規(guī)范地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理的若干措施

楊海濤，陳元旭，鄭 敏

(1.中國地質(zhì)科學(xué)院礦產(chǎn)資源研究所，北京 100037；2.中國地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心，北京 100037；3.中國國土資源經(jīng)濟研究院，北京 101149)

0 引 言

目前，我國事業(yè)單位備用金管理研究較為深入，然而針對地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理的研究相對較少。隨著我國不斷加大對科技創(chuàng)新的投入，地質(zhì)調(diào)查野外項目的備用金勢必迅猛增長，對于從事地質(zhì)調(diào)查野外項目的單位來說，野外工作由于作業(yè)地點偏僻，公務(wù)卡及銀行轉(zhuǎn)賬操作不便，需要攜帶大量的現(xiàn)金，那么如何管理好野外項目備用金就顯得格外重要。備用金的管理一直是各事業(yè)單位經(jīng)費管理工作的風(fēng)險點和薄弱點，只有規(guī)范地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理，才能不斷提升地質(zhì)調(diào)查野外工作的效率，促進地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位健康有序地發(fā)展[1]。

地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金是指地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位所屬部門、單位或個人備作零星開支和零星采購而預(yù)支的款項。它的特點是發(fā)生頻繁、占用時間短，一般用于預(yù)定的費用開支,包括野外作業(yè)單位零星開支和生活必需品儲備；部門、單位的零星開支和零星采購；預(yù)支差旅費等[2]。

近年來，地質(zhì)事業(yè)單位對備用金管理開始重視，針對管理中存在問題、解決措施進行研究，使得備用金管理邁上了一個新臺階，但相關(guān)實際操作并沒有總結(jié)，仍需不斷探索。本文針對地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理存在問題，提出相關(guān)建議，以供參考。

1 地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理存在的問題

1.1 備用金管理制度不夠完善

備用金管理制度缺乏切實可行的規(guī)范，對于備用金的使用范圍沒有明確的厘清和界定，報銷、歸還、清結(jié)等各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)、利無法落實，甚至各單位在遇到實際情況時，會產(chǎn)生不合理使用、違規(guī)使用備用金的情況。

1.2 備用金管理意識淡薄

地質(zhì)事業(yè)單位對備用金管理的意識時強時弱，與地質(zhì)事業(yè)單位新要求存在差距,沒有深刻意識到備用金管理對于單位各項費用規(guī)范管理的重要性，單位的意識淡薄就會導(dǎo)致個人對備用金管理意識的淡薄。對于需要大量備用金的野外工作人員來說，管理意識的淡薄，會影響到整個項目的完成進度。

2 地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理的主要影響因素

2.1 野外工作特點

野外地質(zhì)調(diào)查作業(yè)區(qū)的環(huán)境較為惡劣，大多在經(jīng)濟較落后的偏遠(yuǎn)山區(qū)，以及高原、丘陵、盆地等無人區(qū)，經(jīng)常會出現(xiàn)冰雹、大雪、暴雨等極端天氣，經(jīng)濟條件落后，物質(zhì)生活匱乏，距離附近縣城、鄉(xiāng)鎮(zhèn)往往都是在幾十千米甚至上百千米的路程，交通以山路、土路為主，車輛行駛較困難，工作區(qū)手機無信號，幾乎是零訊息。野外工作人員每天早起晚歸，采樣、物探、化探等野外工作都需大量體力勞動，每天回營地已身心俱疲，再加上要做好人員安全、項目進度等工作，根本無暇管理備用金。野外工作不僅制約了多樣化的支付方式，還容易使人忽略備用金管理問題，必然會加大地質(zhì)事業(yè)單位備用金管理的難度。

2.2 項目支出繁雜

野外作業(yè)期少則2～3個月,多則7～8個月，野外工作團隊一般在10人以上，雇工人數(shù)通常也不少。其中頻繁的零星伙食費、租住營地費、生活用水電費等支出，再加上龐雜的雇人費用、設(shè)備采購費、車輛租借費等支出難以管理，然而這些費用是野外項目的基本支出，還有一些額外支付的費用，比如野外作業(yè)破壞莊家、森林、草場等生產(chǎn)的賠償費用；保護野外工作人員的安全而購買藥品的費用(比如被蛇咬后需要的血清)；野外車輛的修理費用?；举M用的支出還可以管理，但是額外的費用就只能是隨著具體情況而支出。不管是基本費用還是額外費用，大多數(shù)以現(xiàn)金方式進行結(jié)算、支付，很大程度上給野外日常的備用金管理帶來難題。

3 地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理的規(guī)范措施

3.1 規(guī)范備用金管理的提出

作為從事地質(zhì)調(diào)查任務(wù)的事業(yè)單位，備用金主要分為兩大類：一是出納備用金；二是業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金。單位備用金中業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金資金占有量較大、管控難度與管理風(fēng)險較高，尤其是地質(zhì)調(diào)查項目野外備用金。野外備用金是單位職工開展野外地質(zhì)調(diào)查工作，從單位依規(guī)借取的業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)金。

單位備用金管理看似是很平常的一個管理環(huán)節(jié)，其實牽動著單位各項費用的規(guī)范管理，一旦出現(xiàn)管理上的缺失或管控不嚴(yán)問題，則會引發(fā)一連串的影響[3]。以往年度由財政專項審計、部門審計、紀(jì)檢監(jiān)察工作挖掘出諸多問題，因管理不規(guī)范、監(jiān)管不到位出現(xiàn)的公款私存、占用、挪用等問題而使多人受到了黨紀(jì)政紀(jì)處分，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也受到追責(zé)處罰。

各單位應(yīng)高度重視備用金管理，切實做好風(fēng)險防控與監(jiān)管工作，不斷提高資金安全和使用效益。

3.2 備用金分類管理

單位備用金一般分為出納備用金和業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金。出納備用金是從銀行支取，為單位日常零星支出而儲備的現(xiàn)金；業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金是開展地質(zhì)調(diào)查工作職工從單位借支，并隨身攜帶用以支付野外工作發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)所需的周轉(zhuǎn)現(xiàn)金[4]。

3.2.1 出納備用金管理

1) 使用范圍。根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》，單位可以在下列范圍內(nèi)使用現(xiàn)金：①職工工資、津貼；②個人勞務(wù)報酬；③根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各種獎金；④各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人的其他支出；⑤向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款；⑥出差人員必須隨身攜帶的差旅費；⑦結(jié)算起點以下的零星支出；⑧中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。除第⑤項和第⑥項外，單位支付給個人的款項，超過使用現(xiàn)金限額的部分，應(yīng)當(dāng)以支票或者銀行本票支付；確需全額支付現(xiàn)金的，經(jīng)開戶銀行審核后，予以支付現(xiàn)金。另根據(jù)財政部頒布的《關(guān)于實施中央預(yù)算單位公務(wù)卡強制結(jié)算目錄的通知》(財庫〔2011〕160號)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算制度。凡目錄規(guī)定的公務(wù)支出項目應(yīng)按規(guī)定使用公務(wù)卡結(jié)算，原則上不再使用現(xiàn)金結(jié)算，原使用轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算的，可繼續(xù)使用轉(zhuǎn)賬方式。各單位在不具備刷卡條件的場所發(fā)生的單筆消費在200元以下的，按規(guī)定支付給個人的支出，簽證費、快遞費、過橋過路費、出租車費用等目前只能使用現(xiàn)金結(jié)算的支出，可暫不使用公務(wù)卡結(jié)算[5]。除此之外，因特殊情形確實不能使用公務(wù)卡結(jié)算的，應(yīng)事先報經(jīng)單位財務(wù)部門批準(zhǔn)，報銷時應(yīng)提供不能使用公務(wù)卡結(jié)算的證明材料。

從以上規(guī)定可以看出，單位應(yīng)盡量減少使用現(xiàn)金支付費用，積極推行通過轉(zhuǎn)賬或公務(wù)卡結(jié)算的方式，確保每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的“痕跡化管理”，資金流向明晰，經(jīng)得起查證。

2) 提取、使用與歸還。提取：出納填寫備用金提取單并提交會計主管，依照財務(wù)管理審批程序?qū)徟顚戦_戶行現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金，會計根據(jù)相關(guān)票據(jù)記賬；提取時，要有安全保障措施，提取后，必須及時存入單位保險柜中。

使用：應(yīng)當(dāng)建立健全現(xiàn)金賬目，逐筆記載現(xiàn)金支付；要根據(jù)本單位實際情況，確定本單位現(xiàn)金開支范圍，不屬于現(xiàn)金開支范圍的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)通過公務(wù)卡或銀行轉(zhuǎn)賬辦理結(jié)算；支付時，根據(jù)會計人員開具的復(fù)核無誤的支付申請，分清基本戶和零余額賬戶賬目逐筆支付；及時登記現(xiàn)金日記賬，做到日清月結(jié)，賬款相符。

現(xiàn)金收入應(yīng)于當(dāng)日送存開戶銀行，不得從本單位的現(xiàn)金收入中直接支付(即坐支)。

歸還：依據(jù)備用金管理有關(guān)規(guī)定，對每日超出日存限額的備用金，分別基本戶現(xiàn)金和零余額賬戶現(xiàn)金，及時存入單位指定開戶銀行，不得混用。

3.2.2 業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金管理

1) 借支：備用金借用支取應(yīng)以年度工作計劃、野外工作計劃、批復(fù)預(yù)算、工作進度為主要依據(jù)，分階段、分批申請借支相應(yīng)額度的備用金；借款人(指單位所屬部門與個人)填寫借款申請單，應(yīng)寫明款項用途及計算依據(jù)等內(nèi)容，并履行審批程序后辦理借支；各單位可結(jié)合業(yè)務(wù)管理實際，規(guī)定備用金借取限額與審批權(quán)限，按照審批權(quán)限實行計劃審批或分次審批；原則上借款期不得超過3個月，特殊情況并經(jīng)批準(zhǔn)的不得超過6個月[6]。

2) 使用：備用金應(yīng)按批復(fù)的限定范圍和款項用途支出使用，嚴(yán)禁用于個人支出；野外零星的用于購買材料、過橋過路費、不具備刷卡條件的小旅館住宿費等可以使用備用金支付，其他如租車費、勞務(wù)費等大額的、具備刷卡條件的、可以銀行轉(zhuǎn)賬的，應(yīng)避免使用備用金；使用人應(yīng)對備用金安全使用負(fù)責(zé)。

3) 報銷(歸還)：借款人應(yīng)于工作完成或支付業(yè)務(wù)完成后，及時履行報銷手續(xù)，報銷相關(guān)費用支出，歸還未使用備用金；不得跨年占用借支的備用金。借款人歸還未使用的備用金，應(yīng)以從財務(wù)部門開具的備用金還款憑據(jù)或備用金賬、報銷憑證為依據(jù)；借款人辦理備用金借支、報銷、歸還業(yè)務(wù)，原則上執(zhí)行一事一借，一事一結(jié)，前款不清后款不借。

3.2.3 備用金清結(jié)

各單位應(yīng)依據(jù)國家現(xiàn)金管理規(guī)定和相關(guān)管理制度，嚴(yán)格按照備用金借款期限，定期結(jié)算與清理備用金。因野外作業(yè)區(qū)偏遠(yuǎn)等客觀原因，業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)備用金不便及時報銷的，按規(guī)定6個月清結(jié)一次。地質(zhì)工作野外備用金借支量較大的單位，要建立備用金臺賬，增強備用金管理透明與雙向管控[7]。

3.3 備用金管理中存在的廉政風(fēng)險

通過對地質(zhì)調(diào)查事業(yè)單位備用金管理監(jiān)督檢查與審計工作所發(fā)現(xiàn)問題進行歸納總結(jié)，供地質(zhì)調(diào)查單位管理人員與職工引以為戒并加強管控[8]。

一是備用金公款私存。單位以備用金的形式將大額項目資金現(xiàn)金存入出納員個人銀行卡中，由出納個人銀行卡轉(zhuǎn)付到項目組負(fù)責(zé)人開立的私人銀行賬戶中；出納轉(zhuǎn)賬備用金后，各業(yè)務(wù)處室綜合報賬員和項目負(fù)責(zé)人、項目組成員之間再相互轉(zhuǎn)賬，致使大量項目資金滯留在私人賬戶，造成大量公款私存。二是備用金支取使用混亂。單位業(yè)務(wù)處室報賬員銀行卡和項目承擔(dān)人員銀行卡公私混用，職工借來大額公款后，隨意轉(zhuǎn)賬，大額提現(xiàn)；銀行卡支出與項目費用支出的時間和金額無對應(yīng)關(guān)系；現(xiàn)金大額支付開戶單位之間的經(jīng)濟往來，客觀上逃避了資金使用監(jiān)管，造成項目備用金管理嚴(yán)重失控。三是備用金借支失控。單位無備用金管理具體實施辦法進行規(guī)范，借款審批把關(guān)不嚴(yán)、手續(xù)不完備，借款金額超大，無借款上限額控制，個別人曾單筆借款額度最高達(dá)200萬元，與工作期合理用款額不匹配。四是備用金借款未做到一事一借，前賬不清后賬不借。備用金借款、報銷沖賬、還款沒有對應(yīng)關(guān)系；從財務(wù)憑證核查情況看,備用金報銷沖賬，有票就報、能沖盡沖、有“預(yù)”就“算”的問題十分突出。五是備用金借款長期掛賬不結(jié)。備用金款跨年不結(jié)，個別業(yè)務(wù)人員高額借款數(shù)十萬元不及時報賬，長期掛賬達(dá)幾年之久。六是借單位備用金管理不規(guī)范、監(jiān)管不到位之機，將公務(wù)卡中短期用于購房、炒股、理財?shù)取?/p>

3.4 加強單位備用金管理措施建議

1) 完善制度建設(shè)。各單位應(yīng)高度重視備用金管理制度的建設(shè)與完善，強化備用金管理，將其納入廉政風(fēng)險點防控的重要內(nèi)容[9]。依據(jù)現(xiàn)金管理條例，結(jié)合本單位管理實際情況，制定切實可行的操作細(xì)規(guī)，對備用金使用范圍、借支、使用、報銷、歸還、清結(jié)等各環(huán)節(jié)進一步規(guī)范管理程序和明確管理責(zé)任，保證備用金安全與使用合規(guī)。

2) 實施限額權(quán)限審批。單位應(yīng)結(jié)合野外工作實際情況，合理設(shè)定備用金借款限額，項目組每次借款額度應(yīng)控制在10萬元左右，可以結(jié)合業(yè)務(wù)實際需要分批次借支。確定各部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批職責(zé)和審批權(quán)限，強化管理責(zé)任[10]。

3) 建立備用金臺賬。單位財務(wù)部門應(yīng)建立備用金臺賬，實施動態(tài)管理機制。

4) ?？顚Ｓ?。單位備用金應(yīng)實行?？顚Ｓ?，一事一借，前款不清后款不借，每筆業(yè)務(wù)要保證清結(jié)。

5) 落實責(zé)任。借款人應(yīng)保證備用金使用合規(guī)、存放安全、歸還及時；實行“專人全過程負(fù)責(zé)制”，即對每一筆備用金要有對應(yīng)的唯一責(zé)任人，負(fù)責(zé)備用金從財務(wù)部門借支、業(yè)務(wù)使用及保管，最后報銷沖賬。借款人對借用備用金發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性和使用的合規(guī)性負(fù)直接責(zé)任，其所在單位部門負(fù)責(zé)人對備用金事項的真實性、使用的合規(guī)性負(fù)有管理責(zé)任，并應(yīng)及時掌握借款人備用金使用情況，監(jiān)督其按時歸還。

6) 合規(guī)使用備用金。不得違規(guī)使用現(xiàn)金，大力推行公務(wù)卡制度，或銀行轉(zhuǎn)賬，盡量避免大額使用現(xiàn)金；按借款用途支付使用，不得改變借款用途；不能公私混用或用于個人消費。

7) 不得轉(zhuǎn)借備用金。備用金不得相互轉(zhuǎn)借，原借款人崗位調(diào)整、調(diào)離單位的，應(yīng)先結(jié)清備用金，或由接替人重新辦理備用金申請。

8) 定期清理。借款人及時報銷沖賬，財務(wù)部門定期提醒，原則上借款期不超過3個月，特殊情況經(jīng)審批的借期不得超過6個月，實行年度“清零制度”，不得跨年掛賬。

9) 信用管理。財務(wù)部門應(yīng)建立備用金信用管理機制，對違規(guī)使用備用金或逾期還款的，應(yīng)視情節(jié)輕重分別給予指定還款期限、降低備用金額度、暫停借款等處罰。

10) 違規(guī)處罰。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用問題，單位應(yīng)立即追還該借款人的所有備用金借款項，給予警告并要求整改。

[1] 肖美蘭.如何加強地勘單位財務(wù)管理[J].審計與理財，2010，3(1)：45-46.

[2] 中國地質(zhì)調(diào)查局，中國國土資源經(jīng)濟研究院.地質(zhì)調(diào)查項目主要業(yè)務(wù)事項流程指南[R].2016.

[3] 中華人民共和國現(xiàn)金管理暫行條例(1988年9月8日國務(wù)院發(fā)布)[Z].1988.

[4] 內(nèi)部會計控制規(guī)范-貨幣資金(財會〔2001〕41號)[Z].2011.

[5] 財政部.關(guān)于實施中央預(yù)算單位公務(wù)卡強制結(jié)算目錄的通知(財庫〔2011〕160號)[Z].2011.

[6] 中國地質(zhì)調(diào)查局.中國地質(zhì)調(diào)查局辦公室關(guān)于印發(fā)備用金管理辦法的通知(中地調(diào)辦發(fā)〔2015〕15號)230號)[Z].2015.

[7] 中國地質(zhì)調(diào)查局.中國地質(zhì)調(diào)查局辦公室關(guān)于進一步加強財務(wù)管理工作的通知(中地調(diào)辦發(fā)〔2015〕40號)15號)[Z].2015.

[8] 審計署對中國地質(zhì)調(diào)查局所屬單位2013年預(yù)算執(zhí)行和其他財政收支審計底稿[R].2013.

[9] 鐘自然在中國地質(zhì)調(diào)查局黨風(fēng)廉政建設(shè)視頻工作會上的講話[R].2017.

[10] 李金發(fā)在財務(wù)處長培訓(xùn)班上講話[R].2017.