事業(yè)單位人事檔案管理問題及對策分析

劉莉華

摘 要：在事業(yè)單位基礎(chǔ)工作中，人事檔案管理是重要的組成部分，它能夠反映出個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎懲情況、歷史背景等，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)利益的合法權(quán)益起到較好的維護(hù)作用，同時在選賢舉方面，其發(fā)揮的作用舉足輕重。隨著我國事業(yè)單位面臨的人事改革，很多新問題和新情況出現(xiàn)在人事檔案管理工作中，對企業(yè)基礎(chǔ)工作管理造成一定程度的影響。所以，事業(yè)單位要對當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行科學(xué)的分析，針對出現(xiàn)的問題及時采取行之有效的措施進(jìn)行解決，從而確保事業(yè)單位人事檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和精細(xì)化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理對策

任何一個事業(yè)單位的人事檔案管理都會經(jīng)歷“從無到有，從粗到細(xì)”這樣一個過程，在前期的檔案建立期間，資料相對分散，在一定時間的集中整合后能夠使檔案管理走上軌道，經(jīng)過日積月累的整理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化和制度化。在我國事業(yè)單位中，人事檔案管理工作所發(fā)揮的作用舉足輕重。

1 建立人事檔案工作的重要性

1、為人力資源管理提供基礎(chǔ)保障。人事檔案能夠?qū)T工的成長歷程中每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)的記錄，確保每一個步驟都準(zhǔn)確無誤，能夠?qū)T工的基本資料進(jìn)行真實(shí)的反映。這些依據(jù)均將事實(shí)作為依據(jù)，其說服力較強(qiáng)，有較好借鑒意義，能夠使企業(yè)的管理者對員工的實(shí)際情況有一個全面的了解，在進(jìn)行人事調(diào)動和上任的時，可以減少了對于相關(guān)人員的考核時間，將其安排到合適的崗位，使其能夠更好的履行職責(zé)；同時還能夠根據(jù)個人的專業(yè)，有針對性的提升員工個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而使工作效率效率得到提高。

2、為人事任命提供參考依據(jù)。事業(yè)單位如果需要任免、調(diào)動人員，都需要全面的掌握相關(guān)人員的品性、性格和才能等，還需要實(shí)地考察個人經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，但這些信息在人事檔案中都有所體現(xiàn)。所以事業(yè)單位只有做好人事檔案的管理，使檔案內(nèi)容更加系統(tǒng)和全面，才能夠人事調(diào)整調(diào)動和人事任命時有理有據(jù)。另外，通過對人事檔案的了解進(jìn)行人事任命，能夠使人才的專業(yè)和特長得到發(fā)揮，使人事任命更具有專業(yè)性。

3、作為個人考評的基礎(chǔ)信息。目前，我國大部分事業(yè)單位都將個人考核作為日后職務(wù)晉升的加分項(xiàng)，因此做好檔案管理工作密切聯(lián)系著每個員工的利益，檔案的參考數(shù)據(jù)不僅能夠肯定每名員工的成績，而且能夠避免無成績、無學(xué)歷、無特長的“關(guān)系戶”被安排到重要崗位，給工作造成被動。在人事變動時，新單位也能夠通過人事檔案對員工的個人經(jīng)歷信息進(jìn)行及時了解，在適當(dāng)時機(jī)合理判斷員工的工作能力，從而使人力資源管理效率大大提高。

2 事檔案管理中存在的問題

1、缺乏對人事檔案管理的重視。人事檔案管理看似簡單且不出成績，因此很少有領(lǐng)導(dǎo)和同事對其關(guān)注并對該項(xiàng)工作存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理作為保管的事務(wù)性工作，只是簡單的抄抄寫寫，沒有任何管理的難度，且沒有創(chuàng)造出任何經(jīng)濟(jì)效益，只需要做好歸檔工作，確保檔案信息的安全性即可，因此導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足、人員較少、場所簡陋，人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，檔案管理人員也越來越懶散，檔案收集意識淡薄，對檔案管理水平造成嚴(yán)重影響。

2、缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備。由于人事檔案管理工作沒有受到重視，因此檔案管理人員大部分都是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)直接上崗的，這些工作人員對人事管理工作的崗位職責(zé)、管理要點(diǎn)都含糊不清，檔案收集意識淡薄。而且很多檔案管理人員屬于兼職，沒有充足的精力投入到檔案工作中，在日常工作中只是將檔案材料隨意放在檔案盒內(nèi)，并未在歸檔后進(jìn)行整理。另外有些事業(yè)單位由于辦公室場地緊張，就將檔案室安排在閑置的儲物室或倉庫內(nèi)，這些地方由于陰暗潮濕，環(huán)境相對惡劣，對檔案內(nèi)容造成一定的損壞。另外，檔案室的防火、防盜等手段具有較低的水平，信息化管理等軟件設(shè)施不齊全，鐵窗、鐵柜等硬件設(shè)施也不完善，傳統(tǒng)陳舊的管理手段導(dǎo)致工作人員使用手工操作方式進(jìn)行檔案的調(diào)閱，對原件造成一定的影響。在信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門對信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)不了解。

3、缺乏規(guī)范的檔案材料制作方式。在檔案管理中，各地方對檔案材料的規(guī)格有統(tǒng)一的要求，檔案材料需要16開規(guī)格的辦公用紙，檔案管理人員需要及時裁剪、裱糊加工不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料。但近年來，歸檔的材料中經(jīng)常會出現(xiàn)A4紙，這些材料具有較大的裁剪難度，且浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。在行政機(jī)關(guān)辦公活動中，一般是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，但電子檔案的可讀性、安全性和原始性等問題需要檔案管理部門解決。

3 新時期人事檔案管理工作的對策與思考

1、提高人事檔案管理重要性認(rèn)識。一是要加大對《檔案法》的宣傳力度，使各級管理人員及工作人員的人事檔案管理意識得到有效提高，使檔案工作氛圍逐步向好，使企業(yè)的決策者對人事檔案工作進(jìn)行充分認(rèn)識，使他們認(rèn)識到人事檔案管理工作在單位中所發(fā)揮的重要作用；二要豐富形式載體，對人事檔案工作的重要性進(jìn)行廣泛宣傳。作為檔案管理人員，要通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求全面掌握和熟悉，探索一套科學(xué)有效的檔案管理方法，使檔案質(zhì)量和工作效率得到提高，確保檔案工作更實(shí)用、更科學(xué)。

2、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。在單位管理過程中，為使客戶檔案工作能夠滿足其需要，事業(yè)單位要及時進(jìn)行獎勵機(jī)制的建立，對檔案人員的職級和待遇問題進(jìn)行妥善解決，使檔案人員工作的積極性得到進(jìn)一步提高，確保有一個穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。另外，事業(yè)單位還需要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的模式使檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)得到提升，使其能夠向各部室橫向覆蓋，對下屬的基層單位進(jìn)行縱向覆蓋，確保實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)，使人事檔案管理的認(rèn)可度得到增強(qiáng)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理能夠更高的服務(wù)企業(yè)發(fā)展和管理。

3、健全人事檔案管理制度。對于人事檔案的管理工作來說，健全的人事檔案管理制度具有關(guān)鍵性作用。事業(yè)單位要按照國家相關(guān)要求，制定、完善、健全適應(yīng)單位工作實(shí)際的制度，特別是在建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度時，要明確檔案材料的收集和查詢流程，嚴(yán)格人事檔案材料審查，避免材料內(nèi)出現(xiàn)弄虛造價內(nèi)容，對事業(yè)檔案整理工作細(xì)則進(jìn)行不斷完善，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備，集中統(tǒng)一管理各種門類、載體檔案，認(rèn)真保存照片、錄音帶、錄像帶等有價值的實(shí)物，將人事信息及時準(zhǔn)確地傳輸，使人事信息管理的時效性進(jìn)一步提高。

4、加強(qiáng)人事單位信息化建設(shè)。想要使工作效率得到提高，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)是今后檔案管理的發(fā)展趨勢，在計(jì)算機(jī)內(nèi)整理檔案資料，不僅能夠文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)信息雙存，而且有利于檔案的查找和翻閱，能夠及時向各個部門共享人才檔案信息資源。但是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的信息化管理需要加強(qiáng)保密工作，且只允許有相關(guān)權(quán)限的人員對人事檔案進(jìn)行查，使檔案管理更加科學(xué)有效。

4 結(jié)束語

總言而之，隨著社會的不斷發(fā)揮，人事檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，從而進(jìn)一步服務(wù)人民群眾，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。檔案管理部門要不斷提升管理水平，使檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)共享，方便用戶和各部門隨時查看檔案情況，給事業(yè)單位管理者重大事項(xiàng)的決策提供依據(jù)。各部門要對檔案管理工作加強(qiáng)重視，相關(guān)部門要認(rèn)真配合，工作人員要認(rèn)真努力負(fù)責(zé)的工作，從而增強(qiáng)人事檔案信息的時效性，為事業(yè)單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

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