“五常法”在高職檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：如今，檔案管理已經(jīng)成為高校管理工作的重中之重，但是受到傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，高職檔案管理中還存在很多弊端。在新形勢下，如果將“五常法”廣泛應(yīng)用于高職檔案管理中，不僅可以提高高職檔案管理效率和水平，還可以提高檔案的利用率。但是，高職院校需要注意的一點(diǎn)就是必須結(jié)合實(shí)際情況應(yīng)用“五常法”，發(fā)揮出“五常法”的作用，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：“五常法”；高職檔案管理；應(yīng)用；研究

高職院校在發(fā)展的過程中不僅要關(guān)注技術(shù)和經(jīng)濟(jì)力量，還需要加大檔案管理方面的精力投入。高職檔案管理直接關(guān)系到院校日常事務(wù)的進(jìn)展效率和質(zhì)量。“五常法”在高職檔案管理中的應(yīng)用可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，提高檔案管理效率，推動高職院校的發(fā)展。

一、 “五常法”內(nèi)涵分析

“五常法”實(shí)際上是從日本起源的，后來傳到中國香港，并被命名為“五常法”。“五常法”包括多個方面，主要包括以下環(huán)節(jié)：一是信息收集，二是存放，三是清除，四是回收，五是應(yīng)用。“五常法”中的常組織實(shí)際上就是對檔案管理事務(wù)進(jìn)行詳細(xì)劃分。常整頓實(shí)際上就是要定期對檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，并加強(qiáng)檔案管理。常清潔實(shí)際上就是檔案管理人員要經(jīng)常打掃檔案室，保證檔案室的干凈整潔。常規(guī)范實(shí)際上就是檔案管理人員要經(jīng)常調(diào)試檔案室的管理設(shè)備，加大檔案管理重要性的推廣力度。常自律實(shí)際上就是要求檔案管理人員要明確自身的責(zé)任，增強(qiáng)責(zé)任心，不定期對自身的工作進(jìn)行總結(jié)分析，規(guī)范自己的行為。

二、 高職檔案管理中應(yīng)用“五常法”的必要性分析

“五常法”屬于新型檔案管理模式。1990年香港一位專家提出了“五常法”，隨后“五常法”被廣泛應(yīng)用于檔案管理中。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高職院校不斷擴(kuò)招，高職院校學(xué)生人數(shù)不斷增多，檔案數(shù)量也在不斷增多，在一定程度上加大了檔案管理的難度。在新形勢下，高職院校要想提高自身的競爭力就必須加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理，這也是高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展的基本要求?！拔宄７ā痹跈n案管理中的應(yīng)用可以提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、合理化，規(guī)范檔案管理流程，提高資源的利用率，節(jié)省人力和物力。

三、 高職檔案管理中存在的問題分析

（一） 缺乏檔案管理意識

人的思想指導(dǎo)行動。由于高職院校人數(shù)較多，內(nèi)部人員流動性比較大，導(dǎo)致高職院校在很長一段時(shí)間內(nèi)都沒有認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理的重要性，檔案管理意識比較淡薄。高職院校把更多精力投入到以下環(huán)節(jié)：一是招生，二是學(xué)校形象的樹立，三是專業(yè)科目的設(shè)置，四是人員培養(yǎng)，五是教學(xué)方案的制定等等。在新形勢下，高職院校依舊把檔案管理當(dāng)作輔助管理項(xiàng)目，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏責(zé)任心，檔案管理目標(biāo)和方向不明確，檔案管理缺乏制度和體系做保障，而且檔案的利用率比較低，檔案管理過于形式化，檔案無法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性的作用。

（二） 檔案管理模式單一

也正是因?yàn)楦呗氃盒]有認(rèn)識到開展檔案管理的重要性，導(dǎo)致高職院校一直在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理模式和手段非常單一，根本就無法滿足檔案管理需求。除此之外，高職院校檔案管理流程也比較混亂，檔案管理人員依舊在手工裝訂檔案，浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)資源。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度非?？?，但是很多高職院校并沒有把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，這必定會降低檔案的利用率。紙質(zhì)版檔案的保存和查找難度都比較大，很多檔案甚至丟失或者殘缺，這對于學(xué)?；蛘邆€人來說都是巨大的損失，不利于高職院校的發(fā)展。

（三） 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員的職責(zé)比較重，往往是一個人需要承擔(dān)多項(xiàng)職務(wù)。高職院校不會設(shè)置專門的檔案管理部門，更不會設(shè)置專門的檔案管理人員，這樣就導(dǎo)致檔案管理人員壓力比較大，無法把全部精力投入到檔案管理工作中，檔案管理過于形式化。即便是高職院校設(shè)置了專門的檔案管理人員，但是部分檔案管理人員的年紀(jì)比較大，接受新事物的能力比較低，無法熟練操作計(jì)算機(jī)，檔案管理效率依舊比較低下。高職院校檔案管理部門沒有過多的管理權(quán)限，也無法參與到院校決策活動中，缺乏權(quán)威性。

四、 “五常法”在高職檔案管理中的應(yīng)用對策

（一） 常組織

“五常法”下的常組織實(shí)際上就是對高職院校檔案管理事務(wù)進(jìn)行詳細(xì)劃分，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是辦公區(qū)域，二是借閱區(qū)域。辦公區(qū)域包括以下設(shè)施：一是電腦，二是文件柜，三是辦公桌等等。辦公區(qū)域就是檔案管理人員日常工作的地方。借閱區(qū)域包括以下設(shè)施：一是桌椅，二是書架，三是照明設(shè)備。借閱區(qū)域必須每天打掃，并對書籍進(jìn)行整理，分類，擺放整齊。檔案管理人員要對不同類別的書籍進(jìn)行標(biāo)識，方便后續(xù)管理工作的開展。

（二） 常整頓

“五常法”下的常整頓實(shí)際上就是對于檔案進(jìn)行分類處理。高職院校檔案的類型有：一是行政，二是教學(xué)，三是科研，四是黨群等等。檔案的形式包括：一是聲像，二是實(shí)物，三是文件。對于比較重要的檔案，檔案管理人員必須錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，對檔案進(jìn)行完整保存。對于紙質(zhì)版檔案而言，如果檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)破損或者缺失的情況就必須及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，盡最大努力還原檔案的原貌，保證檔案的完整性。

（三） 常清理

“五常法”下的常清理實(shí)際上就是要保證檔案的干凈，整潔。首先，檔案管理人員必須做好檔案的防塵工作，定期對檔案擺放區(qū)域進(jìn)行除塵打掃，檔案清理也必須嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。檔案清理包括以下環(huán)節(jié)：一是開窗透風(fēng)，二是防塵防潮，三是地板清掃等等。

（四） 常規(guī)范

“五常法”下的常規(guī)范實(shí)際上就是要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的行為，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，豐富檔案管理人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理人員接受新事物的能力，進(jìn)而提高檔案管理人員的專業(yè)性，明確檔案管理人員的職責(zé)，提高檔案管理人員工作的熱情和積極性，進(jìn)而提高高職院校檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。

（五） 常自律

“五常法”下的常自律實(shí)際上就是要求檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己，以良好的心態(tài)對待自己的本職工作，不驕不躁，腳踏實(shí)地，增強(qiáng)檔案管理意識，為高職院校師生提供服務(wù)。高職院校也要在檔案管理人員內(nèi)部完善獎勵機(jī)制，提高檔案管理人員工作的熱情和積極性，讓檔案管理人員能夠全身心地投入到本職工作中。

五、 提高高職檔案管理水平的建議

要想提高高職院校檔案管理水平，高職院校必須認(rèn)識到開展檔案管理工作的重要性，設(shè)置專門的檔案管理部門，健全檔案管理制度，完善檔案管理體系，加大檔案管理方面的資金投入，為檔案管理工作提供保障。

六、 結(jié)語

既然檔案管理是高職院校管理工作中不可或缺的部分，高職院校就必須認(rèn)識到開展檔案管理工作的重要性，合理應(yīng)用“五常法”，結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況制定檔案管理方案，實(shí)現(xiàn)檔案有效管理。高職院校只有加強(qiáng)檔案管理，才能提高檔案的利用率，發(fā)揮出高職檔案應(yīng)有的作用?！拔宄７ā钡膽?yīng)用解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中出現(xiàn)的問題，提高了檔案管理效率和質(zhì)量，進(jìn)而提高了檔案管理水平，推動高職院校的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張練.“五常法”在高職檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國培訓(xùn)，2016，（14）：92.

[2]薛明霞.五常法管理在醫(yī)院派遣制員工人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2014，（19）：90-92.

[3]岳從峰.品管圈法、五常法及PDCA法在醫(yī)院藥學(xué)管理中的應(yīng)用研究[J].當(dāng)代醫(yī)藥論叢，2014，（15）：182.

[4]曾雪梅，陳媛，陳冰，劉曉宇.“五常法”在手術(shù)室管理中的應(yīng)用及效果評價(jià)[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2014，（22）：140-142.

[5]周海云，肖雷，劉加濤，夏泉，許杜娟.“五常法”在門診藥房規(guī)范化管理中的應(yīng)用[J].安徽醫(yī)藥，2014，（02）：369-370.

作者簡介：

陳軍，現(xiàn)就職于福建省福州市職業(yè)技術(shù)學(xué)院。endprint