新時(shí)期如何創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作

翟德綱

（濮陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院附屬中學(xué)，河南 濮陽(yáng) 457000）

在科技時(shí)代大背景的引領(lǐng)下，數(shù)字化管理學(xué)生檔案正符合時(shí)代發(fā)展需求，也滿足了學(xué)生的檔案資料需求，為老師、學(xué)生和家長(zhǎng)都提供了便捷的查詢方式。學(xué)生檔案的管理及創(chuàng)新最重要的還應(yīng)是校方的重視程度及關(guān)注程度。在新時(shí)代新歷史發(fā)展的大背景下學(xué)生的檔案管理顯的尤為重要。然而在學(xué)生檔案管理方面仍存在著一定的問(wèn)題：學(xué)生檔案管理員的疏忽、校方對(duì)學(xué)生檔案的不重視、學(xué)生自身沒有檔案保護(hù)意識(shí)等，這一系列問(wèn)題都將造成學(xué)生檔案的丟失或破損。為保護(hù)學(xué)生的個(gè)人利益學(xué)校必須依法管理學(xué)生檔案，檔案管理人員更應(yīng)該切實(shí)負(fù)起責(zé)任來(lái)，保障學(xué)生的檔案安全。

1 學(xué)校檔案管理員需了解檔案管理的重要意義

首先還是得重視相應(yīng)的法律，《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條明確指出“從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法?！眻?jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)路線，依法管理檔案。在遇到刻意損壞他人檔案時(shí)，校方可以適時(shí)通過(guò)法律手段解決。依法管理可減少資料丟失、保障學(xué)生資料安全、提高資料利用效率。檔案可以明確記錄學(xué)生的信息及學(xué)業(yè)成果匯報(bào)，為教師了解學(xué)生提供基礎(chǔ)和前提。以前那種對(duì)檔案疏于管理的思想過(guò)于陳舊，應(yīng)該摒棄。

著名史學(xué)家司馬遷撰寫的《史記》里面記錄了我國(guó)的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化；各國(guó)間的戰(zhàn)爭(zhēng)與糾葛；通商的方法及貨幣的轉(zhuǎn)變，為后人了解古代歷史提供了有利的空間。也無(wú)形中宣傳了我國(guó)古代優(yōu)秀的文化歷史，體現(xiàn)出我國(guó)文化的博大精深源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。這就足以說(shuō)明學(xué)生檔案管理應(yīng)得到相應(yīng)的重視并依法管理。

2 學(xué)校檔案管理員需樹立起責(zé)任心

檔案管理員是檔案管理的關(guān)鍵，其應(yīng)背負(fù)起自己的責(zé)任履行好自己的義務(wù)。學(xué)生檔案折疊、破損、丟失，這些事情屢見不鮮，歸根結(jié)底還應(yīng)是管理人員的失誤。這種低級(jí)的錯(cuò)誤在學(xué)生檔案管理方面不應(yīng)出現(xiàn)，應(yīng)對(duì)自己所處的崗位負(fù)責(zé)任，以對(duì)每個(gè)學(xué)生負(fù)責(zé)任的態(tài)度對(duì)待自己的工作。這對(duì)學(xué)生的前途乃至發(fā)展都有著或多或少的影響。歌德曾這樣說(shuō)過(guò)：“責(zé)任就是對(duì)自己要求去的事有一種愛”學(xué)校檔案管理員更行切實(shí)負(fù)起責(zé)任保障學(xué)生們的檔案管理安全。對(duì)自己所在的職業(yè)充滿愛全身心投入到自己的工作當(dāng)中去，以對(duì)每個(gè)學(xué)生負(fù)責(zé)任的態(tài)度去看待自己的工作，在自己的職業(yè)范圍內(nèi)做好每一個(gè)管理細(xì)節(jié)。細(xì)到學(xué)生每一次的優(yōu)秀事跡及錯(cuò)誤過(guò)失，全面到學(xué)生可以了解到自己的各方面信息提供給學(xué)生方便的查閱空間。

3 在新時(shí)代發(fā)展背景下學(xué)校應(yīng)如何做好學(xué)生檔案管理

3.1 堅(jiān)持依法管理作為學(xué)校的主體

學(xué)校應(yīng)做好模范帶頭作用，加強(qiáng)對(duì)資料管理處的管理，對(duì)于有意破壞他人檔案或私自更改檔案信息甚至對(duì)檔案進(jìn)行盜取者應(yīng)及時(shí)制止并依法做出處理。對(duì)于檔案管理人員可以普及一些關(guān)于檔案管理的法律知識(shí)，適時(shí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的會(huì)議總結(jié)，對(duì)于檔案管理中沒有注意到的細(xì)節(jié)及時(shí)彌補(bǔ)，對(duì)于錯(cuò)誤的管理方案盡快做出處理方案，優(yōu)秀的管理存放方式應(yīng)受到大量推廣及運(yùn)用。在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，數(shù)字化普及到生活的各個(gè)地方。然而網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也隨之增生，相應(yīng)的檔案管理員更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理。不法分子會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜取學(xué)生個(gè)人信息。針對(duì)這一問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。檔案數(shù)字化有優(yōu)點(diǎn)同時(shí)也有缺點(diǎn)，方便了管理這是毋庸置疑的，但是數(shù)字檔案也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，甚至導(dǎo)致檔案丟失被篡改。這時(shí)候紙質(zhì)檔案的保存就是非常有必要的。檔案管理成果以及對(duì)違規(guī)操作的管理員做出通報(bào)批評(píng)，有甚者可通過(guò)法律手段處理，進(jìn)而營(yíng)造出良好的檔案管理流程。檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，個(gè)人信息、讀書經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都會(huì)記錄在檔案里并保存下來(lái)跟隨學(xué)生的一生。比如涉及以后的工作方面：工作的轉(zhuǎn)正、職稱的申報(bào)、入職事業(yè)單位等。這也將與學(xué)生的個(gè)人利益和前途直接掛鉤，有甚者將毀掉自己的前途。所以學(xué)生自己也應(yīng)重視檔案的運(yùn)用，不要做‘棄檔族’，檔案丟失將是一件很麻煩的事。學(xué)生如果沒有學(xué)籍就無(wú)法參加公務(wù)員考試、考研、事業(yè)單位考試等。

3.2 適時(shí)發(fā)展學(xué)生檔案進(jìn)行電子化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大趨勢(shì)，也是必然要求。在做好新時(shí)期學(xué)生檔案管理時(shí)應(yīng)推陳出新革故鼎新。數(shù)字文化已成為當(dāng)下最流行的一種文化，適時(shí)改變傳統(tǒng)檔案管理方式創(chuàng)新為數(shù)字化管理，這樣更方便、更安全、更便利的管理了學(xué)生的檔案，學(xué)生也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)了解自己的檔案。數(shù)字化也是大數(shù)據(jù)化，在學(xué)生檔案管理這方面可積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理，這既全面的整合了資料幫助了學(xué)生又有效地利用了數(shù)字文化讓科技貫穿了我們的生活。與以前的管理方法不同數(shù)字化管理檔案可避免檔案的磨損從而影響查閱質(zhì)量；對(duì)于儲(chǔ)存的時(shí)間數(shù)字化管理也較紙質(zhì)檔案更久一些；這無(wú)形中也影響了檔案的存儲(chǔ)。那么我們應(yīng)如何運(yùn)用好電子化資料？學(xué)校可安排好相關(guān)技術(shù)人員對(duì)每一個(gè)學(xué)生的檔案都正確輸入網(wǎng)絡(luò)，還需經(jīng)學(xué)生本人核對(duì)并編排好順序制作出相應(yīng)的目錄，查閱檔案時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞便可輕松查閱。創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化就是個(gè)很優(yōu)秀的例子。每做一件事就要努力做到最好，對(duì)自己的職業(yè)要充滿熱情和愛。學(xué)校資料管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任來(lái)，給員工做出優(yōu)秀的示范，以此起到模范帶頭作用。只有檔案管理更加嚴(yán)密，那么一系列的管理難題都會(huì)迎刃而解。領(lǐng)導(dǎo)需調(diào)動(dòng)大家的積極性，商討出更具有創(chuàng)新意義的管理檔案方案。

3.3 對(duì)于檔案的管理工作應(yīng)加大投資力度

有些學(xué)校存檔檔案的地方只是廢棄的教室、不用的空房間、沒有存放框架的角落。甚至只是一個(gè)荒廢很久的學(xué)校一角。沒有專業(yè)的管理人員看護(hù)，也沒有規(guī)范的管理制度。學(xué)校不重視檔案管理方面的問(wèn)題。這樣的環(huán)境怎么去談檔案管理？學(xué)校應(yīng)合理利用資金加大對(duì)檔案管理處的經(jīng)濟(jì)投資，學(xué)生檔案管理方面校方應(yīng)該更加重視，其重要程度與學(xué)業(yè)同等。沒有檔案的記錄，即使再多的學(xué)業(yè)成果也是空談。少數(shù)學(xué)校檔案存放方法雜亂無(wú)章毫無(wú)規(guī)范可言，應(yīng)提高對(duì)于檔案的存放，檔案的存放必須有規(guī)律、有日期標(biāo)注。比如按照班級(jí)存放，隨著年級(jí)的增長(zhǎng)學(xué)生的檔案也要隨之調(diào)換位置，不同屆的學(xué)生應(yīng)標(biāo)注不同的日期，并且分開整理，設(shè)立醒目的目錄，這樣在檔案查詢過(guò)程中就更加方便。在校學(xué)生應(yīng)放在顯眼位置方便整理運(yùn)用。畢業(yè)生的檔案資料也應(yīng)做到確保安全不被磨損。這應(yīng)引起相應(yīng)學(xué)校的重視，檔案存儲(chǔ)是保護(hù)學(xué)生檔案的關(guān)鍵，要以為學(xué)生負(fù)責(zé)人的態(tài)度去管理檔案資料。學(xué)業(yè)雖重但檔案資料是學(xué)生學(xué)業(yè)成果的證明，和學(xué)業(yè)應(yīng)處于同等地位。因此對(duì)于檔案管理方面要加大投資力度從而提高對(duì)學(xué)生檔案的管理成效，對(duì)于不遵守規(guī)章制度不依法管理學(xué)生資料者應(yīng)在之前規(guī)定好懲處措施，加大對(duì)檔案管理人員做好普法宣傳。為檔案管理營(yíng)造出正確的管理思想從而提高管理成效，加大對(duì)檔案管理方面的投資力度是一種對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)人的表現(xiàn)，檔案管理員應(yīng)管理好相關(guān)人員，督促其完成自己相關(guān)的工作。對(duì)于檔案管理校方應(yīng)該高度重視，加大對(duì)其的投資力度使檔案管理系統(tǒng)更加完善。可以適當(dāng)?shù)脑鲈O(shè)檔案儲(chǔ)存箱，保障檔案的安全。招聘專業(yè)人員對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行全面的整理，數(shù)字化管理方面可請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行管理。數(shù)字化管理是當(dāng)下最流行的管理方式可以有效提高管理效率，校方可以在檔案管理技術(shù)人員招聘時(shí)增加投資力度。使學(xué)生檔案變得更加方便查詢，更有利用價(jià)值。

3.4 提高檔案管理的應(yīng)用成效

檔案管理創(chuàng)新最終的目的還是要應(yīng)用到實(shí)質(zhì)中，為學(xué)生的檔案管理作出更大方面的突破應(yīng)以學(xué)生的利益為根本做出有價(jià)值有意義的管理方案，最大程度地體現(xiàn)出檔案的內(nèi)在價(jià)值。要做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)化、容易化，就每次的模擬考試而言，成績(jī)將是學(xué)生們關(guān)注的事情之一，有些學(xué)校就做的很好將學(xué)生成績(jī)進(jìn)行分析，與上次成績(jī)進(jìn)行對(duì)比，各科目成績(jī)的細(xì)化分析，這都為學(xué)生了解自己的學(xué)習(xí)狀況提供了便利。在查閱資料時(shí)可清楚了解到自己的學(xué)業(yè)成果。要在原本管理的基礎(chǔ)上做出創(chuàng)新，可適當(dāng)去除原本的繁瑣流程，不需要管理員再去一一核對(duì)，一一尋找，可設(shè)置方便老師家長(zhǎng)學(xué)生的查詢可做出目錄，輸入關(guān)鍵詞便可輕松了解信息。適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求可不斷創(chuàng)新應(yīng)用方式，可進(jìn)行實(shí)名驗(yàn)證更好地提高資料管理的安全性，確保資料的完整性，通過(guò)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得信息更全面查閱更便利。檔案就是將學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)結(jié)果匯總在一起，對(duì)于學(xué)生以后的擇業(yè)問(wèn)題都有很大的影響，若學(xué)生在上學(xué)期間不遵守記錄，情況嚴(yán)重的就可在檔案中記過(guò)。這也無(wú)形中約束了學(xué)生的行為習(xí)慣。檔案都必須按照學(xué)生個(gè)人的真實(shí)情況進(jìn)行填寫，從而保證檔案的真實(shí)性。在未來(lái)，去任何單位應(yīng)聘都離不開個(gè)人檔案，檔案將伴隨著人們的一生。因此，學(xué)校應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，加大對(duì)學(xué)生檔案管理的力度，只要學(xué)校付諸于行動(dòng)了，檔案工作也將大有成就。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，學(xué)生檔案的創(chuàng)新管理是適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展需求，為學(xué)生們提供一個(gè)更方便的查閱空間。檔案的安全管理應(yīng)結(jié)合相應(yīng)法律來(lái)維護(hù)檔案安全。應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案管理工作人員普及相關(guān)管理知識(shí)及法律知識(shí)，明確管理的重要性。以后不論是轉(zhuǎn)正定級(jí)、考研、考公務(wù)員等都需要提供檔案。數(shù)字化管理應(yīng)被學(xué)校重視，這將極大程度上提高檔案的管理效率和管理方式。檔案的存儲(chǔ)方式及存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)規(guī)范建設(shè)做到規(guī)范整個(gè)操作。檔案存儲(chǔ)的細(xì)節(jié)也至關(guān)重要，對(duì)于學(xué)生的每一個(gè)信息都準(zhǔn)確填寫，準(zhǔn)確操作至學(xué)生的個(gè)人檔案信息中。一個(gè)嚴(yán)格的管理制度、規(guī)范的檔案存儲(chǔ)、電子化的管理方式。都將是學(xué)生檔案管理方面的優(yōu)秀體現(xiàn)。