探究強化事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

孫佳

摘 要：當(dāng)前形勢下，我國的事業(yè)單位檔案管理工作雖然取得了顯著的進步，但同時也顯露出許多問題。無論是管理人員能力素質(zhì)水平較差，還是管理方法落后等問題，都在一定程度上限制了管理工作的有序開展。本文就針對事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的強化進行了淺要的探討分析，希望可以為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供一份基礎(chǔ)的理論保證。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；信息化建設(shè)；強化

1 引言

事業(yè)單位的發(fā)展情況關(guān)乎黨和國家的發(fā)展與進步。因而無論是在國內(nèi)外的哪個國家，事業(yè)單位的發(fā)展都始終受到黨和政府的重視。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作是一個極為重要的部分，它關(guān)系到事業(yè)單位的有序運行，同時也涉及事業(yè)單位中的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)和資料。由此看來，強化事業(yè)單位檔案管理信息化工作是十分重要、也是十分必要的。

2 強化事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

2.1 明確檔案管理工作的目標(biāo)

近年來，隨著我國各項技術(shù)水平的逐漸發(fā)展進步，檔案工作的管理手段也發(fā)生了日新月異的變化。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在帶動著各行各業(yè)轉(zhuǎn)變的同時，也逐漸被應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中。發(fā)展至今，檔案管理信息化甚至已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作中必不可少的一部分。采取信息化的檔案管理方法，一方面可以有效降低數(shù)據(jù)的錯誤率和材料的損失率，另一方面，也有效提升了檔案管理工作的安全性和可靠性。然而，就目前情況來看，在我國的許多事業(yè)單位中，仍然有許多的檔案管理人員沿用著傳統(tǒng)的檔案管理方法，但是現(xiàn)如今的事業(yè)單位檔案管理工作部門，包括紙質(zhì)檔案管理、人工數(shù)據(jù)計算等。不僅工作效率較差，需要耗費較多的人力資源，同時，精準(zhǔn)性也較差，且不利于保存。轉(zhuǎn)變原有的檔案管理方式勢在必行。為此，我們應(yīng)當(dāng)服務(wù)現(xiàn)有的檔案管理模式進行系統(tǒng)的規(guī)劃，逐步將信息化的管理方法融入到具體的工作實踐當(dāng)中來，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢性和實用性，利用信息化技術(shù)來錄入和檢索檔案信息，從而最大程度上提升檔案管理工作中數(shù)據(jù)與信息的安全性，為事業(yè)單位的檔案管理工作增添一份便捷性。

2.2 強化檔案管理工作人員的素質(zhì)水平

目前，在我國的事業(yè)單位當(dāng)中，很多檔案管理工作中存在的問題，都是由于檔案管理人員的個人行為造成的。就當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位中對于從事檔案管理工作的工作人員要求較低，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理工作人員普遍存在著綜合素質(zhì)較差，能力水平不足等問題。信息化檔案管理工作的開展我因此而受到限制。為此，想要充分發(fā)揮檔案信息化管理工作的實際作用，就應(yīng)當(dāng)不斷強化事業(yè)方位中檔案管理人員的能力素質(zhì)水平，幫助他們更為深入的了解當(dāng)前階段的檔案信息化工作，促進他們主動投入到自我完善的過程當(dāng)中。同時，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)定期對于檔案管理工作人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是對于那些剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，更要把好質(zhì)量關(guān)，從而不斷強化工作人員隊伍，確保檔案管理人員可以各司其職，充分發(fā)揮自身獨有的優(yōu)勢性，從而為檔案管理工作的有序開展貢獻(xiàn)一份力量。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對于相關(guān)的檔案管理人員進行定期的考核，通過考核來強化工作人員對于現(xiàn)有知識的理解，強化其信息化管理工作的能力。

2.3 不斷加強基礎(chǔ)性建設(shè)

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)現(xiàn)進步，目前信息技術(shù)已經(jīng)成為了眾多領(lǐng)域的一項核心內(nèi)容。合理運用信息技術(shù)，一方面可以有效提升工作的效率、安全性和可靠性，另一方面也可以帶動相關(guān)行業(yè)的合理有效發(fā)展。在檔案管理工作中，采取適當(dāng)?shù)男畔⒒芾硎侄?，可以快速并精?zhǔn)的完成檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項工作，不僅可以省去復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)傳輸和中級過程，同時也可以有效拓展信息化管理的消息渠道。舉例來說，在具體的檔案管理工作當(dāng)中，時常會出現(xiàn)各部門交流和溝通不便的問題，消息閉塞為檔案管理工作的開展帶來了一定的阻礙。而通過采取信息化的檔案管理方式即可強化信息獲取的便捷性，強化各部門之間的交流與寫作，最大程度上解決數(shù)據(jù)交流困難等問題。同時，也節(jié)約了人力資源，提升了工作效率，將檔案管理工作從一個復(fù)雜的過程轉(zhuǎn)變?yōu)楹啙嵉墓ぷ鞑襟E。在事業(yè)單位的具體檔案管理工作當(dāng)中，即使出現(xiàn)了困難，也可以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢性，從而實現(xiàn)問題共享，相關(guān)的工作人員便可以通過網(wǎng)絡(luò)信息領(lǐng)域進行協(xié)商交流，尋求可以有效解決實際問題的方法。值得注意的是，在事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案當(dāng)中，包括許多機密檔案，這些檔案一旦遺失，會對于事業(yè)單位的發(fā)展帶來極其惡劣的影響。為此，還應(yīng)當(dāng)時刻將檔案管理工作的安全性擺在首位，從根本上避免信息安全隱患問題的出現(xiàn)。總體來看，構(gòu)建起具有實用性的信息交流平臺，有著十分積極的作用，不僅可以很大程度上強化事業(yè)單位的檔案管理工作，同時更有助于將信息技術(shù)融入到具體的工作內(nèi)容當(dāng)中。

同時，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)當(dāng)將基礎(chǔ)性建設(shè)擺在重要位置。信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，想要真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須不斷加強檔案的信息化建設(shè)。從總體入手，關(guān)注每一個內(nèi)容細(xì)節(jié)，構(gòu)建起完備的信息管理模式，將現(xiàn)有檔案進行系統(tǒng)的歸類，合理的分配，明確不同的檔案類型。除此之外，還應(yīng)當(dāng)最大程度上發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢性，科學(xué)合理的進行檔案存儲，提高高級水平，提升存儲的安全性，我國檔案管理工作的信息化發(fā)展提供一份保障。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前階段，我國的事業(yè)單位檔案管理中仍然存在著一系列有待解決的問題，檔案管理工作人員在積極發(fā)現(xiàn)問題、尋求解決方案的同時，也應(yīng)當(dāng)不斷加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，從而最大程度上促進事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，確保各項工作內(nèi)容可以科學(xué)合理的進行，構(gòu)建起一個科學(xué)實用的檔案管理體系，從而最大程度上發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的實際作用，推進我國事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

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