大學(xué)教務(wù)檔案的功能及規(guī)范化管理

摘 要：教務(wù)檔案是大學(xué)教學(xué)管理的一部分，是大學(xué)教學(xué)管理工作開展的基礎(chǔ)，是建立大學(xué)正常教學(xué)機(jī)制運轉(zhuǎn)的保障和重要理論依據(jù)。本文從大學(xué)教務(wù)檔案管理工作的實際出發(fā)，分析在現(xiàn)有基礎(chǔ)上大學(xué)教務(wù)檔案管理的功能及存在問題，并提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：大學(xué)；教務(wù)檔案；規(guī)范化管理

大學(xué)教務(wù)檔案肩負(fù)著記錄整個教學(xué)過程的所有具體過程，是大學(xué)教學(xué)過程的真實痕跡留存，反映了學(xué)校的辦學(xué)過程、辦學(xué)水平、辦學(xué)層級和辦學(xué)質(zhì)量。隨著大學(xué)教學(xué)改革的不斷深入，特別是近年本科教學(xué)水平評估不斷的提出新的要求，對大學(xué)的教務(wù)檔案管理的要求也不斷提高。教務(wù)檔案管理工作是否高效直接影響到教務(wù)處作為職能部門作用的發(fā)揮和教學(xué)管理目標(biāo)的完成，所以做好大學(xué)的教學(xué)檔案管理工作對大學(xué)教學(xué)的運行有著至關(guān)重要的意義。

一、 大學(xué)教務(wù)檔案工作的功能

大學(xué)教務(wù)檔案是在學(xué)校管理、教學(xué)和實踐活動中形成的，具有一定的保存價值，按照相應(yīng)的檔案歸類制度集中保存的各種文件、聲像、圖片、圖表等材料的總稱。與其他檔案管理相比，教務(wù)檔案有著自己的規(guī)律和功能。

1. 查詢核對功能

教學(xué)檔案作為大學(xué)管理檔案的子系統(tǒng)，是大學(xué)教學(xué)管理和教學(xué)運行的痕跡留存。它具有查證的憑證作用。主要因為教務(wù)檔案的原始性特點，具有其他材料無法替代的作用。教務(wù)管理人員、相關(guān)教師、學(xué)生都可以通過教學(xué)檔案查看教學(xué)原始記錄，與現(xiàn)有的教學(xué)情況對比探索規(guī)律。

2. 支持決策功能

教務(wù)檔案可以為大學(xué)的教學(xué)管理人員、教師和學(xué)生提供指導(dǎo)性、持續(xù)性、政策性的指導(dǎo)，作為真實可靠的原始材料。為大學(xué)開展教學(xué)活動和管理工作提供可查詢的歷史依據(jù)。為做出正確的教學(xué)活動決策做出指導(dǎo)和查詢憑證。

3. 學(xué)習(xí)利用功能

在實際教務(wù)管理工作中，如何制定教學(xué)計劃和教學(xué)安排除了根據(jù)實際問題改動，還要參考已有的教務(wù)檔案，教務(wù)檔案的存在有利于教師和教學(xué)管理者學(xué)習(xí)和利用材料進(jìn)行下一步工作安排。

4. 支撐評估功能

本科教學(xué)評估是大學(xué)教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，而教務(wù)檔案真實記錄的教學(xué)過程、教務(wù)方法和教學(xué)成果，為教學(xué)評估提供了資料基礎(chǔ)，是評估專家對大學(xué)進(jìn)行考核的重要依據(jù)。

二、 大學(xué)教務(wù)檔案管理工作的困難

大學(xué)教務(wù)檔案工作面臨的困難主要表現(xiàn)在教務(wù)檔案既具有一般檔案管理工作的普遍存在問題，又存在自己的特殊性。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先部分教學(xué)管理工作人員責(zé)任感不強(qiáng)導(dǎo)致教學(xué)檔案的缺失。由于很多大學(xué)都沒有專門的教學(xué)管理檔案人員管理檔案，教務(wù)檔案由各科室負(fù)責(zé)收集，專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的檔案整理知識，往往會出現(xiàn)遺漏、缺失的現(xiàn)象。再加上材料整理不夠規(guī)范，造成了原始檔案的缺乏。另外，紙質(zhì)版的檔案和電子版的檔案難以統(tǒng)一。很多資料都是教師一手材料，不太注重電子記錄，所以想達(dá)到電子檔案留檔比較困難。最后，使用率低也是大學(xué)教學(xué)檔案管理的另一個問題。教學(xué)材料存檔后很少再翻閱和查看，利用率不高，使用范圍比較小。

三、 大學(xué)教務(wù)檔案規(guī)范管理的改革方向

做好大學(xué)教務(wù)檔案工作，除了提高大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理人員的重視程度外，要按照相關(guān)的制度管理辦法進(jìn)行制度梳理和人員配給，加強(qiáng)教務(wù)檔案的管理工作、落實管理責(zé)任，應(yīng)該做到以下幾點：

1. 增加培訓(xùn)機(jī)會，提高教務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)

教務(wù)檔案工作人員作為大學(xué)教學(xué)檔案管理的重要執(zhí)行者，其素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接決定了檔案管理工作是否能有效進(jìn)行，所以他們是否能適應(yīng)新形式下的檔案管理對檔案工作的有效性起了決定性的作用。大學(xué)應(yīng)該多增加各方面的培訓(xùn)機(jī)會，給予教學(xué)檔案相關(guān)的各類人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高各類人員自身的工作素質(zhì)。

2. 提高科學(xué)性，加強(qiáng)教務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性

當(dāng)前大學(xué)教務(wù)檔案整理在檔案收集、整理和歸檔等不同環(huán)節(jié)都存在問題，這些問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了大學(xué)教學(xué)檔案的時效性和有效性。各大學(xué)的當(dāng)務(wù)之急是制定相應(yīng)的政策對現(xiàn)有的陳舊的制度進(jìn)行改革和梳理，包括檔案收集、整理、分類、歸檔的制度等具體要求。除此外對檔案室工作環(huán)境和設(shè)備的提升、檔案管理的信息化建設(shè)都要進(jìn)行規(guī)范和完善，進(jìn)一步達(dá)到檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

3. 構(gòu)建檔案利用平臺，提升檔案管理在科研和教學(xué)中的作用

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)檔案管理工作也應(yīng)該走在科學(xué)的前沿，充分利用檔案管理的特點，結(jié)合計算機(jī)信息管理的優(yōu)勢，把傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，按照新的檔案整理制度進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存檔，保證紙質(zhì)版和電子版材料的一致性。網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。建立完善的大學(xué)電子信息化教學(xué)檔案管理體系是非常有必要的，整個電子信息化教學(xué)檔案體系相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能更便捷快速的幫助教師和教學(xué)工作人員查找、翻閱檔案，更有利于提高工作效率。

另外，必須利用一切可能的方式進(jìn)行宣傳和引導(dǎo)幫助學(xué)校老師和工作人員提高對檔案工作的認(rèn)識程度，是不同專業(yè)的教師和學(xué)生了解已有的檔案知識及現(xiàn)有檔案知識的價值，及時為他們的教學(xué)科研活動提供查詢幫助，使現(xiàn)有的檔案資料能夠發(fā)揮更大的價值，進(jìn)一步提高大學(xué)教學(xué)檔案的利用程度。

總之，大學(xué)教學(xué)檔案是大學(xué)在開展各種教學(xué)活動中具有保存價值的各類具體活動的記載材料，是全體教育工作者的智慧結(jié)晶，如何更有效的保存和利用是我們檔案工作者應(yīng)該不斷的努力創(chuàng)新的。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊軍.高校教務(wù)檔案管理思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009，（14）.

[2]吳彬，王大本.高校檔案管理建設(shè)芻議[J].今日南國，2009，（4）.

[3]周學(xué)穎.淺議高校敦務(wù)檔案的特點、作用及其管理[J].貴州財經(jīng)學(xué)院學(xué)報，1995，（6）.

[4]王玉霞，郭榮祥.高校教務(wù)檔案管理工作芻議[J].南通工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2002，（6）.

作者簡介：

呼俊迪，陜西省西安市西安醫(yī)學(xué)院。endprint