辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作探討

陳姬

【摘要】文書(shū)檔案記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，是辦公室文檔管理中的重要內(nèi)容，其收集與歸檔工作有著很強(qiáng)的技術(shù)性、服務(wù)性等特點(diǎn)。為最大限度發(fā)揮出文書(shū)檔案的社會(huì)服務(wù)功能，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真開(kāi)展檔案收集與歸檔工作，保證各種資料的真實(shí)性與完整性。本文將簡(jiǎn)述辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性，并提出了切實(shí)可行的策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書(shū)檔案；收集；歸檔

辦公室文書(shū)檔案可以如實(shí)反映出事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展情況，有著極高的保存與利用價(jià)值，在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展上發(fā)揮著重要作用。對(duì)此我們要在思想上引起高度重視，盡快采取有效的方法，不斷提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作水平，保證文件資料的真實(shí)性、完整性及連貫性。這樣才能充分體現(xiàn)出文書(shū)檔案的應(yīng)有價(jià)值，確保事業(yè)單位日常管理與運(yùn)用活動(dòng)正常開(kāi)展。

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，能夠?yàn)槠渌麡I(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行提供可靠依據(jù)。在辦公室文書(shū)檔案中記載了事業(yè)單位在特定時(shí)間內(nèi)某事件的情況，并詳細(xì)記載了問(wèn)題的形成、解決和結(jié)果。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在制定決策的過(guò)程中，很多時(shí)候都會(huì)參考文書(shū)檔案，包括會(huì)議記錄、審批等資料，這樣才能保證決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性。由此可見(jiàn)，做好辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作，不僅可以對(duì)事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用，也有利于各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，具備重要的意義。

二、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的策略

（一）加強(qiáng)宣傳，創(chuàng)造良好的工作條件。為保證辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作順利進(jìn)行，需要將宣傳工作做到位。對(duì)此，檔案管理人員在收集文書(shū)檔案時(shí)，要將重點(diǎn)放在實(shí)用檔案編研與簡(jiǎn)報(bào)編制形式上，這樣能夠擴(kuò)大宣傳范圍。通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案收集人員的合理引導(dǎo)，促使其切實(shí)增強(qiáng)自身管理意識(shí)，認(rèn)真、主動(dòng)做好文書(shū)檔案收集工作，也讓其他工作人員了解文書(shū)檔案收集的重要性，今后更加主動(dòng)配合。同時(shí)還要將多媒體技術(shù)利用起來(lái)，在各個(gè)階層做好宣傳工作，不斷提升文書(shū)檔案歸檔人員的責(zé)任感，規(guī)范自己的工作行為，加大對(duì)文書(shū)檔案的核查力度。這樣檔案管理人員才會(huì)樹(shù)立起全心全意的服務(wù)意識(shí)，工作中認(rèn)真盡責(zé)，有效防止出現(xiàn)造假的情況，保證辦公室文書(shū)檔案利用率得到提升。

（二）完善辦公室文書(shū)檔案管理制度。由于現(xiàn)行辦公室文書(shū)檔案管理制度存在很多缺陷，經(jīng)常發(fā)生文件資料丟失、缺損的問(wèn)題，因此需要盡快對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善，才能保證檔案收集與歸檔順利進(jìn)行。一是要以制度的形式明確辦公室文書(shū)檔案收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍和相關(guān)注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并有效工作流程，提升文書(shū)檔案的真實(shí)性與有效性。二是結(jié)合事業(yè)單位具體狀況，根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度，將責(zé)任明確到具體的個(gè)人身上，讓他們清楚自己的工作職責(zé)，確保文書(shū)檔案歸檔范圍更加科學(xué)、合理。三是確定文書(shū)檔案歸檔期限，對(duì)辦公室文書(shū)檔案實(shí)行統(tǒng)一的保管，避免部分人員私用。采取這種方法以后，既能夠從整體上提升文書(shū)檔案的收集、歸檔效率，還能夠?yàn)榻窈蟮睦锰峁┍憷?，為事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供可靠、真實(shí)的依據(jù)。

（三）創(chuàng)新文書(shū)檔案收集與歸檔工作方法。從以往辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作情況來(lái)看，很多重要文件資料經(jīng)常發(fā)生破損、殘缺和流失的問(wèn)題，為解決這些問(wèn)題，需要不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案收集與歸檔方法。檔案管理人員要主動(dòng)出擊，及時(shí)加強(qiáng)與事業(yè)單位各部門(mén)之間的聯(lián)系，定期做好文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，定時(shí)更新各項(xiàng)文件資料，提升文件資料的真實(shí)性與可靠性。針對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題，要認(rèn)真分析并采取相應(yīng)解決措施，避免對(duì)文書(shū)檔案的完整性造成不利影響。在信息時(shí)代下，還要將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，減少人為誤差，提升工作的效率與質(zhì)量，真正體現(xiàn)出文書(shū)檔案應(yīng)有的價(jià)值與作用。此外，要對(duì)辦公室文書(shū)檔案實(shí)行數(shù)字化整理，減輕文書(shū)檔案收集與歸檔的工作量，檔案管理人員只需要做好收錄數(shù)據(jù)庫(kù)工作。這種方法成本降低，只需要設(shè)置幾臺(tái)服務(wù)器就可以實(shí)現(xiàn)。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性日益凸顯，為進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，需要從整體上提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，既要增強(qiáng)他們的檔案管理意識(shí)，還要豐富他們的知識(shí)技能，為更好地開(kāi)展辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作創(chuàng)造條件。二是積極引進(jìn)高端的檔案管理人才，不僅要懂得檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還能熟練應(yīng)用各種信息化設(shè)備與技術(shù)，保證文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率。三是督促檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)并掌握更多現(xiàn)代化辦公技術(shù)，實(shí)行電子檔案一體化，在開(kāi)展文書(shū)檔案收集與歸檔工作時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公系統(tǒng)一體化，讓電子檔案妥善存檔。這樣才能做好本職工作，為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室文書(shū)檔案可以全面反映出事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)情況，需要做好收集與歸檔工作，這樣才能保證事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此我們要深入分析當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，不斷改進(jìn)方法，完善制度，并在人力、物力和資金上增加投入。這樣才能保證辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作順利進(jìn)行，并保證質(zhì)量與效率穩(wěn)步提升。

【參考文獻(xiàn)】

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