事業(yè)單位人事檔案管理的特征及作用研究

劉敏

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的作用越來越突顯出來，人事檔案管理在事業(yè)單位的體制改革中占有很重要的比重。本文先介紹事業(yè)單位人事檔案管理的含義，然后對事業(yè)單位人事檔案管理的特征進(jìn)行分析，著重探討事業(yè)單位人事檔案管理的作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理：管理水平；特點(diǎn)；作用

我國對事業(yè)單位的改革越來越徹底，人事檔案的管理就越來越重要，人事檔案是人才信息的主要來源和承擔(dān)的載體，是一個人的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及其他重要事件的記錄，充分完整地反映出一個人的生平，是管理人才信息的重要手段，事業(yè)單位如果想長久發(fā)展下去就離不開人事檔案的管理，人事檔案對事業(yè)單位人才的選拔和任用有著十分重要的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特征

（一）事業(yè)單位的人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性。事業(yè)單位是根據(jù)資料和檔案來考察一個人的，只有了解一個人的上學(xué)期間的經(jīng)歷，工作期間的表現(xiàn)以及日常生活的行為，才可以做到對這個人的認(rèn)知，更加方便對他進(jìn)行工作上的調(diào)動以及人力資源上的配置；還有就是人員檔案對事業(yè)單位內(nèi)部的升職提干有著十分重要的影響，在實(shí)際的工作中具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）事業(yè)單位的人事檔案管理具有真實(shí)性。事業(yè)單位的人事檔案的收集過程是十分嚴(yán)格的，即使是隨著人員的增加，隨著時間的推移，要收編和整理的檔案越來越多，但是在這個過程中仍然要保持著高水準(zhǔn)的真實(shí)和嚴(yán)格的要求；在日常的維護(hù)和利用等方面都是按照規(guī)章制度來嚴(yán)格進(jìn)行的，這樣才能保證事業(yè)單位人事檔案的管理有一定的權(quán)威性，保證了真實(shí)性。

（三）事業(yè)單位的人事檔案管理具有保密性。不管是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案還是普通員工的檔案都是絕密的文件，不是隨便就可以查閱的，需要辦理一定的手續(xù)，人事檔案中的東西都是真實(shí)的，其中包括一些重大的事件，如果被傳播出去對員工的隱私保護(hù)是不利的，一旦機(jī)密的情報泄露不利于事業(yè)單位的發(fā)展，嚴(yán)重的可能會對國家的安全造成影響，因此事業(yè)單位人事檔案的管理是機(jī)密的。

（四）事業(yè)單位人事檔案管理不是長期固定的。人事檔案記錄的是一個人的真實(shí)情況，但是這個情況不是一直不變的，員工職位的變化和個人情況的變化都會使得檔案中的信息發(fā)生變化，從員工剛剛開始工作，一直記錄到員工離開，這是不斷發(fā)展著的，正是因為這樣，事業(yè)單位的人事檔案管理是具有動態(tài)性的。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的作用

（一）促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步。社會的不斷發(fā)展促進(jìn)科技的進(jìn)步，科技的進(jìn)步意味著對人才的要求進(jìn)一步提升，人才素質(zhì)的高低直接決定著事業(yè)單位的成敗，是科技的競爭說到底也是人力資源的競爭。人才在當(dāng)今社會的競爭中地位越來越高，而人事檔案是人才信息的縮影，可以盡快反映出一個人才的特點(diǎn)和信息。加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案的管理，是對人才的考察和了解，可以幫助事業(yè)單位選擇出合適的人才進(jìn)行發(fā)展，幫助事業(yè)單位的進(jìn)步。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理是人力管理的重要工具。人事檔案的管理是人力資源管理的一部分，人力資源的管理就是更好地利用人才，要想充分發(fā)掘一個人的潛力就要充分了解一個人的生活經(jīng)歷以及工作的表現(xiàn)，充分了解一個人的全面信息才可以合理地進(jìn)行人力資源的配置。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源重要信息的儲備資源。人事檔案的建立是為了人力資源的配置，人力資源的科學(xué)管理是衡量工作效益和管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。一份真實(shí)的人事檔案不僅僅是一個人成長的歷史憑證，更重要的是，一份完整真實(shí)的人事檔案是企業(yè)招收員工和進(jìn)行人力資源配置的重要依據(jù)。

（四）事業(yè)單位人事檔案管理是人才資源開發(fā)的重要依據(jù)，可以更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的配置。人事檔案的存在是為了更好地進(jìn)行人力資源的開發(fā)和建設(shè)，為了使每一個員工都能夠在自己的工作崗位上有更好的發(fā)揮，可以充分利用人事檔案的管理，科學(xué)預(yù)測人力資源的配置，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的人事管理中的檔案管理是有著獨(dú)特的重要性的，無論是一個政府機(jī)關(guān)還是企業(yè)的工作單位都可以利用檔案管理進(jìn)行綜合的分析，根據(jù)自己所掌握的現(xiàn)有的資源進(jìn)行人力的配置，根據(jù)長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)確定人才的安排，不斷提高人才的綜合素質(zhì)，從整體上提高事業(yè)單位的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，對整個人力資源的合理配置也是有著重大的意義。

四、總結(jié)

事業(yè)單位人事檔案的管理是十分真實(shí)可靠的，具有機(jī)密性，在實(shí)際的工作中有著一定的現(xiàn)實(shí)意義；人事檔案是重要的信息資源，在人事管理的工作中起著十分重要的作用，保證了人力資源開發(fā)的順利進(jìn)行，是人力資源人才配置的重要保障，進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置，保證了事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展，因此在以后的人事檔案管理工作中要提高管理人員的綜合素質(zhì)，保護(hù)好人事檔案，使得人事檔案發(fā)揮更大的作用。

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