信息時代職業(yè)院校人事檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新分析

摘 要：進入新世紀(jì)以來，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標(biāo)志。在信息化發(fā)展的推動下，職業(yè)院校人事檔案管理工作正逐步由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式，檔案管理工作的發(fā)展中心也開始向著信息化與數(shù)字化發(fā)展。本文基于網(wǎng)絡(luò)信息化背景，對職業(yè)院校人事檔案管理服務(wù)模式進行創(chuàng)新研究，并提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：信息時代；職業(yè)院校；人事檔案管理；服務(wù)模式

一、 信息時代與人事檔案管理

信息社會的一個顯著特點是潛力無窮的信息索取與信息交換，而且信息交換活動多發(fā)生在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，這使得基于互聯(lián)網(wǎng)的信息具備了綜合性、競爭性、開放性與滲透性的特征。信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展改變了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，其將傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的檔案“搬到”了互聯(lián)網(wǎng)上，以數(shù)字化形式存儲與傳播，這極大地提高了人事檔案管理的效率與水平，并且也在一定程度上拓展了人事檔案的利用服務(wù)范圍。信息時代使人事檔案管理產(chǎn)生了新的特點，比如檔案管理的信息化，檔案管理人員的信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)等，但同時信息時代也給人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，比如對管理人員技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)提出挑戰(zhàn)，對管理理念與管理制度提出挑戰(zhàn)，對管理技術(shù)提出挑戰(zhàn)。

二、 職業(yè)院校人事檔案管理存在的問題分析

（一） 缺乏重視，工作不規(guī)范

對當(dāng)前職業(yè)院校人事檔案管理工作進行實踐調(diào)查分析可知，多數(shù)職業(yè)院校并未重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理意識淡薄，多數(shù)只將其作為個人信息的存儲，缺乏足夠的利用服務(wù)意識，大多數(shù)院校只是將人事檔案作為教師工資、職稱、人事調(diào)動的資料進行利用，缺乏現(xiàn)代管理意識。此外，多數(shù)職業(yè)院校沒有專門針對人事檔案管理的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作不規(guī)范，比如人事檔案材料歸檔不準(zhǔn)確，人事檔案用紙規(guī)格不一，人事檔案的隸屬比較混亂等。

（二） 檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，管理素質(zhì)不高

一是多數(shù)職業(yè)院校的檔案管理工作人員數(shù)量不足，導(dǎo)致沒有專門的人事檔案管理人員，而且檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)不合理，影響人事檔案管理的質(zhì)量；二是職業(yè)院校檔案管理部門的人員構(gòu)成多樣化，人員的流動性較強，甚至有些職業(yè)院校的檔案管理人員是由其他部門工作人員兼職，使得他們在人事檔案管理中的業(yè)務(wù)不熟練，檔案管理素質(zhì)不高，無法滿足日益增長的人事檔案管理需求；三是人事檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，尤其是在信息化時代，檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展需要管理人員不僅具備較高的檔案管理知識與技能，而且還需要他們具備一定的數(shù)字化、信息化知識與技能。

（三） 未實現(xiàn)信息化管理，檔案應(yīng)用不足

在實踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，雖然多數(shù)職業(yè)院校檔案管理工作隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進，而開始了檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，但多數(shù)院校人事檔案管理的信息化程度不高，多以紙質(zhì)檔案管理為主，紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換的進程較慢，這在一定程度上影響了職業(yè)院校檔案管理的信息化開發(fā)。由于對人事檔案認識程度不高，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進度較慢，導(dǎo)致人事檔案的開發(fā)利用率不高，人事檔案管理部門與人力資源部門的配合不合理，人事檔案的應(yīng)用功能單一。

三、 信息時代職業(yè)院校人事檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新設(shè)計

（一） 創(chuàng)新人事檔案管理的多元模式

一方面，職業(yè)院校應(yīng)建立適應(yīng)信息時代要求的人事檔案管理多元模式，構(gòu)建體現(xiàn)職業(yè)院校特色的獨特管理模式。在人事檔案管理中，應(yīng)堅持傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代檔案管理模式相結(jié)合，對于一些重要的人事檔案資料可采取紙質(zhì)檔案進行備份，以數(shù)字檔案進行開發(fā)利用，以確保人事檔案的完整性與準(zhǔn)確性。要加強人事檔案的開放式交流，將開發(fā)與整合人事檔案信息資源放在突出地位，充分發(fā)揮人事檔案的作用。另一方面，職業(yè)院校及其主管部門應(yīng)加強對人事管理的監(jiān)管力度，拓展人事檔案管理服務(wù)職能，完善向公共服務(wù)的人事檔案管理制度。

（二） 建立人事檔案服務(wù)職業(yè)院校的管理模式，加強人事檔案的開發(fā)利用

職業(yè)院校人事檔案管理首先要滿足自身的實際需求，要體現(xiàn)出為院校服務(wù)的功能特色，這就需要職業(yè)院校結(jié)合自身實際情況建立服務(wù)自身的管理模式，為院校自身的人力資源管理工作提供基本支持。比如建立基于校園網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)人才測評軟件系統(tǒng)，構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)等。職業(yè)院校人事檔案管理不僅要體現(xiàn)人才信息的存儲功能，更要充分發(fā)揮人事檔案的利用服務(wù)功能，比如建立職業(yè)院校人事檔案開發(fā)利用及服務(wù)平臺，使信息需求者可以通過檢索獲取所需求的信息，進而提升了人事檔案的開發(fā)利用程度。

（三） 強化人事檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)

職業(yè)院校結(jié)合實際情況籌建信息利用開發(fā)中心，并將人事檔案作為重要的信息資源，在網(wǎng)絡(luò)的信息開發(fā)中心籌建中，積極尋求院校之間的合作開發(fā)，采取縱向聯(lián)合橫向的模式，提高人事檔案信息共享的程度。在人事檔案利用開發(fā)中，積極開展“產(chǎn)學(xué)研一體化合作開發(fā)”模式，加強校企合作，積極建立校企合作模式的人事檔案信息共享平臺，使職業(yè)院校與企業(yè)能夠在人事檔案管理上相互提供更加專業(yè)的指導(dǎo)與服務(wù)。此外，職業(yè)院校還應(yīng)加強對人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的推廣和建設(shè)，建立人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，加強人事檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化的安全性、保密性建設(shè)，進而提高人事檔案的開發(fā)與利用效益。

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作者簡介：

王筱，山東省臨沂市，臨沂市職業(yè)學(xué)院。endprint