編輯加工及Word軟件應(yīng)用

高靜

【摘要】隨著中國計(jì)算機(jī)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的編輯出版工作方式發(fā)生了根本的改變。編輯加工從過去的紙質(zhì)手寫方式轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)編輯軟件進(jìn)行?，F(xiàn)代編輯加工中最常用的軟件便是Microsoft office中的字處理系統(tǒng)——Word軟件，而Word軟件的熟練應(yīng)用可以在很大程度上提高工作效率，保證審稿質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】編輯加工 Word 應(yīng)用

編輯加工是書刊出版的一個重要工作環(huán)節(jié)，稿件只有通過編輯加工后，才能達(dá)到齊、清、定的標(biāo)準(zhǔn)，才能確保書刊的質(zhì)量。而計(jì)算機(jī)作為一種高速度、高效率、高技術(shù)的現(xiàn)代化工具，促進(jìn)了傳統(tǒng)編輯業(yè)務(wù)方式的改革，成為編輯辦公自動化的一個重要工具，也為現(xiàn)代化編輯加工工作提供了有力的保障。

一、編輯加工和Word軟件的概述。

（一）編輯加工的定義及范圍

編輯加工是對稿件進(jìn)行全面的、細(xì)致的加工和整理。是通過審稿后進(jìn)行的加工整理工作，也是審稿工作的繼續(xù)。加工時要做到內(nèi)容表述的準(zhǔn)確性，語言文字的通順流暢，并符合語法邏輯；整理時要做到從材料的內(nèi)容和層次上出發(fā)，刪除不必要的東西，做到體例格式的統(tǒng)一，使稿件達(dá)到同一標(biāo)準(zhǔn)下的規(guī)范、統(tǒng)一。

編輯加工的范圍：包括內(nèi)容、文字和技術(shù)的加工。內(nèi)容加工必然需要進(jìn)行文字加工，文字加工是使內(nèi)容表述準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。技術(shù)加工，是在文字加工、內(nèi)容加工的基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行的加工，由此使整個稿件達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使內(nèi)容和形式更趨完美。文字加工主要包括對主題、章節(jié)、層次、段落，文章標(biāo)題，繁瑣簡練，語法邏輯，標(biāo)點(diǎn)符號等的修改。技術(shù)加工可使原稿清晰，保證排版、校對順利進(jìn)行，內(nèi)容主要包括確定版式、批注加工、圖表加工。

（二）Word軟件的定義及實(shí)用性

Word軟件是微軟公司開發(fā)的系列軟件Microsoft office中的字處理系統(tǒng)，具備較強(qiáng)的文字處理、排版功能。如頁面布局，圖表制作，多文件合并，以及字體字號、文本樣式設(shè)計(jì)等，還具有多窗口功能，可以在同一窗口同時顯示兩個以上文件，或打開其他軟件。也可將文件轉(zhuǎn)換成文本格式與印刷排版軟件兼容。但用它制作的表格格式是不能兼容印刷排版軟件的，只能用“表格轉(zhuǎn)換文本”功能保留住表格中的文字，由排版人員按所需的表格形式制作成相應(yīng)的表格，這樣可減少文字錄入時的錯誤率。

二、編輯加工中的Word應(yīng)用方法

應(yīng)用Word軟件進(jìn)行編輯加工是現(xiàn)代編輯工作不可或缺的一個工序。前面所述文字加工涉及最多的就是修改。修改是指改動、刪節(jié)或增添，改正，糾正修改有錯誤的文本，主要是為了達(dá)到提高稿件質(zhì)量的目的，包括四種方法：刪、增、理、換。以下就淺談一下在編輯加工中較常用的幾種Word（2007版）軟件的應(yīng)用方法：

（一）隱藏語法錯誤標(biāo)記

在打開Word文件時，會發(fā)現(xiàn)在頁面上可以看到多處文字下方有紅紅綠綠的波浪線，這是因?yàn)閃ord會自動檢查稿件中文字的拼寫和語法錯誤。經(jīng)過檢查后，認(rèn)為是拼寫錯誤的，就會在文字下自動加上紅色波浪形下劃線；認(rèn)為是語法錯誤的，則加上綠色波浪形下劃線。但有些檢查結(jié)果僅僅只是一個提示或建議，很多時候是沒有作用的。如果覺得這些線影響視覺效果，可以將其隱藏。在功能區(qū)點(diǎn)擊“審閱→拼寫和語法→選項(xiàng)”，在“只隱藏此文件中的拼寫錯誤和只隱藏此文檔中的語法錯誤”選項(xiàng)前打勾后點(diǎn)擊“確定”，拼寫和語法檢查出來的錯誤標(biāo)記就不見了。

（二）統(tǒng)計(jì)稿件字?jǐn)?shù)

刊物在總體框架設(shè)計(jì)時，因內(nèi)容、版面等原因會對篇目、條目等作一個預(yù)設(shè)的字?jǐn)?shù)限制，所以在審稿編輯過程中，就需要對來稿的字?jǐn)?shù)有一定的控制，這時Word中的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能就非常實(shí)用。當(dāng)打Word文件時在狀態(tài)欄中，會自動統(tǒng)計(jì)顯示出整個文件的總字?jǐn)?shù)。還可以將文中所需統(tǒng)計(jì)的部分文字“拉黑”，那么狀態(tài)欄中會顯示“拉黑”部分的字?jǐn)?shù)及總字?jǐn)?shù)。若要了解更詳細(xì)的情況，在功能區(qū)中點(diǎn)擊“審閱→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，就會出現(xiàn)詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)信息框。

（三）修訂稿件加標(biāo)注

初步編輯加工過的稿件還要經(jīng)過多人審閱（修改），復(fù)審人員需要一眼就能看出哪些是原稿內(nèi)容，哪些是修改過的部分，便于做出正確判斷。這時就可使用Word的審閱修訂功能。打開原稿文件，在功能區(qū)點(diǎn)擊“審閱→修訂”后，在閱讀修改稿件時，Word就會自動在修改過的內(nèi)容上插入修改標(biāo)注或批注。若打開修訂下拉菜單，點(diǎn)擊“修訂選項(xiàng)”，對不同復(fù)審人員的修改設(shè)置成不同的顏色，就可分辨出每個復(fù)審者的修改內(nèi)容。

（四）移動較長文本文字

在編輯加工文件時，經(jīng)常會調(diào)整整行、整段的文字位置，最常用的是“拉黑”內(nèi)容拖曳移動，但如果移動的位置離原位置較遠(yuǎn)，且文本文字較長，操作起來就會很麻煩。這時就可以利用“F2”鍵來進(jìn)行精確移動。先將需要移動的文本內(nèi)容“拉黑”，再按下鍵盤上的 “F2”鍵，屏幕的狀態(tài)欄中就會出現(xiàn)“移至何處？”的提示，這時再將光標(biāo)移動到所需要的位置按下回車鍵，“拉黑”的部分就移動到了需要移動到的位置。

（五）合并多個文件

在編輯加工中時，經(jīng)常會需要把多名撰稿人的稿件匯總在一個總篇目中，那么就要把多個Word文件連接到一個文件中。若需要連接的文件太多，“復(fù)制”一個文件“粘貼”一次，多次反復(fù)進(jìn)行同一操作較為繁瑣，這時如果利用“插入對象”功能就能輕松實(shí)現(xiàn)。在打開的第一個文件中，點(diǎn)擊頁面功能區(qū)的“插入→對象→文件中的文字”，這時會彈出一個對話框，在對話框中瀏覽并找到要插入的文件進(jìn)行選擇后，點(diǎn)擊“插入”。如果有多個要插入的文件都能在此對話框中顯示出來，則可“拉黑”全部文件，再點(diǎn)擊“插入”，就可以完成一次性多文件的連接。

（六）為Excel文件建立超級連接

稿件中經(jīng)常會配有表格，但很多時候來稿的表格是Excel文件，若要插入到Word文件中是不行的?？磧?nèi)容時，每次都要先打開Word文件，然后又打開Excel文件在它們之間相互切換，這樣很不方便。要解決這個問題就可以試試Word中的超級連接。首先請打開源文件，將光標(biāo)移動到要插入Excel文件的位置，然后在頁面功能區(qū)中點(diǎn)擊“插入→超級鏈接”，在彈出的對話框中找到要插入的Excel文件選擇后點(diǎn)擊“確定”，這樣建立好超級鏈接后，在光標(biāo)位置就會出現(xiàn)藍(lán)色字體加下劃線的Excel文件名，如“云南年鑒社.XLS”。如果下次要參考這些內(nèi)容時就不用在打開這個文件了，可以按住鍵盤上的“Ctrl”鍵，然后再單擊“云南年鑒社.XLS”，系統(tǒng)就會自動打開文件名為云南年鑒的Excel文件。要鏈接其他不同格式的文件此方法也同樣適用。endprint

（七）查找和替換

在應(yīng)用Word編輯稿件過程中經(jīng)常會使用到查找和替換功能。而在頁面功能區(qū)單擊“開始→查找或替換”，就會出現(xiàn)“查找”或“替換”的對話框，點(diǎn)擊對話框中左下角的“更多”就會顯示出更多復(fù)選項(xiàng)和3個功能按鈕。

1.復(fù)選項(xiàng)。（1）“區(qū)分大小寫”，勾選此項(xiàng)后，在查找內(nèi)容框中輸入的包含大小寫字母的文本后，進(jìn)行查找時只能查找大小寫字母都與之完全相同的文本，否則會查找只是與字母相同的文本。（2）“全字匹配”，勾選此項(xiàng)后，查找的是與查找內(nèi)容框中與輸入內(nèi)容完全相同的單詞，而不查找含有該單詞的其他單詞。如：在查找內(nèi)容框中輸入“Word”，勾選此項(xiàng)后，則只查找“Word”這個單詞；若未勾選此項(xiàng)，查找的結(jié)果可能有“Word、Word2003、Word2007、Word2010”等。注意此功能只適用于英文。（3）“使用通配符”，勾選此項(xiàng)后，就可以在查找內(nèi)容框中輸入通配符配合文本進(jìn)行查找。（4）“同音（英文）”，勾選此項(xiàng)后，查找的是與查找內(nèi)容框中輸入單詞發(fā)音相同的全部單詞。（5）“查找單詞的所有形式（英文）”，勾選此項(xiàng)后，查找的是查找內(nèi)容框中輸入單詞的現(xiàn)在時、進(jìn)行時、復(fù)數(shù)等多種形式。如：在查找內(nèi)容框中輸入“do”，查找的結(jié)果可能有“do、doing、does”等。（6）“區(qū)分全/半角”，勾選此項(xiàng)后，就可以在查找內(nèi)容框中用全角和半角的方式輸入數(shù)字和符號，查找時就會按全角或半角格式來進(jìn)行。

2.功能按鈕。（1）搜索。用于指定查找的范圍。選中“全部”，即從文件開頭至文件末尾進(jìn)行查找；選中“向下”，即從光標(biāo)位置至文件末尾進(jìn)行查找；選中“向上”，即從光標(biāo)位置至文件開頭進(jìn)行查找。（2）格式。點(diǎn)擊此按鈕，在彈出的選項(xiàng)菜單上，會出現(xiàn)“字體、段落、制表位、語言、圖文框、樣式、突出顯示”等復(fù)選項(xiàng)，點(diǎn)擊復(fù)選項(xiàng)后，又會出現(xiàn)相應(yīng)的對話框，根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置后，就可進(jìn)行不同樣式的查找。（3）特殊格式。點(diǎn)擊此按鈕，在彈出的選項(xiàng)菜單上，會顯示“段落標(biāo)記、制表符、任意字符、任意數(shù)字、任意字母、分節(jié)符、分欄符、省略號”等復(fù)選項(xiàng)，點(diǎn)擊復(fù)選項(xiàng)后，會在在查找內(nèi)容框中出現(xiàn)相應(yīng)的功能符號，就可進(jìn)行特殊符號的查找了。

（八）針對不同對象瀏覽

打開一個Word文件后，在頁面垂直滾動條的下方，有一個 “選擇瀏覽對象”的小圓點(diǎn)按鈕。點(diǎn)擊后會出現(xiàn)一個選項(xiàng)菜單，包含“定位、查找、按編輯位置瀏覽、按標(biāo)題瀏覽、按圖形瀏覽、按表格瀏覽”等選項(xiàng)，點(diǎn)擊后就可以根據(jù)所選對象進(jìn)行快速查找。如編輯加工的稿件較大且有很多插圖，而只想看文中的圖形時，每看一張后可能會要翻很多頁才能看到下一張圖，這時如果點(diǎn)擊“按圖形瀏覽”，則會直接跳到下一張圖，用鍵盤上的翻頁鍵就可直接跳轉(zhuǎn)到上或下一張圖。

（九）定位到上次編輯位置

在編輯加工較長文件時，由于內(nèi)容較多不能一次看完，再次打文件時又要重新查找上次編輯的位置，很麻煩，這時可使用Word的書簽功能來解決。將光標(biāo)移至最后編輯加工的位置，在頁面功能區(qū)點(diǎn)擊“插入→書簽”，在彈出對話框的書簽名處輸入一個書簽名，如：輸入“快速定位到上次編輯位置”，點(diǎn)擊“添加”。當(dāng)?shù)诙未蜷_這個文件后，點(diǎn)擊“插入→書簽”，在彈出的書簽對話框中，選擇“快速定位到上次編輯位置”書簽名，單擊“定位”，即可回到上次編輯的位置。如果是在已打開的文件中進(jìn)行編輯，則可重復(fù)按下“Shift+F5”組合鍵，使光標(biāo)定位到Word最后三次編輯的位置，并在三次編輯位置之間循環(huán)。

（十）多次使用格式刷

在Word編輯中常會使用格式刷，使文本的格式統(tǒng)一。如果單擊“格式刷”時，只能對一處的文字進(jìn)行使用；如果雙擊“格式刷”，就可以多次重復(fù)使用“格式刷”，使多個位置的文字統(tǒng)一成選定的格式。

（十一）插入當(dāng)前日期或時間

在修訂稿件的過程中有時需要加上最新時間和日期，這時可以有兩種方法。一是在頁面功能區(qū)點(diǎn)擊“插入→日期或時間”來實(shí)現(xiàn)，二是利用鍵盤上的“Alt+Shift+D”組合鍵來實(shí)現(xiàn)。兩種方法的不同之處是，第一種方法可以先設(shè)置不同國家、地區(qū)的語言格式，按所需的格式插入。而第二種方法一般插入的都是英語格式的時間和日期。

三、結(jié)語

應(yīng)用Word軟件進(jìn)行編輯加工在現(xiàn)代編纂出版刊物過程中起著重要的作用，但在印刷排版時是不用Word軟件排版的，所以在編輯加工中Word的很多功能都不需要使用，如版式設(shè)計(jì)、分欄設(shè)計(jì)、圖表制作等等。盡管如此，Word軟件在編輯加工過程中依然是不可缺少的，其快速、便捷、準(zhǔn)確、易改的特性是過去紙質(zhì)手寫修改方式無法比擬的。所以在新時期或?qū)淼木庉嫾庸すぷ髦校琖ord軟件的熟練應(yīng)用是提高工作效率和質(zhì)量的保障。

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