市政工程檔案管理存在的問題和對策探討

陳姣

【摘 要】伴隨我國城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，市政工程建設(shè)項(xiàng)目類型、規(guī)模、數(shù)量大幅提升。在此背景下，市政工程檔案資料數(shù)量日漸增多，在工程建設(shè)中應(yīng)用的重要性愈發(fā)明顯。鑒于此，本文對市政工程檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并從管理意識、管理機(jī)制、管理方法等層面出發(fā)，提出改進(jìn)與優(yōu)化對策，以期提升市政工程檔案管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】市政工程；檔案管理；問題和對策

市政工程檔案（Municipal engineering archives）是市政工程項(xiàng)目建設(shè)施工過程中形成的，各種具有保存與參考價(jià)值的文字記錄、報(bào)表、圖紙、聲像資料。通常情況下，應(yīng)用市政工程檔案可為市政工程項(xiàng)目質(zhì)量檢查、管理、改建、維護(hù)、擴(kuò)建、竣工交付等工作的組織開展，提供準(zhǔn)確、真實(shí)的信息依據(jù)，以規(guī)范市政工程建設(shè)施工與管理行為，推動(dòng)工程項(xiàng)目優(yōu)化發(fā)展。但由于我國市政工程檔案管理發(fā)展相對較晚，在實(shí)踐中仍存在諸多不足，影響管理工作質(zhì)量與效率。因此，在當(dāng)前市政工程項(xiàng)目日漸增多，建設(shè)要求不斷提高的背景下，有必要加強(qiáng)市政工程檔案管理問題與對策的研究。

一、市政工程檔案管理之“問題分析”

（一）問題一：市政工程檔案管理意識待提高

在市政工程檔案管理中，管理行為需依賴管理意識的調(diào)動(dòng)、指導(dǎo)與管控。因此，樹立正確市政工程檔案管理意識，對提升檔案管理質(zhì)量與效率存在積極影響。但從現(xiàn)階段市政工程檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作人員普遍存在管理意識低下問題。主要表現(xiàn)為：市政工程檔案資料自主收集性差；檔案資料管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資源投入力度不高，管理設(shè)施、管理方法與管理技術(shù)陳舊；重視工程圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表收集與整理，忽略了其他資料收集與管理的重要性；檔案資料交付業(yè)主應(yīng)用后，沒有對其進(jìn)行在收集與管理，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失、不完整問題，影響檔案資料的再次利用[1]。

（二）問題二：市政工程檔案管理機(jī)制待完善

由于我國市政工程檔案管理工作起步相對較晚，現(xiàn)階段尚未形成完善而科學(xué)的市政檔案管理機(jī)制。而管理機(jī)制的不完善，導(dǎo)致市政工程檔案出現(xiàn)管理職責(zé)不明確，管理工作內(nèi)容交叉嚴(yán)重，管理制度與管理任務(wù)執(zhí)行力度不高等問題，制約市政工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展，降低檔案資料收集與管理的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。

（三）問題三：市政工程檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)

隨著我國市政工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷增多，其檔案管理資料種類、資料數(shù)量也隨之增多，包括文字資料、圖片資料、表格資料、視頻資料、電子文檔資料等[2]。加之市政工程建設(shè)項(xiàng)目的大規(guī)模發(fā)展，使工程建設(shè)周期延展，這在一定程度上為檔案資料收集與管理工作增添了難度。與此同時(shí)，在對眾多檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的形式與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式，檔案管理效率與質(zhì)量受到影響。此外，由于市政工程檔案管理是一項(xiàng)綜合性、專業(yè)性活動(dòng)，在一定程度上對管理人員專業(yè)知識、技能與綜合素質(zhì)存在較高要求。但由于我國普遍缺乏檔案管理專業(yè)化人才，使市政工程檔案管理工作中非專業(yè)人員所占比重較大，影響檔案收集、編制、管理工作質(zhì)量，制約檔案管理工作的專業(yè)化與科學(xué)化發(fā)展。

（四）問題四：市政工程檔案管理信息化度低

全面實(shí)施信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)代各領(lǐng)域各行業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重點(diǎn)，市政工程檔案管理也不例外。但由于市政工程檔案管理意識低下，企業(yè)對檔案管理重視程度不高，資金投入強(qiáng)度差，從而制約了檔案管理信息化建設(shè)水平，使信息化建設(shè)僅停留在資料轉(zhuǎn)化與電子文檔查詢，信息共享性與數(shù)字化檔案資源安全管理性差。

二、市政工程檔案管理之“對策分析”

針對現(xiàn)階段是市政工程檔案管理普遍存在的問題，相關(guān)部門以及工作人員應(yīng)樹立大局觀念、創(chuàng)新觀念、看齊觀念，從管理意識、管理機(jī)制、管理手段等層面出發(fā)，進(jìn)行措施與對策制定。

（一）對策之：檔案管理意識優(yōu)化

市政工程檔案管理意識的優(yōu)化，一方面，需要管理人員加強(qiáng)教育宣傳力度，使相關(guān)工作人員對市政工程檔案管理的重要性具有全面了解。另一方面，需要需要管理部門制定完善的工作制度，使工作人員明確自身工作職責(zé)與要求，促進(jìn)制度在實(shí)踐中的有效落實(shí)，以提升檔案管理質(zhì)量與效率。

（二）對策之：檔案管理機(jī)制完善

在建立完善而科學(xué)的檔案管理機(jī)制過程中，首先應(yīng)建立獨(dú)立的市政工程檔案管理部門，完善檔案管理組織結(jié)構(gòu)。其次，在全面了解到市政工程檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理規(guī)范與制度，包括日常檔案管理制度，檔案資料使用規(guī)范，檔案管理存檔標(biāo)準(zhǔn)，工程建設(shè)施工全過程檔案資料記錄、收集要求，檔案資料交接入庫規(guī)定等。以明確管理人員工作職責(zé)與內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)工作人員行為的規(guī)范與指導(dǎo)。此外，相關(guān)部門應(yīng)盡快出臺規(guī)范與統(tǒng)一的檔案資料格式，實(shí)現(xiàn)各類型檔案的統(tǒng)一管控，以提升檔案資料從編制、整理到存檔、應(yīng)用的效率，提升檔案資料管理質(zhì)量與利用率。

（三）對策之：檔案管理手段創(chuàng)新

依托信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一體化檔案管理系統(tǒng)，用以對工程項(xiàng)目各階段（包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、地質(zhì)勘察、施工、維護(hù)養(yǎng)修、利用等）形成的檔案資料進(jìn)行科學(xué)收集與管理。同時(shí)，利用信息技術(shù)搭建信息交流平臺，促進(jìn)檔案資源在各部門之間的有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源共享。此外，完善人才培訓(xùn)機(jī)制，在提升工作人員專業(yè)知識與技能的同時(shí)，提高人才大數(shù)據(jù)素養(yǎng)與創(chuàng)新能力。

三、結(jié)論

市政工程檔案管理是我國檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理改革與創(chuàng)新發(fā)展背景下，面對規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)量日漸增多，要求愈發(fā)嚴(yán)格的市政工程項(xiàng)目，提高市政工程檔案管理工作質(zhì)量已經(jīng)成為必然趨勢。對此，相關(guān)部門以及工作人員應(yīng)聯(lián)系實(shí)際，從全方位、多角度進(jìn)行管理對策的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理問題的科學(xué)處理與解決，推動(dòng)市政工程檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳麗珍.簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策[J].中華建設(shè)，2018（05）：76-77.

[2]王梅.市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（04）：35-36.