企業(yè)文書檔案的收集整理工作要點(diǎn)分析

陳玉飛

摘 要：文書檔案是企業(yè)人事、運(yùn)營等一系列活動的產(chǎn)物，對企業(yè)的實(shí)際工作有一定影響，也關(guān)乎企業(yè)的未來發(fā)展?；诖耍P者以當(dāng)前企業(yè)文書檔案收集整理工作的不足作為切入點(diǎn)，簡述收集整理意識、方式方面的問題，再以此為基礎(chǔ)，重點(diǎn)論述相關(guān)工作的要點(diǎn)和具體措施，并給出各要點(diǎn)和措施的具體內(nèi)容，以期明晰實(shí)際問題、完善理論內(nèi)容，為后續(xù)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；收集整理意識；工作流程；企業(yè)

一、前言

當(dāng)前信息時代下，各類數(shù)據(jù)信息被認(rèn)為是推動企業(yè)發(fā)展的核心力量之一，這要求企業(yè)重視信息收集和分析工作，內(nèi)部文書檔案的收集管理也應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上引起更高程度的重視?？傮w來看，由于我國引入市場經(jīng)濟(jì)體制的時間尚短，各地企業(yè)的競爭意識略有不足，因此文書檔案相關(guān)工作沒有得到足夠關(guān)注，管理手段、框架的問題則進(jìn)一步惡化了實(shí)際情況，分析目前相關(guān)工作的不足、要點(diǎn)、措施有一定的實(shí)際意義。

二、當(dāng)前企業(yè)文書檔案收集整理工作的不足

（一）對文書檔案進(jìn)行收集整理的意識不足

自20世紀(jì)中后期以來，我國各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度明顯加快，企業(yè)數(shù)目持續(xù)增加，尤其是中小企業(yè)，這些企業(yè)提升了地區(qū)經(jīng)濟(jì)、整體經(jīng)濟(jì)的活力，但在管理方式方面存在一些不足。就文書檔案收集整理而言，相當(dāng)一部分中小企業(yè)對該工作不夠重視，沒有對文書檔案的價值形成清醒的認(rèn)識。針對河北地區(qū)的調(diào)查表明，超過54.7%的小企業(yè)沒有完備的文書檔案管理系統(tǒng)、超過22.3%的中型企業(yè)沒有進(jìn)行專門的文書檔案管理，這對于中小企業(yè)的發(fā)展存在不利影響。

（二）對文書檔案進(jìn)行收集整理的方式不當(dāng)

文書檔案的收集整理，并不是文件的簡單累積，應(yīng)在科學(xué)的方式方法下具體進(jìn)行，目前來看，相當(dāng)一部分企業(yè)并未對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，使實(shí)際工作流于形式，難以發(fā)揮作用。在此次調(diào)查中，調(diào)查人員發(fā)現(xiàn)約有41.1%的中小企業(yè)進(jìn)行文書檔案收集整理時不重視分類保存，導(dǎo)致調(diào)用、查看困難；有19.8%的中小企業(yè)存在文書檔案破損、丟失問題，使實(shí)際工作的效果大打折扣。

（三）文書檔案收集整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化框架

標(biāo)準(zhǔn)化框架對于實(shí)際工作有明顯的指導(dǎo)價值，就文書檔案收集整理工作而言，由于各類文書檔案數(shù)目大、類別多，并且是持續(xù)產(chǎn)生的，不可能通過一次工作一勞永逸的解決，應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)框架確定收集方式、整理方法、歸類標(biāo)準(zhǔn)等，在實(shí)際工作中，有超過25.9%的企業(yè)文書檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)框架，各類文件的處置帶有明顯的隨意性，導(dǎo)致丟失、破損等問題。

三、企業(yè)文書檔案收集整理工作的要點(diǎn)

（一）文書檔案收集整理的完整度

文書檔案往往涉及企業(yè)多項(xiàng)工作，包括人事工作、經(jīng)營工作、生產(chǎn)工作、銷售工作等，這意味著其類別多樣、數(shù)目也可能較多，因此在進(jìn)行收集整理時，為確保其能充分發(fā)揮價值、保證信息全面性，應(yīng)注意文件收集整理的完整度。如某企業(yè)進(jìn)行銷售相關(guān)文件的收集，時間跨度應(yīng)涵蓋至少5年，各部門、門店、分公司的銷售狀況也應(yīng)得到充分考慮，脫銷、業(yè)務(wù)中斷、固定客戶等影響銷售水平的情況也應(yīng)加以注意，確保文書檔案收集整理的完整度，使其發(fā)揮更大作用。

（二）文書檔案收集整理的規(guī)范性

規(guī)范性的工作有利于提升效率，也便于進(jìn)行追責(zé)、工作交接、管理。就文書檔案收集整理而言，作為信息資源，文書檔案的產(chǎn)生往往帶有明顯的規(guī)律性，如大部分企業(yè)會在每個月、每個季度進(jìn)行一次總結(jié)，帶有較高價值的文書檔案也會在這一時間節(jié)點(diǎn)上形成。企業(yè)可以作出規(guī)定，要求每個月月底生成一次月度報(bào)告，涵蓋本月的銷售、人事、業(yè)務(wù)拓展等內(nèi)容，并細(xì)化各個條目，要求給出對應(yīng)內(nèi)容，使整體工作規(guī)范化，能持續(xù)有效的進(jìn)行。

（三）文書檔案的分類與保存

對文書檔案進(jìn)行分類非常重要，可以使文件的查看、調(diào)取、管理更加有序，如人事檔案和倉儲檔案，如果隨意堆放，在查看時必然存在困擾，分類存儲則能保證調(diào)取的方便性。文書檔案的保存則直接體現(xiàn)了管理水平，應(yīng)確保各類文件完整無缺，為后續(xù)工作提供支持。如紙質(zhì)文件的保存要避免高濕度環(huán)境，還應(yīng)注意蟲、鼠破壞等。

四、完善企業(yè)文書檔案收集整理工作的措施

（一）落實(shí)具體工作

為求改變企業(yè)不重視文書檔案收集整理工作的情況，要求要扭轉(zhuǎn)意識，而扭轉(zhuǎn)意識的主要措施之一是將工作責(zé)任具體落實(shí)，實(shí)現(xiàn)“專事專管”，這一舉措既有利于提升工作成效，也有利于進(jìn)行問題追責(zé)。具體而言，企業(yè)應(yīng)選擇具有文件管理經(jīng)驗(yàn)或者文件管理相關(guān)專業(yè)的人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，并在具體工作開展前明確人員的權(quán)力和責(zé)任，確保檔案管理與文書處理的水平，人事部門和管理部門則應(yīng)抽調(diào)人員負(fù)責(zé)文書檔案收集整理工作，在負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下成立辦公室，建立層次化的工作體系，按規(guī)章制度進(jìn)行歸檔整理，并將實(shí)際工作與考評體系掛鉤，進(jìn)一步強(qiáng)化人員對工作的清醒認(rèn)識。

以層次化的體系為例，層次化體系是指在總負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)置若干執(zhí)行人員，每位執(zhí)行人員負(fù)責(zé)一個固定部門的文書檔案收集管理，只對分內(nèi)工作負(fù)責(zé)。如某大企業(yè)共有15個部門，各部門在實(shí)際工作中會產(chǎn)生大量的信息、檔案、文書，不可能依靠一名工作人員實(shí)現(xiàn)所有文書檔案的收集整理工作，在層次化的體系下，共由18名人員具體負(fù)責(zé)，其中15名人員負(fù)責(zé)各個部門的文書檔案收集整理，另有總負(fù)責(zé)人一名、負(fù)責(zé)人助理兩名，以兩級層次構(gòu)建工作體系。工作與考評體系掛鉤，主要目的是確保人員對工作的足夠重視，如對人員收集、整理的文件質(zhì)量進(jìn)行審核，出現(xiàn)問題則給予一定處罰，類別清晰、工作質(zhì)量較好的人員則給予薪資獎勵，以此鼓勵人員不斷完善文書檔案收集整理工作。

（二）給定規(guī)范化的工作流程

文書檔案收集整理工作應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)范化，從而確保工作質(zhì)量和成效，也便于進(jìn)行管理。具體而言，要求企業(yè)結(jié)合自身狀況，分析文書檔案的產(chǎn)生渠道，并針對各個渠道分別建立文書檔案收集流程、管理辦法，明確細(xì)則，同時選取行政部門的負(fù)責(zé)人對文書檔案收集整理工作進(jìn)行監(jiān)督，督促工作人員的實(shí)際工作發(fā)現(xiàn)并指正錯誤。endprint

以某制造業(yè)企業(yè)為例，該企業(yè)的文書檔案來源包括人事部門、原料部門、銷售部門、倉儲部門、外聯(lián)部門以及行政部門等，各個部門產(chǎn)生文書檔案的方式存在差異，檔案類型也不盡相同，如人事部門的文書檔案主要為人事檔案、薪酬表、考勤表等，收集、管理方面要求在各類文件生成后一個工作日內(nèi)完成分類，并以每個月為間隔，進(jìn)行同類檔案的集中保存，將不同類別文件分別進(jìn)行存儲，避免保存的混亂。在完成每個月收集整理后，執(zhí)行人員要將成果上報(bào)給負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯總。在監(jiān)督方面，為保證實(shí)際工作以及考評制度的有效性，應(yīng)建立獨(dú)立的監(jiān)督體系，該體系單獨(dú)向管理部門負(fù)責(zé)，監(jiān)督分為兩個層次，第一層為負(fù)責(zé)人層次，第二層為執(zhí)行層次。負(fù)責(zé)人層次可以安排1～2位行政人員，以每個月或者每周為間隔，對文書檔案的收集整理情況進(jìn)行審查，了解工作的進(jìn)度以及不足，并生成報(bào)告，作為對負(fù)責(zé)人進(jìn)行考評的基礎(chǔ)。執(zhí)行層次可以安排2～4位行政人員，以每個月或者每周為間隔，對文書檔案的收集整理情況進(jìn)行審查，了解工作的進(jìn)度以及不足，并生成報(bào)告，作為對執(zhí)行人員進(jìn)行考評的基礎(chǔ)。規(guī)范化的工作流程有利于完善企業(yè)文書檔案的收集整理工作，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。

（三）優(yōu)化分類與保存工作

分類工作與保存工作的優(yōu)化，是保證企業(yè)文書檔案收集整理工作成效的核心措施之一，尤其是在文件的使用過程中，有利于高效查看、調(diào)用、分析。具體而言，分類工作應(yīng)以年份為基準(zhǔn)進(jìn)行總體區(qū)分，再以季度、部門為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化分類。

在保存方面，要求對不同類別文件分別進(jìn)行存儲，并采用電子信息和紙質(zhì)文件雙向存儲方式保證文件的安全性。在分類方面，以某裝修公司為例，該公司的文書檔案主要包括客戶方面、材料方面、業(yè)務(wù)方面等，在分類時，以每個年度為基礎(chǔ)，每個月進(jìn)行一次總體收集，收集完成后，再以各個部門為劃分標(biāo)準(zhǔn)，分別進(jìn)行存儲，重點(diǎn)客戶、優(yōu)秀業(yè)務(wù)員相關(guān)文件需分別建庫，將相關(guān)文書檔案獨(dú)立進(jìn)行二次存儲，以便于查看和分析。保存時，先建立紙質(zhì)檔案庫，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類的同時生成信息資料，存儲分類與紙質(zhì)檔案分類模式相同，要求一名人員進(jìn)行信息輸入，一名人員進(jìn)行核對，避免出現(xiàn)信息遺漏和錯誤，優(yōu)化分類與保存工作可以提升企業(yè)文書檔案收集整理的成效。

五、結(jié)語

通過分析企業(yè)文書檔案的收集整理工作要點(diǎn)，了解相關(guān)基本內(nèi)容。企業(yè)文書檔案的收集整理工作對企業(yè)運(yùn)營有一定的影響，應(yīng)加以重視。目前來看，相關(guān)工作存在意識不足、方式不當(dāng)?shù)葐栴}，該工作的要點(diǎn)是確保文書檔案收集整理的完整度、規(guī)范性，并注意分類和保存，在此要求下，要做到落實(shí)具體工作、給定規(guī)范化的工作流程、優(yōu)化分類與保存，深入了解上述內(nèi)容，有助于提升企業(yè)文書檔案的收集整理工作水平。

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