高等院校院系資料室圖書管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計

高銀

摘 要：隨著信息化時代的到來，高等院校院系傳統(tǒng)的資料管理模式逐漸地轉(zhuǎn)型為網(wǎng)絡(luò)平臺上的管理系統(tǒng)。這不僅提高了資料室圖書管理的工作效率，也大大地減輕了圖書管理人員的工作量。而對于圖書借閱人員來說，也享受到了越來越多便捷的服務(wù)。本文對高等院校院系資料室圖書管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計進行了研究，望能夠為高校圖書管理工作帶來一定的啟示作用。

關(guān)鍵詞：高等院校院系 資料室圖書管理信息系統(tǒng) 需求分析 模塊設(shè)計

中圖分類號：G252.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）08（a）-0218-02

信息技術(shù)在高等院校院系資料室圖書管理中的應(yīng)用，使得管理工作逐漸地系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化。這為管理者與資料圖書借閱者提供了諸多方便。以下內(nèi)容對資料室圖書管理信息系統(tǒng)進行了需求分析，進而有針對性地設(shè)計了系統(tǒng)模塊與資料室圖書管理軟件。

1 資料室信息管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

1.1 資料室信息管理的需求分析

資料室信息管理一方面需要為管理員提供便利的管理服務(wù)，一方面需要滿足教師以及學(xué)生們的借閱需求。管理員需要對期刊、圖書等文檔資料進行統(tǒng)計管理、借還管理、訂書管理等管理工作。借閱者需求主要是查閱資料室內(nèi)所存的圖書資料等。為了方便圖書資料供教師、學(xué)生們循環(huán)使用，管理員需要針對圖書的借閱與歸還信息進行加工生成報表供借閱者查看確認。另外，管理員還需要管理借閱者與圖書，根據(jù)系統(tǒng)提示狀態(tài)及時地生成催還圖書報表，進而提醒借閱者按時歸還圖書等。

1.2 資料室圖書管理信息系統(tǒng)的模塊設(shè)計

根據(jù)用戶需求，從整體上將資料室圖書管理信息系統(tǒng)劃分為4個模塊：登陸模塊、管理員模塊、教師模塊、學(xué)生模塊。

1.2.1 登陸模塊

權(quán)限控制與用戶認證是資料室圖書管理信息系統(tǒng)高效運行的前提保障。登陸模塊的具體設(shè)計分為以下幾個方面：首先，需要對圖書管理信息系統(tǒng)的所有用戶進行分類管理。所有的用戶只有按照系統(tǒng)操作指南登陸系統(tǒng)后方可應(yīng)用系統(tǒng)。為了方便對用戶進行分類管理，系統(tǒng)會根據(jù)管理員、教師、學(xué)生等不同的身份設(shè)置登陸界面。為了防止用戶非法登陸系統(tǒng)，在用戶登陸系統(tǒng)時，需要通過用戶名與密碼來完成身份驗證。同時，將每位用戶的用戶名與密碼記錄在Cookies中，方便管理人員通過身份信息來提取與用戶相對應(yīng)的圖書借閱與歸還等相關(guān)信息。

1.2.2 管理員模塊

管理員模塊主要是針對圖書等資料而設(shè)置的，根據(jù)圖書等資料的不同種類以及圖書等資料的流通狀態(tài)，具體可以將管理員模塊劃分為以下幾個子模塊：書刊管理模塊、現(xiàn)刊管理模塊、過刊管理模塊、統(tǒng)計管理模塊、借書管理模塊、還書管理模塊、督促還書管理模塊、丟書管理模塊、訂書管理模塊、短消息通知模塊[1]。通過管理員模塊，管理員可以對每種圖書或者期刊進行快捷的數(shù)據(jù)管理工作。同時，也可以通過模塊清晰地了解到書籍的流通情況，并對逾期未還書的用戶或者快到還書期限的用戶進行短信提醒。

1.2.3 教師模塊

為了方便教師了解圖書等資料的借閱規(guī)章、自身的借閱情況，以及快速地檢測出自身教學(xué)所需的圖書等資料，將教師模塊設(shè)置了以下幾個子模塊：規(guī)章制度、搜索查詢模塊、用戶狀態(tài)模塊、圖書推薦模塊。

1.2.4 學(xué)生模塊

為了規(guī)范學(xué)生的借閱、歸還行為，設(shè)置了規(guī)章制度模塊。為了方便學(xué)生們快速地查詢到所需的圖書，設(shè)置了查詢搜索模塊。同時，也設(shè)置了用戶狀態(tài)模塊，方便學(xué)生掌握自身的借閱情況。

2 管理系統(tǒng)的主要功能

2.1 圖書管理模塊

圖書管理模塊是圍繞著圖書等資料的管理工作來設(shè)置的。當(dāng)資料室購買進新的圖書時，管理員需要更改現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，將新書記錄到數(shù)據(jù)庫中。同時，當(dāng)圖書丟失時，也需要及時地將數(shù)據(jù)庫中的信息刪除。圖書管理模塊除了可以對圖書資料信息進行修改調(diào)整外，還具備檢索、查看功能。對圖書的類別、范圍進行搜索界定，輸入關(guān)鍵詞，來搜索出所需要的圖書，然后對圖書進行相應(yīng)的操作。

2.2 現(xiàn)刊管理模塊

現(xiàn)刊管理模塊與圖書管理模塊的功能大體相似。不同的地方是，通過此模塊，管理員可以將當(dāng)年資料室所訂購的現(xiàn)刊目錄傳到網(wǎng)上供教師與學(xué)生們下載查看。

2.3 過刊管理模塊

過刊管理模塊與圖書管理模塊的功能相同。

2.4 統(tǒng)計管理模塊

統(tǒng)計管理模塊是為管理員提供統(tǒng)計功能的。通過此模塊，可以讓管理員的統(tǒng)計工作變得更加便捷。同時，通過信息化的統(tǒng)計功能，最大程度地減少了人為因素給統(tǒng)計工作造成的失誤，進而保證了統(tǒng)計數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與高效性。

2.5 借書管理模塊

該模塊是借閱管理模塊中的一個模塊。通過此模塊，管理人員可以調(diào)出借閱人的信息，經(jīng)過核對無誤后確認借閱人的身份，同時將其所借閱的圖書調(diào)出并做好借閱記錄。

2.6 還書管理模塊

該模塊是借閱管理模塊中的另一個模塊。通過此模塊，管理人員可以調(diào)取出即將被歸還圖書的借出記錄，并將記錄中的借出記錄更改為已還狀態(tài)。

2.7 督促還書模塊

此模塊的設(shè)置是為了保證圖書的正常流通而設(shè)置。在具體的借閱過程中，很多用戶在將圖書借出去之后，由于一些特殊原因，導(dǎo)致圖書超過了規(guī)定的借閱時間，此時管理軟件會發(fā)出報警提示。為了督促借閱人及時地將圖書歸還，管理人員通過此模塊將逾期未歸還圖書的用戶統(tǒng)計出來，并將其聯(lián)系方式調(diào)取出來，通過短信或電話方式與用戶取得聯(lián)系。此模塊的設(shè)置大大地提高了管理人員的工作效率。

2.8 丟書管理模塊

為了方便丟書管理模塊的管理，可以將資料分類來進行丟書統(tǒng)計。具體的分類可以劃分為圖書、期刊、過刊。針對不同的分類，將圖書資料的丟失情況調(diào)取出來，管理員在備注欄寫上圖書丟失的原因、丟失時間，以及采取了什么樣的懲罰措施。

2.9 推薦圖書管理模塊

隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校資料室的圖書資料越來越多[3]。為了防止圖書滿足不了用戶的需求而閑置起來，高校資料室可以設(shè)置推薦圖書管理模塊。此模塊方便了用戶與管理人員之間的交流。通過推薦圖書管理模塊，用戶可以提交自身對圖書的需求信息，而管理人員則可以對用戶需求進行篩查匯總，進而有針對性地制定圖書訂購計劃。這樣既可以避免低質(zhì)量圖書的購入，也可以提高圖書的使用率，在一定程度上也為高校節(jié)省了圖書購置費用。

2.10 用戶狀態(tài)查詢模塊

用戶狀態(tài)查詢模塊的設(shè)置，方便了用戶隨時隨地查詢自身的圖書借閱情況，比如，借過什么圖書資料、歸還了哪些圖書、哪些圖書還未歸還以及具體的歸還時間。此模塊的設(shè)置在一定程度上也防止了用戶逾期未歸還圖書的情況發(fā)生。

3 結(jié)語

總之，隨著社會與信息時代的快速發(fā)展，高等院校院系資料室圖書管理信息系統(tǒng)的設(shè)立使得圖書管理工作實現(xiàn)了信息化、規(guī)范化與自動化。這不僅減少了管理人員的工作量，提高了管理工作效率，也為圖書借閱者提供了更周到的借閱服務(wù)，使資料室逐漸地滿足了科研、教學(xué)的發(fā)展需要，并最終促進資料室持續(xù)、快速、健康地發(fā)展。

參考文獻

[1] 張建華，顏彩繁.高等院校院系資料室圖書管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計[J].現(xiàn)代情報，2016（4）：128-130.

[2] 劉富軍.給予Delphi的圖書資料管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].現(xiàn)代情報，2016（5）：73-74.

[3] 金更達.高校資料室信息系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)[J].現(xiàn)代情報，2017（5）：62-64.