淺談檔案信息化建設(shè)三要素

陳艷珍

【摘要】數(shù)字化時(shí)代的歷史車(chē)輪持續(xù)行進(jìn)，國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)入高速發(fā)展階段。體現(xiàn)在檔案領(lǐng)域的數(shù)字化發(fā)展則是檔案信息化建設(shè)，顯然檔案信息化也已經(jīng)成為今后檔案工作需要重點(diǎn)改革的對(duì)象。無(wú)論是學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域還是具體實(shí)踐過(guò)程中，都需要抓住檔案信息化建設(shè)的三要素。即資源建設(shè)、服務(wù)功能以及安全體系。

【關(guān)鍵詞】資源建設(shè)；服務(wù)功能；安全體系；檔案信息化

在國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的持續(xù)推進(jìn)下，檔案領(lǐng)域迫切需要進(jìn)行信息化改革，即實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，在檔案安全以及使用需求方面也出現(xiàn)滯后性問(wèn)題。針對(duì)這種問(wèn)題的存在，探索檔案信息化建設(shè)途徑十分必要?；诖?，從資源建設(shè)、服務(wù)功能以及安全體系建設(shè)等多方面入手，為我國(guó)檔案領(lǐng)域的改革創(chuàng)新提供條件。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案工作改革創(chuàng)新的原動(dòng)力，對(duì)檔案信息化的建設(shè)十分必要，具體而言表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，形勢(shì)發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案工作顯然也需要依據(jù)信息化的進(jìn)程探索檔案信息化的發(fā)展方向。檔案是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展不可或缺的信息資源，在收集、管理、保存、保護(hù)以及利用等方面實(shí)現(xiàn)信息化能夠最大限度上適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。其次，檔案安全保障。傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)載體，容易受到人為損害與外界因素所造成的安全影響。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)之后，檔案的歸類(lèi)整理、統(tǒng)計(jì)、查閱以及開(kāi)發(fā)等多項(xiàng)工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，從而確保實(shí)體檔案的安全性。最后，社會(huì)需求強(qiáng)烈。檔案工作的本質(zhì)則是提供信息服務(wù)，信息化時(shí)代社會(huì)各界對(duì)于檔案信息的使用頻率、使用需求快速增加，使得檔案信息的高效性面臨挑戰(zhàn)。但檔案信息化的建設(shè)則能夠滿足各方對(duì)于檔案使用需求，提升檔案信息的高效性、針對(duì)性。由此可見(jiàn)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。

二、檔案信息化建設(shè)三要素

（一）檔案信息化資源建設(shè)。檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)條件，承擔(dān)著諸多工作內(nèi)容，作為檔案信息化的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)，具體建設(shè)途徑如下：首先，建立科學(xué)的開(kāi)發(fā)機(jī)制。以“需求—開(kāi)發(fā)—利用”為核心運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，確保信息資源能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾服務(wù)，在用戶需求分析的基礎(chǔ)之上構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫(kù)，挖掘特色信息資源價(jià)值。其次，電子檔案進(jìn)館。傳統(tǒng)的檔案需要?dú)w檔、進(jìn)館處理，檔案信息化資源建設(shè)的重要工作則是實(shí)現(xiàn)電子檔案進(jìn)館。電子檔案歸檔方法需要按照紙質(zhì)檔案歸檔方法進(jìn)行操作，文件格式、著錄、歸檔方式都是電子檔案進(jìn)館之前需要處理好的內(nèi)容，為檔案信息化建設(shè)價(jià)值最大化提供條件。最后，檔案信息化資源共享。信息化時(shí)代資源共享是提升信息價(jià)值的關(guān)鍵，對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言也需要做到信息共享，在區(qū)域范圍內(nèi)建立網(wǎng)絡(luò)共享體系，打造區(qū)域性檔案信息化網(wǎng)絡(luò)格局。

（二）檔案信息化服務(wù)功能建設(shè)。檔案工作的本質(zhì)是確保用戶滿意，而用戶滿意的基礎(chǔ)則是服務(wù)功能的完善性。檔案信息化建設(shè)對(duì)服務(wù)功能提出了較高要求，需要建立快速響應(yīng)機(jī)制，針對(duì)用戶需求可以針對(duì)性滿足，使得信息的查詢管理更加高效。為達(dá)成這一目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)需要做好服務(wù)功能的建設(shè)，具體從兩個(gè)方面入手：一方面，檔案信息資源配置優(yōu)化與管理優(yōu)化。信息化快速發(fā)展的今天，社會(huì)各界對(duì)于檔案信息的使用需求增加，做好資源的優(yōu)化配置、滿足日益增長(zhǎng)的用戶需求成為服務(wù)功能建設(shè)的根本目標(biāo)。檔案信息資源的優(yōu)化配置工作應(yīng)該從館藏結(jié)構(gòu)入手，以用戶需求為基礎(chǔ)導(dǎo)向，分析不同層次檔案的用戶群體使用需求，從而配置檔案信息資源。在信息資源的管理層面，應(yīng)該將重點(diǎn)放在宏觀與微觀兩個(gè)方面。宏觀層面是做好單個(gè)檔案館館藏建設(shè)，微觀層面則是強(qiáng)化檔案信息的有效運(yùn)用；另一方面，優(yōu)化檔案咨詢服務(wù)。咨詢服務(wù)是檔案工作的關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)，提供針對(duì)性的咨詢信息是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要途徑。檔案信息化咨詢服務(wù)功能有別于傳統(tǒng)的咨詢服務(wù)，檔案信息化下的咨詢服務(wù)針對(duì)性更強(qiáng)、響應(yīng)速度更快。檔案咨詢服務(wù)優(yōu)化可以建立檔案服務(wù)系統(tǒng)，以滿足用戶的多元化需求。

（三）檔案信息化安全體系建設(shè)。安全體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，檔案信息使用階段的高效性需要確保檔案信息的安全，符合檔案信息化建設(shè)價(jià)值。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)了諸多便捷，也導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息安全的風(fēng)險(xiǎn)增加，安全性防護(hù)尤為嚴(yán)峻。諸如內(nèi)部與外部的非法訪問(wèn)、計(jì)算機(jī)病毒以及安全管理體制問(wèn)題層出不窮。上述影響檔案信息安全問(wèn)題的存在，使得建立檔案信息安全體系變得十分必要。首先，檔案部門(mén)建立基礎(chǔ)屏障。在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)階段應(yīng)該高度關(guān)注檔案信息的安全，從網(wǎng)絡(luò)端與操作端兩個(gè)方面入手，將安全問(wèn)題徹底扼殺在基礎(chǔ)階段，保證檔案信息安全。其次，增強(qiáng)硬件安全。強(qiáng)化內(nèi)部信息系統(tǒng)的安全性，通過(guò)增強(qiáng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)、防火墻技術(shù)等手段來(lái)確保硬件安全。最后，建立符合檔案信息自身特色的管理模式。對(duì)于檔案信息系統(tǒng)而言應(yīng)該強(qiáng)化管理內(nèi)容，從政策、法律、法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等角度入手，制定檔案防御安全規(guī)范，做到防患于未然，為檔案信息化安全體系建設(shè)提供保障。

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