淺析業(yè)務費用管理系統(tǒng)建設(shè)意義

郭素芹 吳高杰 林昱成 張延輝

摘 要：本文分析了傳統(tǒng)業(yè)務費用管理模式的弊端，探討了建設(shè)新型信息化管理模式的必要性與迫切性，總結(jié)了設(shè)計與建設(shè)過程中所需關(guān)注的要點，對新模式下的業(yè)務費用管理系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)提出了指導意見。

關(guān)鍵詞：信息化 業(yè)務費用 管理系統(tǒng) 功能設(shè)計

中圖分類號：G31 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）08（a）-0021-02

在當前信息化管理浪潮下，大部分企業(yè)已漸漸由傳統(tǒng)的手工管理模式，轉(zhuǎn)向廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)、充分開發(fā)信息資源的高效管理模式。企業(yè)借助現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)管理信息化，對于企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要意義[1]。

企業(yè)在行政管理和生產(chǎn)經(jīng)營組織等方面均會產(chǎn)生管理費用。業(yè)務費用管理是一家企業(yè)經(jīng)營管理的重要指標，搭建業(yè)務費用管理系統(tǒng)，通過信息化的流程管理規(guī)范企業(yè)的成本控制，增強業(yè)務費用收入管控，減少不必要開支，提升人力物力使用效率，提高企業(yè)競爭力，正是業(yè)務費用管理系統(tǒng)的意義所在。

1 傳統(tǒng)業(yè)務費用管理模式的不足

傳統(tǒng)的業(yè)務費用管理，通常存在以下不足。

1.1 人力成本偏高

傳統(tǒng)的業(yè)務費用管理，多為財務人員通過電子表格、紙質(zhì)文檔的形式對業(yè)務的收入、支出等情況進行記錄，需要人工統(tǒng)計，電子化程度低。一旦業(yè)務量激增，需大量財務人員來支撐企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，且需要反復校驗數(shù)據(jù)準確性，消耗了大量人力資源。

1.2 管理手段落后

對財務人員而言，長時間、大批量的人工記錄，即便經(jīng)過反復校驗，也難以保證數(shù)據(jù)不出現(xiàn)失誤；對其他員工而言，需按照制度，分門別類進行相應收入單、支出單的填報、填寫，線下操作繁瑣，不同的人為習慣，難以確保單據(jù)的規(guī)范性，反復校驗也只能降低錯誤發(fā)生的概率。

1.3 決策者信息不足

傳統(tǒng)的管理模式，難以系統(tǒng)展示業(yè)務費用的收支情況，決策者往往只能根據(jù)單獨的項目信息、某一類費用信息或單純的匯總信息進行判斷，在信息不健全的情況下，難以做出正確、理性的決策，從而出現(xiàn)管理缺漏。

2 構(gòu)建業(yè)務費用管理系統(tǒng)的必要性

通過信息化手段，搭建業(yè)務費用管理系統(tǒng)，利用填入的基本信息完成數(shù)據(jù)引用、超級鏈接、模塊化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，權(quán)限分配，統(tǒng)一管理，不僅性能卓越，而且使用簡單，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟收益、管理效率等，改善傳統(tǒng)管理模式的弊端。

2.1 提高經(jīng)濟效益

在人力方面，財務人員可以利用系統(tǒng)輕松實現(xiàn)各項費用的收支結(jié)算，完成財務報表的生成，業(yè)務人員按照系統(tǒng)提示逐步完成信息的創(chuàng)建、費用的申請和報銷等，減少中間環(huán)節(jié)，降低人力成本；在物力方面，通過費用管理系統(tǒng)使用，降低紙張等辦公用品的使用，節(jié)省類似開支。

2.2 提高管理效率

對大多數(shù)企業(yè)來說，層級多、結(jié)構(gòu)臃腫、橫向溝通困難的弊端一直存在。在信息化系統(tǒng)手段的支持下，建立與層級、制度相匹配的業(yè)務費用管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對企業(yè)業(yè)務費用流程和組織機構(gòu)的改革與簡化，使企業(yè)部門間的信息傳遞更加迅捷，業(yè)務流程更加公開、透明，從而減少因溝通信息不暢而導致的滯后，提升管理效率。

2.3 提升決策水平

通過完善企業(yè)信息費用管理系統(tǒng)的建設(shè)，令管理者對企業(yè)內(nèi)外信息的掌握更加及時、準確、完整，做出更加周全的決策。還可根據(jù)系統(tǒng)反饋的收支情況，實現(xiàn)對市場的快速反應，從而更加從容地適應日益復雜、變化多端的市場環(huán)境，提升決策水平。

3 新型業(yè)務費用管理系統(tǒng)功能設(shè)計

企業(yè)由于自身業(yè)務性質(zhì)的不同，搭建的業(yè)務費用管理系統(tǒng)在功能上也有所差異。傳統(tǒng)的業(yè)務費用管理系統(tǒng)，作為整個費用管理系統(tǒng)的一環(huán)，參與到企業(yè)的整個費用管理當中。功能通常包括業(yè)務項的基本信息，如項目的總金額、預計收入和支出金額等，業(yè)務人員的權(quán)限主要在項目信息的填報、業(yè)務收支申請和費用報銷等；財務人員根據(jù)項目信息，主要對支出費用進行審核，安排后續(xù)打款；管理者則對整個業(yè)務流程與費用的使用進行把控。

傳統(tǒng)的業(yè)務費用管理系統(tǒng)往往不能適應企業(yè)的個性化需求，如發(fā)生涉外業(yè)務費用時，業(yè)務費用管理系統(tǒng)功能在設(shè)計上將變得更加復雜。下面以招標公司的招投標業(yè)務為例，設(shè)計業(yè)務費用管理系統(tǒng)功能模塊，功能主要包含四大部分：投標人信息管理（對外）、內(nèi)部管理功能、電子發(fā)票開具功能、保證金管理。

3.1 投標人信息管理功能

系統(tǒng)開發(fā)時，應預設(shè)投標人信息管理功能，實現(xiàn)對投標企業(yè)或個人的管理，具體子功能如下。

（1）注冊和信息錄入功能：用戶名注冊功能，還包括錄入企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、企業(yè)所在地、法人信息、企業(yè)賬戶與企業(yè)發(fā)票信息等。

（2）信息維護功能：如信息出現(xiàn)變更時，對信息進行變更維護。

（3）信息校核功能：關(guān)鍵信息完整度校核功能，督促投標人規(guī)范填寫信息。

（4）在線支付、退還和下載功能：在線支付費用購買標書，以及支付保證金的支付、退還功能，標書文件、電子發(fā)票下載功能。

（5）狀態(tài)查詢功能：基本信息、公告信息、標書購買信息、支付、保證金信息的查詢功能。

3.2 內(nèi)部管理功能

招標公司內(nèi)部管理人員在管理時，應設(shè)置相應功能。

（1）錄入和上傳功能：招標項目信息的錄入和文件上傳功能，可開展個性化設(shè)計，按批次或按單個項目展現(xiàn)。

（2）信息發(fā)布功能：設(shè)定信息發(fā)布起始時間和終止時間功能。

（3）查詢功能：標書購買情況查詢功能。

3.3 電子發(fā)票開具功能

系統(tǒng)應具備在投標人購買標書成功后，于系統(tǒng)中開出電子發(fā)票的功能。系統(tǒng)應能自動提取投標人的注冊信息，開具符合要求的電子發(fā)票，并且在發(fā)票信息有誤時，收到重新開票請求時，再次開具發(fā)票（原有票申請作廢），財務管理人員具備對發(fā)票沖紅功能。

3.4 保證金管理功能

（1）錯誤的保證金款項，管理人員的退款申請功能。

（2）財務人員審核退款申請，完成保證金退款功能。

4 新型業(yè)務費用管理系統(tǒng)建設(shè)建議

4.1 提高對信息化管理的重視程度

企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅是單純的技術(shù)問題，而是涉及到了企業(yè)的各個方面。信息化的過程，是一個使得管理模式發(fā)生由“人治”向“法治”轉(zhuǎn)變的過程。而更重要的，其是一種管理思想的更新，是一項新的管理手段，管理者只有認識到其中的緊迫性與重要性，結(jié)合實際加以支持與運用，才能充分發(fā)揮效用[2]，建設(shè)新型的管理系統(tǒng)才會物有所值。

4.2 強調(diào)系統(tǒng)拓展性與適應性

建設(shè)新系統(tǒng)，需要系統(tǒng)能夠提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導入、導出的接口，以便于與公司其他系統(tǒng)形成項目對接與數(shù)據(jù)傳遞（如OA、ECP、ERP等管理系統(tǒng)），還需考慮到系統(tǒng)日后的拓展、功能完善等，需要確保系統(tǒng)的可拓展性與適應性，也就是該系統(tǒng)適應變化的能力。以前文的招投標費用管理為例，應具備日后拓展為全流程電子招投標系統(tǒng)的能力。

4.3 注重系統(tǒng)的整體性

在傳統(tǒng)的勞動分工原則下，企業(yè)流程被分割為一段段分裂的環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)僅關(guān)心單項的任務或是工作，而非整個流程的最優(yōu)解。建設(shè)新型業(yè)務費用管理系統(tǒng)，不應僅僅以系統(tǒng)化模擬舊的業(yè)務流程，而應按照現(xiàn)代信息化處理的特點重新設(shè)計流程，使之成為提高企業(yè)運行效益的途徑之一。

5 結(jié)語

隨著世界一體化，知識經(jīng)濟、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟和信息社會的到來，世界范圍的經(jīng)濟競爭愈加激烈。信息化系統(tǒng)的作用將愈加彰顯，功能將更加完備，應用將更加廣泛。企業(yè)要在這樣的大環(huán)境下提高收益，取得成功，就必須推行管理的全面信息化，業(yè)務費用管理系統(tǒng)的建設(shè)只是其中的一小步。逐步積累經(jīng)驗，完善信息化系統(tǒng)建設(shè)體系，才是推動企業(yè)發(fā)展最重要的因素。

參考文獻

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