事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作思考

黃慧穎

摘 要：人事檔案在事業(yè)單位的改革發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中發(fā)揮著積極作用，為了更好的為單位的發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境，必須要重視人事檔案管理，尤其是要做好人事檔案的收集歸檔工作，把握好檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事業(yè)單位要深化對(duì)人事檔案收集歸檔工作的認(rèn)知，構(gòu)建完善的檔案收集歸檔體系，實(shí)現(xiàn)檔案收集歸檔的規(guī)范化和制度化發(fā)展，為人事檔案管理的全面進(jìn)步注入活力。下面將重點(diǎn)就事業(yè)單位如何做好人事檔案收集歸檔工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；收集；歸檔

人事檔案管理是事業(yè)單位管理環(huán)節(jié)不可缺少的一部分，而在檔案管理過程當(dāng)中認(rèn)真收集鑒別以及歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)，而且只有確保檔案收集歸檔的真實(shí)性以及完整性，才能夠保障檔案質(zhì)量，為深層次的檔案利用奠定基礎(chǔ)，更好的發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。針對(duì)這一情況，事業(yè)單位要全面突破固守的傳統(tǒng)檔案管理理念，有效把握檔案收集歸檔的動(dòng)態(tài)性以及全面性特點(diǎn)，明確檔案收集歸檔重要性的同時(shí)，還需要表面創(chuàng)新改革檔案收集歸檔策略，確保收集歸檔工作的實(shí)施質(zhì)量。

1 提高檔案收集歸檔重視程度

事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作是影響檔案管理有效性的重要因素，同時(shí)也是一項(xiàng)關(guān)系到單位長遠(yuǎn)發(fā)展的大事，所以做好檔案收集歸檔工作是檔案管理工作的重中之重，要想進(jìn)一步制定工作策略，貫徹實(shí)施工作方法，首先就需要從思想上深化認(rèn)知，增強(qiáng)對(duì)檔案收集歸檔工作的重視和認(rèn)知程度，用正確的思想認(rèn)識(shí)來指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)的落實(shí)。第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要?jiǎng)?chuàng)新自身的管理理念，站在事業(yè)單位戰(zhàn)略性發(fā)展的整體角度來認(rèn)真思考和分析檔案收集歸檔的重要意義，加大對(duì)檔案收集歸檔工作的重視，在此基礎(chǔ)之上在這一方面給予強(qiáng)有力的支持與保障，增強(qiáng)檔案管理工作的活力，確保檔案收集歸檔的執(zhí)行力。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要做到以身作則，充分發(fā)揮自身的榜樣和帶動(dòng)作用，保障各項(xiàng)管理信息資料的上傳下效。第二，事業(yè)單位要做好檔案收集歸檔重要性的宣傳，使得單位的廣大員工都能夠深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并做好自己力所能及的工作，給予檔案收集歸檔良好的幫助與支持，形成強(qiáng)大的工作合力，降低檔案收集歸檔工作的實(shí)施難度，充分激發(fā)檔案管理者的工作熱情，為工作效率的提升提供支持。

2 健全檔案收集歸檔工作制度

大量的工作實(shí)踐證明，制度建設(shè)是開展事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作創(chuàng)新發(fā)展的根本保障，要想確保檔案收集歸檔的工作成效，滿足檔案管理的多元化需求就必須要根據(jù)檔案收集歸檔工作的實(shí)際要求健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)制度建設(shè)力度，有效發(fā)揮制度的權(quán)威性，讓各項(xiàng)工作的處理都能夠?qū)⒅贫茸鳛橐罁?jù)和處理準(zhǔn)則，協(xié)調(diào)指導(dǎo)各項(xiàng)收集歸檔工作的開展，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化發(fā)展。第一，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行人事檔案收集、鑒別、整理、保密、保管等規(guī)章制度，嚴(yán)格借助制度來規(guī)范檔案管理工作的執(zhí)行，確保檔案信息的質(zhì)量，為檔案的利用打下基礎(chǔ)。第二，健全檔案登記和轉(zhuǎn)遞工作。在轉(zhuǎn)遞檔案材料的過程當(dāng)中必須嚴(yán)格依照統(tǒng)一規(guī)定的要求進(jìn)行登記，登記完成之后需對(duì)檔案資料進(jìn)行密封包裝，之后再完成一系列的轉(zhuǎn)遞工作。收到檔案的單位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行認(rèn)真核查，在確定無誤之后，需要在回執(zhí)上蓋章簽名，把回執(zhí)單寄回原單位。第三，健全檔案材料的審核制度。在收集歸檔材料的過程中必須做好材料審核，分析審查材料當(dāng)中記錄的信息是否和檔案記載一致，審查材料是否完整齊全，審查各項(xiàng)手續(xù)的完備性，從源頭著手把控好檔案收集歸檔工作的質(zhì)量。

3 規(guī)范人事檔案收集歸檔操作

規(guī)范人事檔案收集歸檔的相關(guān)操作是事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)以及難點(diǎn)，在實(shí)踐當(dāng)中必須要做好以下工作：第一，制定嚴(yán)格科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，有效把握檔案收集歸檔的工作重點(diǎn)，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)做好檔案材料的收集、鑒別與歸檔，確保各項(xiàng)實(shí)踐操作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。在收集檔案材料的過程當(dāng)中必須要認(rèn)真分析材料形成規(guī)律與特征，采用多元化的收集方法來保障資料的及時(shí)收集歸檔。對(duì)收集到的信息資料還要做好全面鑒別把關(guān)，做到去偽存真，保證人事檔案可以全面系統(tǒng)以及精準(zhǔn)的展現(xiàn)個(gè)人全貌。第二，有效增強(qiáng)檔案歸檔工作力度，在歸檔實(shí)踐當(dāng)中做好檔案的分類管理，保障分類準(zhǔn)確，在排列以及層次安排方面也需要做到清晰有序。為了確保歸檔材料的真實(shí)可靠和手續(xù)完備，必須在歸檔的過程當(dāng)中，做好篩查和甄別，保證歸檔當(dāng)中所使用的材料全部準(zhǔn)確真實(shí)。除此以外，要做好人事檔案材料的清查工作，逐一做好材料的登記和索要，在檔案信息錄入方面必須統(tǒng)一規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案歸檔的規(guī)范與美觀。第三，做好檔案收集歸檔審核工作，審核檔案材料的完整性，對(duì)于缺少資料的檔案必須要做好詳細(xì)記錄，并要求有關(guān)單位和個(gè)人補(bǔ)充收集。

4 實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理

在社會(huì)日新月異和時(shí)代迅速發(fā)展的今天，事業(yè)單位人事制度改革已經(jīng)進(jìn)入到了關(guān)鍵階段，事業(yè)單位的改革步伐也在不斷加快，人事檔案的收集歸檔工作顯得更加重要，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)、人才選拔任用、保險(xiǎn)繳納、工作調(diào)動(dòng)等多個(gè)方面都對(duì)人事檔案收集歸檔工作提出了更高的要求和迫切的需求。在信息時(shí)代到來的社會(huì)背景下，傳統(tǒng)利用手工方式進(jìn)行檔案收集歸檔管理的模式已經(jīng)無法與當(dāng)前實(shí)際工作要求相適應(yīng)，也無法滿足社會(huì)各個(gè)層面對(duì)于檔案信息的大量需要。那么作為事業(yè)單位人事檔案管理者需要做到與時(shí)俱進(jìn)，積極探究怎樣利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來做好檔案收集歸檔工作，以便提高工作效率，全面提升檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化工作水平。第一，檔案管理者要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案收集歸檔工作，有效發(fā)展以及完善電子檔案，同時(shí)為了適應(yīng)檔案信息化管理的要求要結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的高效管理。第二，檔案管理者在做好信息化的檔案收集歸檔同時(shí)，必須積極防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，做好檔案信息的保密工作，維護(hù)檔案材料的安全性，推動(dòng)檔案信息化管理的健康持續(xù)發(fā)展。

5 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

毋庸置疑，事業(yè)單位人事檔案的收集歸檔工作離不開高素質(zhì)檔案管理者的全力付出以及才智支持，而且事業(yè)單位管理者面對(duì)的是廣泛、復(fù)雜以及來源廣的檔案信息資料，如果他們不具備高超的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不能夠用以身作則和愛崗敬業(yè)的責(zé)任意識(shí)全身心投入的話，那么神是檔案收集歸檔工作也將無從開展，各項(xiàng)工作質(zhì)量得不到保障，那么事業(yè)單位的人事管理也將面臨嚴(yán)峻的發(fā)展形勢(shì)。所以，事業(yè)單位注重對(duì)檔案管理者綜合素質(zhì)的培養(yǎng)成為當(dāng)前優(yōu)化檔案收集歸檔工作的重要工作策略，也是保障檔案管理者適應(yīng)工作崗位，滿足檔案管理要求的重要舉措。一方面，事業(yè)單位要定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高他們檔案收集歸檔業(yè)務(wù)處理的質(zhì)量，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和事業(yè)心，讓他們能夠在實(shí)際工作當(dāng)中主動(dòng)積極的投入。同時(shí)還需要做好考核工作，完善獎(jiǎng)懲措施，有效增強(qiáng)檔案管理者的工作積極性。另一方面，事業(yè)單位要做好人才引進(jìn)工作，將內(nèi)部人才培養(yǎng)和外部的人才引進(jìn)聯(lián)合起來，不斷充實(shí)和完善檔案收集歸檔工作隊(duì)伍。

檔案收集歸檔工作是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案信息的質(zhì)量，從而影響到檔案利用的質(zhì)量與效率。因此，事業(yè)單位為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，全面推進(jìn)事業(yè)單位改革進(jìn)程，必須切實(shí)提高對(duì)檔案收集歸檔工作的重視程度，健全檔案收集歸檔工作機(jī)制，規(guī)范人事檔案收集歸檔操作規(guī)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，為工作質(zhì)量的提升提供強(qiáng)有力的保障。

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