàng)工作融入到企業(yè)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品開發(fā)和產(chǎn)品銷售等各項(xiàng)計(jì)劃中，明確相關(guān)人員和相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限，使檔案收集和歸檔工作能夠順利完成，有效保證產(chǎn)品檔案的整體質(zhì)量[4]。同時，產(chǎn)品檔案的收集工作較為復(fù)雜，且檔案內(nèi)容也比較多元化，想要保證產(chǎn)品檔案的完整性就必須要對檔案收集的范圍進(jìn)行合理劃分，其中主要包括有以下五項(xiàng)：①市場調(diào)查表、產(chǎn)品比較表、產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃、開發(fā)構(gòu)思方案以及可行性研究報(bào)告等等文件材料。②產(chǎn)品工藝和產(chǎn)品設(shè)計(jì)等文件材料。③產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)、產(chǎn)品鑒定等文件材料。④工藝裝備圖紙、產(chǎn)品圖紙、計(jì)算材料、技術(shù)文件等文件材料。⑤產(chǎn)品銷售報(bào)告、用戶反饋單、改進(jìn)意見書、產(chǎn)品商標(biāo)及市場開拓計(jì)劃等文件材料。此外，在進(jìn)行產(chǎn)品文件收集的時候，也要對臨時材料進(jìn)行收集，并做好檔案丟失的防范和補(bǔ)救工作，從而有效確保產(chǎn)品檔案的準(zhǔn)確性和完整性，使產(chǎn)品檔案的價值得到充分發(fā)揮。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案利用

想要充分發(fā)揮產(chǎn)品檔案的作用，就必須要建立完善的檔案審批制度和檔案利用制度，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的順利進(jìn)行構(gòu)建有利環(huán)境。例如在查閱產(chǎn)品檔案的時候，需要在經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后才能夠使用產(chǎn)品檔案，且在利用產(chǎn)品檔案的時候要做好保密工作，對于一些許可范圍的產(chǎn)品檔案可以開放使用，對于機(jī)密檔案要限制使用，從而有效避免檔案泄漏等風(fēng)險問題[5]。同時，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供檔案查詢和檔案共享服務(wù)的時候，需要根據(jù)產(chǎn)品檔案的保密級別進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和加密處理，并嚴(yán)格規(guī)定產(chǎn)品檔案的借用時間，避免產(chǎn)品檔案借出時間過久造成丟失問題。此外，檔案管理人員也要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)工作，利用防火墻技術(shù)、防毒殺毒技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，從而有效促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的正常運(yùn)行，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員作為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的執(zhí)行者，其能力水平對產(chǎn)品檔案管理的效率和質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響作用，企業(yè)應(yīng)采取多種措施提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的有效進(jìn)行提供有利支持。首先，企業(yè)要積極加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不僅要確保檔案管理人員掌握必要的檔案專業(yè)知識，也要深入了解產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售和研發(fā)等各個工作階段的實(shí)際情況，從而準(zhǔn)確掌握產(chǎn)品檔案的形成規(guī)律，有效確保產(chǎn)品檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，檔案管理人員也要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、軟件操作技術(shù)等各種現(xiàn)代化技術(shù)，將其靈活運(yùn)用到產(chǎn)品檔案管理中，這不僅能夠提高產(chǎn)品檔案管理的效率和質(zhì)量，也能夠有效促進(jìn)產(chǎn)品檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，使企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的整體水平得到有效提高。最后，企業(yè)應(yīng)積極提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況展開檔案管理人員的招聘活動，根據(jù)產(chǎn)品檔案管理的要求選用掌握現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，從而有效促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的有效進(jìn)行，使產(chǎn)品檔案管理更具有規(guī)范性和有效性，企業(yè)應(yīng)積極規(guī)范檔案收集和歸檔工作，加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范檔案利用，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從多方面提高企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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