淺析高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

李英

【摘 要】本文在分析高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化基本內(nèi)涵基礎(chǔ)上，結(jié)合大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀及問(wèn)題，對(duì)全面提升高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化水平的具體實(shí)施路徑進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生檔案；管理；現(xiàn)代化；研究

高校學(xué)生檔案是對(duì)高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，其中包含學(xué)生的學(xué)習(xí)專業(yè)以及研修課程、學(xué)業(yè)成績(jī)、專長(zhǎng)等多項(xiàng)內(nèi)容信息，對(duì)學(xué)生今后的就業(yè)以及流動(dòng)、晉升等都具有非常重要的參考價(jià)值和作用，對(duì)高校自身管理以及實(shí)現(xiàn)資源充分開(kāi)發(fā)與優(yōu)化利用都有著較為突出的作用和意義。需要注意的是，在現(xiàn)代化環(huán)境下，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理中也面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)，因此，研究全面提升高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化水平，分析促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策，具有十分顯著的作用和意義。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)涵分析

高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化是在現(xiàn)代化發(fā)展及環(huán)境影響下，針對(duì)高校學(xué)生檔案管理所提出的重要發(fā)展方向和管理模式。它在高校學(xué)生檔案管理中是以現(xiàn)代化的科學(xué)管理理念為指導(dǎo)，利用現(xiàn)代化的管理手段、方法和先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，對(duì)高校學(xué)生檔案展開(kāi)全面性管理，以促進(jìn)其管理水平和工作效率提升，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化、現(xiàn)代化等方向發(fā)展。

首先，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)在檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化上，它也是高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)核心。高校學(xué)生檔案管理人員需要結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理技術(shù)與手段、思想理念等，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理由傳統(tǒng)管理向著現(xiàn)代化管理的方向發(fā)展轉(zhuǎn)變。其次，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化還體現(xiàn)在檔案管理應(yīng)用設(shè)備的現(xiàn)代化上。在檔案管理過(guò)程中，我們要充分利用現(xiàn)代高端設(shè)備和設(shè)施，滿足高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基本設(shè)備支持。再次，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化還表現(xiàn)在管理主體現(xiàn)代化方面。隨著高校學(xué)生檔案管理環(huán)境及要求的不斷發(fā)展，為滿足其管理需求，高校有必要建立一個(gè)質(zhì)量更高，檔案管理水平更高的工作團(tuán)隊(duì)，使其在對(duì)現(xiàn)代化管理知識(shí)以及技術(shù)、方法等掌握基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化管理的技術(shù)與設(shè)備熟練運(yùn)用，提升檔案管理的質(zhì)量與效率，滿足現(xiàn)代檔案管理的工作要求。最后，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化還體現(xiàn)在管理制度的現(xiàn)代化上。隨著時(shí)代環(huán)境的變化，高校學(xué)生檔案管理中面臨著新的發(fā)展形勢(shì)和工作要求。制度化建設(shè)是管理的根本，因此，為滿足高校學(xué)生檔案管理的要求，高校必須加強(qiáng)學(xué)生檔案管理制度的建設(shè)。在現(xiàn)代化環(huán)境中運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的管理理念和制度建設(shè)要求，不斷健全和完善高校學(xué)生檔案管理制度，逐步推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀和問(wèn)題

結(jié)合高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展實(shí)際情況，存在著一些較為突出的問(wèn)題，迫切需要進(jìn)一步完善和改進(jìn)。首先，在管理觀念上，由于高校學(xué)生數(shù)量較多，學(xué)生檔案管理本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。工作任務(wù)大，面臨的問(wèn)題多，一旦管理不慎，極容易導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生。因此，在工作中我們需要通過(guò)不斷強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的信息化與現(xiàn)代化管理意識(shí)，來(lái)促進(jìn)大學(xué)生檔案管理的發(fā)展和完善。

其次，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化中還存在著問(wèn)題解決能力差的問(wèn)題。在高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展中，新的管理模式與方法理念必然會(huì)與傳統(tǒng)的管理沖突，這就需要高校學(xué)生檔案管理人員將管理中存在的問(wèn)題結(jié)合起來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念和方法和手段，以促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的有效推進(jìn)和提升。但是，由于高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展與傳統(tǒng)管理之間的過(guò)渡銜接不到位，導(dǎo)致問(wèn)題處理方面能力不足，造成高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范性與統(tǒng)一性得不到很好的體現(xiàn)。

再次，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化中還存在著管理人員綜合能力與素質(zhì)水平較低問(wèn)題。由于高校學(xué)生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)知識(shí)、能力表現(xiàn)不足，造成管理過(guò)程中工作規(guī)范性不足，容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤和問(wèn)題，管理效率相對(duì)低下?，F(xiàn)代化管理的思想高度不夠，也對(duì)高校學(xué)生檔案管理的不斷優(yōu)化提升形成了制約。

最后，高校學(xué)生檔案管理中還存在著嚴(yán)重的資金問(wèn)題。由于高校學(xué)生檔案管理對(duì)資金的需求較大，譬如管理團(tuán)隊(duì)人員的培訓(xùn)以及管理使用的軟硬件設(shè)備升級(jí)改造等，都需要相應(yīng)的資金支持，一旦資金投入不足，必將會(huì)對(duì)其現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展造成不利影響。

三、全面提升高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化水平的對(duì)策

首先，應(yīng)加強(qiáng)高校學(xué)生檔案資料的數(shù)字化建設(shè)。高校應(yīng)引進(jìn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及數(shù)字?jǐn)z影與掃描等先進(jìn)技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的學(xué)生檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，通過(guò)數(shù)字信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的信息化與數(shù)字化存儲(chǔ)管理，從而促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。數(shù)字化作為以現(xiàn)代高新技術(shù)為支持的新型檔案資料管理方式，在與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相互連接應(yīng)用的情況下形成一個(gè)具有龐大結(jié)構(gòu)且運(yùn)行管理有序的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，在檔案資料的查閱、檢索過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的異地即時(shí)共享，更加滿足高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化要求。

其次，應(yīng)加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的技術(shù)化建設(shè)，推動(dòng)其現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理是以紙質(zhì)檔案資料的管理為主，主要采用手工管理方式對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、匯編、排架、統(tǒng)計(jì)和利用等，整個(gè)管理過(guò)程完全依賴人工管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工管理方式逐漸被計(jì)算機(jī)替代，而且計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與軟件形式越來(lái)越多樣化。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的技術(shù)化建設(shè)與發(fā)展，其必要性也日益顯著。只有在不斷加強(qiáng)其技術(shù)完善與改進(jìn)提升基礎(chǔ)上，滿足高校學(xué)生檔案管理的技術(shù)要求，從而利用更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)支持，為高校學(xué)生檔案的存儲(chǔ)以及查詢、應(yīng)用等提供更大便利，才能不斷促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作效率和管理水平的提升，推動(dòng)其現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。

此外，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展，還需要加強(qiáng)其網(wǎng)絡(luò)化與管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊以及信息等技術(shù)的應(yīng)用，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下為學(xué)生檔案資料實(shí)時(shí)共享與高效管理和利用提供有力支持與保障，并通過(guò)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的快速發(fā)展與提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)及其提升現(xiàn)代化管理水平對(duì)策研究，有利于促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展，充分發(fā)揮其高校自身管理以及資源開(kāi)發(fā)、學(xué)生就業(yè)等方面價(jià)值作用，具有十分積極的作用意義。

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