網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展對(duì)人事檔案信息化管理的啟示

陳小琴

摘要：作為人事管理制度的一種顯著的特征，人事檔案在人事管理制度當(dāng)中具有重要的作用。人事檔案能夠如實(shí)的記錄個(gè)人的人事活動(dòng)經(jīng)歷，充分體現(xiàn)出個(gè)人的政治思想發(fā)展?fàn)顩r與工作經(jīng)歷與工作表現(xiàn)，是記載人生履歷的一種重要形式；同時(shí)也是記錄人才詳實(shí)信息的一種形式，強(qiáng)化對(duì)人事檔案的有效管理，既能夠較好的提升人事工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)也能夠科學(xué)合理的應(yīng)用好人力資源，從而對(duì)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生較好的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案；信息化管理；

目前我國(guó)人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時(shí)俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。

1 傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷

1.1 檔案管理需要專門的場(chǎng)所

在以往對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案的保管工作當(dāng)中，必須有一個(gè)專門的檔案室來(lái)進(jìn)行檔案的保管與儲(chǔ)存，但是由于實(shí)體檔案數(shù)量的增多，經(jīng)過長(zhǎng)期的儲(chǔ)存之后，相應(yīng)的需要增加檔案管理的場(chǎng)所，這就必然會(huì)占據(jù)不少的辦公空間領(lǐng)域。

1.2 檔案的查詢比較困難

檔案在整理之后會(huì)按照一定的次序進(jìn)行整理，但是在查詢具體的某個(gè)人檔案時(shí)，需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而且這種尋找不具有便捷性和規(guī)律性，在一定程度上增加了檔案管理的難度。

1.3 檔案管理過程中問題較多

在整理與匯總傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的過程當(dāng)中，由于會(huì)涉及到檔案當(dāng)中不同人的政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷、工作情況等綜合性的資料，并且檔案資料較多，以此在整理與匯總時(shí)，倘若產(chǎn)生了錯(cuò)誤但是未能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與糾正，或許就會(huì)造成重大的的工作失誤，因此在開展此項(xiàng)工作當(dāng)中，必須認(rèn)真細(xì)致并進(jìn)行有效的復(fù)查，以有效的避免出現(xiàn)工作失誤。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展對(duì)人事檔案信息化管理的重要意義

人事檔案管理信息化，是黨政機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位人事管理工作重要工作之一，同時(shí)也是當(dāng)前國(guó)家信息化發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，因此實(shí)施人事檔案管理信息化改革，具有時(shí)代發(fā)展的必要性。實(shí)施人事檔案管理信息化改革是一種與時(shí)俱進(jìn)的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。伴隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展趨勢(shì)，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，因此必須有效的推進(jìn)人事檔案管理制度的改革，進(jìn)一步推進(jìn)信息化的建設(shè)與發(fā)展。目前，生活節(jié)奏的加快，人才流動(dòng)的日益頻繁，這些都對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事檔案管理信息化改革有利于提高工作人員的檔案管理效率，降低人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升業(yè)務(wù)水平。人事檔案中的信息反映著個(gè)人經(jīng)歷等方面的重要內(nèi)容，各單位可以通過人事檔案進(jìn)行人力資源的開發(fā)和人才的選拔。因此，進(jìn)行人事檔案信息化改革能夠提高單位的管理能力，使檔案管理工作更加規(guī)范，提高人事檔案管理人員的工作效率。所以說(shuō)，進(jìn)行人事檔案管理信息化改革，是適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的必然要求，對(duì)人事檔案管理工作效率的提高具有十分重要的意義。

3 信息化管理中存在的問題

3.1 信息化意識(shí)不夠強(qiáng)

當(dāng)組織或者機(jī)構(gòu)的管理者的信息化意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的信息化管理工作不夠重視，就不會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，及時(shí)實(shí)行了向信息化管理的改革，也不會(huì)順利的進(jìn)行，更不會(huì)對(duì)人事檔案管理有任何作用。

3.2 法律法規(guī)不健全

如果想要安全的運(yùn)行人事檔案信息化系統(tǒng)，就當(dāng)前而言，還缺乏相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行有效的保障，由于傳統(tǒng)的檔案管理與檔案信息化管理具有差異性，現(xiàn)行的法律法規(guī)大都是為傳統(tǒng)人事檔案管理而建立起來(lái)的、并不適用于當(dāng)前的檔案信息化管理，因此必須有針對(duì)性的建立與健全與人事檔案信息化管理相適應(yīng)的法律法規(guī)。

3.3 信息安全系統(tǒng)不夠健全

每個(gè)人的人事檔案都具有保密性，信息的安全問題就顯得尤為重要。如果，信息安全出現(xiàn)問題，就使人事檔案的安全性失去了保障。

3.4 出現(xiàn)資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)

如果在組織單位沒有系統(tǒng)的關(guān)于資源建設(shè)與人才建設(shè)的規(guī)劃，更談不上對(duì)二者的投入。沒有人力資源作保證，就沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的生命力。

4 網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展對(duì)人事檔案信息化管理的啟示

人事檔案管理信息化改革，作為一個(gè)浩大的社會(huì)系統(tǒng)性工程，具有較大的繁復(fù)性特征，這必然就會(huì)形成當(dāng)前我國(guó)人事檔案信息化管理的一些不足之處，并會(huì)讓此項(xiàng)工作流于形式，不能進(jìn)入深層次、全方位的的工作領(lǐng)域。因此，應(yīng)進(jìn)一步持續(xù)深化人事檔案管理信息化的改革。對(duì)此，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：

4.1 提高人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

在開展人事檔案工作當(dāng)中，應(yīng)有效的提升單位的全員對(duì)人事檔案信息化管理的客觀全面的認(rèn)識(shí)，以促進(jìn)順利開展檔案管理工作，并要進(jìn)一步的提升檔案管理的從業(yè)者專業(yè)知識(shí)水平與綜合素質(zhì)，有效的提升檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，并積極主動(dòng)的去做好各項(xiàng)工作。

4.2 完善人事檔案管理信息化制度

人事檔案管理信息化制度應(yīng)與實(shí)際工作情況進(jìn)行緊密聯(lián)系，在工作當(dāng)中不能因循守舊，應(yīng)立足于實(shí)際工作情況來(lái)制定出科學(xué)合理的改革方案，建立健全人事檔案管理信息化制度，進(jìn)一步提升管理水平的進(jìn)步與發(fā)展。近年來(lái)，伴隨著我國(guó)日趨完善的人事檔案管理體系，在人事檔案管理工作當(dāng)中信息化技術(shù)更加彰顯出其重要性。但是，與國(guó)外先進(jìn)人事檔案管理相比較，我國(guó)的人事檔案信息化管理的改革在某些方面存在著滯后性。因此，進(jìn)行人事檔案管理信息化改革勢(shì)在必行，建立一套與我國(guó)國(guó)情相符的人事檔案信息化管理制度并加以不斷完善，成為我國(guó)人事檔案管理信息化改革的重要任務(wù)

4.3 建立完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前伴隨著全面推進(jìn)人事檔案管理信息化的改革發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)際工作當(dāng)中，必須高度重視建立與健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)工作。第一、必須收集與匯總不斷發(fā)展的人事動(dòng)態(tài)與持續(xù)更新的信息數(shù)據(jù)，并進(jìn)一步提升人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性與利用率。第二、應(yīng)建立起完備的數(shù)字檔案庫(kù)。在當(dāng)前所提出的信息數(shù)字化概念當(dāng)中，在社會(huì)相關(guān)領(lǐng)域所實(shí)施數(shù)字化的管理工作正在實(shí)施當(dāng)中，充分體現(xiàn)出檔案管理數(shù)字化的可行性。由此看出，分類數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是人事檔案信息化管理中十分重要的基礎(chǔ)性工作。它集中了個(gè)人全部的基礎(chǔ)信息和原始記錄，不僅能夠多次使用提高數(shù)據(jù)利用率，還能減少信息數(shù)據(jù)的重復(fù)收集和存儲(chǔ)。因此，建立完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行人事檔案管理信息化改革的關(guān)鍵。

4.4 加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

當(dāng)前，伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展趨勢(shì)，在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中信息技術(shù)也獲得了較好的推廣與應(yīng)用。進(jìn)一步提升了檔案管理的信息化，因此有效的促進(jìn)了當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。這也要求人事檔案管理的工作人員必須具備較高的理論知識(shí)與實(shí)際操作水平。人事檔案信息化管理工作是一種具有較強(qiáng)專業(yè)性、實(shí)踐性的工作，因此必須在工作實(shí)踐當(dāng)中，進(jìn)一步提升人事檔案管理的工作人員的專業(yè)知識(shí)與實(shí)際操作的水平、并提升其綜合素質(zhì)，這同時(shí)也是持續(xù)推進(jìn)人事檔案管理信息化改革的前提條件。人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)要選擇政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)正派的人員進(jìn)行檔案的管理，同時(shí)管理人員還要具有深厚的專業(yè)管理知識(shí)，能夠熟練地掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和科技操作技術(shù)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在當(dāng)前社會(huì)生活當(dāng)中的各項(xiàng)管理工作都高度重視工作的效率與質(zhì)量，因此作為人事檔案管理的從業(yè)者們，必須增強(qiáng)人事檔案管理信息化的意識(shí)，自覺主動(dòng)的學(xué)習(xí)與掌握先進(jìn)的信息技術(shù)與工作技能，進(jìn)一步提升自身在人事檔案信息化方面的管理水平，持續(xù)推進(jìn)人事檔案管理信息化改革的深入發(fā)展，并在人事檔案管理當(dāng)中體現(xiàn)出信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)，有效的提升當(dāng)前人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，以此來(lái)推進(jìn)單位整體工作的有效的實(shí)施。進(jìn)一步促進(jìn)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘭培龍.人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革[J].企業(yè)改革與管理，2015，10：89.endprint