文檔一體化與文件中心的研究

劉丹

【摘要】文檔一體化是在信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的大背景下文件與檔案管理工作發(fā)展的新方向，其主要包括：文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化以及文檔規(guī)范一體化等。本文對(duì)文檔一體化與文件中心進(jìn)行了一定的論述，在此基礎(chǔ)上對(duì)文檔一體化的現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)全面的介紹，再對(duì)文檔一體化與文件中心的區(qū)別進(jìn)行了詳細(xì)的說(shuō)明，并指明了文檔一體化與文件中心如何進(jìn)行有效的結(jié)合。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化；文件中心；生命周期理論

一、文檔一體化概述與文件中心概述

（一）文檔一體化概述。文檔一體化就是將目前檔案管理工作中相對(duì)獨(dú)立的文件管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)的融合，進(jìn)而形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，從而對(duì)其進(jìn)行更好的管理工作。文檔一體化的重要意義在于確保檔案信息收集的完整、系統(tǒng)以及準(zhǔn)確等，其涉及從文件生產(chǎn)到歸檔的整個(gè)過(guò)程。通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行重復(fù)性的利用，進(jìn)而對(duì)實(shí)際工作具有一定的指導(dǎo)意義，從而提高整體的工作效率。文件管理是檔案管理的工作基礎(chǔ)，檔案管理是文件管理的進(jìn)一步延伸和發(fā)展，唯有將兩者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)文件管理的高效率和檔案管理的高質(zhì)量要求。

（二）文件中心概述。文件中心是一種專業(yè)化、集約化、社會(huì)化的檔案管理機(jī)構(gòu)。文件中心不同于文件形成單位——檔案室，它實(shí)質(zhì)上是一種過(guò)渡性的檔案管理機(jī)構(gòu)。文件中心的建立是基于文件生命過(guò)程的三階段理論，在該理論基礎(chǔ)上得以建立一個(gè)完整的文件中心。文件生命過(guò)程的三階段理論主要包括：現(xiàn)行階段、非現(xiàn)行階段以及最后處理階段。在第一階段文件是被保存于文件形成單位，在第二階段文件是被文件中心保管，在第三階段要按照相關(guān)規(guī)定所規(guī)定的保管期限由各機(jī)關(guān)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀處理或者移交檔案館進(jìn)行永久性的保存。

二、文檔一體化現(xiàn)狀

我國(guó)的文檔一體化在其發(fā)展過(guò)程中，受到了傳統(tǒng)檔案管理的理論、體制以及方法的消極影響，導(dǎo)致文檔一體化的進(jìn)程發(fā)展緩慢。為了改善文檔一體化的發(fā)展?fàn)顩r，國(guó)家有關(guān)部門頒布并施行了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)，從制度上清除了文檔一體化的發(fā)展障礙，促進(jìn)了文檔一體化的快速發(fā)展。在文檔一體化的發(fā)展過(guò)程中，隨著信息技術(shù)在文檔管理的中的廣泛引用形成了電子文件生命周期理論，該理論主要涉及在電子文件的整個(gè)生命周期中要進(jìn)行充分的管理。該理論的出現(xiàn)推動(dòng)了文件向檔案單向運(yùn)動(dòng)的進(jìn)一步發(fā)展，從理論上研究了檔案與文件之間的相互影響。

三、文檔一體化與文件中心的區(qū)別

（一）文件生命周期中管理方式不同。文檔一體化將文件生命運(yùn)動(dòng)中的第二和第三階段進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，將相對(duì)獨(dú)立的兩個(gè)工作階段整合為一個(gè)整體，確保在文件生命運(yùn)動(dòng)的整個(gè)階段，都能對(duì)其進(jìn)行連續(xù)、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)全面的管理。文檔一體化需要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的行政管理體制，進(jìn)而對(duì)現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理。文件中心對(duì)文件生命運(yùn)動(dòng)的第三個(gè)階段采取單獨(dú)管理的方式，文件中心將文件管理和檔案管理進(jìn)行更大力度的區(qū)分，增加了兩者之間的獨(dú)立性。

（二）適用范圍不同。文檔一體化是社會(huì)發(fā)展對(duì)文檔管理的要求，是一個(gè)總的趨勢(shì)，可以適用于任何單位。其中，對(duì)于具有比較健全檔案管理機(jī)構(gòu)的大中型機(jī)關(guān)，推進(jìn)文檔一體化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。由于大中型機(jī)關(guān)的檔案管理人員和設(shè)備都比較完備，并且具有健全的檔案管理制度，其檔案管理工作日臻完善，其當(dāng)前最重要的工作就是開(kāi)展文檔一體化，進(jìn)而改善文檔分離的不利現(xiàn)狀。中小型的企事業(yè)機(jī)關(guān)單位建立文件中心有利于節(jié)約資金，主要分為以下兩種情況：一是剛成立的中小型企事業(yè)單位，由于其檔案管理建設(shè)不完全，從實(shí)際情況出發(fā)，應(yīng)采用文件中心的形式，就近建立文件中心。二是規(guī)模較小，沒(méi)有建立健全的檔案管理工作以及工作性質(zhì)相似或者處于同一系統(tǒng)內(nèi)的機(jī)關(guān)，適于集中建立文件中心。

四、文檔一體化與文件中心的結(jié)合

文檔一體化注重將文件生命運(yùn)動(dòng)的二、三階段的文件和檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，進(jìn)而確保文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)階段具有一定的連貫性，將相對(duì)獨(dú)立、類似的兩種管理體系進(jìn)行融合。當(dāng)文檔一體化的研究涉及到文件保管與存放的時(shí)候，文件中心就能作為文檔一體化的一種有益補(bǔ)充，進(jìn)而確保文檔一體化的全面性。文件中心在進(jìn)行改革時(shí)，要充分考慮文檔一體化的思路，它不能代替文檔一體化對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理。簡(jiǎn)單建立的文件中心不能幫助解決文檔一體化中的問(wèn)題，其只是文檔一體化模式中的一個(gè)環(huán)節(jié)。為了確保文件中心的有效性，要對(duì)文檔一體化的思路進(jìn)行充分的分析研究后，才能建立適合的文件中心。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文檔一體化是社會(huì)文檔管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其能夠?yàn)楦鱾€(gè)需要進(jìn)行文檔管理的企事業(yè)單位進(jìn)行良好的文檔管理，進(jìn)而更好地發(fā)揮出各類文檔的實(shí)際價(jià)值，因此，建立文檔一體化具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。如果實(shí)際情況不適合建立文檔一體化，可以根據(jù)文檔管理的實(shí)際要求建立文件中心，進(jìn)而對(duì)文檔進(jìn)行良好的管理。本文對(duì)文檔一體化與文件中心進(jìn)行了比較深入的分析研究，對(duì)從事文檔管理的工作人員具有一定的參考價(jià)值，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)文檔管理水平的不斷提高。

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