文書檔案管理工作的幾點創(chuàng)新思考

摘 要：文書檔案管理工作對于一個單位來說非常重要，它真實的記錄了一個單位各項工作的具體情況和發(fā)展歷程，體現(xiàn)了一個單位的管理水平。尤其在新時期隨著各行業(yè)的快速發(fā)展和變革，文件收集和檔案管理工作對于一個單位的發(fā)展尤為重要。但是目前文書檔案管理工作中依然存在許多問題，使得檔案管理工作效率較低，影響了單位發(fā)展的腳步。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新

處于新時期，隨著單位的不斷發(fā)展，文件檔案數(shù)量日益劇增，檔案管理工作必須要一個較為完善的體系才能提高工作效率，保證工作質(zhì)量。文書檔案屬于單位檔案體系的重要構(gòu)成部分，文書檔案記錄著單位的發(fā)展歷程，是單位發(fā)展寶貴的資源庫。文書檔案記錄的工作能反映一個單位存在的問題，為其日后發(fā)展提供經(jīng)驗。所以，各個部門都要重視文書檔案管理工作。處于知識經(jīng)濟時代背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)前單位發(fā)展的需求，文書檔案管理工作需要不斷改革創(chuàng)新，才能朝著系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

1 文書檔案管理工作在單位中的重要作用

文書檔案作為單位重要信息資源庫，其資料信息的精準程度和完整性影響到單位的管理水平和決策。所以，單位的管理階層要意識到文書檔案管理工作的重要性。

文書檔案完整地記錄了單位一系列的活動，比如單位的設(shè)立、變更以及注銷等等，它記錄了單位每個員工的信息以及單位的發(fā)展歷程，具有客觀性的特點，而且?guī)в蟹尚再|(zhì)，必要時這些原始的信息可以作為重要的憑據(jù)。

單位文書檔案和單位發(fā)展具有重要聯(lián)系?；鶎游臅鴻n案能補充本單位檔案所不能記錄的一些更為詳細的情況，屬于單位檔案的重要構(gòu)成部分。單位檔案信息較為全面完整，可以有效的補充單位檔案中存在的紕漏。

文書檔案管理工作能夠為本單位提供較為全面的服務(wù)。文書檔案的信息記錄了單位各方面的情況，能夠較好的反應(yīng)當(dāng)前各灌區(qū)的發(fā)展情況，也能為單位以后的發(fā)展提供較為完善的信息服務(wù)功能。

2 目前文書檔案管理工作中存在的普遍問題

對于文書檔案管理沒有明確、規(guī)范的管理機制。當(dāng)前大多數(shù)單位文書檔案管理工作不規(guī)范，沒有明確的管理方向。例如檔案標號不規(guī)范，標題不規(guī)范等等。出現(xiàn)這種現(xiàn)狀的主要原因就是缺乏科學(xué)合理的管理機制和嚴格的監(jiān)督制度。

文書檔案的查閱效率較低。隨著科技的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息時代已經(jīng)全面到來。但是在新社會背景下大多數(shù)文書檔案查閱工作依然較為傳統(tǒng)、落后，采用傳統(tǒng)的查閱方法，沒有實現(xiàn)自動化的辦公模式。雖然一些單位的文書檔案管理工作人員摸索出了不同類型的查閱方法，能提高查閱速度，但是隨著檔案數(shù)量的劇增，使得查閱效率依然較低。

文書檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)有待提高。處于知識經(jīng)濟時代背景下，科技迅猛發(fā)展，各單位對于文書檔案管理工作的要求也在不斷提高，文書檔案管理工作人員只有具備較高的素養(yǎng)才能勝任此項工作。但是當(dāng)前，我國多數(shù)單位的文書檔案管理工作人員的文化程度和專業(yè)素養(yǎng)不符合時代發(fā)展的需求。處于信息化和科技化的社會環(huán)境中，大多數(shù)文書檔案管理工作人員居然不能熟練使用電腦，缺少基本的電腦知識和操作技能。同時單位對于文書檔案管理方面進行研發(fā)的人才較少，致使單位的文書檔案管理工作質(zhì)量處于落后現(xiàn)象。

3 文書檔案管理工作創(chuàng)新之路

3.1 構(gòu)建完善的管理制度

目前單位的文書檔案管理工作缺乏完善的管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作散漫、沒有明確的目標，這是影響文書檔案管理工作的重要原因之一。另外領(lǐng)導(dǎo)階層對于文書檔案管理工作也沒有系統(tǒng)的認識，致使文書檔案管理工作難以順利開展。所以，做好文書檔案管理工作的首先任務(wù)就是建立完善的管理制度。新制度需要建立在原有制度的基礎(chǔ)之上，根據(jù)當(dāng)前的市場經(jīng)濟狀況進行創(chuàng)新改革。單位文書檔案管理制度創(chuàng)新需要在符合相關(guān)政策和規(guī)定的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一套符合單位發(fā)展的文書檔案管理體系，這個體系要全面，既有要求、結(jié)構(gòu)、具體內(nèi)容，也有完善合理的領(lǐng)導(dǎo)機制，表明每個職位的具體責(zé)任。合理完善的管理制度制定好之后需要有相應(yīng)的監(jiān)督體系去嚴格監(jiān)督，保證每項制度都落到實處，加大執(zhí)行力度。單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以對于文書檔案管理工作定期進行考核評定，進而提高文書檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.2 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的文書檔案管理模式

以往傳統(tǒng)的檔案管理是依靠手工進行，這種管理模式較為落后，工作效率低，容易出錯，不適合新形勢下社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，所以必須提高文書檔案管理工作的效率，加大信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在文書檔案管理工作中的運用。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展為文書檔案管理的信息化進程提供了強有力的技術(shù)支撐，通過計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子文件的生成、使用和銷毀等環(huán)節(jié)都可以使用網(wǎng)絡(luò)進行，這就大大提高了文書檔案管理工作的效率，構(gòu)建了新型的檔案管理方法，降低工作成本，提高工作效率，減輕職工負擔(dān)，優(yōu)化資源配置。目前單位為了促使文書檔案管理工作效率快速提升，推進文書檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進程，2010年在局、處對檔案管理的規(guī)范中要求，重新對所有文書檔案進行電子目錄輸入，通過計算機網(wǎng)絡(luò)查詢需要的文件，為查詢提供了快速、便捷的服務(wù)。

3.3 培育一支新時代高質(zhì)量的文書檔案管理隊伍

不論何時，任何一個單位競爭力的核心都是人才的競爭，對于文書檔案管理工作也一樣。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)，加大此項工作人才隊伍的建設(shè)力度，為單位文書檔案管理工作提供堅實的后盾。隨著灌區(qū)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，單位已經(jīng)實現(xiàn)信息化、自動化管理模式，文書檔案管理工作顯的尤為重要，但是大多數(shù)單位都缺少專業(yè)的文書檔案管理人才，尤其是機關(guān)單位內(nèi)部文書檔案管理工作對工作人員的專業(yè)技能要求較高，單位在用人方面一定要挑選具有資質(zhì)合適的專業(yè)人才。對于單位現(xiàn)有的文書檔案管理工作人員，單位要定期對其進行培訓(xùn)，鼓勵相關(guān)工作人員積極學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，才能提高單位文書檔案管理工作的整體水平。對于在文書檔案崗位工作的不合格人員要及時調(diào)整，保證文書檔案管理的水平和管理人員的整體素養(yǎng)符合本單位對于文書檔案管理工作的需要。

3.4 充分開發(fā)文書檔案管理資源，提高檔案管理的利用程度

隨著水利體制的改變，因此，要加強文書檔案管理工作和本單位之間的聯(lián)系，深化檔案管理工作的服務(wù)程度，堅持以服務(wù)科室，服務(wù)基層，服務(wù)單位為主，把檔案管理的服務(wù)性作為文書檔案管理工作的核心。新形勢下水利行業(yè)取得了較大的發(fā)展，人們對于文書檔案的認識也越來越深，單位需要使用文書檔案中記錄的信息進行深入的探究和開發(fā)，這種情況下可以加強文書檔案資料的價值，積極的為灌區(qū)服務(wù)。

綜上所敘述，文書檔案管理工作作為單位管理工作的重要組成部分，對單位未來發(fā)展至關(guān)重要。文書檔案管理工作屬于一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，具有較高的業(yè)務(wù)性，尤其是灌區(qū)單位的文書檔案管理工作挑戰(zhàn)性較強，做好文書檔案管理工作是當(dāng)前水利單位的主要任務(wù)。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)階層一定要意識到文書檔案管理工作的重要性，不斷對此項工作進行改革創(chuàng)新，提高文書檔案管理的使用效果，促使文書檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)的管理模式，才能提高文書檔案管理工作水平和質(zhì)量，為水利事業(yè)發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻

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作者簡介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，研究方向：檔案管理。