87號令背景下的高校采購檔案管理研究

梁梅

【摘 要】本文分析了在87號令頒布后采購檔案工作存在需要注意和完善的地方，旨在更好地學(xué)習(xí)87號令對采購檔案的新要求，更好地服務(wù)好高校采購工作。

【關(guān)鍵詞】高校；采購檔案；研究

2017年下半年財(cái)政部頒布了《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部87號令），對采購檔案管理提出了多次強(qiáng)調(diào)和要求，其中第78條對采購人、采購代理機(jī)構(gòu)“未妥善保存采購文件的”的情形給出了清晰的處罰措施。在《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》中也要求建立采購人建立政府采購內(nèi)控制度，檔案管理無疑是內(nèi)控制度中重要的一環(huán)。所以目前對高校政府采購檔案管理的規(guī)范化、制度化管理顯得尤其重要，加之高校政府采購項(xiàng)目多、專業(yè)性強(qiáng)、金額較大，檔案管理中資料的完整性要體現(xiàn)出采購項(xiàng)目實(shí)施過程中公開、公平、公正、誠實(shí)信用原則。

一、87號令背景下采購檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員對財(cái)政部87號令的學(xué)習(xí)不夠

87號令較之前適用的財(cái)政部18號令出現(xiàn)了很大變化，特別是在招標(biāo)采購中采購人的資格審查由采購人自己完成，且采購人、采購代理機(jī)構(gòu)不得將投標(biāo)人的注冊資本、資產(chǎn)總額、營業(yè)收入、從業(yè)人員、利潤、納稅額等規(guī)模條件作為資格要求或者評審因素，也不得將除進(jìn)口貨物以外的生產(chǎn)廠家授權(quán)、承諾、證明、背書等作為資格條件，對投標(biāo)人實(shí)行差別待遇或者歧視待遇。這就要求我們采購檔案工作中對資格審查材料歸檔要全面，除了要有采購人的資格設(shè)置條件外，還得要將資格審查評審情況進(jìn)行認(rèn)真收集。財(cái)政部94號令《政府采購質(zhì)疑與投訴辦法》自2018年3月1日起實(shí)施，潛在供應(yīng)商的質(zhì)疑與投訴越來越多，完善的歸檔資料對處理質(zhì)疑與投訴顯得尤其重要。

（二）強(qiáng)化高校政府采購內(nèi)控制度的調(diào)整與完善

隨著2017年10月1日87號令的實(shí)施，政府采購歸檔資料進(jìn)一步明確，如第14條邀請招標(biāo)過程中的隨機(jī)抽取專家，提出“隨機(jī)抽取供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)有不少于兩名采購工作人員在場監(jiān)督，并形成書面記錄，隨采購文件一并存檔”，這就要求我們的歸檔內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化和明確，檔案管理應(yīng)體現(xiàn)整個(gè)采購過程的各環(huán)節(jié)，做到無遺漏。另在采購內(nèi)控制度中要體現(xiàn)出不相容職務(wù)分離和授權(quán)審批情況，項(xiàng)目實(shí)施的每一步應(yīng)該體現(xiàn)出這兩個(gè)原則。檔案管理的登記統(tǒng)計(jì)、收集、歸檔、材料交接等均應(yīng)有記錄。特別是檔案的統(tǒng)計(jì)和利用一直是我們原來制訂制度時(shí)的薄弱環(huán)節(jié)，無論是處理質(zhì)疑與投訴、后期同類項(xiàng)目的采購、資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)的制訂均需利用歷史檔案，這在我們內(nèi)控制度中也應(yīng)得以體現(xiàn)和詳盡說明。

（三）對采購檔案的真實(shí)性、完整性、安全保障應(yīng)有明晰要求

采購的真實(shí)、完整應(yīng)有完善資料體現(xiàn)，如掛網(wǎng)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、發(fā)出中標(biāo)通知書、簽訂合同、退還投標(biāo)保證金等均應(yīng)有完整資料體現(xiàn)，檔案的真實(shí)完整缺一不可，包括資格審查人員、專家委員會(huì)評委簽名等缺一不可。另檔案的安全保障也尤其重要，電子招標(biāo)的電子資料，評標(biāo)現(xiàn)場活動(dòng)全程錄音錄像資料等妥善放置在防磁柜中，防止資料損壞與丟失，高校必須配置必要的電子采購檔案存儲(chǔ)硬件設(shè)備、環(huán)境，從物理層面保障電子檔案的安全性。

（四）隊(duì)伍建設(shè)保障程度低，檔案人員專業(yè)性較差

高校兼職檔案管理人員多，人員流動(dòng)大，工作調(diào)整無工作交接，往往沒有做到上不清下不接，許多資料在人員更新中流失與損毀。對檔案管理人員沒有定期培訓(xùn)制度和繼續(xù)教育體系，特別是采購工作政策調(diào)整大，采購方式變化多樣，導(dǎo)致歸檔范圍和資料收集重點(diǎn)難以準(zhǔn)確與明晰，加之還涉及到資料的利用，對檔案管理人員要求更高，如何提高對采購檔案的認(rèn)知程度，保證第一時(shí)間可從檔案中查詢出所需資料顯得尤其重要。

二、87號令背景下提高采購管理水平的對策

（一）加強(qiáng)檔案人員對財(cái)政部87號令的學(xué)習(xí)

組織檔案人員強(qiáng)化87號令的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)領(lǐng)悟87號令政策的理解與運(yùn)用，如87號令多處提到了檔案管理，第45條指出“采購人可以在評標(biāo)前說明項(xiàng)目背景和采購需求，說明應(yīng)當(dāng)提交書面材料，并隨采購文件一并存檔。”這對我們的歸檔工作提出了新的要求，該項(xiàng)目在什么條件下實(shí)施，項(xiàng)目背景和采購需求尤其重要，因?yàn)槲覀兛偸歉鶕?jù)采購需求來確定投標(biāo)企業(yè)資質(zhì)要求和技術(shù)參數(shù)，根據(jù)項(xiàng)目背景來看實(shí)施的可操作性，這對我們是否可買到性價(jià)比高的適合需求的產(chǎn)品起著關(guān)鍵作用。第49條指出“采購人或者采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將變更、重新組建評標(biāo)委員會(huì)的情況予以記錄，并隨采購文件一并存檔?！笔且?yàn)楝F(xiàn)在招標(biāo)一旦掛網(wǎng)若因供應(yīng)商質(zhì)疑，我們在核實(shí)質(zhì)疑后可能對項(xiàng)目進(jìn)行澄清或變更，而這些澄清或變更資料同樣是我們采購檔案應(yīng)當(dāng)保存的重要依據(jù)，充分反應(yīng)了我們的采購工作一定是在市場監(jiān)督下陽光操作。第74條指出“采購人可以邀請參加本項(xiàng)目的其他投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。參與驗(yàn)收的投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)的意見作為驗(yàn)收書的參考資料一并存檔?！彼匀羝渌麧撛诠?yīng)商要求驗(yàn)收或者采購人要求其他供應(yīng)商參與驗(yàn)收，我們在收集采購檔案時(shí)一定要有齊全的驗(yàn)收報(bào)告，上面有要求參與驗(yàn)收供應(yīng)商的認(rèn)可意見，否則就是無效驗(yàn)收。故采購檔案的歸檔范圍在87號令出臺后隨著采購要求和特點(diǎn)的變化出現(xiàn)了新的規(guī)范，我們要組織檔案人員及時(shí)學(xué)習(xí)來適應(yīng)變化的政策。

（二）進(jìn)一步調(diào)整完善政府采購內(nèi)控制度

我們要嚴(yán)格授權(quán)審批制度和不相容職務(wù)分離的原則，調(diào)整完善高校政府采購內(nèi)控制度，建立資料移交、收集、建檔立卷、電子檔案管理、查借閱制度、保密制度、銷毀保管等制度，旨在更好地抓住檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，堵住漏洞。如采購檔案什么時(shí)候移交，什么時(shí)候組卷，查閱時(shí)應(yīng)注意什么樣的保密制度等等都是我們在制度中應(yīng)落實(shí)的?？茖W(xué)編制采購檔案的分類檢索方式、目錄。

（三）對采購檔案的真實(shí)性、完整性、安全保障應(yīng)有明確要求

采購工作從項(xiàng)目背景分析、需求論證、立項(xiàng)、掛網(wǎng)公示、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)公示、發(fā)出中標(biāo)通知書、簽訂合同、退還投標(biāo)保證金、履約驗(yàn)收等每個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)保證資料的真實(shí)性和完整性，如項(xiàng)目需求的資質(zhì)要求和技術(shù)參數(shù)怎樣來的，相關(guān)責(zé)任人是誰，注重采購檔案的保密，避免商業(yè)機(jī)密泄漏，配齊相應(yīng)的安全保管設(shè)施設(shè)備，如保密碎紙機(jī)的配置，檔案借閱的審批流程的確定，復(fù)制檔案應(yīng)注意相關(guān)事項(xiàng)做出明確規(guī)定。

（四）強(qiáng)化采購檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

素質(zhì)提升人員是關(guān)鍵，首先要有一支專職的檔案管理隊(duì)伍，注重隊(duì)伍中人員的設(shè)置無環(huán)節(jié)漏洞，保證每個(gè)環(huán)節(jié)均有專人負(fù)責(zé)，形成事事有人管，件件檔案有人抓的良好局面；二是注重檔案人員檔案專業(yè)知識和其他相關(guān)知識的培訓(xùn)，如檔案管理人員若對采購相關(guān)業(yè)務(wù)不熟悉不了解是管不好采購檔案的，許多環(huán)節(jié)一定是在熟悉采購流程和采購原則的基礎(chǔ)上管理的，業(yè)務(wù)不熟悉的話我們甚至對歸檔范圍都不清楚，該存的檔案游離于歸檔之外，所以一名優(yōu)秀的檔案人員應(yīng)該是檔案管理與業(yè)務(wù)管理兩手抓；三是加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。如財(cái)政部87號令出來后，新的政策和規(guī)范對我們的采購檔案管理工作會(huì)有新的要求，在此之下我們應(yīng)該怎樣做，政采項(xiàng)目變化多，特別是高校參數(shù)復(fù)雜，行業(yè)特殊，如何做到采購的高效和規(guī)范，檔案管理也尤其重要；四是加強(qiáng)對檔案管理人員檔案利用意識的培養(yǎng)。檔案歸根到底是為了利用，所以應(yīng)樹立利用意識，讓更多的部門在不斷的檔案利用中糾正錯(cuò)誤，更好地做好服務(wù)。五是加強(qiáng)檔案管理人員的協(xié)調(diào)和溝通意識和方法的培養(yǎng)。檔案管理工作是多部門工作的總結(jié)，既是起點(diǎn)也是終點(diǎn)，按不相容職務(wù)分離原則檔案管理工作是多部門在參與，所以檔案管理人員應(yīng)注重和多部門的協(xié)調(diào)和溝通，提高這方面的意識和能力。

總之，在87號令頒布的背景下，我們應(yīng)學(xué)習(xí)規(guī)范，調(diào)整制度，更好地為高校采購工作服好務(wù)！

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