淺談辦公室在新整合科研院所中的溝通與協調作用

岳曉

【摘要】新整合單位形式上由原來多個單位整合為一個單位，在實質上由舊變新，在這個推陳出新的過渡期間，辦公室在新整合院所中的溝通與協調遇到了諸多新的問題和任務，在保證穩(wěn)定過渡，適應新的發(fā)展的同時，也需要處理一系列“不管地帶”的問題；一個工作有思想、有原則、有具體方法的辦公室顯得尤為重要，是保證新整合院所工作能夠順利進行的樞紐。

【關鍵詞】整合；辦公室工作；溝通；協調

在科研院所整合期間，辦公室是承上啟下、溝通內外、協調左右的橋梁和紐帶，有效的溝通與協調是做好各項工作的前提與基礎，是保證信息及時準確有效傳遞的關鍵，是保障各項工作落到實處的必要條件。有效溝通與協調的過程就是多向反饋、綜合考量、有機聯動、達成共識的過程，積極的溝通與協調能促進上下之間的相互了解，同事之間、各單元、各部門之間的有效配合，從而提高工作效率，避免出了問題無人管、無人問、互相扯皮推諉的狀況，確保各項工作的順利實施。溝通與協調的目的在于各方達成共識，統(tǒng)一步調，完成上級和領導交辦的各項任務，解決日常工作中出現的各類問題與突發(fā)事件。

一、辦公室溝通與協調的原則

（一）辦公室工作要服務好領導。在新單位成立的特殊時期，辦公室工作要做到領導未謀有所思，領導未行有所動，領導未聞有所知，要有全局觀念和大局意識。及時協調相關單位、部門，為領導準備好重點突出、層次分明、內容完備、可資借鑒的有價值的資料和信息，當好領導的好參謀、好助手。

（二）辦公室工作要溝通協調科研人員。在具體工作的過程中，要想科研人員之所想、急科研人員之所急，既要堅持原則又要講究方法，設身處地為科研人員分憂，這就需要與科研人員保持積極溝通、耐心解釋、有效協調，真正做到積極、熱情、主動服務，成為科研人員的知心人，使他們能夠一心一意地投入到科研工作中，高質量、高標準、高效率地完成科研工作任務。

（三）辦公室工作要做好部門與部門的溝通協調。辦公室要率先改變那種坐等的被動服務為走出去的主動服務，積極主動與各部門做好溝通協調，分析所掌握的各類信息，創(chuàng)新工作方法，為存在的問題提出解決的思路與辦法，把問題和矛盾消滅在萌芽狀態(tài)，使辦公室成為各部門的溝通者與協調人。使得部門之間樹立起相互信任、相互諒解、相互關心、相互補位的良好風氣，讓辦公室各項工作都能得到其他部門的更多理解和最大支持。

二、辦公室溝通與協調的具體表現

辦公室承擔著參與政務、管理院務、搞好服務的重要職能，在新整合院所期間，溝通與協調工作具體有以下幾個方面：

（一）對上級單位、本單位內部以及與外單位的溝通協調。整合時期，辦公室積極與上級單位領導和各業(yè)務機關溝通，及時上報整合時期的各項工作和動態(tài)，編纂撰寫本單位《情況簡報》呈送上級單位和本單位領導，使上下及時了解整合動態(tài)。

在內部，積極與科研部門、各管理部門之間溝通協調。加強與科技人員的溝通和對改革創(chuàng)新認識的引導。辦公室一切工作按照四個融合（思想融合、科研融合、管理融合、文化融合）的標準來開展，不利于團結的話不說，不利于團結的事不做，使得整合一體的意識深入人心。

溝通協調也包括與外單位部門之間的溝通協調。辦公室工作從外部看則單位的窗口，在組織重大活動或完成重要任務的過程當中往往需要與外單位部門進行溝通協調，這就需要做到有理有節(jié)有據有度，在達成意向性的結果前和遇到重大決定時要及時請示自己的領導，達成共識就需通力協作，完成預期目標與任務。

（二）收文、發(fā)文、辦事、辦會的溝通協調。1.收文與發(fā)文的溝通協調。收悉的文件要及時與相關部門進行溝通協調，對閱件的文件精神通過溝通及時傳達，對辦件進行催辦和督辦，促使各類事項有效執(zhí)行。內部發(fā)文涉及對文件格式、要素、附件等是否規(guī)范、準確、完備地審核，發(fā)現問題事先征求相關部門的意見，對不符合規(guī)范要求的內容進行必要的改動和處理，把問題遏制在發(fā)文之前，同時做好督辦方面的溝通協調，使得文件的精神得到及時貫徹和有效執(zhí)行。2.辦事方面的溝通協調。領導交辦的事項、會議決定事項、各種對外的聯系聯絡、接待工作等方面，辦公室都要具體組織相關部門進行溝通協調、貫徹落實，確保政令暢通。3.辦會方面的溝通協調。主要指召開會議，從日程安排、時間確定、場地選擇、人員分工、會議通知、資料準備、新聞報道等也都需要十分細致、周密地做好各個環(huán)節(jié)的溝通協調工作，以確保會議的順利進行，并達到預期的目的。

（三）做好與網絡、新聞媒體的溝通協調。新聞媒體有傳播速度快、受眾范圍廣、社會影響大的特點，新整合科研院所辦公室積極向各大網絡媒體和新聞媒體推送關于新整合單位組建進展和科研情況，通過這些網絡與新聞媒體的廣泛宣傳，進一步擴大本單位的知名度和影響力。

三、做好辦公室溝通與協調的思考

辦公室肩負著保證科研院所內外的聯系暢通和工作正常運轉的重要樞紐作用。在院所整合過程中，做好溝通與協調工作，才能消除因政策抵觸、利益矛盾、職責不清、推諉扯皮而引起的內耗，提高各項工作的整體效能。

辦公室的溝通協調能力也直接影響到研究院和領導在科研人員中的形象和認同度。尤其是在科研院所整合期間，溝通與協調工作的重要性更加凸顯，要經受住考驗，只有做好溝通與協調工作才能把辦公室建設成為一個溝通順暢、協調有力、運轉高效、反饋迅速、規(guī)范有序、管理科學的辦事機構，為新整合科研院所努力開創(chuàng)各項工作的新局面作好保障。endprint