淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策

牟琳

摘 要：隨著人們生活水平的提高，經(jīng)濟(jì)的繁榮，科技的發(fā)展，促進(jìn)了我國醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷創(chuàng)新。檔案對于醫(yī)院來說是不能丟失的資料，為了增強(qiáng)對檔案的管理，我們應(yīng)該從當(dāng)前醫(yī)院對于檔案管理的具體情況來進(jìn)行具體分析。應(yīng)該建立一支具有正規(guī)化的的檔案分支系統(tǒng)管理，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理，依法歸檔的提高工作人員的主動性，還應(yīng)該加大對在職人員的培訓(xùn)規(guī)模。開展檔案信息自動化，重點(diǎn)抓好相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有促進(jìn)檔案管理工作的信息化、便利化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案信息工作做到自動化管理，才能更好的幫助提高檔案管理員的工作效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療單位；檔案管理現(xiàn)狀；信息自動化

對于醫(yī)院的基層建設(shè)中的來說，檔案管理是非常重要的一部分，加強(qiáng)檔案信息的管理制度，能夠讓醫(yī)院的制度變得緊跟時代步伐。醫(yī)院檔案醫(yī)院管理工作的重要的憑據(jù)，是醫(yī)院在對外做廣告的時候的一種手段。如何讓檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化市場的需求，改變檔案的傳統(tǒng)管理模式，引進(jìn)檔案管理自動化，就需要先了解醫(yī)院檔案管理的基本內(nèi)容要求，了解醫(yī)院管理檔案目前的情況和所出現(xiàn)的問題，分析問題的出現(xiàn)原因，并且采取一些相應(yīng)的措施解決。其中應(yīng)該利用信息技術(shù)加快檔案管理的自動化進(jìn)程，提高檔案管理的總體效率，只有這樣，才能夠在國家的帶領(lǐng)下做好醫(yī)院檔案管理的基本工作，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生的改革進(jìn)步。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院檔案的工作制度缺失，檔案的整理缺乏自主性

在眾多醫(yī)院當(dāng)中，根據(jù)國家相關(guān)大方向的條例制定了較為齊全關(guān)于財政、治療、人員等方面的管理制度，但是在這個過程當(dāng)中，醫(yī)院中許多比較具體的管理部分，并沒有在國家的規(guī)章和制度中提及。比如說醫(yī)院檔案管理方面的制度并沒有充分在國家的制度中提及，這就導(dǎo)致了醫(yī)院沒有引起足夠的重視，在檔案管理方面會缺乏較為完善和齊全的規(guī)定，同時缺少與之相關(guān)的工作人員。少部分醫(yī)院甚至都沒有將檔案管理的質(zhì)量高低作為相關(guān)工作人員的考核成績，最終導(dǎo)致長期以來醫(yī)院對于檔案管理工作的忽視，進(jìn)而造成工作人員覺得檔案管理工作并不重要，對于檔案管理工作持有懈怠和輕視的態(tài)度，甚至有不少管理人員不清楚檔案的相關(guān)法律，缺乏依法歸檔的自覺性，認(rèn)為檔案的管理可有可無。使得醫(yī)院的檔案管理因為制度的不完善出現(xiàn)許多重要的檔案歸檔不及時、檔案遺失、存檔率較低等問題，同時這些問題的發(fā)生也會在一定程度上影響醫(yī)生們使用檔案的次數(shù)，檔案沒辦法得到充分利用。

1.2 醫(yī)院檔案管理人員的基本素質(zhì)，綜合能力不高

目前在我國許許多多的醫(yī)療單位中，尤其是處于基層的醫(yī)療單位內(nèi)的相關(guān)醫(yī)療工作者，對于已經(jīng)在全國范圍內(nèi)開始實施的檔案信息自動化管理的相關(guān)政策，并沒有充足的認(rèn)識和理解，因此對于檔案管理的自動化并沒有真正落實到實際，許多醫(yī)院的工作人員對于計算機(jī)的運(yùn)用和掌握更是一籌莫展。而檔案信息的自動化是在利用計算機(jī)的數(shù)據(jù)處理基礎(chǔ)下，將檔案資料與之結(jié)合起來，進(jìn)行統(tǒng)一運(yùn)用，這樣才能夠更好的保證醫(yī)療單位對于檔案信息的管理。但是目前很多工作人員的計算機(jī)使用能力以及檔案管理自動化的適應(yīng)能力都存在著許多問題，而且部分人員并不擅長接受新的知識，無法做到不斷提升自己。這種對于現(xiàn)代化的管理處于不接受、不去學(xué)習(xí)的狀況，讓眾多醫(yī)療單位的檔案信息自動化管理工作很難跟緊時代的步伐，對整個醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生一定的阻礙。

1.3 硬件投入不足，管理模式相對落后

在當(dāng)前我國信息化技術(shù)的快步發(fā)展當(dāng)中，人們已經(jīng)開始廣泛的使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來幫助自己解決在生活或者工作當(dāng)中遇到的問題。作為醫(yī)院同樣是緊跟科技的步伐，使用信息技術(shù)幫助實現(xiàn)檔案信息的自動化。但是在這個升級換代的過程當(dāng)中，有著相當(dāng)一部分醫(yī)院因為缺乏資金、設(shè)備的緣故，檔案管理還處于較為傳統(tǒng)的手工管理階段，沒有通過建立醫(yī)院檔案管理局域網(wǎng)來進(jìn)行電子化管理，這樣就使得醫(yī)院各個科室之間無法通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)信息的共享。這種檔案管理的落后會嚴(yán)重影響到醫(yī)院對于檔案工作的管理，無法達(dá)到便捷、安全的檔案信息管理。

2 提高檔案信息自動化的管理對策

第一，要加強(qiáng)對于檔案管理自動化的理念，在信息化時代的發(fā)展趨勢下，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作必須要做到與時俱進(jìn)、思想開放，用先進(jìn)的理念來為醫(yī)院檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。在這個發(fā)展的過程中，善于將醫(yī)院管理檔案的具體知識與當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)融合，相互促進(jìn)，不斷進(jìn)步，為檔案的信息化管理做出改變和提高。在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，要轉(zhuǎn)變單純只是為了做檔案而做檔案的思想，朝向開放式、靈活性的檔案管理思維，在做好檔案工作的服務(wù)同時進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)，積極參與到檔案工作的內(nèi)部，不斷關(guān)注醫(yī)院的建設(shè)，為醫(yī)院檔案管理進(jìn)行多層次的延伸，更好的做到檔案的收集和保管，提高醫(yī)院檔案信息管理的自動化。

第二，對于專業(yè)強(qiáng)化培訓(xùn)相關(guān)信息的管理，在檔案管理、人事檔案管理的信息化意識薄弱的醫(yī)療單位中，對檔案管理的重視不足等問題，針對這些問題，加強(qiáng)人事檔案管理的培訓(xùn)，同時信息自動化相關(guān)專業(yè)人士可以進(jìn)行招聘，加強(qiáng)檔案管理人員綜合能力。檔案管理工作態(tài)度和能力是醫(yī)院檔案管理水平的重要組成部分，職工可以參加教育學(xué)習(xí)新知識，或到其他醫(yī)院更進(jìn)行交流學(xué)習(xí)。鼓勵員工提高技能，參與檔案管理工作。同時，作為醫(yī)院檔案管理者，應(yīng)了解醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，利用醫(yī)療設(shè)備，可以在實習(xí)期間進(jìn)行實地考察，在學(xué)習(xí)中不斷提高工作效率和質(zhì)量。

第三，我們應(yīng)該加大資金的投入，對檔案管理，目前，國內(nèi)的大多數(shù)問題與醫(yī)療單位分配住房少，存儲和信息設(shè)備放置環(huán)境缺乏安全感，他們很多不符合防火要求，高溫、防水等問題，很多信息沒有進(jìn)行升級，設(shè)備也不進(jìn)行更換。因此，應(yīng)加大資金投入，改善檔案資料的存儲環(huán)境，確保其安全。應(yīng)分類檔案存儲設(shè)置一個單獨(dú)的文件中的數(shù)據(jù)倉庫，建立檔案借閱室和辦公室，同時購買先進(jìn)設(shè)備，以及相關(guān)的電子信息公司，開發(fā)一套軟件，適用于醫(yī)院的檔案信息管理。應(yīng)安裝局域網(wǎng)，方便醫(yī)院所有部門和信息共享。設(shè)備儀表需要配備一個高分辨率掃描儀，可用于管理文件數(shù)據(jù)。

第四，重點(diǎn)建設(shè)數(shù)據(jù)庫。信息時代的大多數(shù)文件都是電子文件，許多文件都是數(shù)字存儲的。因此，需要一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅可以滿足網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)囊?，檔案管理的操作習(xí)慣的需要，還容易理解，在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的年代，檔案信息將越來越多，其不安全指數(shù)也在上升，因此，必須不斷提高檔案信息的安全機(jī)制，以提高對檔案安全。

3 結(jié)語

總之，檔案是醫(yī)院非常重要的數(shù)據(jù)，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，關(guān)系到醫(yī)院未來的的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，提高檔案信息自動化管理系統(tǒng)，需要提高檔案管理工作的監(jiān)督、審查，同時還應(yīng)該讓工作人員進(jìn)行綜合能力的提高和管理人員素質(zhì)的提升，提高檔案管理經(jīng)費(fèi)，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高了文件的存儲環(huán)境，方便于檔案的檢查和管理。確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一化，提高檔案信息自動化的質(zhì)量。

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