水利工程檔案歸檔與移交過程中存在的問題與對策

臧志美 屈建春 劉曉明

一、前言

水利工程檔案是水利工程建設(shè)項目在項目前期、建設(shè)實施和工程驗收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的相關(guān)記錄材料。檔案材料歸檔與移交是水利工程檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，加強和規(guī)范檔案日常管理，搞好檔案信息資源利用，準確及時地向水利部門和社會提供可利用的資料，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值的重要渠道，也是檔案工作的根本目的。

二、檔案歸檔與移交過程中存在的問題

近年來，國家針對加強檔案管理工作制定出臺了一系列政策規(guī)范，水利部門也就加強水利工程檔案管理及時修訂完善了相關(guān)制度規(guī)定，進一步促進了水利工程檔案的規(guī)范化管理，但在實際工作中仍然存在一些不容忽視的問題。

1.參建單位對檔案歸檔與移交的重視程度仍需加強

水利工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作，但在工程實施階段，部分參建單位仍然存在重工期、重進度、重質(zhì)量，忽視檔案資料收集整理、歸檔移交等基礎(chǔ)性工作的現(xiàn)象，特別是有些施工單位對檔案工作重視不夠，平時對檔案工作部署推進和監(jiān)督指導(dǎo)不及時，檔案管理制度不健全，經(jīng)費投入和保障措施不到位，未配備專門的檔案工作人員，致使工程檔案資料收集分類不及時，整理歸檔質(zhì)量不高，同時也給下一步的檔案移交工作帶來影響。

2.檔案工作人員的能力素質(zhì)有待提升

工程參建單位的檔案人員大多是從新參加工作的專業(yè)技術(shù)人員中臨時抽調(diào)的，一般都是兼職做這項工作，平時參加專業(yè)培訓(xùn)相對較少，對檔案管理專業(yè)知識了解掌握得不夠。有的檔案工作人員流動性大，資料交接不及時，移交手續(xù)未按規(guī)定程序辦理，造成檔案工作前后脫節(jié)。加上有些兼職檔案工作人員，平時還忙于現(xiàn)場施工管理，不能及時對工程資料進行整理歸檔，甚至存在驗收前突擊補充完善資料的現(xiàn)象，這些都容易造成工程檔案總體質(zhì)量不高。

3.檔案資料整理歸檔不夠規(guī)范完整

水利工程檔案收集歸檔工作涉及面廣，時間跨度長，涉及單位多，收集資料難度較大。在工程建設(shè)過程中，由于部分參建單位技術(shù)負責(zé)人對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量履責(zé)不到位，監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料審核把關(guān)不嚴，致使參建單位形成的檔案資料往往還存在文件形成不規(guī)范、資料歸檔不齊全、組卷不合理、分類不科學(xué)、案卷題名和檔案移交不規(guī)范等問題。有些單位上次驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，下次驗收時仍然存在，問題整改工作監(jiān)督檢查不到位，沒有完全做到閉合管理，影響了工程檔案資料的齊全性、完整性、準確性。

4.工程竣工檔案移交存在薄弱環(huán)節(jié)

有些參建單位對竣工檔案移交工作重視不夠，工程一旦通過驗收后，往往會放松對檔案資料移交的管理，認為那都是檔案工作人員的事情。但由于涉及移交的工程檔案資料數(shù)量和種類繁多，如果相關(guān)檔案工作人員審核把關(guān)不嚴、交接工作不規(guī)范，檔案移交時難免會出現(xiàn)錯卷、漏卷和整卷不規(guī)范等問題，因此難以保證入庫檔案的質(zhì)量。

三、對策與建議

水利工程檔案是水利工程建設(shè)項目的重要信息資源，對于確保水利工程的安全使用和正常運營,促進水利建設(shè)和地方經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。針對目前工程檔案歸檔移交中存在的問題，作為項目法人和各參建單位應(yīng)結(jié)合工程檔案歸檔與移交要求，著力做好以下幾個方面工作。

1.高度重視檔案歸檔與移交工作

工程參建單位應(yīng)該在思想上高度重視，將工程檔案管理工作擺在重要位置，不斷加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)教育，切實提高檔案管理責(zé)任意識，層層落實檔案工作目標責(zé)任制，并結(jié)合工程實際情況，從資料收集、分類、歸檔、組卷、整編和移交等方面建立完善的檔案工作管理制度特別是考核獎懲制度，明確參建各方在檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，配齊檔案工作人員，保障檔案工作經(jīng)費投入，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性和主動性，才能不斷提高水利工程檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。

2.不斷加強檔案專業(yè)知識培訓(xùn)

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定建設(shè)項目檔案質(zhì)量的一個重要因素。針對水利工程檔案人員兼職多、中青年人員多和檔案專業(yè)文化程度低的現(xiàn)狀，應(yīng)加大教育培訓(xùn)力度，在教學(xué)培訓(xùn)內(nèi)容上，應(yīng)加強檔案管理專業(yè)知識與信息化內(nèi)容的培訓(xùn)，提高檔案人員應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案工作的能力。在教學(xué)方式上，應(yīng)注重采取案例式教學(xué)，增加檔案管理的實操課程，使新上崗的非檔案專業(yè)畢業(yè)的人員盡快掌握工作方法，提高其業(yè)務(wù)能力。同時，針對新上崗人員和已在崗工作多年人員的不同需求，增加不同專題的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)內(nèi)容，進一步增強檔案人員應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源進行自學(xué)的意識和能力。

3.認真做好檔案資料整理歸檔工作

在水利工程建設(shè)過程中，項目法人在工程招標時應(yīng)在投標文件中明確工程檔案收集整理、歸檔移交的工作方案和保證措施，并從制度管理、合同管理中體現(xiàn)出來，形成有效的管理和監(jiān)督機制。參建單位相互監(jiān)督配合，切實做到檔案收集與工程立項、設(shè)計同步，檔案形成與工程施工過程同步，檔案檢查與施工質(zhì)量和進度檢查同步，檔案驗收與工程驗收同步，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證工程檔案質(zhì)量，確保順利通過檔案專項驗收。同時，建議項目法人單位在財務(wù)付款程序中應(yīng)賦予檔案部門合同付款審批權(quán)，在付款流程中加入檔案部門審批流程，進一步提高各參建單位對檔案工作的重視程度，保證工程資料的及時歸檔。

4.規(guī)范辦理工程竣工檔案移交手續(xù)

工程各參建單位應(yīng)認真履行工程檔案形成和移交過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，扎實做好歸檔文件資料的移交工作，嚴格執(zhí)行工程檔案移交規(guī)定，將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定及時移交給項目法人單位。參建單位在辦理移交手續(xù)前，應(yīng)組織相關(guān)檔案人員對歸檔資料的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行核查，并形成書面審查意見。若發(fā)現(xiàn)不符合歸檔和移交要求，應(yīng)要求限期完成整改，直至滿足檔案管理相關(guān)要求。項目法人單位的檔案管理人員應(yīng)仔細對照移交清單和參建單位的審查記錄，對擬移交的竣工檔案資料進行全面系統(tǒng)的審查，經(jīng)審查無誤后認真辦理檔案移交手續(xù)，以確保工程檔案及時入庫。

5.不斷提升水利檔案管理和利用水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案的查詢利用效率和效果日益凸顯。加強水利工程檔案信息化建設(shè)是提高水利工程檔案管理水平的重要手段，今后應(yīng)不斷加大資金投入，加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，完善檔案信息管理平臺，加強水利工程檔案資料的數(shù)據(jù)化管理，擴大檔案的開發(fā)利用范圍，充分做到資源共享，以更好地為工程建設(shè)和水利管理提供方便、快捷、高效的檔案利用服務(wù)，全面提升水利檔案工作規(guī)范化建設(shè)、信息化建設(shè)以及檔案整理、開發(fā)、利用等整體工作水平