住宅專項維修資金檔案電子化管理探索

摘要：住宅專項維修資金在保障住房安全、維護業(yè)主合法權(quán)益方面發(fā)揮著極其重要的作用，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的背景下，如何對海量的住宅專項維修資金檔案進行高效管理成為主管部門的主要工作之一。以日照市智慧維修資金信息化建設(shè)應(yīng)用為例，對住宅專項維修資金電子檔案進行了概念界定和特征描述，分析檔案電子化管理的驅(qū)動因素和必要性，為創(chuàng)新政務(wù)檔案管理與服務(wù)模式提供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù);維修資金;電子檔案

中圖分類號：F293 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）07-0059-06 收稿日期：2022-06-01

作者簡介：李國強，日照市住房保障管理服務(wù)中心。

1 引言

近年來，國家將數(shù)字化作為推動經(jīng)濟社會發(fā)展重要的戰(zhàn)略手段，不斷深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，推動政務(wù)服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”是治理能力現(xiàn)代化背景下政府的服務(wù)意識與新技術(shù)驅(qū)動的公民權(quán)利意識的雙重覺醒，為政府工作的要求、方式和內(nèi)容帶來了一系列的改革和創(chuàng)新。隨著我國社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，人民群眾住房條件不斷改善，物業(yè)管理精細化與規(guī)范化程度日益提升，人們對于住宅專項維修資金的重視度和關(guān)注度越來越高。檔案工作是政府服務(wù)工作的重點之一，也是住宅專項維修資金管理中十分重要的一環(huán)，它不僅有利于相關(guān)管理部門充分了解與掌握住宅專項維修資金的使用情況，同時也有利于居民業(yè)主依法維護自身的合法權(quán)益，有效解決業(yè)主與物業(yè)之間存在的問題與糾紛，是涉及住宅維修養(yǎng)護和居住安全的一項利民之舉。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的背景下，越來越多的維修資金業(yè)務(wù)通過線上政務(wù)平臺辦理，形成了大量的電子文件。因此，相關(guān)部門必須深刻認識檔案信息服務(wù)改革的重要性，為檔案信息服務(wù)優(yōu)化提供必要前提，實現(xiàn)高效的信息交流及互動。

2 住宅專項維修資金檔案的概念闡釋與特點分析

2.1 住宅專項維修資金檔案的概念

雖然在《物業(yè)管理條例》《住宅專項維修資金管理辦法》中均沒有出現(xiàn)過住宅專項維修資金檔案這個概念，但通過對政策與實際業(yè)務(wù)的分析，筆者認為其賬戶信息、交存憑證、使用計劃、公示材料等規(guī)定的管理內(nèi)容與利用方式已具有鮮明的檔案特點，因此維修資金檔案可以定義為在維修資金歸集、使用和管理過程中形成的具有保存價值的原始記錄。這些原始記錄通過信息化手段變?yōu)榫哂袘{證、查考和保存價值并歸檔保存的文本、圖像、數(shù)據(jù)等不同類型的電子文件后，即成為住宅專項維修資金電子檔案。

2.2 住宅專項維修資金檔案的特點

2.2.1 住宅專項維修資金檔案的法定性

《住宅專項維修資金管理辦法》是由國家頒布的政策法規(guī)，明確了住宅專項維修資金的制定目標(biāo)、適用范圍、管理原則、法律責(zé)任等內(nèi)容，按照屬地化統(tǒng)一管理“堅持專戶存儲、業(yè)主共有、共同決策、政府監(jiān)督的原則”并授權(quán)相關(guān)職能部門按照當(dāng)?shù)貙嶋H制定實施細則和進行管理。住宅專項維修資金管理工作屬于政務(wù)服務(wù)管理事項，其交存、使用、管理和監(jiān)督活動均應(yīng)嚴(yán)格按照管理辦法及實施細則執(zhí)行，活動中產(chǎn)生的各類原始記錄和電子文件，作為檔案保存，具有法定效力。因此，從形成的主體和內(nèi)容來看，住宅專項維修資金檔案具有法定屬性。

2.2.2 住宅專項維修資金檔案的動態(tài)性

住宅專項維修資金檔案記錄了維修資金交存、使用、支取等過程，在不同的房屋生命周期階段，維修資金一般會產(chǎn)生首期交存、續(xù)交、收益結(jié)息、過戶、結(jié)算返還等多筆業(yè)務(wù)，每次業(yè)務(wù)發(fā)生時都會進行基礎(chǔ)檔案的更新與業(yè)務(wù)檔案的記錄，為原本無序、重復(fù)、可逆的維修資金業(yè)務(wù)理順了線索，有助于日常管理和后期審計。因此，住宅專項維修資金檔案具有動態(tài)性。

2.2.3 住宅專項維修資金檔案的憑證性

住宅專項維修資金檔案中包括了多種具有保存價值的原始憑證，例如交存（款）憑證、（電子）發(fā)票、業(yè)主表決意見書、維修資金申請書、支取申請書、支付憑證等，是維修資金交存、使用業(yè)務(wù)辦理過程中的的主體來源和審核依據(jù)，具有重要的查考、憑證作用。

2.2.4 住宅專項維修資金檔案的私密性與開放性

《物業(yè)管理條例》第6條規(guī)定，業(yè)主擁有“監(jiān)督物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備專項維修資金的管理和使用”的權(quán)利，《住宅專項維修資金管理辦法》第19條規(guī)定，住宅專項維修資金的使用，應(yīng)當(dāng)遵循方便快捷、公開透明、受益人和負擔(dān)人相一致的原則，第22條、第30條和第31條分別從維修資金使用表決、信息公示、提供查詢服務(wù)等幾個方面體現(xiàn)了業(yè)主的所有權(quán)與知情權(quán)，以上均體現(xiàn)了住宅專項維修資金檔案的開放性。但是維修資金業(yè)務(wù)過程中所形成的部分檔案包含有個人身份信息、房產(chǎn)信息等隱私信息，其內(nèi)容并不完全屬于可公開的政務(wù)服務(wù)信息范圍，具有一定私密性。

3 維修資金檔案電子化管理的驅(qū)動因素

3.1 政策引導(dǎo)

長期以來，國家不斷完善政策保障體系，為各地開展“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，創(chuàng)新檔案電子化管理手段提供了政策依據(jù)。李克強總理在2016年全國兩會《政府工作報告》中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”概念，在隨后的幾年里，國家又相繼發(fā)布了《國務(wù)院關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》（國發(fā)〔2016〕55號）、《關(guān)于印發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)體系建設(shè)指南的通知》（國辦函〔2016〕108號）、《進一步深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”推進政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)、一門、一次”改革實施方案》（國辦發(fā)〔2018〕45號）等政策文件，在國家強有力的推動下，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”得到飛速發(fā)展，同時也潛移默化地影響了政務(wù)工作檔案的管理方式。2019 年4月，國務(wù)院發(fā)布的第716號令《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確提出“政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交”。2019年12月《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》正式出臺，明確了政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔的職責(zé)分工、工作流程和功能需求，規(guī)定了電子文件歸檔的技術(shù)要求。這些法律法規(guī)的完善，為住宅專項維修資金檔案電子化管理提供了政策依據(jù)。

3.2 問題催生

過去20年，我國城鎮(zhèn)化進程快速推進，房地產(chǎn)市場規(guī)模也迅速壯大，同時隨著住房使用年限的延長，越來越多的房屋步入“中老年”行列，大量公共設(shè)施設(shè)備和共用部位老化，面臨維修和更新、改造，續(xù)籌等問題。面對如此龐大的服務(wù)對象，維修資金業(yè)務(wù)數(shù)量呈幾何倍數(shù)驟增，原有的檔案管理方式已無法滿足主管部門的監(jiān)管需要和廣大業(yè)主的服務(wù)要求，產(chǎn)生了諸多問題。

（1）傳統(tǒng)檔案保管成本高、難度大。傳統(tǒng)檔案材料大多采用紙質(zhì)文檔保存，管理過程中人力、物力資源損耗大，長時間保存易發(fā)生失真、損毀、丟失等情況，既不利于維修資金檔案的查詢應(yīng)用，也不利于審計調(diào)查工作的開展。

（2）意見材料造假風(fēng)險大。住宅小區(qū)如果打算對公共部位、公共設(shè)施設(shè)備進行維修、更新和改造，需要一定比例的業(yè)主參與表決，在同意人數(shù)達到相關(guān)要求后，才能使用小區(qū)的房屋專項維修資金。在現(xiàn)實情況中，部分物業(yè)服務(wù)企業(yè)為套取挪用維修資金，非法偽造材料文書和業(yè)主簽字，致使業(yè)主權(quán)益受到重大損失。

（3）信息流轉(zhuǎn)不暢，業(yè)務(wù)流程繁瑣。維修資金業(yè)務(wù)需要房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主、主管部門和銀行等多方共同參與，涉及交存、過戶等環(huán)節(jié)還需要與房產(chǎn)交易、不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)相互協(xié)同，這就對相關(guān)部門的信息交互提出了要求。而紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)不便，信息數(shù)據(jù)無法及時共享，不利于數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸，制約了政務(wù)服務(wù)水平的提高。

3.3 技術(shù)支撐

近年來，隨著掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)的不斷發(fā)展，維修資金檔案電子化管理已具備成熟的技術(shù)條件，各種載體的檔案資源可以以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，利用電腦、手機等多終端進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

4 維修資金檔案電子化管理的意義

4.1 符合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”發(fā)展需要

“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”是由國家為順應(yīng)時代發(fā)展、增強部門間互通互聯(lián)及資源共享、實現(xiàn)群眾辦事的便捷化，變“群眾跑腿”為“信息跑路”，不斷提高政務(wù)服務(wù)能力而提出的政府服務(wù)改進提升戰(zhàn)略要求。維修資金管理作為重要的民生工作，其檔案形式、服務(wù)主體和服務(wù)需求愈加多樣化，加強維修資金電子檔案建設(shè)與管理，及時將重要的政務(wù)信息資源進行數(shù)字化收集、存儲、管理和共享利用，滿足了“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案事業(yè)發(fā)展的實際需要。

4.2 提升檔案管理工作質(zhì)效

在維修資金業(yè)務(wù)信息要素加快流動，檔案數(shù)量日益增加的時代，信息化、數(shù)字化對于提升維修資金檔案管理工作質(zhì)效具有重要意義。首先，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”下檔案管理的形式和載體都發(fā)生了巨大變化，檔案管理因數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了由粗放管理向精細化管理的轉(zhuǎn)型，豐富了檔案的類型，擴大了檔案的使用范圍，提升了檔案歸檔、流轉(zhuǎn)、查詢效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，減少了人工、場地、時間、耗材等管理成本，提高了經(jīng)濟效益。其次，將傳統(tǒng)維修資金檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，可以更好保護檔案原件，防止檔案損毀、丟失、篡改等問題，檔案的長期保存和使用也更加安全。

4.3 提高維修資金政務(wù)服務(wù)水平

在新的歷史時期，廣大人民群眾對于政務(wù)服務(wù)提出了新的要求，住宅專項維修資金在管理和使用等方面精細化、規(guī)范化、便民化的趨勢越來越明顯。維修資金檔案電子化管理實現(xiàn)了政務(wù)服務(wù)與檔案管理工作的深度融合，有效推動了信息的集中共享，豐富了業(yè)務(wù)辦理模式與便民服務(wù)應(yīng)用場景，解決了維修資金交存難、使用難、不透明等問題，為提升政務(wù)服務(wù)水平、打通服務(wù)群眾“最后一公里”夯實了基礎(chǔ)。

5 維修資金檔案電子化管理應(yīng)用實踐

近年來，日照市住建局深刻貫徹落實國家關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的改革要求，高度重視維修資金的管理與服務(wù)工作。2020年，住宅專項維修資金智慧管理系統(tǒng)在日照正式上線。截至目前，系統(tǒng)已累計歸集住宅專項維修資金超過25億元，覆蓋1600個住宅小區(qū)的70多萬幢房屋，處理維修資金支用業(yè)務(wù)4000余筆，合計管理的檔案總數(shù)達到206萬份，維修資金檔案進入信息化、數(shù)字化時代，在業(yè)務(wù)工作中得到了廣泛應(yīng)用。

5.1 源頭入手，構(gòu)建高質(zhì)量檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

從業(yè)主體信息（開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、銀行等）、住宅小區(qū)信息、房屋信息、業(yè)主信息等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是維修資金檔案中必不可少的基礎(chǔ)信息，對維修資金業(yè)務(wù)的開展起到了重要的支撐作用。這些數(shù)據(jù)來源較多，包括歷史數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)對接采集、人工錄入等，大量多源異構(gòu)數(shù)據(jù)影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量，給數(shù)據(jù)交互、業(yè)務(wù)協(xié)同和綜合決策帶來了困難。為了解決這一問題，日照市住建局從源頭入手，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建立全市統(tǒng)一的物業(yè)區(qū)域樓盤表作為重要的“數(shù)字基建”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時在數(shù)據(jù)采集、入庫檢查、數(shù)據(jù)維護等各個環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，落實“一數(shù)一源”的信息交互與共享機制，保障檔案中的關(guān)鍵核心信息與房屋交易網(wǎng)簽、不動產(chǎn)登記等數(shù)據(jù)交換的規(guī)范性，提高檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量與使用價值。

5.2 共享協(xié)同，踐行高水平管理服務(wù)工作

為充分發(fā)揮檔案的支撐作用，解決維修資金業(yè)務(wù)過程中材料繁瑣、流程復(fù)雜的問題，日照市住建局以住宅專項維修資金智慧管理系統(tǒng)為突破口，通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息的高度共享，構(gòu)建了維修資金“全鏈條”管理服務(wù)體系。

在處理維修資金交存業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)通過信息共享獲取房屋檔案、業(yè)主檔案和網(wǎng)簽合同檔案，自動判斷交存類型，計算金額并生成待交費信息，無需手動錄入，減少了業(yè)務(wù)風(fēng)險。群眾無需提供任何資料，通過“日照市維修資金”微信小程序即可輕松辦理資金交存業(yè)務(wù)，交存完成后系統(tǒng)自動生成電子票據(jù)推送業(yè)主移動應(yīng)用，最終將所有涉及交存業(yè)務(wù)的檔案進行歸檔。辦理維修資金使用業(yè)務(wù)時，申請主體可通過山東政務(wù)服務(wù)平臺進入系統(tǒng)，將項目申請材料、維修和更新改造方案、實景圖片、工程招投標(biāo)證明、施工合同、分?jǐn)偳鍍缘葯n案進行數(shù)字化處理，統(tǒng)一上報業(yè)務(wù)主管部門，同步發(fā)送至“日照市維修資金”業(yè)主小程序進行線上公示和表決，最終將所有涉及使用業(yè)務(wù)的檔案進行歸檔。在檔案開放利用方面，辦事企業(yè)和群眾可以通過統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)平臺和“日照市維修資金”小程序入口，自助查詢和使用維修資金檔案，安全高效。通過信息化建設(shè)，日照市維修資金核心業(yè)務(wù)均實現(xiàn)了線上即時辦結(jié)，群眾滿意度大幅提升。

檔案共享不僅推動了服務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程的深刻變革，也推動了管理效率、決策水平的大幅提升?，F(xiàn)如今，日照市住建局可依托系統(tǒng)開展維修資金檔案審批、檔案查詢和統(tǒng)計分析工作，及時掌握維修資金交存、使用、收益情況，為維修資金的審計與決策提供了有效支撐。

5.3 技術(shù)先行，建設(shè)長效的檔案存儲管理機制

日照市維修資金智慧管理系統(tǒng)推動了檔案存儲管理工作的改革與創(chuàng)新。系統(tǒng)根據(jù)市住建局要求對檔案數(shù)據(jù)共享接口、檔案類型、檔案管理人員、檔案格式、歸檔方式等基礎(chǔ)規(guī)范進行定義，業(yè)務(wù)人員可通過電子填報、OCR識別、數(shù)字化掃描、影像上傳、Excel上傳、數(shù)據(jù)共享等多種方式進行檔案信息采集，針對數(shù)字化檔案和影像檔案，實行“機控+人控”雙重驗證方式，對格式規(guī)范和檔案質(zhì)量進行審核。在業(yè)務(wù)處理過程中，系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)規(guī)則自動判斷當(dāng)前節(jié)點檔案是否需要歸檔，歸檔時通過支撐網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)庫進行存儲，并根據(jù)檔案類型和業(yè)務(wù)劃分進行分類編目，以實現(xiàn)更高效的網(wǎng)絡(luò)化利用。歸檔后的電子檔案可以對分類目錄、保管期限、保密級別和開放范圍進行配置，當(dāng)對檔案進行申請、查詢、下載、打印、共享等操作時，系統(tǒng)自動記錄操作人員、當(dāng)前時間和檔案信息生成使用記錄，方便查詢與追溯，真正意義上實現(xiàn)了檔案全生命周期動態(tài)管理。

5.4 多措并舉，打造完善的檔案安全防護體系

針對“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”下社會廣泛關(guān)注的信息安全問題，日照市住建局多措并舉，打造了完善的檔案安全防護體系。

首先，在硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境層面，日照市維修資金智慧管理系統(tǒng)依托政務(wù)云資源建設(shè)，能夠在網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等方面提供充足的基礎(chǔ)保障。其次，在業(yè)務(wù)應(yīng)用層面，系統(tǒng)采用人臉識別技術(shù)驗證業(yè)主身份的真實性與合法性，涉及業(yè)主意愿表決的信息使用電子簽章技術(shù)防止數(shù)據(jù)篡改，所有檔案信息均通過權(quán)限管理和加密算法合理控制開放利用范圍，在提供便捷、公開、透明的維修資金服務(wù)的同時，保護企業(yè)和居民的隱私安全。

6 結(jié)論

日照市住宅專項維修資金檔案電子化管理順應(yīng)了“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的服務(wù)型政府建設(shè)趨勢，為推動跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同、優(yōu)化行政資源配置、強化監(jiān)督權(quán)力運行、提升政府公共服務(wù)能力提供了有效支撐。既為當(dāng)前常態(tài)化疫情防控形勢下如何做優(yōu)服務(wù)工作提供了樣板，也為主管部門政務(wù)服務(wù)改革提供了有益參考。

參考文獻：

1.沈揚.住宅專項維修資金檔案的管理及開發(fā)利用.工作指導(dǎo).2019.03

2.謝佑平.住宅專項維修資金檔案的管理及應(yīng)用研究.城建檔案.2018.07

3.陳婭虹.住宅專項維修資金的安全管理探討.金融經(jīng)濟學(xué)術(shù)版.2009.07

4.孟慶華.淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用.卷宗.2020.23

5.應(yīng)博為.關(guān)于檔案數(shù)字化管理和利用的探索.圖書檔案信息.2014.12