流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和思考

張萌

摘 要：流動(dòng)人員人事檔案管理，是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的工程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的人事檔案管理需求。流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠緩解人事檔案管理的壓力，提升人事檔案管理的效率，同時(shí)，也便于為社會(huì)挖掘有需要的人才，促進(jìn)人才的流動(dòng)。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案；信息化

流動(dòng)人員信息化建設(shè)，是指將信息化的技術(shù)引入流動(dòng)人員信息管理工作中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，轉(zhuǎn)變成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。傳統(tǒng)的流動(dòng)人員檔案管理方式，效率低、更新慢，死檔、斷檔現(xiàn)象十分普遍。隨著人才數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理中心，有限的存儲(chǔ)場(chǎng)所和物質(zhì)資源，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要。建設(shè)新的檔案管理場(chǎng)所，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，資金數(shù)額巨大，同時(shí)效率低下，不符合當(dāng)前的檔案存儲(chǔ)需求。實(shí)行信息化的流動(dòng)人員管理方式，不僅有利于減輕負(fù)擔(dān)，同時(shí)信息化的檔案管理具有長(zhǎng)久性和便于更新的特點(diǎn)，有利于開(kāi)發(fā)人力資源，提升社會(huì)效益。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 信息化檔案建設(shè)資金不足

檔案信息化管理對(duì)于挖掘人才，開(kāi)發(fā)人力資源，推動(dòng)人才合理流動(dòng)，促進(jìn)社會(huì)均衡發(fā)展有重要的意義。但當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案信息管理的重視程度還不足，檔案管理中心的資金主要來(lái)自于政府撥款，相對(duì)其他政府部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程，不會(huì)帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益。因此，地方政府往往容易忽視信息化管理的建設(shè)，用于支持檔案信息化建設(shè)的資金遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際要求。

1.2 缺乏信息化專(zhuān)業(yè)人才

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)滲透到各行各業(yè)，影響著人們的工作方式，變革勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求結(jié)構(gòu)。實(shí)行流動(dòng)人員的信息化管理，不僅是時(shí)代發(fā)展的客觀(guān)要求，同時(shí)也是檔案管理行業(yè)內(nèi)部的徹底變革。通過(guò)檔案的信息化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，錄入進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的研發(fā)，同時(shí)還需要持續(xù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和修復(fù)，確保檔案資料的安全性，防止非法行為。這需要檔案管理人員不僅具備豐富的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，還需要能夠掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)。當(dāng)前，由于國(guó)內(nèi)的人事檔案建設(shè)起步較晚，相關(guān)部門(mén)對(duì)于人事檔案的建設(shè)重視程度不夠，不注重檔案管理中心人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，導(dǎo)致核心技術(shù)人才缺失，檔案管理人員大多都是非專(zhuān)業(yè)人士經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)，進(jìn)入工作崗位，造成檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性，檔案缺失、造假等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2 優(yōu)化人事檔案信息化的策略

2.1 加大投入，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，重視信息化檔案建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)造福社會(huì)的基礎(chǔ)性工程，不僅能夠帶來(lái)巨大的社會(huì)效益，同時(shí)從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，帶來(lái)的潛在經(jīng)濟(jì)效益也是十分可觀(guān)的。檔案信息化的不斷完善，幫助企事業(yè)單位選拔快速精準(zhǔn)地挖掘優(yōu)秀人才，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，尤其是針對(duì)相對(duì)落后地區(qū)來(lái)說(shuō)，引進(jìn)先進(jìn)的優(yōu)秀人才，對(duì)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有十分重要的推動(dòng)作用。政府部門(mén)應(yīng)該注重對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入，資金上給予檔案管理部門(mén)支持，同時(shí)政策上要注重人事檔案信息化建設(shè)，將檔案管理信息化程度列入考核要求。

2.2 提升人才的業(yè)務(wù)水平，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才

針對(duì)當(dāng)前，檔案服務(wù)中心普遍缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的局面，相關(guān)部門(mén)首先要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行講座和公開(kāi)課培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要覆蓋檔案管理的理論知識(shí)，同時(shí)要組織學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化檔案管理的技術(shù)，熟悉操作先進(jìn)的信息化設(shè)備。同時(shí)，要幫助檔案管理從業(yè)人員，提升對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立法制觀(guān)念，維護(hù)流動(dòng)人員的信息安全，幫助從業(yè)人員樹(shù)立工作自豪感和認(rèn)同感[1]。此外，流動(dòng)人員檔案信息化管理建設(shè)，需要先進(jìn)的信息技術(shù)人員搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)做好后期的修復(fù)和維護(hù)工作，這就需要檔案管理中心，注重引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，吸引人才，促進(jìn)檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展。除定期的講座和培訓(xùn)之外，還應(yīng)當(dāng)積極組織行業(yè)交流和研討會(huì)，促進(jìn)檔案服務(wù)人員進(jìn)行技術(shù)交流和探討，學(xué)習(xí)其他從業(yè)人員的先進(jìn)工作方式和理念，提升自身的工作能力。高等教育學(xué)校作為人才輸送的基地，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)于檔案管理專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)教育，提升信息技術(shù)課程所占學(xué)分比例，幫助檔案管理專(zhuān)業(yè)學(xué)生，在從業(yè)之后，能夠工作要求[2]。

2.3 完善信息化檔案管理機(jī)制，實(shí)行規(guī)范管理

當(dāng)前，檔案信息化管理進(jìn)程，任務(wù)繁重，傳統(tǒng)檔案管理留下的死檔、缺檔等現(xiàn)象十分普遍，給檔案信息化建設(shè)增加了很大的難度。完善信息化檔案管理機(jī)制，就是要對(duì)信息化的檔案管理工作，進(jìn)行規(guī)范，制定明確共同的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。就檔案的存儲(chǔ)格式和檔案描述來(lái)說(shuō)，應(yīng)該做到統(tǒng)一規(guī)范，便于管理，同時(shí)也能夠便于檔案資源實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域共享，推動(dòng)人才的合理流動(dòng)。就檔案的電子錄入來(lái)說(shuō)，應(yīng)該配備恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備，比如掃描儀，同時(shí)對(duì)文件的壓縮和圖片格式要求，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。就檔案的調(diào)閱、查閱程序來(lái)說(shuō)，應(yīng)該制定嚴(yán)格統(tǒng)一的程序要求，切實(shí)保障檔案資源的安全性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)地方的流動(dòng)人員數(shù)量和流動(dòng)人員結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，制定具體的檔案更新規(guī)定，保障檔案資源不斷更新，以利于流動(dòng)人員的檔案管理工作發(fā)揮最大的價(jià)值。

2.4 完善檔案管理的法制法規(guī)建設(shè)

信息化的檔案管理方式，突破了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作模式，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)新時(shí)代的產(chǎn)物，因此，相應(yīng)的法制法規(guī)尚不健全，關(guān)于信息化檔案管理的內(nèi)容尚且不夠完善。針對(duì)這一問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，制定切實(shí)可行的行政法規(guī)，讓檔案信息化管理工作切實(shí)能夠做到“有法可依”，為檔案信息化建設(shè)指明一個(gè)良性的發(fā)展方向[3]。同時(shí)，要提升檔案管理工作人員的法律意識(shí)，在實(shí)際的工作中，切實(shí)做到“依法管理”，避免人事檔案造假和隨意篡改現(xiàn)象。

3 總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)持久性的基礎(chǔ)性工程，還需要不斷地進(jìn)行完善和推廣。相關(guān)的部門(mén)，首先應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的社會(huì)效益和潛在經(jīng)濟(jì)效益，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光出發(fā)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，推進(jìn)檔案信息化管理工作不斷深入和完善，其次應(yīng)該給予信息化建設(shè)充分的人力和物力支持，注重培養(yǎng)多層次的檔案管理人才，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，通過(guò)明確的管理體制，規(guī)范信息化檔案管理工作，通過(guò)不斷完善的法制建設(shè)，從制度上保障檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張青松.人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析[J].科技風(fēng)，2018（12）：178.

[2]管建輝.流動(dòng)人員人事檔案信息化管理和應(yīng)用[J].黨史博采（理論），2017（06）：50-51.

[3]李全喜.流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.